韓海燕

【摘要】本文討論醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性、歸檔內(nèi)容、管理方法及目前存在的問(wèn)題，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理進(jìn)行了探討研究，并闡明設(shè)備檔案管理是醫(yī)療設(shè)備管理的基礎(chǔ)，做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，科學(xué)管理醫(yī)療設(shè)備，合理使用設(shè)備資源，是提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的重要保障，并能為醫(yī)院節(jié)能增效。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理探討

【Abstract】This article discusses the importance, archives management of medical equipments in Hospital Archive contents, management methods and the current problems, the medical equipment archives management are discussed, and expounds the equipment archives management is the basis of management of medical equipment archives management, medical equipment, medical equipment, scientific management, rational use of resources, it is important to improve the security of hospital economic benefit and social benefit, and for the hospital energy saving.

【Key words】Hospital; Medical equipments; File management; Discussion

引言

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案資料采集、整理、統(tǒng)計(jì)分析、保存與利用的過(guò)程，其中的中心任務(wù)就是對(duì)有關(guān)設(shè)備的檔案資料進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的保管，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的有效、合理利用，能達(dá)到管好、用好醫(yī)療設(shè)備，提高設(shè)備的利用率，減少醫(yī)療設(shè)備的突發(fā)故障，其目的就是為了最大限度地提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

1、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ),其管理水平的好壞,直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平和“兩個(gè)效益”。必須建立較為全面、規(guī)范、科學(xué)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理體系，使設(shè)備檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化的管理程序并輔以科學(xué)有效的管理。由此醫(yī)療設(shè)備檔案管理的作用就趨于越來(lái)越重要的位置。

2、醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容

2.1申購(gòu)表即向上級(jí)衛(wèi)生行政主管部門(mén)提交申請(qǐng)報(bào)告,其內(nèi)容主要闡述購(gòu)置意向、計(jì)劃、理由、用途、專(zhuān)家論證報(bào)告、設(shè)備的調(diào)研考察報(bào)告、上級(jí)主管部門(mén)對(duì)本單位購(gòu)置該設(shè)備的立項(xiàng)批復(fù)文件。

2.2醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)根據(jù)工作需要進(jìn)行備選機(jī)型,要進(jìn)行廠家、型號(hào)、檔次及售后服務(wù)情況等篩選基礎(chǔ)上，按照貨比三家的原則、確定功能齊全、型號(hào)先進(jìn)、性能好、價(jià)格優(yōu)、消耗低、售后服務(wù)好等做出最后決定。

2.3購(gòu)置的醫(yī)療設(shè)備中各種資料齊全,設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目的申請(qǐng)書(shū)、招標(biāo)文件、中標(biāo)單位的投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同文件、發(fā)票、商檢報(bào)告、進(jìn)口許可證、提貨單、設(shè)備配置清單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)、維修手冊(cè)、線路圖、維修工具、合格證要齊全，以備使用過(guò)程中核對(duì)查詢(xún)對(duì)照。

2.4開(kāi)箱記錄按照合同一一對(duì)照的開(kāi)箱記錄單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、隨機(jī)圖樣。

2.5制定使用該設(shè)備的管理制度設(shè)備的使用操作規(guī)程、操作使用記錄、定期技術(shù)維護(hù)、填寫(xiě)維護(hù)內(nèi)容、維修故障記錄、計(jì)量檢測(cè)報(bào)告及檢測(cè)合格證書(shū)、醫(yī)療設(shè)備引進(jìn)投入正常運(yùn)行后按期統(tǒng)計(jì)其使用率、故障率、找出發(fā)生故障的原因，使其發(fā)揮最佳有效使用率，提高設(shè)備開(kāi)機(jī)率。

2.6醫(yī)療設(shè)備的帳務(wù)檔案建立醫(yī)療設(shè)備帳務(wù)檔案,主要建立項(xiàng)目包括總帳、分類(lèi)帳、分類(lèi)明細(xì)帳。

總帳一式2本，由財(cái)務(wù)科和主管部門(mén)各保存1本；分帳：配備醫(yī)療設(shè)備的科室都應(yīng)建立設(shè)備分帳一式2本，1本由使用科室保存，1本由設(shè)備管理部門(mén)保存，一般由設(shè)備科管理員保管，它反映該科室在用醫(yī)療設(shè)備狀況；分類(lèi)明細(xì)帳一式2本，按設(shè)備價(jià)值高低分類(lèi)建帳，由財(cái)務(wù)科和主管設(shè)備科室各執(zhí)1本，它可以反映同一類(lèi)型的在用設(shè)備的分布數(shù)量和金額情況。

2.7醫(yī)療設(shè)備的報(bào)廢設(shè)備需要報(bào)廢時(shí)要有報(bào)廢原因,由相關(guān)科室提出報(bào)廢申請(qǐng),維修工程師的技術(shù)鑒定表,專(zhuān)家鑒定報(bào)告書(shū),上級(jí)審批文件,報(bào)廢的設(shè)備要銷(xiāo)帳處理，以便準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)醫(yī)院資產(chǎn)。

3、醫(yī)療設(shè)備檔案的管理方法

工作方法為：設(shè)備部兼職檔案員在設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收后，將該設(shè)備中的申請(qǐng)表、訂購(gòu)?fù)ㄖ獑?、?yàn)收?qǐng)?bào)告等收集齊全，并連同設(shè)備綜合文件一起，整理裝訂后向檔案部門(mén)移交，檔案部門(mén)檢查設(shè)備的案卷質(zhì)量、編制檔號(hào)、輸入案卷信息，入庫(kù)上架。儀器設(shè)備報(bào)廢后，檔案部門(mén)根據(jù)設(shè)備的報(bào)廢清單、編制銷(xiāo)毀清冊(cè)、銷(xiāo)毀檔案。

在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系和便于利用查找組卷的原則下，將每項(xiàng)設(shè)備的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理組成一個(gè)或若干個(gè)案卷。將設(shè)備申購(gòu)過(guò)程中形成的檔案和設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中形成的檔案資料一并裝入檔案盒，登記建檔，并進(jìn)行整理編排，歸為一個(gè)案卷。將需要收集的資料收齊，逐一進(jìn)行分類(lèi)整理后，需認(rèn)真填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，擬定案卷封面各欄目，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確。對(duì)進(jìn)口設(shè)備的外文案卷標(biāo)題，要控制在100個(gè)字符以?xún)?nèi)，確定保管限期，原則上隨設(shè)備而存在。

4、醫(yī)療設(shè)備檔案中存在的問(wèn)題

4.1管理意識(shí)淡薄,對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺乏應(yīng)有的重視。

4.2醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不完善。

4.3醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)不高。

5、針對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的問(wèn)題采取改進(jìn)的建議和方法

5.1強(qiáng)化管理意識(shí),健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。

5.2建立完善、系統(tǒng)、規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案，充分利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，應(yīng)用管理軟件管理檔案，提高工作質(zhì)量和工作效率。

5.3提高設(shè)備檔案管理人員的整體素質(zhì),專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平、工作責(zé)任心，充分發(fā)揮檔案管理人員的職能。

結(jié)語(yǔ)

建立和完善醫(yī)療檔案，是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分，是加強(qiáng)科學(xué)管理對(duì)醫(yī)療資源的充分利用，也是降低醫(yī)療成本為醫(yī)院創(chuàng)造更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的重要手段之一。

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