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人事檔案是記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷和德能勤績(jī)的綜合情況，經(jīng)組織認(rèn)可保存的檔案，是國(guó)家檔案的重要組成部分。國(guó)有企業(yè)人事檔案管理制度在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下對(duì)人才選拔、任用和維護(hù)社會(huì)秩序發(fā)揮了重要作用。隨著我國(guó)建立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理制度需要進(jìn)行相應(yīng)的改革、完善。

一、我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理制度的現(xiàn)狀

我國(guó)人事檔案管理制度發(fā)端于延安時(shí)期。當(dāng)時(shí)，黨和軍隊(duì)為了選拔干部需要，建立了以反映干部個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的干部檔案管理制度。建國(guó)后，國(guó)家逐步建立和完善了以“身份”為區(qū)分的干部、企業(yè)職工和流動(dòng)人員人事檔案管理制度。國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)和制度基本內(nèi)容如下：

（一）國(guó)有企業(yè)人事檔案的相關(guān)政策法規(guī)

國(guó)有企業(yè)職工人事檔案包括干部檔案和工人檔案兩類。人事檔案管理依據(jù)的政策法規(guī)主要有《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》（1991）、《干部檔案整理細(xì)則》（1991）、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（1992）、《關(guān)于進(jìn)一步開(kāi)展干部人事檔案審核工作的通知》（2006）、《勞動(dòng)合同法》（2007）、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（2009）。實(shí)踐中，國(guó)有大中型企業(yè)基本建立了較為完備的企業(yè)人事檔案管理的規(guī)章制度。

（二）國(guó)有企業(yè)人事檔案管理制度的基本內(nèi)容

國(guó)有企業(yè)人事檔案管理制度的基本內(nèi)容包括檔案管理體制、檔案收集歸檔的內(nèi)容、檔案的保管及檔案?jìng)鬟f方面的內(nèi)容。

1.人事檔案管理體制

《干部檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，干部檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。縣以上（含縣）機(jī)關(guān)、單位的干部檔案要按照干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理；縣以下機(jī)關(guān)、單位的干部檔案實(shí)行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對(duì)集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級(jí)單位管理。《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》指出，企業(yè)職工檔案工作由勞動(dòng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。

2.人事檔案收集歸檔內(nèi)容

國(guó)有企業(yè)中干部人事檔案收集歸檔內(nèi)容參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號(hào)）執(zhí)行，工人檔案按照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（1992）執(zhí)行。干部、企業(yè)職工檔案的收集歸檔內(nèi)容均分為十大類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免出國(guó)等材料及參考材料。在具體內(nèi)容上，干部檔案收集歸檔內(nèi)容每一類均有詳細(xì)規(guī)定，企業(yè)職工檔案收集歸檔內(nèi)容只在涉及學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料以及涉及招用、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料有詳細(xì)規(guī)定外，其余類別沒(méi)有詳細(xì)規(guī)定，實(shí)踐中一般參照干部檔案收集歸檔做法進(jìn)行收集歸檔。

3.人事檔案的保管

《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》指出，企業(yè)職工檔案所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一用紙、統(tǒng)一用筆、統(tǒng)一制作標(biāo)準(zhǔn)。職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4.人事檔案的傳遞

我國(guó)人事檔案管理制度對(duì)于檔案?jìng)鬟f有嚴(yán)格規(guī)定。《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)后應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位?！秳趧?dòng)合同法》（2007）規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。無(wú)論是干部人事檔案還是職工人事檔案的傳遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶；轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

二、國(guó)有企業(yè)人事檔案管理制度存在的問(wèn)題

我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案在政策法規(guī)和管理制度方面建設(shè)取得了一定的成績(jī)，但是在實(shí)踐中，隨著國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模不斷擴(kuò)大，市場(chǎng)化不斷深入，職工流動(dòng)越來(lái)越頻繁，國(guó)有企業(yè)在人事檔案管理中暴露出許多問(wèn)題，體現(xiàn)在如下幾方面：

（一）多頭管理影響人事檔案的完整性

目前有的國(guó)有大型企業(yè)的職工檔案，分別由組織、人事、勞資（人力資源管理）、辦公室等部門分別管理。由于企業(yè)職工在企業(yè)內(nèi)不同崗位之間流動(dòng)頻繁，而人事檔案多頭管理往往造成了檔案記錄滯后于職工崗位流動(dòng)，造成了人事檔案信息未隨著職工流轉(zhuǎn)的情形，影響了人事檔案的完整性。此外，隨著國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)、改制、并軌，很多國(guó)有企業(yè)職工下崗、分流、再就業(yè)，導(dǎo)致政府勞動(dòng)部門、失業(yè)管理部門、社會(huì)保險(xiǎn)部門、人才服務(wù)中心也是部分國(guó)有企業(yè)職工人事檔案的管理部門，由于管理制度方面不完善，出現(xiàn)了職工人事檔案“斷檔”“丟失”等問(wèn)題，影響了人事檔案的完整性。

（二）收集歸檔的內(nèi)容缺乏有效性

實(shí)踐中，我國(guó)企業(yè)職工人事檔案收集歸檔與干部人事檔案收集歸檔基本內(nèi)容一致，類別眾多，內(nèi)容繁瑣，而且多側(cè)重于職工的歷史性和政治性信息，這類信息對(duì)于機(jī)關(guān)和事業(yè)單位效用較大，對(duì)國(guó)有企業(yè)的效用較低。由于國(guó)有企業(yè)干部數(shù)量較少，絕大多數(shù)職工是從事生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)、營(yíng)銷、技術(shù)服務(wù)人員。國(guó)有企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲勝的關(guān)鍵要依靠企業(yè)職工的創(chuàng)新力和技術(shù)水平，企業(yè)需要的是職工檔案中關(guān)于崗位流轉(zhuǎn)、業(yè)績(jī)貢獻(xiàn)方面的信息，而不是學(xué)習(xí)成績(jī)、黨團(tuán)材料一類的“固化”的信息。因此，由于國(guó)有企業(yè)人事檔案收集歸檔的內(nèi)容對(duì)企業(yè)管理缺乏有效性，導(dǎo)致一些國(guó)有企業(yè)對(duì)人事檔案工作不夠重視，人事檔案管理在企業(yè)中處于邊緣化的現(xiàn)象。endprint

（三）對(duì)人事檔案管理投入水平低

我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案的管理方式大多處于較為原始的階段。很多國(guó)有企業(yè)認(rèn)為人事檔案管理是一項(xiàng)次要性工作，與國(guó)有企業(yè)的盈利目標(biāo)關(guān)聯(lián)較小，對(duì)于人事檔案管理不僅在硬件設(shè)施方面投入較少，而且在人員分配上也是精簡(jiǎn)人員，很少去培養(yǎng)、引進(jìn)專業(yè)人員從事人事檔案管理工作，很多人事檔案材料的收集、審核任務(wù)由兼職人員完成。人事檔案管理日常工作停留在“你送我裝”“你借我調(diào)”的粗放式、手工管理階段。即使一部分國(guó)有企業(yè)購(gòu)買了電子設(shè)備，并進(jìn)行了信息聯(lián)網(wǎng)，但是由于缺乏專業(yè)化的人才，也沒(méi)有充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)人事檔案進(jìn)行歸類、整理、分析，人事檔案管理的信息化仍處于較低水平。

（四）檔案?jìng)鬟f管理不規(guī)范

我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理轉(zhuǎn)遞管理存在不規(guī)范的問(wèn)題。隨著企業(yè)職工流動(dòng)性的增加，一些企業(yè)職工解除合同或辭職后，其人事檔案并未按照規(guī)定的手續(xù)轉(zhuǎn)遞到新的工作單位或者（組織）勞動(dòng)部門，而是仍然保存在國(guó)有企業(yè)內(nèi)部。在新錄用員工時(shí)，一些國(guó)有企業(yè)也不要求職工調(diào)動(dòng)人事檔案到本企業(yè)。還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失人事檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，國(guó)有企業(yè)內(nèi)部存在很多“人在檔不在”“檔在人不在”等人檔分離現(xiàn)象，影響國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范性。

三、對(duì)策建議

國(guó)有企業(yè)職工是創(chuàng)造企業(yè)財(cái)富的源泉，是企業(yè)的第一資源。國(guó)有企業(yè)人事檔案管理對(duì)于了解企業(yè)人力資源的基本信息、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要的價(jià)值。要實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理與企業(yè)人力資源開(kāi)發(fā)和利用相融合，通過(guò)人事檔案管理提高企業(yè)人力資源競(jìng)爭(zhēng)力。建立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，以職工基礎(chǔ)檔案、業(yè)績(jī)檔案、薪酬檔案、黨團(tuán)檔案為內(nèi)容的多層次國(guó)有企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)，完善人事檔案管理制度，提高人事檔案信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理規(guī)范化、信息化。

（一）理順國(guó)有企業(yè)職工人事檔案管理體制

理順國(guó)有企業(yè)職工人事檔案管理體制必須改革目前國(guó)有企業(yè)職工人事檔案多頭管理的現(xiàn)狀，根據(jù)企業(yè)規(guī)模建立在企業(yè)黨委領(lǐng)導(dǎo)下的人力資源部門統(tǒng)一、分級(jí)管理國(guó)有企業(yè)職工人事檔案管理體制。在管理方式上，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理應(yīng)適應(yīng)人力資源管理的需要，使人事檔案管理與企業(yè)員工錄用、崗位流轉(zhuǎn)、技能培訓(xùn)、薪酬管理、業(yè)績(jī)考核等環(huán)節(jié)緊密相連。在管理范圍上，國(guó)有企業(yè)應(yīng)建立全員檔案管理的觀念，對(duì)全部職工包括實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)制度以后國(guó)有企業(yè)招用的職工、季節(jié)性用工、農(nóng)民工都應(yīng)建立相應(yīng)的職工人事檔案。

（二）對(duì)不同職工類型實(shí)行檔案內(nèi)容分類管理

國(guó)有企業(yè)職工類型復(fù)雜，既有正式員工也有非正式員工，既包括管理崗位干部，也包括一線工人。企業(yè)職工人事檔案管理既要適應(yīng)企業(yè)人力資源管理需要，也要維護(hù)職工的正當(dāng)權(quán)益，針對(duì)不同類型職工建立相應(yīng)的人事檔案制度。如對(duì)國(guó)有企業(yè)的干部嚴(yán)格按照《干部人事檔案管理?xiàng)l例》的規(guī)定進(jìn)行管理；對(duì)于正式職工建立關(guān)于基礎(chǔ)檔案、薪酬檔案、業(yè)績(jī)檔案、誠(chéng)信檔案、黨團(tuán)檔案為主要內(nèi)容人事檔案管理制度；對(duì)非正式職工建立包括基礎(chǔ)信息、勞動(dòng)合同、業(yè)績(jī)情況、社保繳納為主要內(nèi)容的簡(jiǎn)易人事檔案管理制度。

（三）加大對(duì)人事檔案管理的人員資金投入

國(guó)有企業(yè)管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視，改變目前處于企業(yè)管理邊緣化的處境，提高對(duì)人事檔案管理的投入。一是要加強(qiáng)人員投入。對(duì)人事檔案管理實(shí)行專人管理并進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，同時(shí)注意引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，提高檔案管理的專業(yè)化水平。二是加強(qiáng)硬件設(shè)施投入。由于人事檔案管理需要具有一定的條件，國(guó)有企業(yè)需保障人事檔案管理所需硬件設(shè)施，達(dá)到防潮、防火、防蛀、防潮的基本要求。三是加大信息化投入。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、查找，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理、動(dòng)態(tài)化管理，提高人事檔案信息化水平，提高人事檔案的利用價(jià)值和工作效率。

（四）加強(qiáng)人事檔案管理制度的規(guī)范化建設(shè)

加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理制度建設(shè)是人事檔案工作規(guī)范化的有效途徑。一是建立人事檔案內(nèi)容歸集制度。人事檔案的收集要體現(xiàn)時(shí)效性，及時(shí)歸檔、主動(dòng)收集各部門產(chǎn)生的人事檔案內(nèi)容。二是加強(qiáng)人事檔案鑒別工作。人事檔案歸檔內(nèi)容的鑒別要堅(jiān)持認(rèn)真、嚴(yán)肅，遵循“取之有據(jù)”“舍之有理”的原則。三是完善日常借閱制度。按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定借閱人事檔案，注意檔案安全。四是嚴(yán)格人事檔案?jìng)鬟f制度。對(duì)于辭職、解除勞動(dòng)合同等職工的人事檔案按照規(guī)范渠道、完整、及時(shí)地傳遞到新的用人單位或政府人力資源服務(wù)中心，減少人檔分離現(xiàn)象。

（作者系中鐵建設(shè)集團(tuán)房地產(chǎn)有限公司副總經(jīng)理、黨委副書記）endprint