霍艷艷

摘 要：數(shù)字化檔案館是一個(gè)可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)。它突破了館與館之間的物理界限，將分散在不同物理位置、不同載體上的信息聯(lián)接起來，向用戶提供方便快捷的在線信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理

數(shù)字化檔案館是一個(gè)可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)。關(guān)于數(shù)字化檔案館的概念，目前國(guó)內(nèi)外尚無統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，我們將其概括為：數(shù)字化檔案館是運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，收集管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)。通過各種方便的手段迅速地檢索出所需要的檔案資料。以上形成的數(shù)字化檔案資料可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。

1 數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性和緊迫性

1.1 建設(shè)數(shù)字化檔案館是時(shí)代發(fā)展的需要

我們的時(shí)代已經(jīng)進(jìn)人了信息時(shí)代。計(jì)算機(jī)、因特網(wǎng)已進(jìn)入社會(huì)生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會(huì)發(fā)展之外。從20世紀(jì)80年代開始，計(jì)算機(jī)就開始用于檔案管理，但由于眾多的原因，檔案館使用計(jì)算機(jī)還只處于部分檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)等方面，并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，更談不上建設(shè)數(shù)字化檔案。

1.2 建設(shè)數(shù)字化檔案館是參與建設(shè)國(guó)家信息高速公路的具體體現(xiàn)

建設(shè)數(shù)字化檔案館是社會(huì)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源屬于國(guó)家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使得數(shù)字化檔案館可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯(lián)網(wǎng)上中文信息缺乏的局面。對(duì)于弘揚(yáng)中華文化，搶占因特網(wǎng)上的中文信息基地具有重要的意義。

1.3 建設(shè)數(shù)字化檔案館為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)

數(shù)字化檔案館以其對(duì)信息的加工整理和有序組織，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，最大限度地滿足用戶對(duì)檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過各種方式作用于兩個(gè)文明建設(shè)，最終會(huì)成為科教興國(guó)的源泉和動(dòng)力。同時(shí)，檔案信息可以說是前人實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對(duì)于國(guó)民素質(zhì)的提高將會(huì)產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。

2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容

數(shù)字化檔案館系統(tǒng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：電子文件管理系統(tǒng)（流轉(zhuǎn)和歸檔）；虛擬電子檔案室業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)；檔案館藏業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)；檔案局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；檔案門戶（包括現(xiàn)行文件中心查閱等）；檔案數(shù)字化影像加工系統(tǒng)；全文檢索系統(tǒng)。

根據(jù)對(duì)數(shù)字化檔案館的認(rèn)識(shí)?？梢哉J(rèn)為數(shù)字化檔案館建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在采取必要的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)以及其它相關(guān)技術(shù)能夠?qū)磳⒁平贿M(jìn)館的數(shù)字檔案實(shí)施有效管理。這就要求檔案工作人員對(duì)本地區(qū)目前已經(jīng)形成的數(shù)字檔案和可能形成的數(shù)字檔案的種類、管理方式等有一個(gè)全面、系統(tǒng)的調(diào)查和了解，為相關(guān)技術(shù)人員研制數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、購(gòu)置硬件設(shè)備等提供科學(xué)依據(jù)。對(duì)現(xiàn)有館藏檔案如紙質(zhì)檔案、照片檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化工作，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

數(shù)字化檔案館的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是：1、館藏資源數(shù)字化。數(shù)字化檔案館的館藏是以數(shù)字化信息為主，能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，分為機(jī)讀型和網(wǎng)絡(luò)型。機(jī)訪型是由單合計(jì)算機(jī)處理的信息；網(wǎng)絡(luò)型是通過因特網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞的論息。2、空間的虛擬化。數(shù)字化檔案館是一個(gè)開放的檔案館，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，資源共享，每個(gè)數(shù)字化檔案館都是全球網(wǎng)絡(luò)檔案館的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，從一定意義上說數(shù)字化檔案館的館藏可以無限擴(kuò)大。3、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。通過因特網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時(shí)間和空間的限制，提高信息利用率。4、信息檢索智能化。通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5、用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息。

3 如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館

數(shù)字化檔案館的建設(shè)既要考慮信息時(shí)代的要求，又要考慮充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，要從實(shí)際出發(fā)，采取傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化和文書處理部門、檔案館（室）同時(shí)開展數(shù)字化工作兩條腳走路的方針來構(gòu)建我國(guó)的數(shù)字化檔案館，是切實(shí)可行的。

首先，各檔案館對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，即通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)產(chǎn)品將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，同時(shí)為非數(shù)據(jù)化的信息編制機(jī)讀目錄和索引等二次信息，并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，使傳統(tǒng)檔案館對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行管理的同時(shí)也管理數(shù)字化的檔案信息。在數(shù)字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案，一是印刷型的紙質(zhì)檔案，原有的無需實(shí)現(xiàn)數(shù)字化或來不及進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案；二是視聽型的錄音錄像檔案；三是數(shù)字型的電子檔案，對(duì)原有的印刷型、視聽型檔案數(shù)字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數(shù)字型檔案。

第二，文書處理部門在處理各種文書過程中對(duì)所處理的文書信息進(jìn)行數(shù)字化的規(guī)定，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和數(shù)據(jù)化；各行業(yè)主管部門制定本行業(yè)業(yè)務(wù)工作信息數(shù)字化的規(guī)定，逐步使業(yè)務(wù)工作信息也數(shù)字化，從而使國(guó)家管理的信息都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。這些數(shù)據(jù)化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進(jìn)行管理。

第三，機(jī)關(guān)檔案室的各類檔案最終交由各級(jí)檔案館保存，檔案館要對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分析鑒定，能公開的及時(shí)上網(wǎng)公布，對(duì)非數(shù)字化的信息要盡可能使其數(shù)字化，并進(jìn)行分析鑒定。盡可能以數(shù)字化信息的形式提供給用戶。

第四，各地檔案館通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，既實(shí)現(xiàn)相互聯(lián)網(wǎng)，達(dá)到信息資源共享，又能支持各檔案用戶下我所需要的信息，從而形成全國(guó)范圍的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。從全國(guó)范圍來看，數(shù)字化檔案館系統(tǒng)又可以分為三層：?jiǎn)螜C(jī)環(huán)境下的數(shù)字檔案館；局域網(wǎng)下的數(shù)字檔案館；廣域網(wǎng)下的數(shù)字檔案館。

數(shù)字化檔案館是一種實(shí)體概念，是全方位實(shí)現(xiàn)信息化的新型檔案館，它包括服務(wù)數(shù)字化和檔案館其他業(yè)務(wù)職能的信息化。實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化館藏的存儲(chǔ)、維護(hù)、傳輸和提供利用，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了文檔接收、征集、整理、著錄、鑒定、編研、維護(hù)、保管、遷移等各項(xiàng)工作的信息化。數(shù)字檔案館是一個(gè)跨越空間的檔案信息資源的集成，主體是基于網(wǎng)絡(luò)的共享數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，它突破了館與館之間的物理界限，將分散在不同物理位置、不同載體上的信息聯(lián)接起來，向用戶提供方便快捷的在線信息服務(wù)。簡(jiǎn)單來說，基于本館信息化的數(shù)字化檔案館和基于信息共享的數(shù)字化檔案館將成為數(shù)字化檔案館的主要形式。而且實(shí)踐將說明，未來應(yīng)該看到基于“信息化充分發(fā)展的檔案館”的信息共享空間。