盧文濤

摘 要：隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)開始進入人們的視野，國內(nèi)諸多企業(yè)開始考慮傳統(tǒng)采購方式與科學(xué)技術(shù)的新結(jié)合。ERP系統(tǒng)作為企業(yè)采購管理和信息技術(shù)結(jié)合的標(biāo)志登上歷史舞臺，統(tǒng)籌了企業(yè)、客戶、和供應(yīng)商三者的實際需求，為企業(yè)降低生產(chǎn)成本，擴大經(jīng)營效益發(fā)揮了重要作用。ERP系統(tǒng)以其獨有的管理思想，進一步優(yōu)化資源配置，并成為現(xiàn)代企業(yè)進行運行管理的主要方式。本文就ERP系統(tǒng)與采購管理集成，ERP采購管理系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用效益，以及企業(yè)應(yīng)用準(zhǔn)備工作進行了分析探討。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；企業(yè)采購；運行管理

一、ERP系統(tǒng)與采購管理的集成

ERP是建立在全局角度去考慮企業(yè)事務(wù)的一項系統(tǒng)，它把企業(yè)運行的整個流程當(dāng)做一個整體，是相對于整個業(yè)務(wù)流程而言的，并將對企業(yè)內(nèi)部的管理拓展到外部，在企業(yè)整條運行鏈上進行集成管理。企業(yè)內(nèi)部的集成是ERP系統(tǒng)與各個子系統(tǒng)之間的集成，可以直觀的了解到物流、資金以及其余信息的實時狀況，方便采購人員更好的工作。另外，企業(yè)進行系統(tǒng)集成時必然會接觸到產(chǎn)業(yè)供應(yīng)鏈前端信息，通過技術(shù)和信息的集成來保持穩(wěn)定的貨源，從而進一步提升企業(yè)進行采購管理的工作質(zhì)量。企業(yè)ERP系統(tǒng)與采購管理集成思想主要包含如下兩個層次：

1.企業(yè)內(nèi)部集成。ERP系統(tǒng)有效的把企業(yè)內(nèi)部各部門統(tǒng)一為一個整體，其中，企業(yè)的采購管理處于初始位置，各部門信息的及時共享對于更好的完成采購任務(wù)有重要作用。ERP注重對在職人員傳統(tǒng)工作方式和流程的二次創(chuàng)造，涉及的范圍越深越廣，產(chǎn)生的效果就越強烈，企業(yè)的經(jīng)營效益也會變得更好。不斷改進企業(yè)采購方式，進一步融合信息技術(shù)與工序流程，不斷發(fā)揮ERP集成功效，將直接提升企業(yè)采購效果和質(zhì)量， 實現(xiàn)資源最優(yōu)配置。ERP系統(tǒng)依靠計算機核心技術(shù)，整個集成效果的展示和運用都是建立在數(shù)據(jù)的形式上。因此，對于集成數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性就顯得十分重要，一個完善健全的數(shù)據(jù)收集制度，科學(xué)合理的數(shù)據(jù)決策依據(jù)，與企業(yè)經(jīng)營效益的高低密不可分。

2.企業(yè)外部集成。ERP系統(tǒng)在企業(yè)供應(yīng)鏈上的有效集成，是企業(yè)整合社會資源的結(jié)果，通過認(rèn)真分析社會競爭態(tài)勢，比對供應(yīng)商發(fā)貨時間和速度優(yōu)劣來實現(xiàn)企業(yè)資源重組優(yōu)化。很大程度上改善了傳統(tǒng)企業(yè)采購時資金，物流，信息運轉(zhuǎn)較慢的狀況，去除了中間不必要的繁雜環(huán)節(jié)，降低了企業(yè)采購成本，并在一定程度上提升了企業(yè)面對突發(fā)狀況的應(yīng)變能力。ERP供應(yīng)鏈系統(tǒng)通過現(xiàn)代信息技術(shù)，很好的把企業(yè)和供應(yīng)商家聯(lián)系起來，讓企業(yè)在殘酷的市場競爭中求得發(fā)展。加快工作效率，形成了不錯的社會效應(yīng)和企業(yè)效應(yīng)。

總的來說，ERP在企業(yè)內(nèi)部的集成有利于企業(yè)各個部門信息之間及時互通，以提高采購總體質(zhì)量；ERP在企業(yè)外部的集成有利于企業(yè)和供應(yīng)商之間保持較穩(wěn)定的合作關(guān)系，以提升企業(yè)采購效率，落實信息技術(shù)與采購管理的結(jié)合的集成思想。

二、ERP采購管理系統(tǒng)設(shè)計

企業(yè)采購是一項非常重要且極為繁雜的工作，諸多企業(yè)經(jīng)常因為上下瑣事而影響了企業(yè)正常工作，比如說對應(yīng)用材料的具體采購數(shù)量、價格區(qū)間、供貨速度和時間并未經(jīng)過耐心準(zhǔn)備，也沒有去分析供應(yīng)商和市場，牢固的客戶和供應(yīng)商關(guān)系自然無從談起。但是，ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用推廣為整個企業(yè)部門運行更添了新意，系統(tǒng)化了企業(yè)運行管理機制。其中，建立在ERP基礎(chǔ)上的采購管理系統(tǒng)可以按照如下順序進行：

1.設(shè)立供應(yīng)商。供應(yīng)商的選取是企業(yè)經(jīng)營需要首先考慮的因素。ERP系統(tǒng)首先要對各個級別的供應(yīng)商設(shè)立不同類別的供應(yīng)檔案，細化供應(yīng)商供貨方式、時間、具體價位、種類等等，供應(yīng)商的確認(rèn)資料必須經(jīng)過仔細核對，甚至實地考察確認(rèn)。系統(tǒng)運行訂單命令時，首先應(yīng)進行供應(yīng)商賬務(wù)資料讀取過程，讀取完成后進行訂單確認(rèn)命令。供應(yīng)商的賬務(wù)信用資料是系統(tǒng)進行采購管理的一項根本資料。

2.制定采購單。ERP生成的材料采購單要考慮到采購數(shù)量、運輸方式、周期和庫存等等，需要進行系統(tǒng)自動生成，必要時進行人為干預(yù)操作。比如有的材料需要提前幾個月下單，就可能會發(fā)生與實際生產(chǎn)進度不符情況，此類材料的購進需要經(jīng)過各個部門負(fù)責(zé)人之間的綜合考慮而定，最后可人為對采購數(shù)量和時間進行適當(dāng)修改。

3.刪選供應(yīng)商。次系統(tǒng)程序設(shè)定的主要目的確立最后某采購材料的實際供應(yīng)商。企業(yè)采購人員需要根據(jù)系統(tǒng)提供的資料進行刪選，仔細比對供應(yīng)商供貨的時間、地點、運輸方式、價位、數(shù)量、技術(shù)含量等等，對用到的各個材料的供應(yīng)商進行刪選，最終確認(rèn)穩(wěn)定的專項供貨商。對于新興的供貨商資源必須進行實名認(rèn)證和實際調(diào)查，檢測合格后才能列入供選行列。

4.款項意見下發(fā)。采購訂單確認(rèn)后，系統(tǒng)會自動生產(chǎn)符合企業(yè)生產(chǎn)規(guī)律的款項計劃，并對其進行后期維護。企業(yè)財務(wù)根據(jù)實際生成情況進行數(shù)據(jù)分析，下達款項意見給企業(yè)采購部門。

5.訂單下發(fā)。綜合考慮采購提前期、數(shù)量、運輸方式等影響因素后，在物料合并的前提下讀出企業(yè)采購單，經(jīng)過工作人員仔細核對后進行訂單打印輸出，供應(yīng)商獲取。當(dāng)然，也可充分利用網(wǎng)絡(luò)的便捷發(fā)布求購信息，對于額外增設(shè)的特殊訂單可直接與供應(yīng)商獲得聯(lián)系。

6.及時反饋訂單生產(chǎn)信息。相關(guān)采購工作人員需要對下發(fā)供應(yīng)商的訂單進行跟蹤督促，對于供應(yīng)商實時生產(chǎn)的狀況和困難要及時了解和給予支持。做好采購和產(chǎn)品交工的工作，對質(zhì)量狀況和生產(chǎn)周期做好及時的記錄和反饋，以免發(fā)生意外

7.查收貨物。工作人員仔細核對下發(fā)供應(yīng)商訂單的詳細信息，對上交的產(chǎn)品進行一一核對，并及時納入企業(yè)收貨單。當(dāng)然，也可以通過ERP系統(tǒng)集成的統(tǒng)籌優(yōu)勢，由貨物管理員對供應(yīng)商供貨進行驗收，對于某些供貨商提前或延期交貨的狀況，要根據(jù)企業(yè)實際工作流程進行控制。

8.采購單核算。貨物查收完畢后，財務(wù)部門和采購部門進行業(yè)務(wù)交涉，根據(jù)企業(yè)采購清單對相應(yīng)的供貨商進行費用結(jié)算準(zhǔn)備工作，并及時上報項目采購成本。

9、采購單結(jié)賬。采購單經(jīng)過企業(yè)部門收貨驗收及核算之后進行結(jié)賬環(huán)節(jié)。系統(tǒng)可根據(jù)不同流程采用分期結(jié)賬方式，必要時系統(tǒng)也可進行強制性結(jié)賬。

10.系統(tǒng)后期防護。ERP系統(tǒng)中含有多個子系統(tǒng)，子系統(tǒng)的維護工作對于企業(yè)正常運轉(zhuǎn)有著重要作用。其中，采購子系統(tǒng)中包含了企業(yè)采購原料的供貨商，采購人員，采購周期等基礎(chǔ)性信息，應(yīng)對這些數(shù)據(jù)進行及時防護。

三、ERP采購子系統(tǒng)應(yīng)用效益

ERP采購子系統(tǒng)的應(yīng)用對于企業(yè)提高管理能力有著重要影響，主要表現(xiàn)有：

1.采購速度加快。比如，在催促供貨商時間上由原來施工前的百分之五十降為現(xiàn)在的百分之十二，大大減少了平常清點庫存的工作。

2.流程效益增大。比如，系統(tǒng)集成化的采購清單可以直觀的看到企業(yè)各部門運轉(zhuǎn)的實際情況，可以便捷的完貨物驗收和錄入工作，改變了原先數(shù)據(jù)查詢的復(fù)雜度，增加了一定的流程效益。

3.處理信息的速度加快。各部門公共信息的共享，省去了不少中轉(zhuǎn)流程，文件的直觀性加快了企業(yè)采購信息的運轉(zhuǎn)速度。

4.企業(yè)管理水準(zhǔn)提升。采購部門運轉(zhuǎn)的速度加快，空出來的時間有利于企業(yè)管理部門對員工進行基礎(chǔ)培訓(xùn)工作，有更多的精力和經(jīng)驗去挖掘更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，提高了業(yè)務(wù)員自身素質(zhì)，改善了企業(yè)基礎(chǔ)管理工作。

5.采購人員素質(zhì)改變。相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，ERP系統(tǒng)的推廣實施使得業(yè)務(wù)采購人員在謀求降低采購采購成本的時間花費上，由原來的百分之二十八上升為現(xiàn)在的百分之三十六，降低了約百分之五左右的采購成本，這種調(diào)查數(shù)據(jù)間接表明ERP系統(tǒng)的應(yīng)用導(dǎo)致采購人員素質(zhì)的改變。

市場經(jīng)濟迫使企業(yè)不斷實現(xiàn)自我突破，激烈的市場競爭要求企業(yè)不斷統(tǒng)籌優(yōu)化自身資源，ERP應(yīng)勢而生，并經(jīng)過十幾個年頭的淬煉，功能不斷豐富和完善，成為企業(yè)管理不可缺少的一部分。隨著企業(yè)涉足領(lǐng)域的增加，人們對ERP系統(tǒng)的要求也顯著增高，ERP系統(tǒng)的局限性也逐漸凸顯出來。電子商務(wù)和計算機技術(shù)的不斷更新，要求ERP系統(tǒng)實現(xiàn)新的突破，與其它系統(tǒng)之間相互融合以實現(xiàn)自身功能拓展，更好滿足企業(yè)需求是其未來毋庸置疑的發(fā)展方向。

四、為ERP系統(tǒng)應(yīng)用做好四個準(zhǔn)備

1.思想工作要準(zhǔn)備好。企業(yè)里面主要決策層領(lǐng)導(dǎo)要有大局意識，應(yīng)充分認(rèn)識到ERP系統(tǒng)的實施是一項宏大的工程，對企業(yè)整條產(chǎn)業(yè)鏈的產(chǎn)入產(chǎn)出、施工周期、投資成本、遠近目標(biāo)等都要有一個清醒的認(rèn)識，注重ERP系統(tǒng)測試階段與實際應(yīng)用階段的不同，以及新舊系統(tǒng)過渡過程所帶來的麻煩。系統(tǒng)維護和安全工作要注重崗位人員經(jīng)驗的寶貴，對于不可抗拒的非技術(shù)因素要盡量避免。因此，RP系統(tǒng)的正式實施不僅要有快很準(zhǔn)的干勁，也要做好系統(tǒng)轉(zhuǎn)化工作所帶來的思想變化。

2.技術(shù)工作要準(zhǔn)備好。不僅要對全體員工進行全方位的素質(zhì)培訓(xùn)，也要成立專家小組對企業(yè)下達的任務(wù)進行及時指定完成，以完成對各項信息的重新組合。對于網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃等基礎(chǔ)性工作，要及時處理，也應(yīng)考慮成立屬于企業(yè)自己的網(wǎng)管中心，進一步增強系統(tǒng)安全和企業(yè)管理。

3.資金工作要準(zhǔn)備好。ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的推廣與建設(shè)是一項改造工作，而不僅僅是一項先進技術(shù)的引進與使用。上市企業(yè)應(yīng)及時把資金使用情況上報董事會，以便在實際實施過程中避免挪用企業(yè)流動資金。相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)準(zhǔn)備包括硬件資金、培訓(xùn)資金、場地資金、軟件資金、顧問資金等多方面在內(nèi)的資金

4.物資工作要準(zhǔn)備好。ERP的主要辦公場所應(yīng)根據(jù)實際生產(chǎn)布局，節(jié)約光纜光纖等昂貴價物的使用，對于場地和管線要系統(tǒng)安排，整體考慮，對于原先舊設(shè)備要進行適當(dāng)處理，有價值的要繼續(xù)使用，以便降低企業(yè)生產(chǎn)成本。

綜上所述，企業(yè)管理層對于外在環(huán)境應(yīng)該有一個清晰的認(rèn)識和判斷，動態(tài)環(huán)境中的統(tǒng)一認(rèn)識將有助于企業(yè)獲取更大的企業(yè)效益。因此，外在環(huán)境變化的動態(tài)大小與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略和變化幅度呈負(fù)相關(guān)，外在環(huán)境的敵意性變化與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略和變化幅度呈正相關(guān)。企業(yè)不同階段經(jīng)營戰(zhàn)略的制定與外在環(huán)境的匹配程度將直接影響到企業(yè)效益，有關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)表明，不斷調(diào)整戰(zhàn)略適應(yīng)性將會提升企業(yè)的經(jīng)營效益。從經(jīng)營結(jié)構(gòu)來說，為了始終保持企業(yè)內(nèi)外較高的匹配系數(shù)，企業(yè)必須根據(jù)實際調(diào)查數(shù)據(jù)，制定合理的經(jīng)營措施，動態(tài)戰(zhàn)略匹配外在環(huán)境有利于企業(yè)優(yōu)化資源配置，減輕外在惡劣環(huán)境對原先制定目標(biāo)實現(xiàn)可能性的沖擊。因此，企業(yè)內(nèi)外適應(yīng)度與績效是直接掛鉤的，并呈現(xiàn)正相關(guān)關(guān)系。

五、結(jié)語

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用一定要根據(jù)企業(yè)自身情況而定，企業(yè)應(yīng)制定自身不同階段的不同目標(biāo)，在資金來源有保障的情況下，一般控制在三年以下，實際應(yīng)用的時間也應(yīng)控制在兩年以下，第三年應(yīng)該進行調(diào)整或者嘗試運行。不斷觀察運行細則是否達到原先預(yù)定的目標(biāo)，尋找差距并整合意見交由高層處理改善。ERP系統(tǒng)正式應(yīng)用后的后期維護費用是相對較高的，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分考慮到這筆開銷，非必須情況則無需聘請專家團隊，應(yīng)嘗試成立企業(yè)研究組，各部門信息之間相互交流和改進，對出現(xiàn)的小問題自行解決。另外，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和意外情況下數(shù)據(jù)恢復(fù)的情況應(yīng)該引起企業(yè)部門的足夠重視，因此，必須要有完善的責(zé)任追究機制和技術(shù)防護措施來保證系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。上世紀(jì)九十年代提出ERP應(yīng)用，但是，這項系統(tǒng)能否完美契合以后的發(fā)展，還需要進一步的觀察和實踐。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，人們對于世界的認(rèn)知也時刻發(fā)生著變化，但是，ERP方向肯定是作為企業(yè)未來管理的基礎(chǔ)方向存在。

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