劉若瑾

讀者信息檔案是圖書館特有的一種信息來源，是圖書館開展讀者服務(wù)工作的依據(jù)。但目前讀者信息檔案管理模式并不理想，其信息大都來自流通記錄、讀者座談會、問卷調(diào)查，零散且流于形式，給圖書館管理與讀者服務(wù)工作帶來極大不便。因此，探索與建立一個(gè)科學(xué)合理、操作簡便的讀者信息檔案管理模式，對于全面做好讀者服務(wù)工作、樹立以人為本的服務(wù)理念具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理的必要性

卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理是指圖書館按照本館實(shí)有讀者數(shù)（包括持證讀者與臨時(shí)讀者）建立專業(yè)的讀者信息數(shù)據(jù)庫，按照設(shè)定的具有固定格式的數(shù)字卡片填寫讀者信息。對讀者實(shí)行一人一卡，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)完成對讀者信息檔案進(jìn)行錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、匯總、計(jì)算等功能需求，實(shí)現(xiàn)讀者信息檔案管理系統(tǒng)化和數(shù)字化目標(biāo)，構(gòu)建對讀者信息方便、快捷、準(zhǔn)確的動態(tài)管理模式，提高圖書館服務(wù)能力和管理水平。

1.1 卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理是圖書館自身發(fā)展的需要。謀求自身發(fā)展是圖書館的天職，而圖書館的可持續(xù)發(fā)展在于被社會所需要，被讀者所認(rèn)可。這就需要圖書館更為深入地了解每一位讀者顯性或隱性的個(gè)性化需求。而讀者信息檔案無疑是圖書館了解讀者、走近讀者、研究讀者的最佳途徑。

1.2 卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理是滿足讀者個(gè)性化需求的需要。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會的進(jìn)步，個(gè)體對知識的需求日益呈現(xiàn)出多元化、多樣化、多層次化的特點(diǎn)。圖書館為滿足讀者的這種需求特點(diǎn)，就要利用自身的專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢與資源優(yōu)勢，對各類信息進(jìn)行專業(yè)化加工與整理，有針對性地推介給讀者，變“人找知識”為“知識找人”，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，使讀者在最短的時(shí)間獲取足夠量的信息。

1.3 卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理是圖書館資源建設(shè)的需要。隨著數(shù)字化服務(wù)的發(fā)展，圖書館的資源結(jié)構(gòu)與館藏建設(shè)方向也處于不斷的發(fā)展變化之中。為順應(yīng)這一變化，圖書館就要進(jìn)行針對性的調(diào)查研究，了解讀者的信息需求及特點(diǎn)，制定符合讀者需求的圖書館藏書發(fā)展規(guī)劃，合理確定紙質(zhì)書刊與數(shù)字資源的館藏比例，以及各種學(xué)科、各類信息載體的經(jīng)費(fèi)比例。對讀者群的群體檔案研究，能幫助圖書館在資源建設(shè)方面獲得更大的精確性和有效性。

2. 卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理的可行性

2.1 免費(fèi)開放資金的投入給予了經(jīng)費(fèi)保障。2011年1月26日，財(cái)政部、文化部聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于推進(jìn)全國美術(shù)館、公共圖書館、文化館（站）免費(fèi)開放工作的意見》，同年底，全國公共圖書館全部免費(fèi)開放。地市級圖書館、文化館的補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)是50萬元，縣級圖書館、文化館的補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)是20萬元，鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)是5萬元。全國公共圖書館免費(fèi)開放的實(shí)施，專項(xiàng)資金的有效投入，緩解了圖書館經(jīng)費(fèi)不足，為圖書館成立專門的檔案管理部門提供了資金保障。

2.2 高學(xué)歷人才的引進(jìn)滿足了專業(yè)人員需求。受編制的制約，長期以來公共圖書館機(jī)構(gòu)簡單，人員偏少，身兼數(shù)職的現(xiàn)象很普遍，嚴(yán)重制約了圖書館事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著人事改革的不斷深入，各地各部門陸續(xù)啟動了高學(xué)歷人才引進(jìn)計(jì)劃，圖書館作為公益性事業(yè)單位也受益匪淺。引進(jìn)高學(xué)歷人才專業(yè)技能熟練、創(chuàng)新意識強(qiáng)、年輕有朝氣，且不受編制限制，為圖書館檔案管理部門的設(shè)置提供了有力的人才保障。

2.3 圖書館專業(yè)技術(shù)人員提供了技術(shù)支持。北京大學(xué)吳慰慈教授在《圖書館學(xué)概論》一書中指出，圖書館學(xué)與檔案學(xué)是直接關(guān)聯(lián)的學(xué)科，具有同族關(guān)系，它們都是研究與文獻(xiàn)信息管理和利用相關(guān)的工作的學(xué)科。特別是在文獻(xiàn)采選、分編、典藏與流通、檢索和利用等方面，具有很大的相似性。由此可見，圖書館在讀者信息檔案管理方面具有天然的專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢。

3 卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理模式構(gòu)建

3.1 卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理應(yīng)遵循的原則

3.1.1 集中與分散相結(jié)合。成立讀者信息檔案管理中心（以下簡稱“管理中心”），設(shè)立專職檔案管理員，對讀者信息檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，同時(shí)還兼顧借閱證的辦理與退證工作。由于服務(wù)窗口與讀者的零距離接觸，所以對讀者信息需求更為了解，可考慮服務(wù)窗口由一名館員兼職讀者信息檔案工作。

3.1.2 數(shù)字與紙質(zhì)相結(jié)合。數(shù)字化檔案為開展檔案信息服務(wù)工作提供了良好的條件，可以一站式實(shí)現(xiàn)讀者信息的查閱、復(fù)制和下載等。紙質(zhì)檔案在使用、整理等方面雖然相對繁瑣，但穩(wěn)定、不易破壞和誤刪的優(yōu)勢是數(shù)字化無法比擬的。我們要堅(jiān)持?jǐn)?shù)字為主，紙質(zhì)為輔，數(shù)字與紙質(zhì)相結(jié)合的原則。

3.1.3 重點(diǎn)與普通相結(jié)合。讀者的個(gè)人偏好、閱讀習(xí)慣、閱讀需求等因人而異，臨時(shí)讀者與長期讀者的閱讀需求也是不盡相同，因此圖書館應(yīng)區(qū)別對待、分類管理。圖書館可以根據(jù)讀者的到館次數(shù)、借閱記錄、持證時(shí)間等因素，將讀者劃分為普通讀者和重點(diǎn)讀者。對重點(diǎn)讀者實(shí)施重點(diǎn)管理與服務(wù)的同時(shí)，不放松對普通讀者的管理。

3.2 設(shè)計(jì)讀者信息檔案管理卡片

3.2.1 讀者信息檔案管理卡片格式。讀者信息檔案管理卡片要全面地反映每一位讀者信息，包括讀者的基本信息、興趣、愛好以及特殊需求等，卡片的基本格式為：

3.2.2 讀者信息檔案管理卡片說明：

⑴卡片中表頭項(xiàng)目。編號是所有到館讀者填寫本卡時(shí)的序列號，包括持證讀者和臨時(shí)讀者。臨時(shí)讀者編號用“L”開頭，位數(shù)可根據(jù)讀者數(shù)量情況自定。例如：L000001，則表示本館的第一位臨時(shí)讀者的信息卡片。同理，持證讀者的編號則為C000001，表示本館的第一位持證讀者的信息卡片；讀者證號：按照實(shí)際讀者證編號填寫；狀態(tài)：持證或是退證。

⑵卡片中表格內(nèi)項(xiàng)目

押金：金額欄根據(jù)所收押金情況如實(shí)填寫，此卡片也兼有讀者押金明細(xì)活頁張的作用；

未交原因：填寫由誰負(fù)責(zé)免交及為什么免交。退證原因：這一項(xiàng)的填寫尤為重要，它是分析圖書館工作到位與否的重要指標(biāo)。在讀者辦理退證時(shí)，經(jīng)辦人員有責(zé)任認(rèn)真了解其退證的真正原因，并根據(jù)其退證原因即時(shí)拿出處理辦法。

利用圖書館的目的、閱讀傾向、興趣、愛好、習(xí)慣、特殊需求等，則是圖書館個(gè)性化服務(wù)的需要，需檔案管理員指導(dǎo)讀者認(rèn)真填寫。

3.3 讀者信息檔案數(shù)字化管理流程

3.3.1 成立讀者信息檔案管理中心。讀者信息檔案管理中心設(shè)在圖書館人流交匯的大廳，既負(fù)責(zé)讀者信息檔案的管理，又負(fù)責(zé)讀者辦證、退證、咨詢等工作；各部室分設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)讀者閱讀需求信息的更新與維護(hù)工作。

3.3.2 建立讀者信息檔案數(shù)據(jù)庫。指派或聘請專業(yè)人員建立讀者信息檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫管理員主要負(fù)責(zé)《讀者信息檔案管理卡片》的上傳、更新或注銷等工作。

設(shè)計(jì)友好的讀者信息檔案界面。主頁面分為新增讀者、更新讀者、重點(diǎn)讀者、退證讀者四大模塊。系統(tǒng)中諸如錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、匯總等功能應(yīng)完備、易操作，以保證讀者信息的快速獲取。另外，還要做好讀者信息檔案的保密工作，以免因管理不善造成侵權(quán)，引起不必要的糾紛。

3.3.3 卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理流程

⑴辦證讀者首先到管理中心填寫《讀者信息檔案管理卡片》——檔案管理員據(jù)此進(jìn)行數(shù)字化錄入——通過后臺管理平臺上傳到數(shù)據(jù)庫——具有審核資格的管理員對其進(jìn)行審核與發(fā)布——數(shù)據(jù)庫主頁面根據(jù)上傳時(shí)間的先后順序按照讀者證編號對其依次顯示——擁有權(quán)限的每一位成員都可以通過主頁面隨意查看讀者信息，了解讀者的需求變化——打印《讀者信息檔案管理卡片》、開具收據(jù)收取押金、復(fù)印該讀者身份證一并作為該讀者的原始檔案存檔。⑵日常工作中，讀者可隨時(shí)在檔案管理中心或窗口填寫自己的閱讀、服務(wù)需求，然后由檔案管理員對其進(jìn)行更新，并將其移至“更新讀者”模塊。⑶讀者退證時(shí)，須出示與辦證時(shí)留存一致的身份證原件。退證手續(xù)辦理完畢，該《讀者信息檔案管理卡片》移至“退證讀者”模塊。年終，按照“編號”整理裝訂紙質(zhì)的“退證”讀者信息檔案卡并長期存檔。⑷定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與備份，確保數(shù)據(jù)的安全完整與穩(wěn)定。⑸定期根據(jù)讀者的閱讀量、到館次數(shù)、持證時(shí)間等指標(biāo)確定本館的重點(diǎn)讀者，為他們提供專題服務(wù)或定題服務(wù)。⑹每年終了，檔案管理中心對讀者借閱證增減情況、讀者的需求變化進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，出具本館資源建設(shè)與服務(wù)意見，為館領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考。

4 結(jié)語：

讀者信息檔案的科學(xué)管理，是圖書館以人為本的具體體現(xiàn)，是讀者服務(wù)工作的重要組成部分。把卡片式讀者信息檔案的數(shù)字化管理引入圖書館業(yè)務(wù)工作中，能夠及時(shí)、全面、客觀地反映讀者的信息需求。它是一種全新的讀者信息管理方法，是一種新的嘗試，目前，卡片式讀者信息檔案管理在實(shí)踐上尚屬空白，理論研究還不夠成熟。因此，需要專家學(xué)者們進(jìn)一步深入研究，且能在實(shí)踐中使之趨于合理和完善，從而使圖書館讀者服務(wù)管理工作更加符合讀者需求。

（作者單位：濮陽市圖書館 來稿日期：2014-04-16）

利用圖書館的目的、閱讀傾向、興趣、愛好、習(xí)慣、特殊需求等，則是圖書館個(gè)性化服務(wù)的需要，需檔案管理員指導(dǎo)讀者認(rèn)真填寫。

3.3 讀者信息檔案數(shù)字化管理流程

3.3.1 成立讀者信息檔案管理中心。讀者信息檔案管理中心設(shè)在圖書館人流交匯的大廳，既負(fù)責(zé)讀者信息檔案的管理，又負(fù)責(zé)讀者辦證、退證、咨詢等工作；各部室分設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)讀者閱讀需求信息的更新與維護(hù)工作。

3.3.2 建立讀者信息檔案數(shù)據(jù)庫。指派或聘請專業(yè)人員建立讀者信息檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫管理員主要負(fù)責(zé)《讀者信息檔案管理卡片》的上傳、更新或注銷等工作。

設(shè)計(jì)友好的讀者信息檔案界面。主頁面分為新增讀者、更新讀者、重點(diǎn)讀者、退證讀者四大模塊。系統(tǒng)中諸如錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、匯總等功能應(yīng)完備、易操作，以保證讀者信息的快速獲取。另外，還要做好讀者信息檔案的保密工作，以免因管理不善造成侵權(quán)，引起不必要的糾紛。

3.3.3 卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理流程

⑴辦證讀者首先到管理中心填寫《讀者信息檔案管理卡片》——檔案管理員據(jù)此進(jìn)行數(shù)字化錄入——通過后臺管理平臺上傳到數(shù)據(jù)庫——具有審核資格的管理員對其進(jìn)行審核與發(fā)布——數(shù)據(jù)庫主頁面根據(jù)上傳時(shí)間的先后順序按照讀者證編號對其依次顯示——擁有權(quán)限的每一位成員都可以通過主頁面隨意查看讀者信息，了解讀者的需求變化——打印《讀者信息檔案管理卡片》、開具收據(jù)收取押金、復(fù)印該讀者身份證一并作為該讀者的原始檔案存檔。⑵日常工作中，讀者可隨時(shí)在檔案管理中心或窗口填寫自己的閱讀、服務(wù)需求，然后由檔案管理員對其進(jìn)行更新，并將其移至“更新讀者”模塊。⑶讀者退證時(shí)，須出示與辦證時(shí)留存一致的身份證原件。退證手續(xù)辦理完畢，該《讀者信息檔案管理卡片》移至“退證讀者”模塊。年終，按照“編號”整理裝訂紙質(zhì)的“退證”讀者信息檔案卡并長期存檔。⑷定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與備份，確保數(shù)據(jù)的安全完整與穩(wěn)定。⑸定期根據(jù)讀者的閱讀量、到館次數(shù)、持證時(shí)間等指標(biāo)確定本館的重點(diǎn)讀者，為他們提供專題服務(wù)或定題服務(wù)。⑹每年終了，檔案管理中心對讀者借閱證增減情況、讀者的需求變化進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，出具本館資源建設(shè)與服務(wù)意見，為館領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考。

4 結(jié)語：

讀者信息檔案的科學(xué)管理，是圖書館以人為本的具體體現(xiàn)，是讀者服務(wù)工作的重要組成部分。把卡片式讀者信息檔案的數(shù)字化管理引入圖書館業(yè)務(wù)工作中，能夠及時(shí)、全面、客觀地反映讀者的信息需求。它是一種全新的讀者信息管理方法，是一種新的嘗試，目前，卡片式讀者信息檔案管理在實(shí)踐上尚屬空白，理論研究還不夠成熟。因此，需要專家學(xué)者們進(jìn)一步深入研究，且能在實(shí)踐中使之趨于合理和完善，從而使圖書館讀者服務(wù)管理工作更加符合讀者需求。

（作者單位：濮陽市圖書館 來稿日期：2014-04-16）

利用圖書館的目的、閱讀傾向、興趣、愛好、習(xí)慣、特殊需求等，則是圖書館個(gè)性化服務(wù)的需要，需檔案管理員指導(dǎo)讀者認(rèn)真填寫。

3.3 讀者信息檔案數(shù)字化管理流程

3.3.1 成立讀者信息檔案管理中心。讀者信息檔案管理中心設(shè)在圖書館人流交匯的大廳，既負(fù)責(zé)讀者信息檔案的管理，又負(fù)責(zé)讀者辦證、退證、咨詢等工作；各部室分設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)讀者閱讀需求信息的更新與維護(hù)工作。

3.3.2 建立讀者信息檔案數(shù)據(jù)庫。指派或聘請專業(yè)人員建立讀者信息檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫管理員主要負(fù)責(zé)《讀者信息檔案管理卡片》的上傳、更新或注銷等工作。

設(shè)計(jì)友好的讀者信息檔案界面。主頁面分為新增讀者、更新讀者、重點(diǎn)讀者、退證讀者四大模塊。系統(tǒng)中諸如錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、匯總等功能應(yīng)完備、易操作，以保證讀者信息的快速獲取。另外，還要做好讀者信息檔案的保密工作，以免因管理不善造成侵權(quán)，引起不必要的糾紛。

3.3.3 卡片式讀者信息檔案數(shù)字化管理流程

⑴辦證讀者首先到管理中心填寫《讀者信息檔案管理卡片》——檔案管理員據(jù)此進(jìn)行數(shù)字化錄入——通過后臺管理平臺上傳到數(shù)據(jù)庫——具有審核資格的管理員對其進(jìn)行審核與發(fā)布——數(shù)據(jù)庫主頁面根據(jù)上傳時(shí)間的先后順序按照讀者證編號對其依次顯示——擁有權(quán)限的每一位成員都可以通過主頁面隨意查看讀者信息，了解讀者的需求變化——打印《讀者信息檔案管理卡片》、開具收據(jù)收取押金、復(fù)印該讀者身份證一并作為該讀者的原始檔案存檔。⑵日常工作中，讀者可隨時(shí)在檔案管理中心或窗口填寫自己的閱讀、服務(wù)需求，然后由檔案管理員對其進(jìn)行更新，并將其移至“更新讀者”模塊。⑶讀者退證時(shí)，須出示與辦證時(shí)留存一致的身份證原件。退證手續(xù)辦理完畢，該《讀者信息檔案管理卡片》移至“退證讀者”模塊。年終，按照“編號”整理裝訂紙質(zhì)的“退證”讀者信息檔案卡并長期存檔。⑷定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與備份，確保數(shù)據(jù)的安全完整與穩(wěn)定。⑸定期根據(jù)讀者的閱讀量、到館次數(shù)、持證時(shí)間等指標(biāo)確定本館的重點(diǎn)讀者，為他們提供專題服務(wù)或定題服務(wù)。⑹每年終了，檔案管理中心對讀者借閱證增減情況、讀者的需求變化進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，出具本館資源建設(shè)與服務(wù)意見，為館領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考。

4 結(jié)語：

讀者信息檔案的科學(xué)管理，是圖書館以人為本的具體體現(xiàn)，是讀者服務(wù)工作的重要組成部分。把卡片式讀者信息檔案的數(shù)字化管理引入圖書館業(yè)務(wù)工作中，能夠及時(shí)、全面、客觀地反映讀者的信息需求。它是一種全新的讀者信息管理方法，是一種新的嘗試，目前，卡片式讀者信息檔案管理在實(shí)踐上尚屬空白，理論研究還不夠成熟。因此，需要專家學(xué)者們進(jìn)一步深入研究，且能在實(shí)踐中使之趨于合理和完善，從而使圖書館讀者服務(wù)管理工作更加符合讀者需求。

（作者單位：濮陽市圖書館 來稿日期：2014-04-16）