黃文平

摘要：隨著計算機網(wǎng)絡技術的普遍應用，計算機技術在檔案管理工作中發(fā)揮的作用也越來越大，檔案管理工作也由最初的手工作業(yè)進入了一個由計算機管理的全新模式。該文從計算機技術在現(xiàn)行檔案管理中的特點、作用、存在問題及改進措施等幾個方面探討和研究，以期能夠更加深入的了解計算機技術在檔案管理中的應用，進而全面提高檔案管理水平和服務水平。

關鍵詞：計算機技術；網(wǎng)絡技術；檔案管理

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）12-2895-03

Discussion on Application of Computer Technology in The Existing in The Archives Management

HUANG Wen-ping

（Confidential Archives Science， Anhui Television Office， Hefei 23000，China）

Abstract： With the widespread application of computer network technology， Use of computer technology in file management is more important than ever before .Archives management is just changing the original manual operation into a new model of the computer management. This paper devotes and researches some file-characteristics 、roles and problems in files-process-system in the current computers files sphere， In order to understand the application of computers files ，then improve comprehensively the level of archives management and service standard.

Key words： computer technology； network technology； file management

計算機技術的發(fā)展在各個領域得到了廣泛應用，幾乎每一項計算機信息處理的新技術，都及時被用于檔案管理的工作環(huán)節(jié)，解決了工作中的一個又一個問題。從單純的檔案目錄信息管理開始，到文檔一體化管理、檔案全文管理與檢索到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，例如用于檔案退變字跡的信息增強恢復處理、檔案管理安全監(jiān)測、庫房保管環(huán)境自動控制等。檔案信息的多樣性，及其巨大的數(shù)量，為新技術的應用提供了廣闊的天地，所以，探討計算機技術如何在檔案管理中發(fā)揮更好的作用及需要解決的問題顯得非常必要。

1 計算機管理檔案的簡介

1.1 概述

指在檔案管理過程中，以計算機及其網(wǎng)絡作為工具或基本工作環(huán)境，自動或半自動地代替人的工作，其本質(zhì)是用計算機進行信息處理或稱檔案數(shù)據(jù)處理。用計算機輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案信息，實現(xiàn)檔案自動編目和檢索，對檔案存儲環(huán)境進行監(jiān)測和控制，以及對檔案行政管理數(shù)據(jù)進行處理等等。

1.2 特點

1.2.1利于辦公效率提高

運用計算機技術開展檔案工作，從檔管的收集到檔案管理系統(tǒng)的自動編目、自動統(tǒng)計、自動檢索，數(shù)據(jù)只需一次錄入，多次被利用和共享，這些工作在計算機開展，質(zhì)量高，內(nèi)容全，途徑多，速度快，既改變了傳統(tǒng)的文書與檔案管理的工作方法，也減少了文書人員和檔案人員從文件到檔案管理的許多重復工作。從而使檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，利用更多的時間從事檔案編研工作，極大的提高了工作效率，推進各項工作的發(fā)展。

1.2.2 利于檔案信息資源共享

檔案信息是由電子文件、檔案管理系統(tǒng)的檔案及各類載體的檔案經(jīng)多媒體數(shù)字化后形成的電子信息，在計算機上存儲與顯示。按照檔案信息開放程度，對公開的檔案信息可以通過計算機網(wǎng)絡進行查詢，對非公開的檔案信息依照利用者查詢的權限分別對檔案的目錄信息、檔案專題信息、檔案全文信息等檔案信息資源直接查找所需的資料。解決了跨區(qū)域查找檔案難的問題，也利于檔案統(tǒng)計、編研等工作開展，同時加強了不同區(qū)域檔案工作的交流與合作。

1.2.3 利于檔案使用壽命延長

檔案管理系統(tǒng)形成的各類載體檔案，利用者依照檔案查詢權限，經(jīng)檔案工作人員在計算機上進行調(diào)閱檔案，通過目錄查詢檔案信息，也可直接調(diào)閱原文資料，減少了翻閱紙質(zhì)檔案查找次數(shù)，也避免了復印時對檔案的磨損，延長了檔案的使用壽命。

1.2.4利于紙質(zhì)檔案遺失的不可彌補性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有唯一性特征，一旦遺失就難以彌補，而計算機技術運用下的電子檔案可以很好的保存原有紙質(zhì)檔案并建立電子化案卷，起到補充作用。即使原有的紙質(zhì)檔案遺失，也會在一定程度上降低損失。另外，紙質(zhì)檔案由于載體的易損性導致對其管理與運用具有一定的局限性，而電子檔案可以提高檔案的運用與管理效率。

1.3 作用

1.3.1自動編目

計算機在檔案管理系統(tǒng)里有著強大的功能軟件，在整理檔案資料時，編目的制作是檔案工作的基礎，在計算機上編目，首先做好標引和著錄工作，按照檔案行業(yè)標準《檔案著錄規(guī)則》的要求，著錄項目、格式、標識符合要準確、規(guī)范、完整。其次在系統(tǒng)里輸入檔案信息時，簡明扼要、準確無誤，便于計算機處理數(shù)據(jù)時，把信息轉(zhuǎn)化成計算機能識別的形式，自動生成的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、專題目錄等各種類別目錄，便于檔案工作查詢。endprint

1.3.2自動統(tǒng)計

檔案工作的年報、月報、日報在計算機上發(fā)揮著重要作用，系統(tǒng)提供各種檔案資料統(tǒng)計功能，最主要的是檔案基本情況年報，它是各檔案部門上報的關于本年檔案的謙細信息。根據(jù)各類報表量的統(tǒng)計，可得出檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的發(fā)展過程及其一般規(guī)律，對日后檔案工作可提供有力的數(shù)據(jù)支持。

1.3.3自動檢索

檢索是一項十分重要的功能，檔案人員在檔案管理過程中的編目、編研、利用、鑒定等工作中經(jīng)常使用到檔案檢索功能，用計算機進行檢索，從簡單查詢到分類查詢、自定義查詢和多表查詢等查詢方式，途徑多，速度快，顯示方式也多，目標能具體到文件，還能根據(jù)不同的檢索途徑的隨意組合，準確檢索出用戶所需文件。提高了檔案檢索的速度，結(jié)束了手翻帳本的時代，是檔案管理走向現(xiàn)代化的標志。

1.3.4自動調(diào)控溫濕度

運用計算機系統(tǒng)可以自動控制庫房溫濕度，改善檔案的保管條件，實施檔案庫房自動化管理。防治檔案所受的蟲、霉造成的生物性危害，減緩檔案帛成材料的老化，字跡的褪變等由化學侵蝕和物理因素造成的影響，有利于檔案的長久保管，實現(xiàn)了高密度存儲，也節(jié)省了庫房造價。

1.3.5促進文檔一體化的發(fā)展

隨著計算機網(wǎng)絡技術的運用，促進了文檔一體化的發(fā)展，現(xiàn)代辦系統(tǒng)要求文書與檔案工作緊密銜接，避免無謂的重復勞動。文檔一體化管理從文件材料的設計和形成開始已納入計算機管理系統(tǒng)，直至完成文件運轉(zhuǎn)全過程和轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的全流程，即文件起草、收發(fā)管理、到文書自動的組卷、歸檔、統(tǒng)計分析等方面的工作，幾乎涵蓋了文書處理和歸檔的全部業(yè)務工作。文檔一體化管理所產(chǎn)生的一系列煩瑣工作，借助計算機網(wǎng)絡技術將迎刃而解。

2 計算機管理檔案存在的問題及改進措施

2.1 檔案數(shù)據(jù)庫建設問題

檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息資源采集、處理、存儲和傳輸中心，在檔案信息資源中占有舉足輕重的作用。目前許多數(shù)據(jù)庫千篇一律，缺乏特色，數(shù)據(jù)庫結(jié)構相似卻不能聯(lián)合，各自為戰(zhàn)，造成資源分散，工作量重復。要建好數(shù)據(jù)庫，必須充分了解檔案數(shù)據(jù)庫的需求和目的，因此，數(shù)據(jù)庫建設應當由檔案事業(yè)管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，并會同有關部門對數(shù)據(jù)庫規(guī)劃的可行性進行論證，提出檔案數(shù)據(jù)建設的具體意見。地方檔案部門則根據(jù)宏觀規(guī)劃的要求進行詳細設計，以實現(xiàn)全局共享為基礎，突出特色數(shù)據(jù)?？梢越⒋蠓秶鷥?nèi)協(xié)調(diào)一致的數(shù)據(jù)結(jié)構，數(shù)據(jù)庫框架設計、數(shù)據(jù)內(nèi)容必將得到很高的共享度，將會改善目前檔案數(shù)據(jù)庫建設自行一套、質(zhì)量參差不齊的總體狀況。另外，檔案數(shù)據(jù)庫的體系結(jié)構、系統(tǒng)功能、要適用網(wǎng)絡結(jié)構和后臺數(shù)據(jù)庫，與檔案管理軟件、辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，建立共享數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息資源共享。

2.2 電子文件存檔問題

隨著計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，各單位的電子文件的數(shù)量急劇增加，每年要進入歸檔電子文件存在不少問題。由于電子文件本身的特性，如過于依賴計算機，存儲過于分散，文件容易被刪改，又可以在不同的計算機之間傳遞，很難象紙質(zhì)文件那樣確定哪個是“原件”。檔案部門在對電子文件進行歸檔時，很難對電子文件的原始性、真實性、完整性進行認定。針對這些問題，筆者認為，首先，各單位要規(guī)范電子文件的管理制度，建立電子文件歸檔制度和有效的技術措施。其次，根據(jù)電子文件的形成及流轉(zhuǎn)的途徑不同，從源頭上對電子文件的收集實行有效控制，電子文件要與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔，確保歸檔電子文件的原始性和完整性。最后，加強電子檔案的安全管理，把符合歸檔的電子文件信息通過近線存儲與離線存儲結(jié)合的方式進行數(shù)據(jù)備份，并定期對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。最后檔案部門要確保電子檔案載體的物理安全，創(chuàng)造一個適合于磁、光介質(zhì)保存的溫濕度環(huán)境。

2.3 網(wǎng)絡安全問題

隨著網(wǎng)絡化的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。黑客入侵、計算機病毒侵入、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡的關鍵數(shù)據(jù)等。網(wǎng)絡的不安全性已成為限制檔案信息化發(fā)展的最大障礙。因此，檔案部門必要出臺一系列技術措施和檔案行業(yè)標準，采取物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術，而防火墻技術成為最佳的同外網(wǎng)融離與訪問控制的措施。另外，在郵件服務器上也安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境，檔案信息以電子郵件方式發(fā)出前，應用防毒軟件、電子郵件掃描軟件進行殺毒；以網(wǎng)頁方式發(fā)出時，應用內(nèi)容過濾系統(tǒng)以及阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)來確保發(fā)送資料的安全，并阻止可能發(fā)后的攻擊事件。另外要加大網(wǎng)絡安全建設的投入，才取先進的技術設備，對計算機定期升級和更新，以防止各類病毒入侵。

2.4檔案人員素質(zhì)問題

計算機作為信息技術應用領域不可缺少的重要工具，已成為現(xiàn)代化辦公的主角，檔案工作者必須更新觀念，掌握現(xiàn)代化管理技術。不僅要有扎實的專業(yè)知識，還要掌握信息技術知識和運用技能，但是，目前檔案管理人員隊伍整體素質(zhì)還普遍較低，其中許多檔案管理工作人員年齡偏大，已經(jīng)無法適應高速發(fā)展的計算機環(huán)境。因此，檔案部門和人事部門要通力合作，招聘一些有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍，同時應有計劃、有重點的加強現(xiàn)有檔案管理工作人員的學習，培養(yǎng)既懂檔案管理業(yè)務，又精通計算機技術、網(wǎng)絡技術的復合型人才，熟練學會運用計算機網(wǎng)絡技術進行檔案現(xiàn)代化管理。

3 結(jié)論

在全球信息化進程越來越快的今天，計算機技術在檔案部門的普及應用已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。檔案管理部門應不斷開拓創(chuàng)新能力，運用計算機技術讓系統(tǒng)軟件查詢功能更為多樣和人性化，讓電子文件不易被更改而且能長久保管，運用多媒體信息技術使檔案信息管理實現(xiàn)計算機化。因此，開展計算機管理檔案將成為今后檔案工作的一個重要方向和必然趨勢。

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