李荀

摘 要 高校辦公室是協(xié)調(diào)高校工作的綜合辦事機構(gòu)，對于協(xié)調(diào)高校各個機構(gòu)的關(guān)系，協(xié)調(diào)學(xué)校與外界的溝通起著重要的樞紐作用。本文主要探討新形勢下高校辦公室的管理工作應(yīng)該從管理理念、管理制度和管理方式等方面進行創(chuàng)新，從而提高整個高校辦公室的辦事效率，適應(yīng)新形勢下高校辦公室的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞 高效辦公室 創(chuàng)新 管理

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A

On the Application of Innovation Management

Model in College Office Management

LI Xun

（Xi'an University of Finance and Economics， Xi'an， Shaanxi 710100）

Abstract University office is coordinating the work of a comprehensive university offices， colleges and universities to coordinate the relationship between the various agencies to coordinate communication between the school and the outside world plays an important pivotal role. This paper focuses on the management of the office under the new situation of the university should be innovative in terms of management philosophy， management systems and management， so as to improve the efficiency of the whole office colleges， colleges and universities to meet the development requirements of the office under the new situation.

Key words efficient office； innovation； management

高校辦公室作為學(xué)校的綜合辦事機構(gòu)，是處理學(xué)校日常事務(wù)、協(xié)調(diào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作、實現(xiàn)學(xué)校與外界良好溝通交流的重要機構(gòu)，在整個管理系統(tǒng)中處于中心位置。高校辦公室既承擔(dān)著一定的行政管理職能，同時又擔(dān)負著教研管理和教學(xué)計劃的執(zhí)行者角色。隨著高校的不斷改革深化，高校辦公室的職能也逐漸向縱深方向發(fā)展，工作內(nèi)容已經(jīng)由單純的科研和教學(xué)管理擴展到學(xué)校的各個領(lǐng)域。因此，過去簡單的管理模式顯然已經(jīng)不能應(yīng)付當(dāng)今復(fù)雜的工作內(nèi)容，高校辦公室應(yīng)該針對目前辦公室內(nèi)部存在的問題，開拓創(chuàng)新，努力提高自己的水平，更好的服務(wù)于學(xué)校工作。本文重點討論了創(chuàng)新型管理模式在高校辦公室管理中的應(yīng)用，從管理理念、管理方式等方面的創(chuàng)新出發(fā)，優(yōu)化高校辦公室的管理工作，以推動高校健康快速發(fā)展。

1 當(dāng)前形勢下高校辦公室管理存在的問題

1.1 管理理念陳舊，職能劃分不清

高校辦公室必須克服過去管理理念陳舊，職能劃分不清的缺點。高校辦公室應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理理念，將服務(wù)至上作為自己的工作準則，加強服務(wù)意識、團隊意識和創(chuàng)新意識。高校辦公室理應(yīng)積極服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)和科研工作，服務(wù)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和全校師生，這是高校辦公室應(yīng)盡的義務(wù)。辦公室所承擔(dān)的任務(wù)更多的是一些煩雜、瑣碎的工作，而每一項工作又要求辦公人員有足夠的耐心和細心，熱情周到，將服務(wù)意識貫穿始終，忠于本職工作，盡心盡力地服務(wù)于教學(xué)科研工作中，促進學(xué)校各項工作的正常運轉(zhuǎn)。此外，高校辦公室還存在著職能劃分不清，目標不明確的問題。隨著高校改革的深化發(fā)展，辦公室職能也應(yīng)該相應(yīng)作出調(diào)整，如果一味地做著日常重復(fù)的工作，不僅工作效率低下，對于創(chuàng)新思維和主觀能動性的發(fā)揮也會產(chǎn)生不利影響，長此以往，辦公室人員只會變得思想僵化，無法面對一些新情況、新問題。因此，高校辦公室必須首先明確自己的服務(wù)范圍和服務(wù)職能，這樣才能更好地發(fā)揮自己的主動性和創(chuàng)造力，更好地服務(wù)于高校工作。

1.2 辦公室工作人員整體素質(zhì)有待提升

辦公室工作講求的是完成工作的效率高、質(zhì)量好，要在保證質(zhì)量的前提下提高辦事效率，協(xié)調(diào)好各方的需求，高校辦公室工作量大，擔(dān)負的責(zé)任也比較重，因此對于辦公室工作人員的政治素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)都提出了比較高的要求，以便滿足高校辦公室的辦公需要。但從目前情況來看，高校辦公室工作人員更多的是由機關(guān)干部、教師、輔導(dǎo)員以及直接留校的本科生等人員組成，大多數(shù)人都沒有接受過系統(tǒng)性的行政管理教育，更多的是從自己的經(jīng)驗出發(fā)，并且存在著學(xué)歷高低不一、水平參差不齊等現(xiàn)象，這就給高校辦公室的工作帶來了一些問題。尤其辦公室的工作比較繁瑣，對于剛剛畢業(yè)的學(xué)生來說，辦公室工作枯燥乏味，容易產(chǎn)生倦怠、消極怠工的現(xiàn)象，這些都不利于辦公室效率的提高。此外，現(xiàn)在是信息化的社會，辦公室工作人員更應(yīng)該具備較高的信息管理水平，這樣不僅能有效提高辦公室的辦事效率，而且能優(yōu)化工作質(zhì)量。

1.3 管理方式落后，管理手段滯后

隨著信息化時代的來臨，各行各業(yè)相繼進入到了網(wǎng)絡(luò)時代。高校辦公室作為溝通學(xué)校各項事務(wù)的中心，更應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展和進步，主動調(diào)整自己以適應(yīng)現(xiàn)階段高標準、高要求的工作需要。目前高校辦公室普遍存在著管理方式落后和管理手段滯后的問題，在管理手段上還是沿用傳統(tǒng)的管理方式，人員之間協(xié)調(diào)和配合得不夠密切，團結(jié)意識和服務(wù)意識不強，這些都阻礙了高校辦公室的進一步發(fā)展和進步。同時，高校辦公室的辦公設(shè)備還較為落后，管理上的信息化也遠遠未能達到要求，缺乏專業(yè)性的信息管理人員，很顯然已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段高校辦公室自動化的要求；從管理手段方面來說，還存在著盲目照搬課本或者僵化的管理理論，將其教條化地應(yīng)用于日常管理工作中。另外，管理制度上也不夠科學(xué)，常常憑借自己的主觀好惡和個人心情作為決策的標準，忽略了整體性和全局性。

2 創(chuàng)新型管理模式在高校辦公室管理中的應(yīng)用

2.1 管理理念的創(chuàng)新

辦公室的管理創(chuàng)新不單單指的是管理方式的創(chuàng)新，管理理念和過程中的創(chuàng)新更是其中的重要一環(huán)。辦公室要實現(xiàn)管理理念的創(chuàng)新，必須改變傳統(tǒng)式的經(jīng)驗管理方式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的科學(xué)管理方式。高校辦公室應(yīng)摒棄過去以參與為主的辦事方式，而應(yīng)該更多地以參謀者的身份參與到高校管理工作中來，積極地為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展出謀劃策，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好內(nèi)外事務(wù)，真正做好本職工作，對于學(xué)校的決策發(fā)展起到不可或缺的作用。高校管理者必須具有全局意識，要有總攬全局的魄力和張力，分清當(dāng)前目標和長遠目標之間的關(guān)系，既著眼于當(dāng)前應(yīng)該完成的任務(wù)，又要具有長遠的發(fā)展眼光，真正做到為學(xué)校的發(fā)展貢獻自己的力量。除了管理者的素質(zhì)需要提高之外，辦公室員工的能力也同樣需要提高，真正實現(xiàn)科學(xué)管理、準確定位，發(fā)揮知識管理的優(yōu)勢，將個體通過學(xué)習(xí)過程獲得新知識、新經(jīng)驗進行整理和分享，達到增長個人知識和經(jīng)驗的作用，同時通過分享的過程，整個團隊從中獲益，運用集體的智慧將這些新知識、新經(jīng)驗消化吸收，從而更好地應(yīng)對各種復(fù)雜的局勢。

2.2 “以人為本”的新型管理方式的應(yīng)用

高校辦公室必須樹立“以人為本”的新型管理方式，注重發(fā)揮個人的主動性和能動性，“以人為本”不僅僅要強調(diào)以辦公室管理者為本，更重要的是以辦公室工作人員為本，將工作人員視為工作的主體，而不是被管理的客體位置。通過了解人的需求和動機，最大限度地激發(fā)人的主動性和創(chuàng)造力，提高辦公室的工作效率。說到底辦公室的工作主要也是與人打交道的，服務(wù)于全校師生，服務(wù)于各系領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校各個機關(guān)部門，特別是隨著高校管理體制改革的深入，師生的主體意識大大加強，這就要求學(xué)校辦公室在服務(wù)內(nèi)容上和服務(wù)方式上進行相應(yīng)的調(diào)整，做到有區(qū)分、有重點的服務(wù)，對于不同需求和不同內(nèi)容的服務(wù)采取不同的服務(wù)方法，真正做到因地制宜、有的放矢?！耙匀藶楸尽钡墓芾矸绞绞琼槕?yīng)時代發(fā)展的要求，符合現(xiàn)代化辦公室管理需要的新型管理方法，特別是作為學(xué)術(shù)水平和文化水平都比較高的高校辦公室，在工作和實踐過程中更要堅持貫徹以人為本。此外，過去傳統(tǒng)的“金字塔式”的管理結(jié)構(gòu)也不適應(yīng)目前的發(fā)展需求，容易變得僵化、封閉，制約了創(chuàng)新和組織整體主體性功能的發(fā)揮，因此，必須積極轉(zhuǎn)變管理方式，充分發(fā)揮高校辦公室的綜合管理效用。

2.3 實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，提高辦事效率

在當(dāng)今信息化社會，自動化辦公在各個行業(yè)里占據(jù)了越來越重要的位置，網(wǎng)上辦公成為大多數(shù)行業(yè)的首選，高校辦公室作為科研教學(xué)的重要輔助部門，更要緊跟時代的發(fā)展步伐，積極實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，提高辦公室工作人員的辦事效率。高校辦公室承擔(dān)著溝通和協(xié)調(diào)的工作，工作強度大也較為煩雜，因此，必須積極發(fā)展現(xiàn)代信息技術(shù)管理創(chuàng)新，擺脫長期依賴于紙質(zhì)的傳統(tǒng)辦公方式，轉(zhuǎn)而發(fā)展網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)，實現(xiàn)無紙化辦公，真正實現(xiàn)了快捷辦公、高效辦公，同時也確保信息處理的及時性和數(shù)據(jù)的準確性。如重要會議的安排部署、校內(nèi)通知與文件的發(fā)布等等，過去主要依靠的是口頭傳達和紙質(zhì)通知，浪費了大量時間和人力，現(xiàn)在只需要通過電腦就能將通知和文件迅速傳達到相關(guān)辦公室和領(lǐng)導(dǎo)手中，節(jié)約人力、物力、財力的同時保證了工作質(zhì)量。此外，網(wǎng)絡(luò)化管理還有利于形成民主化管理模式的形成，教職員工依托網(wǎng)絡(luò)將平時不好當(dāng)面直說的問題發(fā)表到網(wǎng)絡(luò)上，積極進言獻策、參政議政，校領(lǐng)導(dǎo)也可以通過這個平臺廣泛征求意見、集思廣益，這樣不僅可以使決策更加科學(xué)和民主，也成功拉近了校領(lǐng)導(dǎo)與廣大師生之間的關(guān)系。高校辦公室通過網(wǎng)絡(luò)平臺全面了解學(xué)校的各種情況和措施以及未來的發(fā)展目標、發(fā)展方向，以便更好地服務(wù)于這個大的方向和目標，積極發(fā)揮個人的主人翁意識，實現(xiàn)管理的靈活性和高效性。

3 結(jié)束語

綜上所述，高效辦公室作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，對于學(xué)校日常工作的正常運轉(zhuǎn)和學(xué)校政策措施的實施以及學(xué)校未來的發(fā)展都具有極其重要的作用，在高校中占據(jù)著重要地位。如何打造一支高效的辦公室工作人員隊伍成了學(xué)校應(yīng)對未來機遇和挑戰(zhàn)，提升高?？蒲薪虒W(xué)水平的重要一環(huán)。因此，在知識經(jīng)濟的浪潮中，高校辦公室必須順應(yīng)時代的發(fā)展，在管理理念、管理方式和管理手段方面積極開拓創(chuàng)新，辦公室工作人員在服務(wù)于學(xué)校各項工作，積極完成本職工作之外，還應(yīng)該了解高等教育發(fā)展特點和規(guī)律，提高專業(yè)素養(yǎng)，為學(xué)校的發(fā)展獻計獻策，更好地輔助學(xué)校各項事業(yè)的開展工作。此外，辦公人員應(yīng)樹立正確的人生觀、價值觀，愛崗敬業(yè)、甘于奉獻，利用現(xiàn)代化新型管理方式實現(xiàn)管理的科學(xué)化和制度化，建設(shè)快捷、高效的辦公環(huán)境，確保學(xué)校各項工作走上制度化和規(guī)范化，為學(xué)校的發(fā)展貢獻力量。

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