黃曉丹

摘 要：醫(yī)院重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理是醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目管理的重要組成部分，它能夠真實(shí)地反映醫(yī)院重大項(xiàng)目建設(shè)的全過程，為醫(yī)院日后對(duì)工程運(yùn)行、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建等工作起著非常重要的作用。本文就對(duì)醫(yī)院重大項(xiàng)目建設(shè)檔案管理進(jìn)行了詳細(xì)的探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；重大建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理

為滿足人民群眾日益增長的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)需求，很多市屬醫(yī)院對(duì)在建的重大項(xiàng)目的工程進(jìn)度和工程質(zhì)量方面提出了很高的要求。為保證醫(yī)院重大建設(shè)項(xiàng)目順利驗(yàn)收交付使用，重大項(xiàng)目建設(shè)檔案起著非常關(guān)鍵的作用。重大建設(shè)項(xiàng)目所形成的檔案，既是重大建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄，又是項(xiàng)目使用后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)，具有數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特征，項(xiàng)目檔案收集、整理的難度較大，醫(yī)院在重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，存在一些不盡人意的地方，筆者根據(jù)自己的工作實(shí)際，淺談對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)。

1 醫(yī)院重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題

1.1 對(duì)重大項(xiàng)目檔案管理沒有足夠的認(rèn)識(shí)

目前，我國有很大一部分醫(yī)院對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案沒有足夠的重視，缺乏足夠的檔案意識(shí)和法制觀念，并沒有將項(xiàng)目的檔案管理歸入到醫(yī)院的日常工作中，沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理的安排，缺乏專門負(fù)責(zé)重大項(xiàng)目檔案管理的專業(yè)人員和監(jiān)督檔案管理工作的完善的管理制度，普遍存在只關(guān)注項(xiàng)目的進(jìn)程而忽略了對(duì)項(xiàng)目的檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度。

1.2 重大項(xiàng)目檔案管理工作不規(guī)范

醫(yī)院重大項(xiàng)目的建設(shè)需要大量的人力物力的支持，且項(xiàng)目施工單位多、項(xiàng)目周期較長，施工人員的流動(dòng)性大，這些原因都對(duì)醫(yī)院重大項(xiàng)目的檔案管理產(chǎn)生直接的影響，很容易出現(xiàn)項(xiàng)目檔案資料不完整的問題。醫(yī)院在進(jìn)行項(xiàng)目檔案的整理時(shí)，沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理人員工作效率低下。

1.3 重大項(xiàng)目檔案管理不同步

項(xiàng)目檔案管理應(yīng)該與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，但是在實(shí)際工作中，往往是項(xiàng)目檔案管理滯后于項(xiàng)目建設(shè)。醫(yī)院的重大項(xiàng)目建設(shè)從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收往往需要好幾年，有的項(xiàng)目建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入施工階段，但是文件材料的收集整理卻沒有及時(shí)完成，由于時(shí)間久遠(yuǎn)或人員變動(dòng)，造成項(xiàng)目前期的一些重要資料丟失。

1.4 重大項(xiàng)目檔案管理缺乏安全性

醫(yī)院的重大項(xiàng)目在建設(shè)時(shí)沒有固定的辦公場(chǎng)所，很多醫(yī)院也沒有成立綜合檔案室來集中管理各類檔案，沒有專門的檔案庫房和檔案保護(hù)設(shè)備，檔案缺乏安全存放的地點(diǎn)。再加上參與項(xiàng)目建設(shè)的單位較多，項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)形成的檔案分散在不同的人員手中，這樣十分缺乏安全性，很容易導(dǎo)致檔案的丟失。

2 完善醫(yī)院重大項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的措施

2.1 提高對(duì)重大項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的認(rèn)識(shí)

醫(yī)院的重大項(xiàng)目檔案管理是記錄重大項(xiàng)目建設(shè)資料的重要信息鏈，這些信息包括項(xiàng)目建設(shè)的提出、評(píng)估、立項(xiàng)、施工、竣工等一系列過程，是重大建設(shè)項(xiàng)目歷史記錄。做好項(xiàng)目檔案的收集、整理工作，對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目日后運(yùn)行、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建等工作起著十分重要的作用。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、保障性、管理性工作，每個(gè)從事重大建設(shè)項(xiàng)目的人員，都應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)建設(shè)工程檔案管理方面的法律、法規(guī)和規(guī)章，切實(shí)提高對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。不僅要加強(qiáng)對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)，而且要將具體措施認(rèn)真落實(shí)到重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理責(zé)任制中，建立和健全重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理考核制度。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理，是做好重大項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)

成立綜合檔案室，投入資金用于建設(shè)檔案庫房，實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理，是做好重大項(xiàng)目建設(shè)檔案的保證。我院在院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，投入了十多萬元用于檔案庫房的建設(shè)和購買空調(diào)、除濕機(jī)、防磁柜、檔案柜、底圖柜、監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)施等一大批檔案保護(hù)設(shè)備，檔案庫房達(dá)到了“八防”的要求，檔案及時(shí)歸檔入庫，確保了檔案的安全。在重大項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案室專業(yè)人員提前介入，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案的收集、整理、保管、入庫等工作進(jìn)行布置和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并且結(jié)合實(shí)際需要，對(duì)負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的兼職檔案員開展檔案培訓(xùn)，這對(duì)于做好重大項(xiàng)目建設(shè)檔案的管理工作起著非常重要的促進(jìn)作用。

2.3 明晰建設(shè)項(xiàng)目各方的檔案管理權(quán)責(zé)

重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)過程中主要包括設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方、醫(yī)院方和施工方等單位的參與，所以為了能夠在最大程度上保障資料收集的合理性、完整性和準(zhǔn)時(shí)性，就必須明確各個(gè)單位在檔案形成及管理中的職責(zé)。而醫(yī)院必須全面負(fù)責(zé)這一規(guī)范的制定，自項(xiàng)目確立那天開始，明確各單位在各項(xiàng)合同中的職責(zé)，要求各單位都必須嚴(yán)格按照合同法、檔案法等各項(xiàng)法律規(guī)定，積極配合醫(yī)院的項(xiàng)目檔案管理工作。把項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔工作作為合同的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為獨(dú)立的條款寫進(jìn)合同，對(duì)竣工檔案的歸檔時(shí)間、檔案質(zhì)量以及違約處罰等提出具體要求，以此引起各建設(shè)項(xiàng)目單位的重視，從而能夠確保檔案在提交時(shí)各項(xiàng)要求都能得到保障。

2.4 建立健全各項(xiàng)制度，確保項(xiàng)目檔案的完整性

醫(yī)院可以根據(jù)國家規(guī)定，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目制定出統(tǒng)一的健全的規(guī)章制度，并且要求各建設(shè)單位和項(xiàng)目的主管部門都必須嚴(yán)格遵守該規(guī)章制度，從而能夠在最大程度上確保項(xiàng)目檔案管理工作能夠順利的開展。對(duì)外以合同形式、對(duì)內(nèi)以制度監(jiān)管，這樣才能將有關(guān)部門的檔案工作要求落到實(shí)處。因此，醫(yī)院要建立健全各項(xiàng)制度，加強(qiáng)內(nèi)部管理，以確保在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)檔案管理混亂的現(xiàn)象的出現(xiàn)，使醫(yī)院的重大項(xiàng)目建設(shè)檔案能夠具有成套性和系統(tǒng)性。另外，還可以通過制定出專門的檔案管理辦法，從而能夠在醫(yī)院建立起自上而下，層層把關(guān)的管理機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，使資料收集與監(jiān)督不斷得到強(qiáng)化，積極開展現(xiàn)場(chǎng)收集，在最大程度上提高資料收集的時(shí)效性與完整性。

2.5 重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行同步管理

重大建設(shè)項(xiàng)目及其檔案工作是一個(gè)不可分割的整體，在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，堅(jiān)持把建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作納入建設(shè)項(xiàng)目管理程序，實(shí)行同步管理，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的完整率、準(zhǔn)確率。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，即項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段和初開工階段，就與檔案的建立同步進(jìn)行；工程的進(jìn)展與檔案的收集同步進(jìn)行；交工驗(yàn)收與竣工圖同步進(jìn)行。實(shí)踐證明，同步管理是重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的一個(gè)行之有效的辦法。比如，我院23層醫(yī)技綜合樓項(xiàng)目實(shí)行了同步管理，我們的做法是：在綜合樓立項(xiàng)階段、封頂階段、竣工階段，對(duì)形成的材料進(jìn)行收集、整理和歸檔過程中，同時(shí)完成四同步登記表交由綜合檔案室記錄，作為對(duì)該項(xiàng)目日常檔案管理的憑據(jù)，待項(xiàng)目完成后移交入庫時(shí)，查對(duì)歷次四同步表檔案份數(shù)，即可辦理正式移交手續(xù)，歸檔文件做到隨辦隨歸，及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)，這種管理制度既方便查找，又能有效避免檔案丟失和損壞，也保證工程在竣工時(shí)，檔案完整齊全，從而使歸檔工作得以順利進(jìn)行。

2.6 建立高素質(zhì)的重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理隊(duì)伍

醫(yī)院重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，需要檔案的管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，因此，醫(yī)院要不斷提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，不斷加強(qiáng)醫(yī)院項(xiàng)目檔案管理的水平。醫(yī)院要定期組織檔案人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)工作，讓他們能夠準(zhǔn)確掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)，及時(shí)更新那些比較落后的管理方式和觀念，保持檔案管理的專業(yè)性和現(xiàn)代化，此外檔案管理人員還應(yīng)了解建設(shè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)知識(shí)和工作流程，這樣在檔案管理的過程中能更科學(xué)地管理，既考慮檔案管理的特點(diǎn)，又不違背工程建設(shè)的規(guī)律，方便查找利用。醫(yī)院還可以設(shè)置合理的考核制度，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，考核的內(nèi)容要全面，包括檔案管理最基本的理論知識(shí)和一些實(shí)際操作中的專業(yè)技能等，促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提升。

4 結(jié)論

目前醫(yī)院在領(lǐng)導(dǎo)的大力支持以及各檔案管理員的共同努力下，重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作取得了很大的成績，在今后工作中，我們還要不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，繼續(xù)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提高檔案管理水平，為醫(yī)院檔案發(fā)揮更大作用積極努力工作。

參考文獻(xiàn)

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