陳園芳

摘 要：在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的帶動下，已經(jīng)信息技術(shù)水平不斷提升的影響下，信息在諸多資源中已經(jīng)占據(jù)了越來越重要的地位。檔案信息電子化作為檔案現(xiàn)代化的重要手段，給檔案管理工作提出了全新的要求，同時也為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了更加廣闊的空間，在未來的工作中，加大電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)推進(jìn)力度顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；問題；對策

檔案信息電子化主要是指應(yīng)用計算機(jī)對檔案進(jìn)行材料進(jìn)行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機(jī)軟件的形式供人們使用。電子檔案，從文件的起草、修改到印發(fā)的過程都是在電腦上進(jìn)行，電子檔案便于修改、復(fù)制、傳送，提高了工作的時效性；但其在使用過程中導(dǎo)致原始檔案記錄的消失，原始記錄特征不復(fù)存在，并且電子文件是計算機(jī)文字處理的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，檔案和文件之間也沒有清晰的界限區(qū)分，這樣電子化信息給檔案工作的管理造成的影響是深刻而長遠(yuǎn)的。檔案信息的電子化管理是牽一發(fā)而動全身，檔案管理工作是信息化的推進(jìn)，是知識與技術(shù)的進(jìn)步，使得檔案管理工作的技術(shù)含量顯著增加，因此，檔案管理工作者要全面發(fā)展積極采取措施適應(yīng)技術(shù)的更新。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 檔案信息電子化方便處理、傳送和保存

電子化檔案管理的工作都是在計算機(jī)上進(jìn)行，檔案文件的修改、復(fù)制、查找、輸出等工作簡單快捷，避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，處理起來就要翻閱大量的文件，檔案的傳送只需互聯(lián)網(wǎng)即可，一個郵件的發(fā)送就能傳送到使用者手中，解決了距離的局限性。電子化檔案的保存只需一個軟件，解決了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對保存環(huán)境和場地面積的高要求。

1.2 檔案信息電子化實(shí)現(xiàn)信息利用共享性

電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，而是利用計算機(jī)以文件的形式展現(xiàn)為任何使用者，實(shí)現(xiàn)了信息利用的共享性，不再受時間和距離的影響。

1.3 檔案信息電子化，可充分利用電腦的潛能，降低成本

目前，大部分單位的檔案部門都是使用電腦及網(wǎng)絡(luò)對檔案工作進(jìn)行管理，用于檔案的處理、保存等。檔案信息管理的硬件設(shè)備以及技術(shù)條件日益成熟，電子化檔案管理廣泛應(yīng)用，新技術(shù)也在逐漸的被應(yīng)用到管理工作中，如語音識別、文字掃描模式識別等，提高了利用率。減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式的檔案管理需要大量人力、物力、財力等的浪費(fèi)，降低了管理成本，提高了工作效率。

1.4 提高檔案信息的時效性

信息的手工加工程序是選題—選材—編輯—出版，是一個比較慢的細(xì)活，再從文件資料形成開發(fā)二次文獻(xiàn)信息，可想而知，時間比較漫長，等到二次文獻(xiàn)開發(fā)好，往往造成信息的失效，直接影響了檔案信息的應(yīng)用價值。電子化檔案，管理人員只需利用計算機(jī)利用機(jī)讀形式的檔案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文獻(xiàn)，提高檔案信息的時效性。

1.5 降低傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件使用的出版經(jīng)費(fèi)成本

傳統(tǒng)的手工編制的紙質(zhì)檔案出版需要很多的經(jīng)費(fèi)，國家撥給檔案部門的經(jīng)費(fèi)又是有限的，靠單位解決更是不現(xiàn)實(shí)的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經(jīng)費(fèi)。

1.6 提升檔案部門的自身價值

檔案信息電子化可實(shí)現(xiàn)多次拷貝，拷貝的成果可供任何使用者使用，擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，提高了檔案部門的影響力度及自身價值。

2 檔案信息電子化現(xiàn)狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由于軟件的不統(tǒng)一，造成不能利用計算機(jī)軟件完成檔案信息管理工作，不能快捷的出版檔案信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)展。

2.2 檔案信息資源共享的要求達(dá)不到

我國目前還沒有開發(fā)出一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形式不統(tǒng)一，層次不同，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，達(dá)不到檔案信息資源共享的要求。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作有待提高

檔案信息電子化工作開展的前提是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，僅僅著眼于某個單位或某個企業(yè)，并不能全面實(shí)施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作，制約了檔案工作電子化的發(fā)展。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機(jī)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。目前大多檔案部門缺乏高技術(shù)的人才，專業(yè)的檔案、信息處理人才更是缺乏，大部分的檔案管理人員的技術(shù)賀歲平較低，文化水平較低，不能滿足于現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應(yīng)對措施

3.1 政府要加大支持力度

政府應(yīng)加大對檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準(zhǔn)用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題

做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是推進(jìn)檔案信息電子化的重要前提和基礎(chǔ)；同時，檔案信息電子化水平的提高能有效促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，二者是相輔相成，互相促進(jìn)的。要不斷加強(qiáng)電子檔案的硬件和軟件建設(shè)，不斷規(guī)范電子檔案的收集、整理、歸檔、利用程序，制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的準(zhǔn)確性、安全性，不斷提高電子檔案管理水平。

3.5 人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫

我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

4 結(jié)束語

總之，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢，當(dāng)前我國檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來，是值得我們認(rèn)真思考的問題.各級檔案業(yè)務(wù)、計算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門要積極行動起來，協(xié)同作戰(zhàn)，認(rèn)真研究檔案信息管理電子化過程中存在的問題，討論并提出系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和可實(shí)施方案，為全面實(shí)現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化貢獻(xiàn)力量。

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