摘要：本文旨在建立一個既能節(jié)省時間和空間，又提高科室規(guī)范化運行水平的信息與實物相結(jié)合的科室資料管理方法，介紹借助計算機與實物資料相結(jié)合的科室資料管理新模式；該模式強化了科室資料的整理、分析及信息化管理，使科室運作更為規(guī)范化、制度化，對醫(yī)療工作質(zhì)量的提高起到了十分主要的作用。

關(guān)鍵詞：功能科室；資料管理；規(guī)范化

作為科室日常行政工作的一個重要內(nèi)容，資料管理也是積累科室無形資產(chǎn)的基礎(chǔ)性工作。如何讓資料管理上升為知識資源管理，并使一個科室的人才和設(shè)備都發(fā)揮最佳效能，使人盡其才，物盡其用，使得整個科室處于良性運行狀態(tài)[1]。既往科室各種資料管理混亂，甚至記錄不完整。通過此次評三甲、創(chuàng)百優(yōu)，我們心功能室按照評審要求，注重了科室資料的管理、分析，使科室運作更為規(guī)范化、制度化，對醫(yī)療工作質(zhì)量的提高起到了關(guān)鍵作用?，F(xiàn)總結(jié)如下：

1心功能室各項資料儲存方法及相關(guān)工作要求

1.1加強資料管理意識培養(yǎng) ①樹立全員意識。加強宣傳，讓每一位科室職工認識到資料管理工作的重要性，取得科室每一位職工的理解與支持。②提高管理意識?？剖屹Y料秘書是科室資料管理工作的中堅力量，強化資料秘書的管理意識很是關(guān)鍵。資料秘書除做好職能工作外，要加強檔案知識的學(xué)習(xí)，接受相關(guān)職能科室的監(jiān)督與建議。③加強利用意識?？剖屹Y料管理建設(shè)的最終目的是利用，即為醫(yī)院管理提供更加高效、合理的管理手段。資料管理秘書一定要熟悉自己職能范圍內(nèi)的各項工作，能夠提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)[2]。

1.2資料管理的總體要求 專人負責(zé)，對所有科室資料常整頓，做到雙重標識，嚴格定位。同類的文件要求整理成冊，分別固定于文件夾，相同或相似主題的文件夾又歸檔于同一個文件架并進行相應(yīng)標記，將位置輸入計算機中，便于查詢。進行雙重標記，按照\"創(chuàng)三甲及百優(yōu)\"對資料的要求，設(shè)有組織領(lǐng)導(dǎo)、創(chuàng)優(yōu)方案、規(guī)章制度、績效考核等資料；豎標則表明對應(yīng)文件夾內(nèi)資料的主要內(nèi)容，如會議記錄、規(guī)章制度、工作方案等，使文件定位起到了雙重保障的作用。當(dāng)資料數(shù)量或位置變動時，用計算機對所輸入的資料進行檢查、修改、刪除、重排等，使資料規(guī)范無誤。

1.3各種規(guī)章制度 為方便學(xué)習(xí)，要求將每個制度建一張卡片，整理成冊，科室進行定期按計劃學(xué)習(xí)，做到每個工作人員對規(guī)章制度了熟于心。

1.4各種儀器操作規(guī)程、保養(yǎng)制度 按本科室工作人員掌握情況，定期進行演練，按標準帶教科室新進人員及實習(xí)生、進修生，要求人人均能按正規(guī)程序進行操作、保養(yǎng)。

1.5人員的規(guī)范化培育計劃，考核措施 記錄每位工作人員入職時間及個人基本信息，分析人才發(fā)展趨勢，有助于科室人才培育計劃的制定。定期進行考試，內(nèi)容包括基礎(chǔ)理論及技術(shù)操作。

1.6心功能室應(yīng)急預(yù)案 定期進行對各種應(yīng)急預(yù)案的學(xué)習(xí)和考核，使人人掌握應(yīng)對突發(fā)事件的能力。確保醫(yī)院安全，將突發(fā)事件產(chǎn)生的損害控制在最低水平。

1.7各種管理檔案 工作計劃及總結(jié)包括年計劃、月重點、周安排，每月重點講評、分析，并討論執(zhí)行情況，每年進行年終總結(jié)及來年工作計劃；教學(xué)實習(xí)記錄 記錄帶教計劃、進修學(xué)習(xí)安排、教學(xué)成效評估及學(xué)生反饋信息的收集；科室管理學(xué)習(xí)記錄 記錄主持人、與會人員、學(xué)習(xí)內(nèi)容以及學(xué)習(xí)效果；質(zhì)控記錄本科室出現(xiàn)的問題點，定時進行匯總，科室負責(zé)人進行品評，分析提出優(yōu)化改進方案； 差錯事故登記本由當(dāng)事人如實填寫，情節(jié)嚴重的上報醫(yī)院，以備查閱；對于科室或科員獲得的獎勵及受到的批評應(yīng)如實記錄在案。對獎勵要給以當(dāng)眾表揚宣導(dǎo)，對于批評則應(yīng)采取合適的方式，可單獨進行分析評論，以便于評先樹優(yōu)；對于上級及相關(guān)科室的各類文件資料要按部門、內(nèi)容分別進行存放管理，以便于確保執(zhí)行及查閱。

2對資料進行分類管理后的效果分析

2.1各項資料分類合理，材料充分、齊全，使科室的日常工作思路更加清晰，提高了迎檢能力，得到了醫(yī)院及評審專家的好評。

2.2提高了科室工作人員參與管理的主人翁意識，通過各種規(guī)章制度的實施，科內(nèi)工作人員參與管理的能力明提高，形成一支工作經(jīng)驗豐富、業(yè)務(wù)嫻熟的隊伍，效果滿意。

2.3通過資料的分類管理，使科室工作秩序更加有序，并通過資料的有效保存能使對科室工作質(zhì)量的評價有據(jù)可查，比如說通過查閱帶教記錄，參考進修及實習(xí)同學(xué)的反饋意見，使我們更加清楚學(xué)生到底需要什么樣的帶教方式，從而制定切實可行有效的帶教計劃；通過查閱質(zhì)控記錄能使我們克服以前工作的不足，不斷改進工作質(zhì)量。

2.4通過各種資料的記錄，可以對科室的每個工作人員進行合理的評價，從而使其意識到科室對管理工作的重視，對知識及人才的尊重，并會根據(jù)每個人的優(yōu)點和特長給他們安排適當(dāng)?shù)墓ぷ?，增強了科室的競爭氛圍，從而充分發(fā)揮個人的主觀能動性。這樣不僅有助于科室工作的開展，也便于人才培養(yǎng)及梯隊建設(shè)。

3討論

3.1對科室資料分類管理是資料管理工作的必然要求 資料管理工作是為了管理好科室資料而建立起來的一項工作制度?？剖屹Y料數(shù)量較大，品類繁復(fù)，內(nèi)容多元化，必須采用科學(xué)化的管理。而分類正是科學(xué)管理科室資料的基礎(chǔ)。只有進行分門別類，才可以使得資料整齊有序、條理清晰，進而在此基礎(chǔ)上進行科學(xué)的學(xué)習(xí)管理、統(tǒng)籌等工作。

3.2對科室資料執(zhí)行分類管理也是強化科室管理工作規(guī)范化的客觀要求 資料管理工作是科室管理工作的重要組成部分。是堅持科學(xué)發(fā)展、優(yōu)化科室管理能力的重要部分。無論是規(guī)劃長遠的工作目標，還是安排管理科室日?；顒樱瑑?yōu)化質(zhì)量管理，都必須靠精準、全面的資料管理為依據(jù)。而唯有整理過、條理清晰的科室資料，才可以加以迅速、準確的利用，滿足科室資料在各方面的需求。

3.3對科室資料采取分類管理是創(chuàng)建專業(yè)化科室的必然要求 為了更快捷便利地利用科室資料， 醫(yī)院各科室、各部門已經(jīng)開始建立或籌備專業(yè)的資料管理系統(tǒng)。收集和存檔本單位產(chǎn)生的、對科室發(fā)展有參考和研究價值的重要檔案。這就更要求科室對資料進行分類，根據(jù)資料的內(nèi)容、特性以及重要程度進行收集整理，確保資料的完整性， 以利于按一定的規(guī)定， 將需要永久保存的重要資料完整、準確、系統(tǒng)地保存。

3.4對科室資料進行分類處理，是實現(xiàn)科室管理現(xiàn)代化的必然要求 科室日常工作和科室管理工作的現(xiàn)代化，需要科室資料管理現(xiàn)代化，這是現(xiàn)代化科室管理工作的發(fā)展方向?？剖屹Y料應(yīng)該按照標準化和統(tǒng)一化的要求進行分類編目、系統(tǒng)整理，否則，進行信息儲存和快速查找都是不可能的[3]。

參考文獻：

[1]易利華.醫(yī)院科室管理學(xué)[M].北京：人民衛(wèi)生出版社，2009.

[2]劉少德.三級綜合醫(yī)院科室檔案建設(shè)的實踐與探索[J].黑龍江檔案，2012，4：7-8.

[3]張玉初，吳強.堅持以人為本、促進醫(yī)院和諧發(fā)展[J].中外健康文摘，2009，6（25）：278-279.

編輯/申磊