萬 赟 匡文婷

“對比法”在電算化會計自動轉賬教學中的應用

萬 赟 匡文婷

本文對電算化會計自動轉賬及其在教學過程中出現(xiàn)的各種問題進行了分析總結，、并針對這些問題引入“對比法”教學以提高教學質(zhì)量、降低課堂教學錯誤率，使學生熟練掌握自動轉賬功能。

電算化會計；自動轉賬；對比法

一、概述

電算化會計主要是應用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及代替部分由大腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程，整個過程的順利完成依賴財務軟件的有效運行。在賬務處理中，自動轉賬業(yè)務比較特殊，這類業(yè)務種類比較繁雜，數(shù)量比較多，需要通過一定的技術上的計算匯總才能完成，卻有一定的規(guī)律，只要前期轉賬定義準確，下一會計期間若有相同的自動轉賬，不必再轉賬定義，直接選取生成憑證即可，大大減輕了工作量。自動轉賬分為內(nèi)部轉賬和外部轉賬兩種。內(nèi)部轉賬位于總賬系統(tǒng)內(nèi)，包括自定義轉賬、對應結轉、銷售成本結轉、匯兌損益結轉和期間損益結轉。外部轉賬位于其他業(yè)務子系統(tǒng)內(nèi)，其生產(chǎn)的憑證由其所在系統(tǒng)轉入總賬系統(tǒng)。本文討論的是內(nèi)部轉賬。

二、教學中的困惑

自動轉賬過程需分三步完成：選擇自動轉賬類型、轉賬定義和轉賬生成，其中最難處理的是轉賬定義，不同的轉賬類型在轉賬定義中常出現(xiàn)以下問題。

（一）自定義結轉

自定義結轉一般用于涉及到相關賬戶發(fā)生額的情況，如預提短期借款利息，計提職工教育經(jīng)費等。其特點是借貸一方結果需要計算，而另一方結果直接取對方結果即可。需計算的一方在計算中常常出現(xiàn)問題。如預提短期借款利息的分錄為

借：財務費用

貸：應付利息

貸方應付利息的金額公式=本金×月利率=“短期借款”賬戶的期末余額×月利率=QM（“短期借款”，月）×月利率，學生在定義的時候，經(jīng)常不注意將系統(tǒng)默認的公式QM（“應付利息”，月）×月利率中的“應付利息”改成“短期借款”，這種錯誤說明學生沒有完全掌握貸方“應付利息”計算公式的含義。恰當合理地理解并運用函數(shù)公式是進行該種自動轉賬的關鍵。

（二）銷售成本結轉

銷售成本結轉需要滿足以下條件：①庫存商品、主營業(yè)務收入和主營業(yè)務成本三個科目，都必須設有相同的明細科目結構；②庫存商品科目和主營業(yè)務收入科目下的明細科目，都必須設置數(shù)量核算，這樣才能保證期初有庫存數(shù)量，當填制發(fā)生銷售業(yè)務的記賬憑證時可以錄入銷售的數(shù)量，期末才有可結轉的銷售數(shù)量。③結轉前所有的日常業(yè)務憑證已經(jīng)記賬，只有記過了賬的憑證，數(shù)據(jù)才被系統(tǒng)輸入識別，才能保證銷售成本結轉正確。

學生在這個過程中，常常是設置了庫存商品和主營業(yè)務收入明細而忘了主營業(yè)務成本明細，對庫存商品科目設置數(shù)量核算又忘了對主營業(yè)務收入科目下的明細科目設置數(shù)量核算，也常常因為沒有對憑證進行記賬而使得系統(tǒng)獲取不了數(shù)據(jù)而報錯。

學生以上錯誤說明他們并沒有完全掌握主營業(yè)務成本是由庫存商品結轉而來，主營業(yè)務成本=已經(jīng)銷售的庫存商品數(shù)量×（庫存商品期初余額÷期初數(shù)），已經(jīng)銷售的庫存商品數(shù)量由應收系統(tǒng)銷售發(fā)票數(shù)據(jù)得到。

（三）期間損益結轉

期間損益結轉先要確定憑證類別，再輸入本年利潤科目即“本年利潤”，然后再選擇結轉收入或結轉支出，進行全部結轉，計算機會自動判斷該結轉哪幾個損益類科目。生成轉賬憑證：

①借：收入類賬戶

貸：本年利潤

②借：本年利潤

貸：支出類賬戶

由于期間損益結轉的金額來源于損益類賬戶賬簿上的發(fā)生額，并非憑證上的金額，所以期間損益結轉的前提條件是在做該結轉前，要將所有憑證審核記賬，才能使得當前會計期間所發(fā)生的所有損益被順利結轉。而學生往往忽視審核記賬這一步，在還有為記賬憑證的情況下進行損益結轉，造成數(shù)據(jù)錯誤，因為此時結轉的數(shù)據(jù)只包含了已記賬的損益類賬戶數(shù)據(jù)而把未記賬的損益類賬戶數(shù)據(jù)排除在外。

三、“對比法”的具體應用

（一）自定義結轉的對比

1.核算背景相同。無論是手工會計還是電算化會計，自定義結轉都是基于預提、計提等內(nèi)容考慮的，核算的出發(fā)點是相同的。

2.會計確認相同。在兩種核算方式下，自定義結轉都是依據(jù)權責發(fā)生制原則和收入與費用配備原則，將結轉內(nèi)容計入本期費用，采用歷史成本計量，計量屬性相同。

3.金額計量相同。在兩種核算方式下，每期應分攤的利息、折舊費用、報刊費等費用的計算方法和金額是相同的。

4.記賬時間可不同。在手工會計下，一般來說，預提發(fā)生在月初，計提發(fā)生在月末。但在電算化會計中，根據(jù)總賬系統(tǒng)各模塊的設置順序，一般是先根據(jù)日程業(yè)務填制憑證，等日常業(yè)務全部處理之后再做轉賬，因此，這部分內(nèi)容的時間一般發(fā)生在月末。即使不是發(fā)生在月末，也可以通過刪除“制單序時控制”的勾，在月末記賬。

（二）銷售成本結轉的對比

1.科目及其結構相同。兩種核算方式下，要進行銷售成本結轉，需在庫存商品、主營業(yè)務收入和主營業(yè)務成本三個科目下設相同的明細科目結構。

2.在電算化會計下，庫存商品科目和主營業(yè)務收入科目下的明細科目，都必須設置數(shù)量核算，這樣才能保證期初有庫存數(shù)量，當填制發(fā)生銷售業(yè)務的記賬憑證時可以錄入銷售的數(shù)量，期末才有可結轉的銷售數(shù)量。手工會計下，只要填制數(shù)量金額式明細賬的時候登記相應數(shù)量即可。

3.在電算化會計下，必須保證結轉前所有的日常業(yè)務憑證已經(jīng)記賬，只有記過了賬的憑證數(shù)據(jù)才被系統(tǒng)輸入識別，才能保證銷售成本結轉正確。手工會計下，成本的結轉沒有這個要求。

4.電算化會計下設置比較繁瑣，但因為是自動核算，速度快，數(shù)據(jù)準確，不容易出錯。手工會計下的成本結轉設置雖然設置沒那么繁瑣，但因為非自動核算，因此核算速度較慢，且準確度不及電算化會計。

（三）期間損益結轉的對比

1.設置程序不同。在電算化會計下，期間損益的結轉需要先設置，即先做轉賬定義才能做轉賬生成。手工會計不需要定義，可以直接結轉。

2.制單數(shù)量可不同。電算化會計下，可將收入和費用結轉在同一張憑證上，即生成一張損益結轉憑證。手工會計下一般是將收入類賬戶余額結轉到“本年利潤”賬戶為并形成一張憑證，將費用類賬戶余額結轉到“本年利潤”賬戶形成另一張憑證。

3.電算化會計下，在期末損益結轉之前所生成的憑證必須要審核記賬，否則未記賬的憑證數(shù)據(jù)無法在系統(tǒng)中更新，無法進行結轉，造成已結轉數(shù)據(jù)少于應結轉數(shù)據(jù)而出現(xiàn)錯誤。而在手工會計下沒有此要求。

4.電算化會計下，轉賬定義是不受控制的，可以無限制的重復結轉并生成憑證，這就會造成憑證重復導致數(shù)據(jù)錯誤。而手工會計下的損益結轉不會出現(xiàn)因重復結轉而數(shù)據(jù)錯誤的情況。只是因手工結轉，導致對收入和費用的統(tǒng)計比較費時。

四、小結

自動轉賬過程中出現(xiàn)的許多問題往往是因為對其核算內(nèi)容理解不到位、對核算程序含混不清造成的。在自動轉賬教學過程中引入“對比法”，在對比中讓學生進一步理解會計核算內(nèi)容及核算程序，通過手工會計與電算化的對比，進一步掌握電算化核算方法，有效規(guī)避操作錯誤，提高操作效率。

[1]趙英麗.用友財務軟件期末自動轉賬功能的探析[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計,2013(08).

[2]師銀萍,梅青.對會計電算化“自動轉賬功能”教學的探討[J].中國管理信息,2013(11).

（作者單位：南昌大學科學技術學院）