摘 要：檔案在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮著應有的重要作用。為全面提高企業(yè)檔案工作管理水平，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化，就必須要加大對檔案管理工作人力、物力和財力的投入，本文就如何做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化來來探討一下提升檔案管理水平的幾個基礎性前提。

關鍵詞：提高；檔案工作；管理水平

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄的一項基礎性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮應有的重要作用。規(guī)范化、標準化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎性工作。為全面提高企業(yè)檔案工作管理水平，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化，勢必要加大對檔案管理工作人力、物力和財力的投入，在機構與組織管理、基礎設施、業(yè)務建設、檔案開發(fā)利用每一環(huán)節(jié)上都要把好關。

1 健全檔案組織，切實加強對檔案工作的領導

單位領導要十分重視做好檔案工作，一旦人員變動，要及時調(diào)整檔案管理工作領導小組成員。形成了主要領導親自抓，分管領導負責抓，辦公室主任和檔案管理人員具體抓的良好工作格局。從組織保障上確保檔案工作有人管，有人抓，有人干。把檔案工作納入重要議事日程，作為年度目標考核的重要內(nèi)容，確保單位的檔案工作與其它工作同研究、同部署、同檢查、同落實。

2 強化形象，提高理論和業(yè)務素養(yǎng)

檔案人員要嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度和檔案人員崗位責任制度，不斷提高自己的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。工作中要始終堅持一邊工作一邊學習，只有不斷的學習才能更好的提高自己。同時做到：一是向書本學習，堅持每天擠出一定的時間不斷充實自己，端正態(tài)度，改進工作方法；二是向周圍的同事學習，工作中始終保持謙虛謹慎、虛心求教的態(tài)度，主動向領導、同事們請教，學習他們?nèi)蝿谌卧?、求真務實的工作作風和處理問題的方法；三是向實踐學習，把所學的知識運用于實際工作中，在實踐中檢驗所學知識，查找不足，提高自己，防止和克服一知半解的傾向。主動接受市檔案局的工作領導和業(yè)務指導，并在單位的下屬單位及各部門設立兼職檔案員，每季度進行一次學習培訓和業(yè)務交流活動，有計劃、有布置、有檢查、有總結，全面提高單位檔案工作的整體水平。

3 文書處理工作是檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作

文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的環(huán)節(jié)。公文制發(fā)不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時也決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下堅實的工作基礎。首先公文用紙幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是文書檔案歸檔注意事項：1、所有歸檔材料都必須加蓋單位公章或領導簽字。2、歸檔材料必須是原件，要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，保持材料的齊全完整。按裝訂順序排放好，橫版的材料要將正上方向著裝訂一側（左側裝訂），新編頁碼編在右下角。如原件已破損應予復制，復印件附于原件后一并歸檔，不能使用復印件歸檔。3、歸檔文件用紙規(guī)范，紙質(zhì)優(yōu)良，字跡清楚、耐久，不允許有各種涂抹、勾劃痕跡。必須使用碳素墨水、墨汁或藍黑墨水書寫，嚴禁用圓珠筆、紅筆、鉛筆等不耐久筆書寫。4、歸檔的文件材料，應遵循文件之間的形成規(guī)則和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，適當考慮和區(qū)分文件材料的不同保管價值，使案卷便于保管與利用。5、案卷內(nèi)容按問題、時間或重要程度排列。密不可分的文件材料應放在一起歸檔，其排列順序為：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；簽發(fā)稿在前，打印稿在后；結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。6、不同年度的文件材料一般不得一起立卷，但跨年度的請示、報告與批復應放在復文年度立卷；跨年度的規(guī)劃、計劃等放在所對應第一個年度立卷；會議文件放在開幕年度立卷。7、按順序編寫頁號，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號，每卷頁號均從1開始，頁號位置在非裝訂線一側的下角。

4 加強檔案管理，強化檔案室硬件設施建設

一般情況下，檔案室至少有檔案整理室、檔案利用室、檔案管理技術室。合格的檔案庫房檔案室應具有一流的恒溫、恒濕、全自動監(jiān)控的檔案保存專業(yè)庫房以及現(xiàn)代化的檔案消毒、保護設施。堅持檔案室的溫濕度記錄，定期做好檔案的安全檢查并對破損或者變質(zhì)的檔案應當及時采取補救措施。保管檔案目前推薦移動型手動、電動密集架柜，可節(jié)省空間，管理更規(guī)范。

5 加強檔案業(yè)務建設，確保資料的完整和規(guī)范

緊密結合單位實際， 制定分類方案，文件材料歸檔范圍、保管期限表等業(yè)務規(guī)范，按照《企業(yè)檔案工作制度》，堅持集中統(tǒng)一管理、及時完整、真實有效、保密、規(guī)范管理的原則做好檔案管理工作。檔案歸檔看似簡單，其實是一項復雜而又嚴謹?shù)墓ぷ鳎枰軓姷膶I(yè)知識，馬虎不得。檔案接收和移交要登記清楚，建立檔案統(tǒng)計臺帳，帳實相符。重要發(fā)文最好實行兩份制保管。文件閱辦完畢后，按要求及時做好檔案資料的整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫，做到管理規(guī)范、利用方便。

6 實現(xiàn)檔案管理信息化，有利于改善檔案工作管理水平

在檔案的信息化建設中，檔案的載體、分類，接收、保管和開發(fā)利用上發(fā)生了一系列新變化，作為管理檔案的人員也應當與時俱進的進行觀念和知識的更新。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資金源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集和管理。檔案工作者要積極探索檔案管理工作的新方法、新路子，改變傳統(tǒng)落后的手工管理方式，建立起與現(xiàn)代經(jīng)濟體制相適應的檔案管理方式方法，既是新時期檔案工作的迫切需要，也是信息化發(fā)展的趨勢。一是建立檔案數(shù)據(jù)庫，實施檔案動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案材料整理輸入微機。

7 檔案信息開發(fā)利用

檔案室應當有完整的借閱和利用情況登記簿。檢索工具齊全、完整、配套、適用，便于查找、調(diào)閱。在檔案工作中，做好查閱服務工作，為企業(yè)的生產(chǎn)、建設等提供法律依據(jù)、技術標準是檔案工作者的一項主要任務。檔案人員應熟悉室藏檔案內(nèi)容，能做到及時準確、熱情周到地為檔案查閱者提供所需的檔案資料，正確地提供有關內(nèi)容。

檔案利用是檔案整個過程中的最終環(huán)節(jié)，檔案工作的最終目標就是能服務于現(xiàn)代化建設，服務于國家、服務于人民群眾。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須嚴格按照檔案工作規(guī)范化管理要求，進一步改善管理條件，加大管理力度，創(chuàng)新管理方法，努力推動檔案工作取得更大的發(fā)展。

作者簡介

錢娜（1977-），女，江蘇省鹽城人，，大學本科學歷，從事檔案管理工作。