韓曉紅

摘 要：檔案利用工作是向利用者提供檔案材料，為利用者提供服務(wù)的工作。本文主要對檔案利用工作的意義、要求、途徑與方式進(jìn)行論述。

檔案提供利用工作，又稱檔案利用服務(wù)，是檔案館、檔案室以所保存的檔案文化財富為依據(jù)，通過一定的方式與方法，直接提供檔案信息，為社會各項事業(yè)服務(wù)的一項工作。

1 檔案利用工作的內(nèi)容

檔案提供利用工作的基本內(nèi)容，包括了解和熟悉館（室）藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檢索工具的使用方法；分析和預(yù)測社會對檔案信息的需求特點，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律；向檔案用戶介紹和報道館（室）藏檔案中相關(guān)的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢服務(wù)；向檔案用戶提供他們所需要的檔案及檔案信息加工材料。

2 提供利用工作的意義

2.1 檔案利用工作體現(xiàn)檔案工作的根本目的

沒有檔案利用工作，檔案工作與檔案事業(yè)就不會產(chǎn)生，更不會得到發(fā)展。因此，檔案利用工作體現(xiàn)著檔案工作的根本目的。檔案部門只有做好檔案利用工作，檔案與檔案工作的作用才能充分發(fā)揮，黨和國家才能進(jìn)一步重視和發(fā)展檔案事業(yè)，檔案工作才能進(jìn)一步發(fā)展和提高。

2.2 檔案利用工作是衡量檔案部門成績大小的主要標(biāo)志

在評價一個檔案工作部門的工作時，首先應(yīng)該看檔案利用工作的開展情況，看它為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供了多少檔案，取得了哪些社會效益和經(jīng)濟效益。如果一個檔案館、一個檔案室社會工作大局服務(wù)中提供了大量檔案信息，并使利用檔案的單位取得了較大的社會效益和經(jīng)濟效益，那就說明它的成績是顯著的。

2.3 檔案利用工作能夠檢驗和推動基礎(chǔ)工作

檔案利用工作是直接提供檔案為社會服務(wù)的工作環(huán)節(jié)。為了做好檔案利用工作，還必須要有一系列的準(zhǔn)備工作。如對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索等基礎(chǔ)工作。檔案利用工作是建立在基礎(chǔ)工作之上的。沒有基礎(chǔ)工作，就沒有利用工作?；A(chǔ)工作薄弱，利用工作就不能有效開展。

2.4 檔案利用工作是對檔案與檔案工作最有效的宣傳

做好檔案工作，既需要檔案部門的積極努力，又需要全社會的關(guān)心和支持。社會關(guān)注檔案事業(yè)的發(fā)展，是開展檔案工作和發(fā)展檔案事業(yè)。不可缺少的外部條件，沒有社會的關(guān)心和支持，檔案部門在人、財、物方面就沒有保證，也就不具備開展檔案工作的起碼條件。要讓全社會都來關(guān)心和支持檔案事業(yè)，必須踏踏實實地做好各項工作，特別是檔案利用工作。利用者只有在利用檔案中取得了社會效益與經(jīng)濟效益，才會加深對檔案與檔案工作重要性的認(rèn)識，增強檔案意識，積極關(guān)心和支持檔案部門的工作。

3 檔案利用工作的要求

3.1 明確服務(wù)方向，樹立服務(wù)思想

要做好檔案利用工作，必須樹立服務(wù)思想，具備良好的服務(wù)態(tài)度。這就要求檔案工作者必須樹立高度的責(zé)任感和群眾觀念，干方百計地為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，時時為利用者著想，處處為利用者提供方便條件。同時，研究利用工作出現(xiàn)的新情況、新特點，解決利用工作中的新問題，對現(xiàn)有的利用方式、服務(wù)手段以及工作制度等不斷進(jìn)行改革，以適應(yīng)新形勢的需要。

3.2 熟悉檔案資源狀況，了解客觀需要

檔案工作者要熟悉所藏檔案內(nèi)容、成分、數(shù)量以及存放位置，對于做好檔案利用工作是十分必要的。只有熟悉了檔案內(nèi)容，檔案工作者才能準(zhǔn)確解答利用者提出的各種問題，迅速調(diào)出案卷，提高工作質(zhì)量與工作效率。了解客觀需要，就是做好檔案提供利用的預(yù)測工作，即對一定時期內(nèi)可能會大量利用檔案的單位、利用檔案的內(nèi)容有一個預(yù)測性估計。社會上各個單位的職能不同，它們對檔案內(nèi)容的要求也不相同。

3.3 正確處理利用和保密的關(guān)系

要處理利用與保密的關(guān)系，就需要了解保密是動態(tài)概念。即現(xiàn)在的秘密隨時間推移與主客觀條件的變化，將來要逐步解密。為了進(jìn)一步做好檔案利用工作，要經(jīng)常調(diào)整檔案的密級逐步擴大利用范圍，更好地發(fā)揮檔案的作用。

4 檔案提供利用的途徑與方式

4.1 檔案提供利用的基本途徑

通過提供檔案原件，滿足有關(guān)檔案用戶的需要如開辟閱覽室，讓檔案用戶查問所需的檔案原件；或者允許用戶暫時將檔案借出館（室）外使用等，但比較珍貴的檔案原件和容易壞損的歷史檔案，則不宜采用此種方法。

通過提供檔案副本或復(fù)制品，滿足有關(guān)檔案用戶的要，如利用文件歸檔時的副本、文件匯編、文件選編，在報刊上公布檔案文件，以及通過檔案縮微品、檔案復(fù)制本等，滿足檔案用戶對檔案信息的需要。

通過提供檔案信息加工品，滿足有關(guān)檔案用戶的需要。如編寫大事記、組織沿革、會議簡介、專題概要、年鑒、科技成果簡介和編纂各種檔案史料匯編、選編等，滿足特定用戶的需要。

4.2 檔案提供利用的方式

檔案閱覽服務(wù)是指檔案館、檔案室在特定的場所，開辟閱覽室，向有關(guān)用戶提供檔案信息的一種服務(wù)方式。

檔案外借服務(wù)是在某些特殊情況下，經(jīng)過批淮并辦理有關(guān)手續(xù)，檔案用戶將檔案材料借出館（室）外使用的一種服務(wù)方式。但是，對特別珍貴與殘破、脆化等易損的古稀文本和特殊載體檔案的原件，不能外借。

檔案展覽與陳列服務(wù)是指檔案收藏部門按照一定的主題，以展出檔案原件或其復(fù)制品的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容和成分的一種服務(wù)方式。

制發(fā)檔案復(fù)制本服務(wù)是指檔案館、檔案室以檔案原件和檔案副本為依據(jù)復(fù)制出復(fù)制本或摘錄本，然后將它們提供給利用者的一種服務(wù)形式。隨著檔案部門技術(shù)條件的改善，根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，已成為檔案提供利用的一種日常方式。檔案復(fù)制本，可根據(jù)不同用戶的不同需要，分為副本和摘錄兩種。副本，反映檔案原件的所有組織部分。摘錄，只選取文件的某些部分。復(fù)制方法大體分為：靜電復(fù)印、照拍、摹寫、抄錄等。

檔案目錄是聯(lián)系檔案用戶與檔案館、檔案室的一種重要橋梁。檔案用戶只有借助于一定的檔案目錄信息，才能順利地實現(xiàn)其利用需要。由于檔案信息的特殊屬性，許多收藏在檔案館、檔案室的檔案的內(nèi)容和成分，檔案用戶知之甚少或知之不詳。因此，檔案館、檔案室必須采取一定的服務(wù)方式，消除檔案用戶的需求障礙，促進(jìn)其利用需求的產(chǎn)生與實現(xiàn)。實踐證明，印發(fā)、出版、交換檔案目錄（索引、指南）以及建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫并提供檔案目錄的網(wǎng)上檢索，是一種有目的地解決問題、提高檔案利用率的服務(wù)方式。

檔案咨詢服務(wù)是指檔案館、檔案室解答用戶詢問、指導(dǎo)用戶利用檔案信息資源的一種服務(wù)方式。

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，近年來，很多單位檔案部門在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)上建立起檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，對檔案目錄和檔案全文進(jìn)行計算機管理。這樣，單位內(nèi)部檔案用戶在辦公室或家里的聯(lián)網(wǎng)電腦上，通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽工具就可以不受時空限制地技權(quán)限查詢所需的檔案材料，并可以打印、下載原文，實現(xiàn)檔案信息資源共享，從而提高工作效率。有條件的檔案館可按法律、法規(guī)和政策規(guī)定，在互聯(lián)網(wǎng)上提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

參考文獻(xiàn)

[1]胡勁濤.當(dāng)前如何做好檔案管理工作[J]. Chinas Foreign Trade. 2011（08）