陳雪

北京積水潭醫(yī)院　采購中心，北京　100035

我院物資管理系統(tǒng)與物流集成化管理模式探討

陳雪

北京積水潭醫(yī)院采購中心，北京100035

0　前言

隨著科技與信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以及醫(yī)改新政策的逐步推進(jìn)，現(xiàn)代供應(yīng)鏈與物流管理作為一種新型的科學(xué)管理模式，受到越來越多醫(yī)療機(jī)構(gòu)的高度重視。本文通過將新的物資供應(yīng)鏈與物流管理理念和運(yùn)作模式融入信息系統(tǒng)中，為醫(yī)院提高經(jīng)濟(jì)效益及社會效益?，F(xiàn)基于我院物資管理系統(tǒng)及物資集中配送的特點(diǎn)，分析并探索出一套適合醫(yī)院發(fā)展的物流管理新模式。

1　醫(yī)院物流管理概念

醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，是物資的需求單位，管理上以內(nèi)向物流為主，是整個(gè)社會物流供應(yīng)鏈靠近末端的部分。醫(yī)院物流是指醫(yī)院內(nèi)各科室在醫(yī)療服務(wù)、科研、教學(xué)、辦公物資等方面所涉及的物資按需求量從供應(yīng)地點(diǎn)采購，并向需求地點(diǎn)運(yùn)送及管理的過程，其物流活動(dòng)環(huán)節(jié)包括計(jì)劃、采購、倉儲、庫存管理、運(yùn)送等內(nèi)向物流的全過程。醫(yī)院所需的物資品種包括醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)用高值及低值耗材、普通辦公用品、I T辦公用品、總務(wù)后勤用品、藥品等多品種，且涉及環(huán)節(jié)廣。醫(yī)院的采購管理圍繞醫(yī)院的管理目標(biāo)和經(jīng)營業(yè)務(wù)需求，在采購、庫存和使用等環(huán)節(jié)，通過物流、資金流和信息流將供應(yīng)商、醫(yī)院采購所涉及的部門和最終用戶(病人)連接成一條供應(yīng)鏈的管理模式。如何將這一體系在物流、信息流、資金流進(jìn)行協(xié)調(diào)、集成是有效管理供應(yīng)鏈的關(guān)鍵。

2　我院物資供應(yīng)鏈管理新舊模式對比

我院成立于1956年，是一家三級甲等綜合醫(yī)院，科室涉及內(nèi)、外、婦、兒科，并以骨科及燒傷科為重點(diǎn)科室服務(wù)于全國各地前來就醫(yī)的患者。多年來，醫(yī)院的物資供應(yīng)鏈一直遵循著遞交手工申領(lǐng)單、訂單采購、入庫、發(fā)貨、手工記賬、對賬及付款等繁雜且費(fèi)時(shí)的舊管理模式。

2.1舊管理模式存在的問題

（1）采購環(huán)節(jié)。醫(yī)院的采購部門需要面向多個(gè)科室進(jìn)行需求調(diào)查，并制定采購與配送計(jì)劃，物資申領(lǐng)和訂單處理環(huán)節(jié)仍采用紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)，耗費(fèi)大量的時(shí)間、人力與物力，受人為因素影響大、效率低下、差錯(cuò)多。

（2） 供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)。醫(yī)院的供應(yīng)商眾多，而醫(yī)院的物資采購、儲存、使用以及物流管理環(huán)節(jié)的信息系統(tǒng)與供應(yīng)商脫節(jié)，因此醫(yī)院面對大量供應(yīng)商時(shí)溝通困難，缺乏系統(tǒng)性；訂單、配送、對賬結(jié)算等各項(xiàng)業(yè)務(wù)涉及物資品種眾多、工作量大容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

（3）物資配送環(huán)節(jié)。由于醫(yī)院的物資采購、儲存和使用等各個(gè)環(huán)節(jié)處于條塊分割狀況，所需物資必然會出現(xiàn)配送不及時(shí)的情況；各個(gè)科室不知道所需物資何時(shí)能夠到達(dá)，信息不對稱，科室抱怨多。

（4）醫(yī)院的倉儲管理環(huán)節(jié)。醫(yī)院普遍都存在物資倉儲用地緊張、場地小、貨架簡陋，物品的運(yùn)送、裝卸依賴小推車等工具；科室領(lǐng)用物資手續(xù)復(fù)雜，效率低；庫存盤點(diǎn)難、差錯(cuò)多、浪費(fèi)嚴(yán)重、存在無效庫存等問題。

（5）庫存控制環(huán)節(jié)。對“零庫存”的認(rèn)識不足，或是在原來的基礎(chǔ)上挖掘內(nèi)部潛力，依照經(jīng)驗(yàn)確定合適的庫存量，而不是真正科學(xué)的庫存管理方法。

（6）受場地、習(xí)慣和設(shè)施的限制，醫(yī)院目前仍然采取原始的領(lǐng)發(fā)貨方式，人流、物流通道沒有分開，這樣不但效率低，消耗大量的人力、物力，還增加了運(yùn)營成本。

2.2新管理模式的主要功能

經(jīng)多方調(diào)研，醫(yī)院采購部門、器械庫房、總務(wù)庫房及信息中心決定上線一套新的物資管理系統(tǒng)來提高物資供應(yīng)鏈的管理效率，經(jīng)過半年多的開發(fā)及應(yīng)用，新系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了如下功能：

（1） 通過端到端操作流程的梳理，實(shí)現(xiàn)訂單處理、物資申購環(huán)節(jié)的流程電子化，真正做到申領(lǐng)單據(jù)網(wǎng)上管理，降低單據(jù)丟失率，實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)跟蹤與查詢；建立供應(yīng)商資料庫，便于采購價(jià)格維護(hù)及財(cái)務(wù)結(jié)算。

（2） 新增采購預(yù)算、采購訂單執(zhí)行流程的可視化和電子化，包括制定月度采購計(jì)劃、采購訂單匯總及采購訂單入庫等。

（3） 報(bào)表和查詢功能，可從不同緯度、多角度統(tǒng)計(jì)查詢并匯總出據(jù)各類數(shù)據(jù)及財(cái)務(wù)報(bào)表，便于管理決策。

（4） 系統(tǒng)管理員能夠自定義系統(tǒng)菜單顯示名稱并排列順序，具備很好的延伸性，可擴(kuò)展條碼掃描功能的信息識別模塊，外接條碼掃描設(shè)備實(shí)現(xiàn)入庫單、出庫單條碼信息的采集及批號、效期的全程追蹤。

（5）解決物資申領(lǐng)過程中賬物不統(tǒng)一問題，從而實(shí)現(xiàn)電子對賬。更重要的是該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院所需物資的采購、配送、院內(nèi)流通和科室使用等的自動(dòng)化、信息化，克服人為因素造成的問題，使醫(yī)院各項(xiàng)物資采購和使用活動(dòng)實(shí)現(xiàn)透明化、公開化，便于有效管理和監(jiān)督。

2.3新物資系統(tǒng)模塊的圖解

新物資系統(tǒng)模塊圖解，見圖1。

圖1　新物資系統(tǒng)模塊圖解

新系統(tǒng)運(yùn)行后，首先實(shí)現(xiàn)物資管理業(yè)務(wù)信息采集儲存與傳輸手段的自動(dòng)化，提升了信息反饋速度，提高了醫(yī)院的工作效率和管理質(zhì)量水平。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、采購管理人員可實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)地掌握物資管理的相關(guān)信息，為管理調(diào)控和決策提供依據(jù)，從根本上消除中間環(huán)節(jié)效率低、人為操作差錯(cuò)率高等問題。

3　回龍觀新院引入第三方物流管理新模式

回龍觀院區(qū)于2013年年初建成并正式投入運(yùn)營，根據(jù)老院區(qū)引入新物資管理系統(tǒng)的成功經(jīng)驗(yàn)，醫(yī)院決定在新院區(qū)采用物流集成化管理模式，在信息系統(tǒng)平臺下，委托第三方物流服務(wù)公司實(shí)行庫房托管，醫(yī)院保留二級庫房進(jìn)行院內(nèi)簡單運(yùn)送工作，實(shí)行全部或部分醫(yī)用耗材及總務(wù)物資從第三方物流服務(wù)公司集中配送，從而進(jìn)一步縮減存貨量、降低倉耗、節(jié)省開支，其中規(guī)定采購權(quán)、物資的選擇權(quán)歸醫(yī)院所有，由醫(yī)院采購員從物資管理系統(tǒng)上下采購訂單，配送商在系統(tǒng)上查詢并接收訂單，向供應(yīng)商處進(jìn)行統(tǒng)一采購。在驗(yàn)貨環(huán)節(jié)，遵循藥品集中配送的模式，配送公司配送員初步驗(yàn)收后將貨物送至醫(yī)院二級庫房，醫(yī)院采購員及庫管再次對物資進(jìn)行驗(yàn)收以保證物品質(zhì)量安全。這樣做不僅可以使醫(yī)院內(nèi)部需求集中統(tǒng)一化，還可以降低與外部供應(yīng)商價(jià)格談判，配送、運(yùn)輸?shù)鹊膲毫?。采用庫房托管的運(yùn)作模式，其勞動(dòng)力、場地占用費(fèi)都比醫(yī)院本身運(yùn)作要低。

4　庫房托管集中配送管理模式的應(yīng)用

經(jīng)過近半年的摸索及試運(yùn)行，庫房托管集中配送管理模式的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了：

（1） 為醫(yī)用耗材、總務(wù)物資提供供應(yīng)服務(wù)。在不改變醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)用耗材、總務(wù)日常物資等品種、品規(guī)和生產(chǎn)廠家的情況下，順利切換醫(yī)院所需物資的供應(yīng)，為醫(yī)院提供集中的物流配送，并實(shí)現(xiàn)24h響應(yīng)服務(wù)；同時(shí)，根據(jù)醫(yī)院各類所需物資的個(gè)性化需求，結(jié)合設(shè)計(jì)各種應(yīng)急流程以應(yīng)對臨床對所需物資的緊急需求，消除醫(yī)院的后顧之憂。

（2） 為院內(nèi)所需物資提供配送服務(wù)。針對院內(nèi)物流系統(tǒng)，配備相應(yīng)的院內(nèi)物流配送和管理人員，這些人員歸屬于第三方物流公司，專門負(fù)責(zé)接貨、儲存和申領(lǐng)等院內(nèi)各個(gè)環(huán)節(jié)物資的管理和配送。同時(shí)，提供院內(nèi)物流設(shè)計(jì)與優(yōu)化服務(wù)；處理所供物資在24h內(nèi)的售后服務(wù)問題；提供全天候不間斷所需物資在院內(nèi)的配送；處理院內(nèi)特殊產(chǎn)品應(yīng)急需求配送；處理產(chǎn)品問題，臨床服務(wù)持續(xù)跟進(jìn)。

圖2　物資集中配送流程圖

（3） 提供科室?guī)齑婀芾砼c醫(yī)用耗材、總務(wù)物資的自動(dòng)補(bǔ)貨解決方案。幫助醫(yī)院建立科室?guī)齑?，并在此基礎(chǔ)上，配合整體外包，通過與供應(yīng)商建立系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)科室自動(dòng)補(bǔ)貨，核心點(diǎn)包括：① 建立醫(yī)療用品在科室的庫存管理，利用條碼卡片、RFI D等物流技術(shù)管理科室醫(yī)療用品的使用；② 根據(jù)醫(yī)療用品在各個(gè)科室的使用情況，利用數(shù)學(xué)模型以及經(jīng)驗(yàn)值，設(shè)定上下限，上下限考慮了科室的日需使用量、供應(yīng)商的配貨能力、季節(jié)變化等因素；③ 利用采購平臺與配送商實(shí)現(xiàn)訂單、送貨等流程的自動(dòng)對接；④科室護(hù)士長不用提交醫(yī)療用品采購申請，由補(bǔ)貨系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生，自動(dòng)處理，科室護(hù)士只負(fù)責(zé)簽收，工作復(fù)雜度大大降低。

（4） 物資代儲。第三方物流公司的倉庫擁有先進(jìn)的設(shè)備和倉儲管理能力，醫(yī)院采購的物資直接存儲在倉庫中，使用時(shí)由物流公司進(jìn)行配送，由此節(jié)省醫(yī)院庫房占地、減輕在倉儲方面的費(fèi)用。

（5） 可減少供應(yīng)商到醫(yī)院集中送貨的堵塞狀態(tài)，提高醫(yī)院車場及公共設(shè)施的利用率。

（6） 庫房托管可以幫助醫(yī)院處理繁雜瑣碎的日常事務(wù)，減少人力、財(cái)力投入，幫助醫(yī)院合理分配資源。

物資集中配送流程圖，見圖2。物資集中配送收貨入庫流程圖，見圖3。

5　第三方物流的潛在風(fēng)險(xiǎn)

第三方物流在具體操作實(shí)施中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：① 嚴(yán)格控制采購成本。第三方物流的含義，實(shí)際就是向外部企業(yè)購買物流服務(wù)。而所謂“購買”就是購買價(jià)格里一定會包括對方企業(yè)想要獲得的利潤，這種利潤可以是有形的經(jīng)濟(jì)利益，也可以是無形的市場宣傳，這樣做醫(yī)院會在付出

圖3　物資集中配送收貨入庫流程圖

更多的管理成本的同時(shí)失去與外部供應(yīng)商之間的戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系；② 降低外包控制風(fēng)險(xiǎn)。外包常常會使醫(yī)院失去對一些產(chǎn)品或服務(wù)的控制，從而增加了醫(yī)療安全的不確定性，采用物流外包形式一定要將物資的選擇權(quán)和采購權(quán)掌握在醫(yī)院手中，這樣不至于因喪失對外包的控制而影響整個(gè)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展；③ 減少對外包的依賴。長期依賴某一個(gè)第三方物流服務(wù)商對醫(yī)院的資金投資、效益提高具有潛在的好處，但同時(shí)又會使第三方物流服務(wù)商滋生自滿情緒而讓醫(yī)院難以控制。

6　結(jié)語

醫(yī)院供應(yīng)鏈管理的實(shí)施不僅會大大提高醫(yī)院的診療效率、服務(wù)質(zhì)量，而且對提高醫(yī)院未來競爭力產(chǎn)生極大影響?，F(xiàn)代化的物流管理模式的演變改變了醫(yī)院傳統(tǒng)的物流模式，從而也帶動(dòng)了醫(yī)院經(jīng)營理念的轉(zhuǎn)變，使醫(yī)院從原來的只注重裝備及醫(yī)療水平，而轉(zhuǎn)為既要注重裝備及醫(yī)療水平，又要注重醫(yī)院的物流管理水平和服務(wù)水平，同時(shí)也改變了醫(yī)院的管理方式、改進(jìn)了對患者的服務(wù)?，F(xiàn)代化醫(yī)院物資供應(yīng)鏈與物流管理模式應(yīng)該以先進(jìn)的物資管理信息系統(tǒng)為平臺，采用物流集成化管理模式進(jìn)一步提升供應(yīng)效率、降低采購成本、增加物資采購和使用環(huán)節(jié)的透明度、優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，從而提升醫(yī)院整體水平，使醫(yī)院能夠在公立醫(yī)院中獨(dú)具良好的競爭地位。

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作者郵箱：chenxueant@aliyun.com

[中圖分類號]R197.39

[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]C

doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2014.02.029

[文章編號]1674-1633(2014)02-0096-03

收稿日期：2013-10-21

Discussion on the Supplies Management Systemand the Integrated Logistics Management Model in the Hospital

CHEN Xue
Procurement Center, Beijing Jishuitan Hospital, Beijing 100035, China

[摘要]本文通過對我院物資供應(yīng)鏈與物流管理新舊模式分析，提出在信息時(shí)代，改變醫(yī)院傳統(tǒng)物流模式，優(yōu)化物流管理系統(tǒng)，實(shí)施物流集成化管理模式是醫(yī)院物流管理發(fā)展的必然趨勢，也是降低醫(yī)院成本，提升醫(yī)院整體競爭力的發(fā)展理念。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院物資管理系統(tǒng)；物流集成化管理；高值耗材；低值耗材

Abstract：Through analysis of the old and newmanagement models of material supply chains and logistics in Beijing Jishuitan Hospital, this paper pointed out it had been an inevitable tendency for development of the logistics management in the information age to change the traditional logistics model, optimize the logistics management systemand implement the integrated logistics management model. Additionally, it also served as a development concept to reduce the costs and strengthen the all-round competitiveness for the hospital.

Key words：hospital supplies management system; integrated logistics management; high-value consumables; low-value consumables