郭海婷

摘要：目前，礦業(yè)集團(tuán)采用有效的內(nèi)部控制方法，對(duì)物資采購過程進(jìn)行嚴(yán)格的管理與控制，加強(qiáng)煤礦集團(tuán)內(nèi)部控制機(jī)制的監(jiān)管功能，使物資采購過程從采購計(jì)劃、審批、采購、驗(yàn)收到付款等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，充分發(fā)揮集團(tuán)內(nèi)部控制的有效作用，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。本文筆者從礦業(yè)集團(tuán)物資采購過程的內(nèi)部控制制度、規(guī)范煤炭企業(yè)物資采購流程、完善其內(nèi)部控制制度進(jìn)行綜合描述，以提高資金使效率，提高采購質(zhì)量，使礦業(yè)集團(tuán)能夠做大做強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：礦業(yè)集團(tuán) 物資采購 內(nèi)部控制

內(nèi)部控制對(duì)于每個(gè)企業(yè)來說都是至關(guān)重要的，它對(duì)企業(yè)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督、控制。對(duì)物資采購進(jìn)行內(nèi)部控制，是保證煤礦集團(tuán)能夠正常經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)，由于煤礦行業(yè)的特殊性，其采購物資過程所需要的資金巨大，會(huì)直接影響集團(tuán)的盈虧能力、生產(chǎn)效率及員工工作的安全性，因此，加強(qiáng)煤炭企業(yè)物資采購的內(nèi)部控制，使其制度更完善，對(duì)所采購的物資成本、質(zhì)量、安全性進(jìn)行嚴(yán)格控制，加深管理層對(duì)內(nèi)部控制的重視度，規(guī)范采購過程，使集團(tuán)的物質(zhì)采購過程有章可循。

一、礦業(yè)集團(tuán)物資采購過程的內(nèi)部控制制度

每個(gè)行業(yè)能夠可持續(xù)經(jīng)營(yíng)，都必須對(duì)內(nèi)部物資采購環(huán)節(jié)進(jìn)行控制與監(jiān)督，而內(nèi)部控制制度的完善，對(duì)于物資采購過程具有重要的作用。我國(guó)煤礦集團(tuán)的主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)是對(duì)地下煤礦的開采進(jìn)行加工、處理并選煤、選礦后進(jìn)行銷售，這套業(yè)務(wù)執(zhí)行過程需要大量物資、設(shè)備的支持，集團(tuán)及時(shí)采購所需的物資、設(shè)備，并且對(duì)這些設(shè)備、物資的采購過程進(jìn)行監(jiān)督、控制，避免人為操縱產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象，保護(hù)集團(tuán)資產(chǎn)的安全，對(duì)這些過程制定詳盡的物資采購內(nèi)部控制計(jì)劃及流程。

二、規(guī)范煤礦集團(tuán)物資采購流程

（一）煤礦集團(tuán)物資采購流程

1、計(jì)劃階段

煤礦集團(tuán)設(shè)備采購部門，以年、季、月為期限，根據(jù)各基層單位的業(yè)務(wù)需要，編制部門生產(chǎn)設(shè)備、配件、用具等物資的采購計(jì)劃，通過層層上報(bào)，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，下達(dá)采購指令，由采購部進(jìn)行采購。

2、審批階段

上層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門上報(bào)的采購計(jì)劃，經(jīng)過查驗(yàn)后審批（不足物資采購），通過招標(biāo)、報(bào)價(jià)、中標(biāo)的形式，由采購部門進(jìn)行采購。

3、采購、驗(yàn)貨階段

煤礦集團(tuán)與供貨商簽訂物資采購合同后，對(duì)采購的物資進(jìn)行檢驗(yàn)，設(shè)備的型號(hào)、物資質(zhì)量和數(shù)量是否與合同規(guī)定的內(nèi)容一致，驗(yàn)收合格后入庫、付款。

（二）煤礦集團(tuán)物資采購管理意見

煤礦集團(tuán)在進(jìn)行物資采購過程中，可以用于周轉(zhuǎn)的資金不多，如果不能合理調(diào)配內(nèi)部資金，則不能滿足集團(tuán)物資供給的正常需求。因此，制定物資采購計(jì)劃，對(duì)物資采購需要的資金進(jìn)行合理估計(jì)。在集團(tuán)內(nèi)部制定財(cái)務(wù)預(yù)算，加強(qiáng)企業(yè)的采購管理，避免不適用的物資采購行為，使運(yùn)營(yíng)資金得到合理的安排，避免物資采購過程出現(xiàn)資金不足，影響煤礦集團(tuán)的正常運(yùn)營(yíng)。

三、煤礦集團(tuán)物資采購內(nèi)部控制存在不足

（一）煤礦集團(tuán)物資消耗管理存在問題

采購物資的實(shí)際消耗沒有得到有效管理，主管部門對(duì)于物資消耗情況，憑借主觀經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行控制，而沒有做到實(shí)際盤點(diǎn)，對(duì)每一樣物資進(jìn)行一一核對(duì)，庫存中的物資存在積壓現(xiàn)象，使煤礦集團(tuán)內(nèi)部物資采購的審批環(huán)節(jié)喪失了原有的核心地位，使物資采購管理與物資消耗不能緊密結(jié)合，給集團(tuán)內(nèi)部造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。

（二）采購商品的價(jià)格問題

市場(chǎng)環(huán)境下，相同的商品，在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)的出售價(jià)格是截然不同的，這樣給管理層決策集團(tuán)內(nèi)部物資采購價(jià)格帶來了難度，同時(shí)，由于物資采購決策信息的不足，訂貨過程不能做到貨比三家，很難判斷出采購的物資價(jià)格是高還是低，即使采購中出現(xiàn)了高價(jià)格現(xiàn)象，也不能夠判定是采購部門操作不當(dāng)造成的。同時(shí)，相同商品的質(zhì)量也是千差萬別，對(duì)于采購的物資質(zhì)量更是很難控制，如果操作不當(dāng)就有可能給企業(yè)帶來不必要的損失。

（三）物資采購的主觀意識(shí)不強(qiáng)

煤礦集團(tuán)物資采購過程缺乏必要的采購計(jì)劃，內(nèi)部管理不嚴(yán)格，采購過程具有隨意性，憑借相關(guān)人員的工作經(jīng)驗(yàn)隨用隨采，不但嚴(yán)重影響了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)進(jìn)度，同時(shí)也增加了生產(chǎn)成本，制約了集團(tuán)內(nèi)部的物資管理水平。煤礦集團(tuán)采購過程受各種因素的干預(yù)，許多采購的物資不經(jīng)過市場(chǎng)調(diào)查與對(duì)比，缺少必要的溝通。物資的進(jìn)出管理缺少動(dòng)態(tài)把握，采購物資的庫存管理、進(jìn)貨管理、出庫管理都采用傳統(tǒng)手工模式，缺少現(xiàn)代化管理的技術(shù)支持。

四、完善煤礦集團(tuán)內(nèi)部控制制度的應(yīng)對(duì)措施

（一）嚴(yán)格規(guī)范集團(tuán)管理制度，強(qiáng)化采購管理

煤礦集團(tuán)應(yīng)該高度重視物資采購價(jià)格及成本費(fèi)用，內(nèi)部建立專門設(shè)置采購部門，對(duì)集團(tuán)內(nèi)部采購進(jìn)行審核，制定物資采購計(jì)劃，并嚴(yán)格按照物資采購程序計(jì)劃、審批、采購等程序執(zhí)行。集團(tuán)應(yīng)對(duì)物資采購制度設(shè)置權(quán)限，對(duì)采購程序做出明確的規(guī)定，實(shí)行統(tǒng)一采購，加強(qiáng)物資的采購管理，避免中間環(huán)節(jié)，集中運(yùn)用資金，加大購入產(chǎn)品、物資過程的透明度，大幅度降低采購成本，提高企業(yè)效益，使煤礦集團(tuán)物資采購價(jià)格最優(yōu)化。

（二）制定物資采購內(nèi)部控制目標(biāo)

煤礦集團(tuán)物資采購內(nèi)部控制制度是按照國(guó)家法律法規(guī)制定的，它的出現(xiàn)可以確保集團(tuán)業(yè)務(wù)順利開展，及時(shí)掌握集團(tuán)內(nèi)部庫存情況及物資消耗情況，使物資信息在使用部門及保管部門實(shí)現(xiàn)對(duì)稱性與透明性，針對(duì)積壓現(xiàn)象、價(jià)格爭(zhēng)議及時(shí)解決，借助信息系統(tǒng)的幫助，實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)物資使用情況，將物資管理的各環(huán)節(jié)有效結(jié)合，降低集團(tuán)資金的占用，保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的物資需要，及時(shí)掌握物資市場(chǎng)信息，對(duì)煤礦集團(tuán)物資采購進(jìn)行全面預(yù)算管理，在各采購環(huán)節(jié)做好有效評(píng)估，實(shí)現(xiàn)煤礦集團(tuán)物資采購成本最低化、質(zhì)量最優(yōu)化。

（三）采購環(huán)節(jié)進(jìn)行控制

煤礦集團(tuán)根據(jù)內(nèi)部需要，由每個(gè)部門根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)情況提交采購預(yù)算申請(qǐng)，申請(qǐng)?zhí)峤徊少彶块T后，由保管部門核對(duì)庫存量是否滿足各部門的需求，如果不滿足需求則同意采購，對(duì)于不需要的物資，一律不得提前采購；資金占用大的物資采購項(xiàng)目，需要經(jīng)過高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購買。集團(tuán)在進(jìn)行物資采購過程，應(yīng)該將供貨商的價(jià)格、質(zhì)量作為主要采購信息。物資購入后，要對(duì)采購物資進(jìn)行規(guī)格、品種、質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)物資編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，不合格的材料應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門，予以退貨；財(cái)務(wù)部門對(duì)采購部門的進(jìn)貨憑證進(jìn)行審核，檢查是否符合要求，經(jīng)過審核無誤后，支付物資款，從而避免采購過程舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）建立物資采購內(nèi)部控制制度

煤礦集團(tuán)所需的物資具有很多不確定性，為了保證煤礦集團(tuán)內(nèi)部采購環(huán)節(jié)的有效進(jìn)行，必須建立內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)物資需求計(jì)劃的制定與管理，明確崗位職責(zé)及權(quán)限，提高物資采購的準(zhǔn)確性，明確物資采購過程相關(guān)人員的責(zé)任，制定合理的審批程序，加強(qiáng)內(nèi)部物資采購合同管理，對(duì)于合同的執(zhí)行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督，物資采購的各個(gè)環(huán)節(jié)定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購過程的不規(guī)范行為，控制可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，避免給企業(yè)帶來不必要的損失，實(shí)現(xiàn)煤礦集團(tuán)整體經(jīng)濟(jì)效益最大化。

綜上所述，我國(guó)煤礦集團(tuán)物資采購內(nèi)部控制過程正在不斷的完善與創(chuàng)新，但還是存在許多不盡如人意的問題，按照煤礦集團(tuán)自身的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，加強(qiáng)其內(nèi)部控制管理，建立良好的材料、物質(zhì)采購程序，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購過程中的舞弊現(xiàn)象，控制可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，提高內(nèi)部綜合管理水平，將內(nèi)部控制制度與日常物資采購有效結(jié)合，使集團(tuán)資金使用更合理，采購業(yè)務(wù)更加有效，減少不必要的采購活動(dòng)，避免浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生，使企業(yè)內(nèi)部控制制度沿著良性循環(huán)軌道向前發(fā)展。

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