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        食品藥品檢驗(yàn)所專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案建立和管理

        2014-06-06 03:52:04浦學(xué)春楊德昌
        卷宗 2014年4期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        浦學(xué)春 楊德昌

        摘 要:專業(yè)技術(shù)人員檔案是技術(shù)部門不可缺少的信息資源管理工作,技術(shù)檔案是對員工信息的詳細(xì)記錄,檢驗(yàn)人員個人的工作經(jīng)歷、社會實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)等都能得到真實(shí)的體現(xiàn),是專業(yè)技術(shù)人員在工作實(shí)踐中勞動結(jié)晶,也是他們晉升職稱、聘任、提職、調(diào)資、評先、評優(yōu),年度考核提供材料的重要依據(jù)。本所自1986年成立至今,從未建立過專業(yè)技術(shù)檔案,給以往專業(yè)人員晉升職稱帶來諸多不便,今年我所為完善和做好專業(yè)技術(shù)人員檔案建立和管理工作,我們認(rèn)為應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。

        關(guān)鍵詞:檔案收集;檔案管理;檔案體會

        1 專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集工作

        加強(qiáng)檔案收集是做好檔案工作的基礎(chǔ),開展檔案收集應(yīng)做好三個方面的工作:

        1.1 建立規(guī)定制度,使歸檔工作有章可循

        歸檔工作是正常途徑下保證檔案齊全完整的第一關(guān),歸檔制度的確立使歸檔范圍、歸檔時間、歸檔材料的質(zhì)量要求得以明確,它從制度上保障了檔案管理員定期接受歸檔材料,起到一定的制約作用,杜絕了私存文件、拒不歸檔現(xiàn)象的發(fā)生,保證文件材料的齊全完整。熟悉專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集渠道和內(nèi)容。專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集渠道和內(nèi)容有如下幾個方面:

        ①專業(yè)技術(shù)人員每年年度考核和總結(jié),由個人對本年度工作進(jìn)行自我評分,在科室里集體評議和打分,考核小組評分,然后由科室主任寫評語和簽名,最后由考核小組綜合評定并蓋章。

        ②畢業(yè)證書、學(xué)位證書、各級專業(yè)技術(shù)資格(職稱)證書,單位聘任證書。

        ③各種學(xué)術(shù)論文、專著、開展新項(xiàng)目、科研成果。

        ④進(jìn)修和短期專業(yè)學(xué)習(xí)所取得的各種鑒定、證書。

        ⑤參加繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育所取得的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育學(xué)分及相應(yīng)學(xué)分證書。

        ⑥參加本所及以上專業(yè)知識、實(shí)際操作、大型儀器設(shè)備上機(jī)操作考核、技術(shù)比武的成績記載以及專業(yè)技術(shù)崗位上崗證書。

        ⑦每次參加實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定現(xiàn)場試驗(yàn)項(xiàng)目名單、參加實(shí)驗(yàn)室間比對品種、項(xiàng)目名單及比對分析情況。

        ⑧參加國家計量院培訓(xùn)取得的實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審員資格證書、參加國家食品藥品監(jiān)督管理局培訓(xùn)取得的GMP、GSP證書。

        ⑨教學(xué)、培養(yǎng)人才情況。

        ⑩專業(yè)技術(shù)處分情況及其它情況。

        1.2 專業(yè)技術(shù)人員檔案材料的收集工作,還要堅持做到兩個結(jié)合

        一是堅持平時收集和集中收集相結(jié)合,平時收集,就是注意日常原始材料的收集,集中收集,主要集中在年底對一年來的材料進(jìn)行收集。二是組織收集和個人收集相結(jié)合。組織堅持日常收集外,但個人取得的一些歸檔材料如證書、鑒定證書、論文、專著等要及時送交檔案管理人員歸檔。

        2 專業(yè)技術(shù)人員檔案的整理工作

        專業(yè)技術(shù)人員檔案的價值就是為晉升職稱、聘任、提職、調(diào)資、評先、評優(yōu)、年度考核、實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定、領(lǐng)導(dǎo)掌握專業(yè)技術(shù)人員情況而服務(wù)的,在整理工作中 ,必須按檔案的要求來嚴(yán)格規(guī)范。檔案整理是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。整理的目的就是將零亂的和零星的材料進(jìn)一步條理化,具體為分類、整理、編目錄,使之系統(tǒng)化,便于檔案的管理和查找。根據(jù)平時工作的體會,我們認(rèn)為專業(yè)技術(shù)檔案的整理應(yīng)掌握以下原則:

        2.1 一人一檔

        并在封面上標(biāo)注姓名、科室、職稱、職務(wù)。目錄分類清晰詳盡。反映專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)水平的材料種類很多,大致分為學(xué)歷、工作經(jīng)歷、技術(shù)考核、技術(shù)職稱、論文、論著、科研、學(xué)分等類型。按獲得的時間順序?qū)⒏黝惒牧习幢硪?、表二的形式進(jìn)行排序。便于保管和利用。便于保管和利用是建立檔案的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。整理后的專業(yè)技術(shù)人員檔案應(yīng)簡明清晰便于利用,我們就將檔案建立成紙質(zhì)文檔和電子文檔。電子文檔查找更方便快捷。如要查看某某新項(xiàng)目開展情況,點(diǎn)擊新項(xiàng)目開展情況就及時了解。就不用再到檔案室查找,更省時省力。

        2.2 及時性

        為確保檔案資料的及時性,平時收集的培訓(xùn)證書、獲獎情況要及時歸檔,做到專業(yè)技術(shù)人員檔案能夠隨時反映個人情況,其它檔案整理工作重點(diǎn)在年終集中收集歸檔。

        2.3 加強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任心意識的培養(yǎng)

        檔案資料的收集、整理、登錄、歸檔在檔案收集管理工作中,是一項(xiàng)重要的工作,之所以要加強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任心意識培養(yǎng),使其認(rèn)識專業(yè)技術(shù)檔案建立和管理的重要性。

        3 總結(jié)

        通過建立專業(yè)技術(shù)檔案,填補(bǔ)了食品藥品檢驗(yàn)所近30年來的空白,規(guī)范和完善了檔案管理工作,不僅方便了專業(yè)技術(shù)人員個人業(yè)務(wù)的記錄和平時的查詢,也為專業(yè)技術(shù)人員今后的晉升職稱、考核、評優(yōu)等提高了客觀公正的參考依據(jù),同時有助于領(lǐng)導(dǎo)一目了然地了解每一位專業(yè)技術(shù)人員的情況,有力的提高了管理工作的質(zhì)量和效率。

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