林妍瓊

摘 要：農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)內(nèi)設(shè)辦公室是綜合辦事機構(gòu)，起著承上啟下、溝通內(nèi)外的樞紐作用，辦公室服務好基層就是展示企業(yè)良好形象的窗口，是企業(yè)高效運轉(zhuǎn)的“潤滑劑”。為此，要化解企業(yè)辦公室服務好基層在認識上的一些誤區(qū)，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高企業(yè)辦公室綜合素質(zhì)和服務能力，使服務好基層的職能得到全面發(fā)揮，促進企業(yè)持續(xù)、高效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室 基層 服務工作 體會

廣西南寧綠墾現(xiàn)代農(nóng)業(yè)有限責任公司是由廣西農(nóng)墾集團有限責任公司和10個貧困農(nóng)場共同出資組建的股份制企業(yè)，成立于1996年5月，是一家集“技術(shù)型、專業(yè)型、規(guī)模化”于一體的具有現(xiàn)代化管理模式的園林綠化專業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)，現(xiàn)有3個生產(chǎn)基地和園林綠化工程部、基地分別位于南寧市郊三塘鎮(zhèn)、賓陽縣王靈鎮(zhèn)和上林縣白圩鎮(zhèn)；地域分散，遠離城市。公司辦公室是綜合辦事機構(gòu)，起著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方、溝通內(nèi)外的“樞紐”職能，是展示企業(yè)形象的窗口，是企業(yè)高效運轉(zhuǎn)的“潤滑劑”。因此，筆者就如何做好辦公室為基層服務工作，真正發(fā)揮辦公室的“樞紐”功能、“窗口”作用和“潤滑劑”效果，談幾點體會。

1 企業(yè)辦公室服務基層在認識上的一些誤區(qū)

1.1 “上傳下達”的誤區(qū)

辦公室主要擔負著上情下達、下情上報，協(xié)調(diào)各單位、各部門、連接領(lǐng)導和基層組織的樞紐。中央的方針政策和上級的指示精神要靠辦公室傳達貫徹，基層的情況和呼聲要靠辦公室向上反映。但一些辦公室人員認為，辦公室做好上傳下達工作就是做好服務基層工作，把上級領(lǐng)導的指示原版下發(fā)到基層，把基層反映的情況原樣提供給領(lǐng)導或上級就是服務好了基層。確實不錯，“上傳下達”是辦公室的一項基礎(chǔ)工作，但如果把“上傳下達”簡單化或形式化，服務工作就容易變成“機械”工作，就會失去了服務的意義。對領(lǐng)導的指示沒有經(jīng)過思考就直接傳達下去有時不但起不到積極的作用反而起到消極作用。

1.2 “鎖碎工作”的誤區(qū)

在很多人看來，辦公室工作無非是每天上班打掃衛(wèi)生、收發(fā)文件、倒倒茶水、跑上跑下、發(fā)發(fā)報紙雜志等鎖碎的工作而與，只要做好這些鎖碎的工作就是服務好基層。同時一些人也認為，辦公室工作目標無量化，前途無奔頭，工作積極性受到影響，嚴重時就會影響企業(yè)的整體積極性，結(jié)果堪憂。筆者在長期的辦公室工作中曾經(jīng)遇到這樣一件事：早些年，一位女性應屆大學畢業(yè)生應聘到該公司辦公室工作，上班伊始，感覺一切都很新鮮，精力充沛，干勁十足，主動、勤快，給同事的印象很不錯，可上班1個月后，她感到辦公室的工作太鎖碎了，一天到晚忙個不停，都是些雞毛蒜皮的事，沒什么技術(shù)含量，感覺她一個大學生來做這樣的工作簡直是大材小用，更讓她感到郁悶的是，經(jīng)常不能按時下班，有時休息日還在加班，最終選擇了辭職。這件事說明，對辦公工作沒有正確的認識，不但影響了個人的發(fā)展，也對企業(yè)造成了不良的影響。

1.3 “接待工作”的誤區(qū)

接待工作是企業(yè)辦公室工作的重要環(huán)節(jié)，接待工作水平的高低能夠集中反映一個企業(yè)的整體形象，1次公務接待的紕漏有可能會給企業(yè)造成無法彌補的損失。在外人看來，接待工作就是倍同領(lǐng)導、客人吃吃喝喝，游山玩水，很瀟灑、很體面，甚至認為只要能喝酒就能勝任辦公室工作，只要把迎來送往工作做好就是服務好基層。

以上所談對辦公室工作上的誤區(qū)，看似簡單，不足以為談，但筆者認為這些認識上的誤區(qū)不引起重視、不加予消除，將對企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生嚴重的阻礙?！凹毠?jié)決定成敗”，對這些誤區(qū)，必須要有清醒的認識并予有效的改進，推動企業(yè)辦公室服務基層的水平全面提升。

2 把握好職能，為服務好基層提供動力

公司的3個生產(chǎn)基地、園林綠化工程部和基地位置分散，遠離城市。生產(chǎn)基地和工程部大部分技術(shù)人員長年在生產(chǎn)一線工作，工作環(huán)境艱苦，文化生活饋乏，員工思想不穩(wěn)定。針對這一情況，作為公司辦公室工作人員，就應從紛繁鎖碎的事務中解脫出來，深入到基層了解員工的生產(chǎn)、生活情況，關(guān)心員工的疾苦，及時向公司管理層反饋員工的思想動態(tài)，為公司在制定經(jīng)營管理方案和各項規(guī)章制度時提供有效的依據(jù)。同時通過服務意識的轉(zhuǎn)變，綜合服務素質(zhì)的提高，使辦公室服務好基層的工作職能得到全面的發(fā)揮。

2.1 牢固把握服務大局意識

辦公室工作人員必須立足本職，樹立全局意識，以大局為重，工作上做到瞻前顧后、知上知下、知左知右、知內(nèi)知外。既要充分理解好上級和領(lǐng)導的工作意圖和要求，又要了解本單位的實際情況和基層員工的意見和建議，分主次，分輕重，先急后緩、先重后輕，特別是對企業(yè)發(fā)展“大政”方針如“經(jīng)營管理方案”和各項管理規(guī)章制度等都要首先學會領(lǐng)會，理清頭緒，了解目標，在大方向上為基層學習貫徹作必要的宣傳和闡釋，使上下形成合力，為企業(yè)發(fā)展提供動力。

2.2 強化服務意識

辦公室人員必須樹立上為領(lǐng)導分憂，下為基層服務的服務意識，把服務企業(yè)、服務基層作為工作宗旨。辦公室無小事，不論是總結(jié)材料的撰寫或文件的收發(fā)，還是協(xié)調(diào)基層辦事、接待來訪，甚至斟茶倒水都要有強烈的服務意識，以高度負責的態(tài)度、求真務實來做好每一件事。比如，總結(jié)材料的撰寫，不能簡簡單單的“1、2、3……點”，而是要從企業(yè)的發(fā)展目標，具體措施到各基層單位所做的工作，取得的成績以及存在的不足等進行全面的收集和整理，再進行分析和歸結(jié)，這樣的總結(jié)才具有全面性和針對性，才能實事求是，既激勵先進，也鞭策惰者。對基層的工作性質(zhì)也要有基本的了解，才能對基層做好服務。如公司在《城市園林綠化企業(yè)資質(zhì)》認證辦理上，對需要的必備條件包括注冊資金、技術(shù)人員構(gòu)成等要求，辦公室人員都能通過相關(guān)渠道加以了解和掌握，所以，為該證的有效辦理提供了極大的幫助。如果存在“辦理資質(zhì)證是工程部和生產(chǎn)基地的事，與辦公室無太多關(guān)系”的思想，那對企業(yè)將帶來不可預見的障礙和成本。

2.3 樹立愛崗敬業(yè)意識

辦公室工作單調(diào)而鎖碎，枯燥又辛苦，不論是上傳下達、撰寫文稿、策劃工作、請示匯報還是后勤服務，要做好這些工作就必須要樹立愛崗敬業(yè)意識，任勞任怨，要把平凡的工作當作不平凡的事業(yè)來開展，才能保持高昂的工作精神，充滿活力的工作干勁，才能把服務基層的工作做好。其實，辦公室的工作有著規(guī)律性、預見性和操作性，只要有高度負責和敬業(yè)精神，就會把服務工作做好。首先是歸類，根據(jù)企業(yè)的實際情況把辦公室的工作進行歸類，如文書處理、文件上傳下達、檔案管理、會議安排、人力資源管理、綜合統(tǒng)計、接待來訪、后勤服務等。其次是分工，辦公室工作鎖碎，工作千頭萬緒，為了有條不紊的做好工作就必須做到合理分工，遵循先急后緩原則。如固定資產(chǎn)投資和招商引資項目是一個長期的項目，對于這種周期長、費時多的事項，就要指定人員負責并跟蹤項目的全過程，并隨時向領(lǐng)導報告進展情況；對于時間短、任務重、難度大的事項要既分工又合作相結(jié)合，如每年的職稱改革工作，在短短的1～2個月內(nèi)完成職改文件的貫徹落實、宣傳動員、申報材料的組織、上報等，就要求辦公室人員團結(jié)協(xié)作，共同完成；對于涉及幾個部門聯(lián)合實施的事項，如公司《城市園林綠化企業(yè)資質(zhì)》的申報工作，需要準備的材料有公司財務報表、綜合統(tǒng)計報表、工商部門核發(fā)的企業(yè)營業(yè)執(zhí)照和法人代表證書、專業(yè)技術(shù)人員與公司簽訂的《勞動合同》、專業(yè)技術(shù)職務資格證書、園林綠化工程的業(yè)績、企業(yè)年度經(jīng)營業(yè)績證明材料等，所有這些都涉及到辦公室、財務部、統(tǒng)計部、人力資源部、工程部，這就要求幾個部門分工合作聯(lián)合完成。主要由辦公室牽頭，相關(guān)部門協(xié)調(diào)實施，確保工作順利開展。第三是善于檢查落實。每天上下班前對當天和近期的工作進行1次回顧，那件工作已經(jīng)落實，那件工作沒能得到落實，需要繼續(xù)跟蹤落實的要做到心中有數(shù)，做到事事有回音、項項有交代、件件有著落。第四是總結(jié)分析，對基層反映的情況進行準確的歸納和總結(jié)，分析問題癥結(jié)所在，將問題的要點和重點準確、簡潔地上報領(lǐng)導，為領(lǐng)導決策提供準確的依據(jù)endprint

2.4 堅持求真務實意識

樹立求真務實的工作作風，講實話、辦實事是辦公室服務好基層的根本。辦公室工作人員辦事說話必須實事求是，完成每一項工作必須有始有終是辦公室服務好基層的準則。每一件看似很小的事都會因工作人員的疏忽而出現(xiàn)大的問題。因此，對企業(yè)的每件工作、每一個事務都必須以實事求是的工作態(tài)度認真細致做好。

3 加強能力素質(zhì)培養(yǎng)，為服務好基層打下良好基礎(chǔ)

辦公室工作不單是要對辦公室崗位業(yè)務熟悉，而且要對單位機關(guān)、各部門、基層各單位的工作、業(yè)務性質(zhì)有所了解，對搞好與協(xié)調(diào)同級各部門、基層各單位共同推進工作起著至關(guān)重要的作用。因此，必須加強辦公室工作人員素質(zhì)培養(yǎng)，才能更好為基層服務。

3.1 加強服務能力培養(yǎng)，把服務基層工作落到實處

辦公室工作時效性強，來不得半點等待觀望和拖泥帶水。首先，在工作上通過全心全意為基層服務觀念來強化服務能力，以急基層所急，想基層所想來提升服務能力；其次，對基層上報的意見和建議要充分重視，對基層人員的來訪要充滿熱情，通過分門別類按先急后緩的程序以合適的方式和渠道提供給領(lǐng)導決策；第三對領(lǐng)導交辦的任務要及時下達到各部門和基層單位，必要時輔助提出貫徹執(zhí)行的具體措施，使工作任務得到落實。

3.2 加強綜合協(xié)調(diào)能力培養(yǎng)，推動企業(yè)高效運轉(zhuǎn)

“熟悉政務、管理事務、搞好服務”的角色定位決定了辦公室工作的重要性，也決定了辦公室人員必須具備良好的綜合協(xié)調(diào)能力。第一，辦公室人員要加強政治理論學習，增強政治方向性和敏感性。對上級文件精神和領(lǐng)導的講話精神，必須要弄懂、熟知，并及時準確傳達給相關(guān)部門和基層單位，在貫徹實施過程中做好相應的解釋和說明工作。 第二，加強業(yè)務學習，以較高的業(yè)務水平為基層服務。首先是加強寫作知識學習，不斷提高個人寫作能力和公文組織能力；其次是加強法律知識、經(jīng)濟知識以及科技管理等方面知識的學習，在法律方面、管理方面成為基層的好助手；最后是加強對公司業(yè)務有關(guān)知識的學習，如熟悉生產(chǎn)基地種植的園林綠化苗木的品種名稱、規(guī)格、分類、生長習性等，了解工程規(guī)劃、施工現(xiàn)場管理知識，為基層提供力所能及的幫助。第三，精通業(yè)務，正確對待每一項工作，對本單位各部門、基層單位的分工、規(guī)章制度要一清二楚，心中有數(shù)。妥善處理好各項工作關(guān)系和公共關(guān)系，確保單位的各項工作有條不紊，高效有序。

3.3 加強人員素質(zhì)培養(yǎng)，亮化、美化企業(yè)“窗口”

辦公室高效的辦事效率、周到的服務態(tài)度和文明的言行舉止就可以反映一個企業(yè)良好的精神面貌，就會給基層提供高效、扎實的作風表率，就會推動企業(yè)高效運轉(zhuǎn)。

總之，辦公室工作人員要對辦公室工作充滿熱情，樹立全心全意為人民服務的宗旨，有良好的敬業(yè)精神，和任勞任怨的孺子牛精神，敢抓敢管，要忠于職守，始終把基層工作作為出發(fā)點和落腳點，精通業(yè)務、善于溝通、公道正派，嚴守機密，講求實效，團結(jié)協(xié)作和積極主動。只有這樣，辦公室服務好基層才不是一句空話，企業(yè)的高效運轉(zhuǎn)、持續(xù)發(fā)展才能得到有效的保障。endprint