劉麗紅

水政執(zhí)法檔案是水行政執(zhí)法監(jiān)察人員在水行政執(zhí)法活動中形成的，具有一定保存價值，并按歸檔制度作為真實的歷史記錄集中統(tǒng)一保管起來的文字、圖表、照片、錄像錄音帶等各種文件資料。它是水政執(zhí)法活動的結(jié)果，記載了執(zhí)法活動的真實情況，它不但承擔(dān)著一般文書檔案的查找利用職能，還是行政法律訴訟的依據(jù)性法律性文件。

一、水政執(zhí)法案件管理中存在的問題及原因

1、案卷收集不齊全，歸檔不及時

水政執(zhí)法案卷不但有一般文書檔案的性能，同時具有法律文書的法律憑證性能，所以其齊全完整尤為重要。在目前的管理過程中，水政執(zhí)法檔案存在管理分散、缺失不全問題。造成這個問題的原因，一是我市水政執(zhí)法隊伍的橫向指導(dǎo)、縱向監(jiān)管的職責(zé)不清，市水政監(jiān)察綜合執(zhí)法支隊與其它水利業(yè)務(wù)部門、科室管理、執(zhí)法有交叉。各水利業(yè)務(wù)部門有的自行處理、自行立卷歸檔；有的直接融合到了業(yè)務(wù)工作中，沒有形成專門的水政執(zhí)法檔案。二是秦皇島市市級水政執(zhí)法隊伍與各區(qū)、縣的水政執(zhí)法隊伍的縱向監(jiān)管職責(zé)不明確，造成區(qū)、縣執(zhí)法隊伍各自處罰、各自管理立卷。同時處罰完畢后不能及時主動向市水政執(zhí)法支隊檔案室移交，造成水政執(zhí)法案卷在各業(yè)務(wù)科室和區(qū)、縣均有散落，對集中保管、提供利用造成困難。

2、卷內(nèi)文件排列不規(guī)范，材料有缺失

秦皇島市的水政執(zhí)法案卷目前案卷狀況是有單獨排列的、有按文書檔案屬性排列的、也有單獨排列與文書檔案屬性相結(jié)合排列的；同時存在結(jié)論、決定、結(jié)案處理性文件與依據(jù)材料不分先后，隨意穿插排列的；有的案卷還存在材料不齊、證據(jù)材料缺失等問題，這些造成收集上來的案卷有很多各不相同，為今后的查找利用造成隱患。造成上述問題的原因主要是因為水政執(zhí)法檔案保管分散、管理人員素質(zhì)參差不齊，沒有針對水政執(zhí)法檔案管理的規(guī)范性文件。

在實際工作中，水政執(zhí)法檔案證據(jù)資料缺失造成的危害已逐漸顯現(xiàn)。去年的一起水政處罰案件中，由于當(dāng)事人對海港區(qū)水政監(jiān)察支隊的水土保持處罰款項不服，向法院提起訴訟。在應(yīng)訴過程中，水政執(zhí)法部門在水政執(zhí)法案卷中查找不到該地方被建成建筑物前植被狀況原貌照片，只有文字記錄，很難有說服力，（因為處罰力度是根據(jù)原地點原水土損失程度決定的）。由于卷內(nèi)缺少損害前水政執(zhí)法人員現(xiàn)場取證照片，使水政部門的應(yīng)訴工作產(chǎn)生了極大難度。造成這個問題的原因主要是執(zhí)法人員檔案意識不強，只注重水政執(zhí)法行為的程序和結(jié)果，而沒有檔案積累意識。

3、卷內(nèi)文件填寫問題突出

在對收集上來的水政執(zhí)法案卷進行整理的過程中，我們發(fā)現(xiàn)，有的執(zhí)法文書字跡潦草，用圓珠筆書寫；有的有隨意涂改的現(xiàn)象；有的案卷送達(dá)回證中沒有當(dāng)事人的簽字；個別案卷承辦人及領(lǐng)導(dǎo)審批簽字是機打的；詢問筆錄中沒有注明“記錄屬實”字樣；有的詢問筆錄只有一名執(zhí)法人員簽字；有的案卷的行政處罰告知書中被告人簽字時間早于發(fā)案時間等。這些問題的出現(xiàn)主要是因為水政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不過硬，檔案知識缺乏造成的。因為水政執(zhí)法案卷的法律文書憑證的特性，很多材料不能隨便補充、修改，這樣對案卷質(zhì)量造成了很大影響。

二、加強水政執(zhí)法檔案管理的對策

1、理順管理體制，促進水政執(zhí)法檔案統(tǒng)一、系統(tǒng)管理

在目前存在的水政執(zhí)法檔案管理問題中，重要的源頭因素就是由于水政執(zhí)法機構(gòu)的管理機制不順暢，造成移交、歸檔混亂。由于市、區(qū)、縣水政執(zhí)法機構(gòu)之間管理權(quán)限交叉重疊，縱向職權(quán)劃分不清，造成水政執(zhí)法檔案處于多頭管理狀態(tài)。同時很多保管單位不能對相關(guān)的執(zhí)法檔案內(nèi)容進行及時補充，使水政執(zhí)法檔案依據(jù)性缺乏。所以建立順暢、清晰、明確的水行政執(zhí)法管理體制，不僅是水政執(zhí)法管理工作的迫切需要，也是水政檔案管理工作的必然要求。

2、建立水政執(zhí)法檔案管理制度，促進水政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理

制定水政執(zhí)法檔案管理各項規(guī)章制度，是做好水政執(zhí)法檔案管理工作的關(guān)鍵，是規(guī)范管理者行為的主要手段。在我市現(xiàn)有水政檔案存在的問題中，我們看到卷內(nèi)文件目錄與卷內(nèi)文書名稱不一致、文書裝訂不整齊，排列不規(guī)范、無目錄等問題屢屢出現(xiàn)。這些問題的存在都是因為沒有統(tǒng)一的“水政檔案管理制度”來制約立卷歸檔工作，而是由基層檔案管理人員和執(zhí)法人員憑借自己的工作經(jīng)驗和一般文書檔案的知識來管理而造成的。要想使水政執(zhí)法檔案更好地服務(wù)于水政執(zhí)法工作，必須健全機制，全市水務(wù)系統(tǒng)實施統(tǒng)一的行政執(zhí)法文書樣本，按照統(tǒng)一的“水政檔案管理辦法”要求搜集、整理、歸檔、立卷，遵循一致的案卷樣式、裝訂格式、排列順序。

3、全面提高水政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識

加強水政執(zhí)法人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，不但是水政執(zhí)法工作的需要，也是水政執(zhí)法檔案管理的必然要求。水行政執(zhí)法人員不熟悉水行政處罰的業(yè)務(wù)知識，是造成水行政處罰案卷上述問題的一個基本原因。如案卷中有被處罰文書與繳款文書主體不一致現(xiàn)象；檢查筆錄、詢問筆錄、行政處罰決定書等不同的法律文書中對違法事實的基本要素記述不一致；詢問筆錄中缺少“以上情況屬實”“和我說的一樣”的意思表示；授權(quán)委托書制度不規(guī)范；時間倒置，處罰決定書日期和水行政機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)或決定日期不一致等。同時，個別執(zhí)法人員檔案意識缺乏，只重實體，認(rèn)為只要把違法事實查清了，追究了當(dāng)事人的違法責(zé)任就行了，不注重問題材料的形成和積累。水政執(zhí)法檔案記錄了水政執(zhí)法人員依法管水的具體過程，是依法行政的重要依據(jù)，因此，執(zhí)法人員必須增強檔案管理意識，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)知識，自覺遵守，身體力行。

4、加強水政檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能

首先，要選擇政治素質(zhì)較好，熟悉檔案管理工作，懂得水政法律法規(guī)，熱心于水政執(zhí)法工作和責(zé)任心較強的執(zhí)法人員擔(dān)任水政執(zhí)法檔案的管理人員。同時，要加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)。水政執(zhí)法工作的不斷深入推進、檔案管理技術(shù)的新發(fā)展，都對水政檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員既要掌握水政法律法規(guī)、水政執(zhí)法程序和檔案管理的基本知識；又要學(xué)會檔案的實際操作技能，做到理論聯(lián)系實際。同時還要適應(yīng)時代的發(fā)展要求，掌握計算機應(yīng)用技術(shù)，適應(yīng)電子文件檔案的管理需要，隨時注重自己整體素質(zhì)的完善提高，這樣才能適應(yīng)新時期水政檔案管理工作的需要。

總之，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，新問題不斷出現(xiàn)，我國水資源可持續(xù)利用面臨著嚴(yán)峻的形勢。全面推進依法行政，實現(xiàn)依法治水，依法管水的重要性、緊迫性要求我們不斷加大水行政執(zhí)法管理力度。隨之，水政執(zhí)法檔案將越來越在其中發(fā)揮重要的作用，做好水政執(zhí)法檔案管理工作，為水資源的可持續(xù)利用保駕護航。

（作者單位：秦皇島市政府節(jié)約用水辦公室）endprint