董延延

(華北水利水電大學(xué)，河南 鄭州 450011)

基建檔案是在基本建設(shè)管理和工程項(xiàng)目建設(shè)過程中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體的文件材料。高校基建檔案材料不僅記錄了工程項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)程，也記錄了高校建設(shè)發(fā)展的重要?dú)v史事件。和學(xué)校的行政、黨群等文書類檔案一樣，基建檔案是學(xué)校檔案不可缺少的組成部分。如何做好基建檔案的歸檔管理，筆者認(rèn)為:首先要做好部門立卷這項(xiàng)基礎(chǔ)工作，其次要有科學(xué)的歸檔分類方法做支撐，再次是實(shí)現(xiàn)快速準(zhǔn)確的查詢，這是檢驗(yàn)基建檔案整理工作的標(biāo)尺。

一、部門立卷制度是做好基建檔案工作的基礎(chǔ)

部門立卷是指學(xué)校的基建部門在檔案材料的形成時(shí)，在檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下完成基建檔案從收集、整理、組卷、裝訂到移交檔案管理部門的全部工作。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》(中華人民共和國教育部、國家檔案局27 號令)中第十六條對部門立卷做出了規(guī)定:“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度?！辈块T立卷是檔案形成和立卷最基礎(chǔ)的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，也是檔案收集整理的重要組成部分。基建檔案實(shí)行部門立卷具體是指學(xué)?；ú块T要有一位負(fù)責(zé)人分管基建檔案工作，并配備相應(yīng)的專職或兼職的檔案人員，負(fù)責(zé)檔案文件材料的形成、積累、歸檔工作。基建部門在項(xiàng)目開工時(shí)就要及時(shí)布置基建文件材料的收集工作，宣傳檔案工作的重要性，提高工作人員對檔案的重視程度，增強(qiáng)收集整理檔案的主動性和積極性。

基建檔案實(shí)行部門立卷制度是由基建檔案的專業(yè)特點(diǎn)決定的。從基建檔案的內(nèi)容來看，是指一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從調(diào)查研究、決策立項(xiàng)、項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)到項(xiàng)目竣工的全過程中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，不僅有文字材料、圖紙、圖表、聲像材料，還有其它形式的文件材料。因此，相比于文書類檔案而言，基建檔案的專業(yè)性較強(qiáng)?；üこ痰膬?nèi)容比較復(fù)雜，涉及的范圍比較廣，檔案的形成部門比較多且較分散，形成的文件載體多種多樣。如果基建部門不做好分類和整理，直接交給檔案部門歸檔的話，會給基建檔案的整理帶來許多技術(shù)上的難題。因?yàn)闄n案部門的工作人員一般沒有建筑專業(yè)知識，不清楚建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)程，無法確定檔案材料的形成先后，無法把握圖紙材料之間的聯(lián)系，在立卷工作中很容易出現(xiàn)失誤?；ú块T的工作人員比較熟悉建設(shè)項(xiàng)目文件材料形成的先后順序，了解基建文件材料的相關(guān)聯(lián)系和文件材料的重要程度。由他們承擔(dān)基建檔案的收集、整理、立卷工作，不僅有利于文件材料的平時(shí)積累，而且確保了基建檔案的完整性。在后期的借閱利用中，基建部門的工作人員由于參與了檔案的整理工作，熟悉檔案的形成規(guī)律，便于借閱使用，間接地提高了檔案的利用率。

高?；?xiàng)目一般采取承包建設(shè)模式，通過公開招標(biāo)確定工程建設(shè)的承包責(zé)任方，這個(gè)承包方就是總承包方?？偟某邪侥玫浇ㄔO(shè)項(xiàng)目后再分別承包給二級承包商，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目由幾個(gè)單位分別承包。在檔案材料的整理上，各個(gè)承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的基建文件材料，交由總承包方匯總、整理。在工程竣工時(shí)，總承包方向?qū)W?；ú块T提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案材料。項(xiàng)目結(jié)束后，基建部門工作人員根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，按照保持材料有機(jī)聯(lián)系和便于查詢利用的原則，對基建文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理。基建項(xiàng)目在驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，由檔案管理部門整理入庫?；n案形成的周期比較長，工程項(xiàng)目竣工結(jié)算后，歸檔工作才算完成，這決定了實(shí)行部門立卷制度的必要性。部門立卷制度可以積極有效地把檔案材料形成部門的力量動員起來，在歸檔的源頭做好檔案收集工作，從而確保歸檔文件的齊全完整，格式符合規(guī)范要求，減少重復(fù)勞動，避免了資源的浪費(fèi)，確保了及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地做好基建檔案的歸檔工作。

二、科學(xué)的歸檔方法是做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵

目前高校檔案整理普遍遵循的是原國家教委1993 年頒布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》。按照這兩份文件的相關(guān)規(guī)定，基建檔案有兩種立卷方法，即年度工程流程立卷方法和年度綜合單項(xiàng)立卷方法。

第一種是年度工程流程立卷方法，是按照工程流程采取二級類目編號法立卷。即基建檔案檔號=年度號+基建檔案分類號+案卷號。如在“20＊＊-JJ00-1～N”中，“20＊＊”是年度號，“JJ”是一級類目代號，“00”是二級類目代號，“1～N”是案卷號。

在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中給出的《高等學(xué)?；窘ㄔO(shè)類檔案歸檔范圍和保管期限表》中，JJ11 是綜合，JJ12-1 是可行性研究、JJ12-2 是設(shè)計(jì)基礎(chǔ)、JJ12-3 是設(shè)計(jì)文件、JJ12-4 是工程管理文件、JJ12-5 是施工、JJ12-6 是竣工驗(yàn)收、JJ12-7 是基建財(cái)務(wù)器材生產(chǎn)、JJ12-8 是生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試生產(chǎn)，這樣原來規(guī)定的案卷號就變成了三級類目代號。由“20＊＊-JJ00-1～N”就變成了“20＊＊-JJ0000-1～N”。在實(shí)際工作中類目編號過于繁瑣，易于混淆，查詢也不是十分便捷。

第二種是按照綜合和工程單項(xiàng)二級類目編號法立卷。

在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中給出的《高等學(xué)?；窘ㄔO(shè)類檔案二級類目代號簡表》中JJ11 是綜合、JJ12 是按單項(xiàng)工程設(shè)置類目。二級類目的標(biāo)識，采取雙位制。如“綜合”為“11”，其余二級類目依次為12、13……99，但10、20……等帶“0”的數(shù)字不要用。二級類目是可變號。例如JJ12 是一棟樓的資料，JJ13、JJ14、JJ15……表示不同的樓體的檔案。

《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的相關(guān)規(guī)定和分類方法理論上是規(guī)范嚴(yán)密的，但是在實(shí)際的工作中有很多操作性的問題?，F(xiàn)在學(xué)校的基建項(xiàng)目一般都實(shí)行承包建設(shè)，同時(shí)一個(gè)項(xiàng)目分別由幾個(gè)承包商承包建設(shè)。檔案材料由各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的基建文件材料。在項(xiàng)目竣工時(shí)基建部門匯總整理檔案材料移交檔案部門。由于各承包商在整理檔案材料時(shí)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、格式不規(guī)范給基建檔案的規(guī)范化帶來了難題?；ú块T在接收承包商的檔案材料后一般不再分類整理，直接就原封不動地移交給了檔案部門。檔案部門的工作人員大多對基建工作不夠熟悉，未能按照可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工、竣工驗(yàn)收、基建財(cái)務(wù)、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備等階段進(jìn)行二級類目分類。

《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》在編制說明中也提到二級類目的設(shè)置和標(biāo)識的問題。“二級類目是對一級類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記敘和反映的內(nèi)容性質(zhì)進(jìn)行設(shè)置。在大的原則統(tǒng)一的情況下，各?？梢暰唧w情況對隨機(jī)類目進(jìn)行選擇。對基本建設(shè)的二級類目設(shè)置由各校自定”。據(jù)此，我們在工作中探索了一套簡單的歸檔方法，就是不按年度分類而是按建筑物的性質(zhì)進(jìn)行大的分類。我們把建筑物按照使用性質(zhì)和用途劃分為行政樓、教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓、宿舍樓、圖書館、食堂、后勤服務(wù)類，分類上架排放，每一個(gè)類別按樓號順序排列，對于每座樓的目錄則按照進(jìn)程整理。在整理一個(gè)樓體目錄時(shí)先按盒子作一個(gè)檢索目錄，然后再細(xì)化每盒的檢索目錄。盒背上標(biāo)上樓體的名稱、盒號、檔號。每個(gè)樓體的盒號是一個(gè)獨(dú)立的流水號，檔號也是一個(gè)獨(dú)立的流水號。這種分類方法是我們在實(shí)際工作中探索研究出來的，也是基建檔案的查詢特點(diǎn)所決定的。

三、查詢是否便捷是檢驗(yàn)歸檔工作的試金石

基建檔案的查詢特點(diǎn)決定著基建檔案的歸檔方法。能否實(shí)現(xiàn)快速檢索和查詢，是檢驗(yàn)歸檔工作的試金石。

基建檔案在查詢時(shí)有三個(gè)明顯特點(diǎn):一是基建檔案按年度查詢的情況非常少。基建檔案一般都是在建筑物維修、改造、拆建時(shí)進(jìn)行查詢。查詢時(shí)基建工作人員來檔案館索要資料時(shí)一般都是只報(bào)建筑物的名稱，年度查詢的概率非常小。二是按單個(gè)樓體查詢的占絕大多數(shù)。幾乎所有的查詢者都直接說出樓體的名稱和樓號。如“五號學(xué)生宿舍樓”，用這幾個(gè)關(guān)鍵詞作為檢索的索引。三是對基建檔案的整體性和流程特點(diǎn)要求比較高。要求檔案材料按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目成套擺放，形成一套完整的獨(dú)立的檔案材料。同時(shí)基建檔案在學(xué)校建設(shè)、改造中有很重要的使用價(jià)值。基建檔案十分重要，基建檔案的科學(xué)歸檔、規(guī)范管理更重要。

在歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡力做到方便管理者掌握和查詢者使用，基建檔案在類目名稱、檔號模式、標(biāo)示符號等方面應(yīng)做到準(zhǔn)確、簡明、易懂、好記。在歸檔工作中堅(jiān)持大的原則統(tǒng)一的情況下，根據(jù)自己學(xué)校檔案的實(shí)際情況和發(fā)展水平，在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面自由掌握，科學(xué)做好基建檔案的歸檔工作，既要遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，又要符合工作實(shí)際，理論聯(lián)系實(shí)際，在發(fā)展中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展，發(fā)揮檔案的信息功能，提高基建檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

實(shí)現(xiàn)便捷查詢要做好基建檔案信息化工作?；n案工作應(yīng)以信息化為發(fā)展方向，在發(fā)展中體現(xiàn)科學(xué)性、適用性。隨著時(shí)代的進(jìn)步、科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我們要根據(jù)基建檔案工作的發(fā)展以及數(shù)字檔案特點(diǎn)，建立和規(guī)范檔案信息化的各種規(guī)章制度，建立完善的檔案網(wǎng)絡(luò)體系，在基建部門確立兼職檔案員，確保檔案材料及時(shí)歸檔，保證基建檔案的完整性，提高基建檔案的使用效率。

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［3］方婷.檔案科研工作概論［M］.鄭州:鄭州大學(xué)出版社，2011.

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