馬亞珍 唐省三

（廣東食品藥品職業(yè)學(xué)院 圖書館，廣東 廣州 510520）

影響高校過刊資源利用原因分析及對策

馬亞珍 唐省三

（廣東食品藥品職業(yè)學(xué)院 圖書館，廣東 廣州 510520）

本文分析了影響過刊資源利用的主要原因，并提出解決對策與方案：加強過刊文獻資源科學(xué)管理；科學(xué)調(diào)整館藏規(guī)劃，充分利用館藏過刊資源；優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，按需剔除不適用過刊；縮短過刊裝訂時間；打破死板工作模式，提高過刊利用率；改變傳統(tǒng)借閱方式，為讀者提供方便服務(wù)；加強對過刊的宣傳工作，共創(chuàng)文明閱覽局面；提高過刊管理人員的綜合素質(zhì)。

高校過刊資源 影響因素 對策 方案

過刊是高等學(xué)校圖書館文獻收藏的重要組成之一，通常擁有比現(xiàn)刊更大的信息量，是高校教學(xué)和科研的重要信息資源。長期以來，高校圖書館花費大量人力、物力、財力和館舍保存過刊文獻，許多高校圖書館面臨館藏過刊陳舊、管理落后、館藏量少、讀者少、利用率低、庫房龐雜、刊滿為患的壓力。如何開發(fā)利用過刊信息資源，提高過刊管理和利用率是高校圖書館期刊工作中急需解決的問題。

一、影響過刊資源充分利用的原因

（一）圖書館管理方面的原因。

1.過刊閱覽室管理方式滯后。

許多高校圖書館的過刊不能外借，作息時間死板不靈活，加上沒有復(fù)印設(shè)備或不完善，給讀者復(fù)印過刊資料帶來許多不便。目前許多高校計算機自動化登記方式尚未使用，手工登記非常繁瑣，個別師生沒有耐心。登記信息不夠完善，刊本丟失時有發(fā)生。

2.缺少專業(yè)的期刊管理人員。

近年來，許多學(xué)校對圖書館期刊尤其是過刊資源管理沒有引起高度重視。由于學(xué)校經(jīng)費緊張，期刊閱覽室管理人員沒有機會出外進修，受過專業(yè)培訓(xùn)的很少。多年來，許多高校圖書館“臨時編制”人員逐年增加，導(dǎo)致管理水平低下，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，從而嚴重影響“過刊整理—裝訂—著錄—上架－閱覽”工作鏈條。

3.過刊資源面臨計算機信息化的挑戰(zhàn)。

在信息化時代，讀者獲取信息方式已發(fā)生根本變化，通過傳統(tǒng)紙質(zhì)過刊文獻獲取信息方式在很大程度上已為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下便捷的獲取信息方式所替代。讀者不再受時空與地域的限制，通過因特網(wǎng)隨時隨地訪問世界上任何一個國家圖書館的網(wǎng)站獲得自己所需要的文獻信息。這些現(xiàn)代化信息資源為讀者提供了一種全新的便捷的網(wǎng)絡(luò)信息檢索方式，過刊資料與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合是信息時代的必然結(jié)果。

4.館藏期刊量少，不能滿足教學(xué)與科研需求。

由于受學(xué)校經(jīng)費限制，許多高校圖書館每年訂購的期刊較少，如何利用有限經(jīng)費科學(xué)合理地采購教學(xué)和科研所必需的期刊，這是搞好過刊工作的重要前提。

5.過刊讀者少。

許多高校圖書館過刊閱覽室開放時間只有頭天更短，讀者來館查閱過刊資料時間受到限制。過刊宣傳力度不夠，許多師生并不了解過刊閱覽的開放時間。由于傳統(tǒng)的舊觀念，許多師生認為過刊是陳舊書刊，既過時又臟，查閱不方便，因而從未想過查閱紙質(zhì)過刊。以上原因造成大量過刊文獻無人問津，過刊館藏利用率低下，造成過刊資源的極大浪費。

6.過刊資源利用率較低。

（1）過刊裝訂時間較長。裝訂期拖延，現(xiàn)刊下架裝訂為過刊，進入過刊管理模式。過刊裝訂周期為一學(xué)期到一學(xué)年不等，而每逢期刊裝訂期，適逢現(xiàn)刊資訊最佳時段，是高校教師教學(xué)和科研任務(wù)最緊迫最需查閱文獻時刻，也是畢業(yè)生撰寫畢業(yè)論文急需查閱文獻階段；年底的現(xiàn)刊雖然到刊時間不長，一旦跨年度就歸屬過刊。半年到一年以后過刊返館，信息價值便大打折扣了。

（2）“閉架管理”服務(wù)方式。高校圖書館的過刊是由現(xiàn)刊經(jīng)過半年到一年時間閱覽后再下架裝訂成冊的，容易破損和丟失；某些圖書館的部分現(xiàn)刊尚沒有復(fù)本，丟失后無法彌補。長期以來，某些高校圖書館僅允許師生在過刊閱覽室查閱過刊文獻，大大限制過刊信息流通，大量過刊閑置閱覽室，導(dǎo)致過刊資源浪費和利用率降低。

7.館藏規(guī)劃不合理，館藏質(zhì)量偏低。

期刊乃時效性文獻，隨著館藏年限延長，其利用價值隨之降低。因此，高校圖書館應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同期刊的性質(zhì)、時效和發(fā)展特點，科學(xué)地對過刊進行剔舊處理，使過刊資源的可用性、適用性、針對性和時效性最大化。在實際工作中，許多圖書館由于評估等工作需要，擴充館藏量，片面追求期刊收藏的規(guī)模與數(shù)量，不愿剔除學(xué)術(shù)價值低、利用率低的過刊，導(dǎo)致過刊質(zhì)量整體下滑，管理成本逐年上升。

（二）讀者的原因。

1.對過刊的科學(xué)價值認識不足。

高校部分師生對過刊存在偏見，對其科學(xué)價值和時效性認識不足，他們認為，當(dāng)今科學(xué)技術(shù)日新月異，過刊上內(nèi)容已經(jīng)過時不再適用了，眼前的新方法、新技術(shù)、新工藝和新成果才更具利用價值。事實上，有資料表明科技文獻半衰期大約為5～10年，某些重要學(xué)術(shù)期刊上發(fā)表的科學(xué)原理、理論依據(jù)、技術(shù)工藝等原始資料對當(dāng)今教學(xué)和科研工作仍有重大指導(dǎo)意義。

2.文獻檢索能力較差。

有些學(xué)生為完成老師布置的作業(yè)或撰寫畢業(yè)論文需要檢索過刊文獻，但不知如何檢索所需文獻，僅局限于查閱有限的幾種專業(yè)性期刊。造成檢索文獻能力較差的原因主要與文獻檢索課程設(shè)置有關(guān)。以廣東食品藥品職業(yè)學(xué)院為例，一般院系的大二下學(xué)期才開設(shè)文獻檢索課，每周1課時，共16～18課時。在大二下學(xué)期以前，學(xué)生沒有經(jīng)過系統(tǒng)文獻檢索知識學(xué)習(xí)，導(dǎo)致檢索文獻的能力較差。

二、提高過刊利用率之對策

（一）加強過刊文獻資源科學(xué)管理。

變以往的手工操作為計算機操作，簡化借閱手續(xù)。將過刊數(shù)據(jù)庫和圖書流通集成系統(tǒng)安裝在同一計算機上運行，用計算機來管理過刊各項業(yè)務(wù)工作，實現(xiàn)過刊自動化管理，提高管理水平與工作效益。如在過刊裝訂本加上磁條或條形碼，借書時通過掃描磁條或條形碼輸入過刊與讀者圖書證的信息，另外配備復(fù)印機、掃描儀和打印機等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，以便廣大讀者能在查找到所需要的文獻后復(fù)印，亦可減少破損、丟失等情況發(fā)生。

（二）科學(xué)調(diào)整館藏規(guī)劃，充分利用館藏過刊資源。

期刊館藏規(guī)劃直接影響過刊館藏種類、質(zhì)量及服務(wù)質(zhì)量，因此在訂購期刊時，首先要根據(jù)本校的專業(yè)設(shè)置、培養(yǎng)目標(biāo)、課程設(shè)置、教學(xué)改革和科研項目，確定期刊的收集范圍。其次要根據(jù)期刊的學(xué)科范疇、讀者對象、經(jīng)費預(yù)算綜合確定其訂購期刊品種、類型、文獻及其結(jié)構(gòu)比例和數(shù)量。近年來，隨著電子期刊的快速發(fā)展，電子期刊具有不需裝訂、節(jié)約館藏空間、檢索能力強大、使用和管理方便等優(yōu)點，因此館藏期刊要訂購一定數(shù)量的電子期刊。

（三）優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，按需剔除不適用過刊。

高校圖書館過刊館藏的建設(shè)只有在增補下架現(xiàn)刊的同時，剔除那些年代久遠的和破損嚴重過刊，才能使過刊資源更具時效性和實用價值。一般來說，消遣娛樂類和自然科學(xué)中關(guān)于計算機和信息化類的期刊信息老化速度快，3～5年后就沒有多大利用價值，這類期刊組織專家鑒定后，已經(jīng)過時的過刊可以立即剔除；而社會科學(xué)和自然科學(xué)中偏理論方向的期刊半衰期比較長，在5～10年內(nèi)都有使用價值，剔除時需謹慎。

（四）縮短過刊裝訂時間。

要提高過刊裝訂過程中每一步驟的工作效率?？刹捎梅制诜峙b訂辦法，一般期刊都是以季度、半年或一年為時段裝訂成合訂本的，比如將第一季度或上半年的先裝訂，下半年或第4季度的期刊后裝訂。以此輪換裝訂過刊的辦法，可有效提高過刊裝訂期的利用率。此外，還要協(xié)調(diào)好現(xiàn)刊閱覽室、裝訂部門和過刊閱覽室三個部門之間的工作，縮短裝訂周期。

（五）打破死板工作模式，提高過刊利用率。

如何解決現(xiàn)刊過刊新舊更替與讀者需求之間的矛盾，是每個期刊閱覽室管理人員面臨的課題。根據(jù)筆者多年經(jīng)驗，建議不僅要增加過刊加工次數(shù)，縮短過刊上架時間，而且要變通過刊的管理方式，不因為過刊尚未編目裝訂而拒絕讀者的需求。解決這個矛盾最簡單最有效的辦法就是在期刊閱覽室添置復(fù)印機，為需要的讀者提供復(fù)印服務(wù)，這樣既不耽誤過刊裝訂整理，又能提高過刊的利用率。

（六）改變傳統(tǒng)借閱方式，為讀者提供方便服務(wù)。

為方便讀者，過刊閱覽室應(yīng)向讀者開架閱覽和借閱，讀者憑圖書館借閱證進入閱覽室，自由選擇自己所需的期刊。部分圖書館只在常規(guī)上班時間對外開放，但某些讀者只能在課余時間到過刊閱覽室查閱文獻，另外有些讀者在開館時間內(nèi)沒有閱讀完所需資料，為了解決這個矛盾應(yīng)實行雙重服務(wù)方式，即在開館時間內(nèi)提供閱覽、復(fù)印服務(wù)，在閉館時間內(nèi)提供借閱服務(wù)。

（七）加強對過刊的宣傳工作，共建文明閱覽局面。

工作人員要有良好的職業(yè)道德，在讀者心目中樹立良好形象。上班時間仔細查架，確保各種期刊架位排列準確；將錯放、亂放的期刊及時復(fù)位。增加圖書分類指引牌，每一架首設(shè)置本架書的分類號和架位號；指導(dǎo)讀者認識過刊室的排架規(guī)律，節(jié)省索書時間。遇到刊名相仿時，易于混淆的過刊要用彩色筆在標(biāo)簽下面空白處涂上不同顏色以示區(qū)分，同時注明架位。指導(dǎo)讀者用好書位牌，及時制止其撕頁、錯放、亂放書刊的不良行為，向讀者宣傳愛護過刊的重要性，共建文明閱覽新局面。

（八）提高過刊管理人員的綜合素質(zhì)。

隨著科技的進步和高校圖書館事業(yè)的發(fā)展，對過刊工作者提出更高要求，要以人為本，以讀者為中心，做好讀者服務(wù)工作；要提高計算機信息管理的理論知識與實際工作的操作技能，精通計算機信息知識，提高外語水平；要全面提長自身的綜合素質(zhì)，以適應(yīng)高校圖書館事業(yè)快速發(fā)展的需要。

綜上所述，過刊工作在圖書館閱覽室工作中起著非常重要的作用，挖掘、開發(fā)和利用好過刊文獻資源，是每個閱覽室工作人員義不容辭的職責(zé)。

［1］秦明，吳家玲.非正式條件下的圖書館過刊剔舊工作探討［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011（36）.

［2］陳錦紅.高校圖書館過刊的管理和開發(fā)利用探討［J］.農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊，2010（2）.

［3］李艷明.高校過刊的管理現(xiàn)狀及價值利用［J］.硅谷，2009（5）：181，136.

［4］李艷明.高校過刊的管理現(xiàn)狀及價值利用［J］.硅谷，2009（10）：181.

［5］頡艷萍.淺談圖書館閱覽室人文環(huán)境建設(shè)［J］.科技資訊，2009（33）：250.

唐省三