賀剛

城市房產(chǎn)資源檔案是城市房地產(chǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是城市面貌和發(fā)展的歷史見證，是研究城市的發(fā)展歷史、研究房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展歷史及其規(guī)律的重要參考依據(jù)。因此，重視房產(chǎn)檔案工作的管理和發(fā)展，不只是房產(chǎn)管理部門的重要工作，而且是現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中應(yīng)有內(nèi)容。在檔案管理工作中，不僅要真實(shí)地記錄和留取材料，保證檔案的真實(shí)性和可靠性，還要積極地開發(fā)和利用檔案資源，為改革、發(fā)展提供必要且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)

1.1 專業(yè)性

房產(chǎn)地檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門，是房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理中形成的歷史記錄，而房地產(chǎn)權(quán)屬登記治理是依法進(jìn)行的，是其它任何部門都不能代替的工作，房地產(chǎn)權(quán)屬登記治理工作面廣量大，政策性強(qiáng)，形成的檔案材料專業(yè)性強(qiáng)，在內(nèi)容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別，在內(nèi)容上，反映了房地產(chǎn)權(quán)屬狀況和房地產(chǎn)位置和面積大小，文件名稱多采用房地產(chǎn)專業(yè)術(shù)語，在形式上，結(jié)構(gòu)規(guī)范，多為表格式，填寫式。

1.2 動(dòng)態(tài)性

房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)權(quán)屬和房地產(chǎn)情況并不是固定不變的，隨著產(chǎn)權(quán)人的變化，房屋的損壞折舊，城市建設(shè)的發(fā)展，房地產(chǎn)市場(chǎng)的買賣，交換，繼續(xù)，贈(zèng)與等交易行為的發(fā)生使房地產(chǎn)所有權(quán)不斷發(fā)生變化，房屋的拆遷，翻建，滅失，土地分割與合并等房地變更不可避免。因而，房產(chǎn)檔案處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，房產(chǎn)檔案作為房屋變化中的原始記錄，必須隨著房屋及房屋所有權(quán)人的變化而變化，房產(chǎn)檔案只有全面真實(shí)地反映房屋變化的全貌，才具有其利用的價(jià)值。

1.3 城區(qū)壟斷性

房地產(chǎn)管理的基本原則是屬地管理，因此，房地產(chǎn)管理部門在進(jìn)行房地產(chǎn)管理過程中處于對(duì)本地區(qū)對(duì)本地區(qū)房地產(chǎn)檔案的獨(dú)占和壟斷地位，如果開發(fā)利用工作不到位，將直接導(dǎo)致本地區(qū)房地產(chǎn)市場(chǎng)的混亂，產(chǎn)權(quán)管理的無序和房地產(chǎn)信息的匱乏。

2 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理應(yīng)采取的有效措施

2.1 切實(shí)做好房產(chǎn)檔案的收集工作

收集工作是確保檔案完整齊全的關(guān)鍵。房產(chǎn)檔案來源分散，這就要求房產(chǎn)檔案管理部門切實(shí)做好房產(chǎn)檔案材料的收集工作。首先，要制定房產(chǎn)文件材料歸檔范圍及分類方案、各類房產(chǎn)檔案歸檔制度及各類專兼職檔案員的崗位目標(biāo)責(zé)任制。其次，要選派業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的工作人員深入相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助收集整理房產(chǎn)資料，并協(xié)商有關(guān)房產(chǎn)檔案的移交問題。其三，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。認(rèn)真檢查檔案移交目錄、歸檔卷數(shù)及案卷質(zhì)量。對(duì)于房產(chǎn)地址不清、材料不全、字跡不規(guī)范的要求重新整理，以保證歸檔材料齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范。

2.2 認(rèn)真做好房產(chǎn)檔案的整理工作

房產(chǎn)檔案的整理工作是將收集來的房產(chǎn)材料進(jìn)一步條理化、系統(tǒng)化，進(jìn)行分類、排列，形成有序體系的過程。首先，房產(chǎn)檔案管理部 門必須對(duì)所收集的文件資料進(jìn)行篩選整理，嚴(yán)格把關(guān)，并對(duì)重要的材料進(jìn)行妥善保管。其次，房產(chǎn)檔案種類多，必須嚴(yán)格按檔案管理規(guī)則，對(duì)所收集的文件資料科學(xué)分類，合理排列，整齊裝訂。另外，為了把房屋狀況在房產(chǎn)檔案中更真實(shí)、更直觀地表現(xiàn)出來。房產(chǎn)檔案中最好附加房屋照片，與房產(chǎn)材料放在一起保存。

2.3 房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理

房屋產(chǎn)權(quán)檔案編目是房產(chǎn)檔案科學(xué)管理的重要步驟。編且是否科學(xué)，直接關(guān)系到檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用。為了適應(yīng)房產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理的需要，首先應(yīng)解決的是房產(chǎn)檔案編目科學(xué)、管理動(dòng)而不亂的問題，建設(shè)部明確指出“檔案排列應(yīng)以房屋坐落的地方為序”，這是有利于房產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理的科學(xué)方法。因?yàn)樵谕坏靥?hào)的產(chǎn)權(quán)檔案在不斷增加或減少的情況下。其變化后的檔案始終是依次排列在同一地號(hào)內(nèi)。但是各地也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)編目管理?？砂凑战值?、辦事處、路、巷門牌號(hào)進(jìn)行檢索，以檢索目錄的形式進(jìn)行登記，如遇產(chǎn)權(quán)變更時(shí)，檔號(hào)不變，把變更的產(chǎn)權(quán)人寫在原產(chǎn)權(quán)人的后面或備注欄，與原始檔案存放在一起，并將封面上改為新產(chǎn)權(quán)人的姓名，使原始登記與變更登記合二為一。

2.4 房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

選擇一個(gè)比較通用的且能熟練掌握的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，作為房產(chǎn)檔案信息化管理的軟件平臺(tái)，對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的存儲(chǔ)、分析及運(yùn)算。同時(shí)，要正確處理好檔案原件及檔案數(shù)據(jù)的關(guān)系。檔案原件作為房產(chǎn)檔案的原始資料有著不可替代的作用，它是檔案數(shù)據(jù)的來源及房 產(chǎn)身份的唯一合法證明，不能因?yàn)橛?jì)算機(jī)的普及應(yīng)用就忽視對(duì)原始檔案的管理。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用只是為檔案的查閱利用提供一種方便快捷的手段。而不能最終替代原始檔案的地位。因此，筆者認(rèn)為，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，一要建立產(chǎn)權(quán)交易信息管理系統(tǒng)和內(nèi)部局域網(wǎng)，設(shè)有產(chǎn)權(quán)初始登記、變更登記、換證登記、抵押登記和交易管理等模塊，徹底改變傳統(tǒng)的手工模式，實(shí)現(xiàn)由登記收件、初審、復(fù)審、繕證、發(fā)證、歸檔等各個(gè)工作環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息資源共享，同時(shí)設(shè)立抵押庫和查封庫。有效地避免重復(fù)抵押和查封房產(chǎn)的登記、交易、抵押等違法行為的發(fā)生。二要研發(fā)銀行抵押貸款風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)。通過城市金融網(wǎng)，與市各級(jí)商業(yè)銀行局域網(wǎng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)抵押數(shù)據(jù)共享。該系統(tǒng)的應(yīng)用不僅提高了銀行辦理抵押貸款業(yè)務(wù)的工作效率。提升了客戶的滿意度。還進(jìn)一步加強(qiáng)了抵押貸款風(fēng)險(xiǎn)的防范，杜絕了各種騙貸行為的發(fā)生，同時(shí)也減輕了檔案工作人員的壓力，縮短了工作時(shí)間，提高了房產(chǎn)檔案利用工作質(zhì)量和效率。

2.5 房產(chǎn)檔案的利用方式

逐步實(shí)現(xiàn)開發(fā)利用方式從被動(dòng)到主動(dòng)。形式從單一到多樣的轉(zhuǎn)變。房產(chǎn)檔案的開發(fā)利用不應(yīng)停留在為產(chǎn)權(quán)服務(wù)一個(gè)層面上。要突破“產(chǎn)權(quán)管理———房產(chǎn)檔案———產(chǎn)權(quán)管理”這一簡單的線狀輪回結(jié)構(gòu)，房產(chǎn)檔案信息應(yīng)從“產(chǎn)權(quán)管理———材料匯報(bào)———咨詢服務(wù)———政策依據(jù)———市場(chǎng)預(yù)測(cè)”等方面進(jìn)行開發(fā)整合。以便更好地為房產(chǎn)管理提供依據(jù)。

2.6 房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)模式

房產(chǎn)檔案的服務(wù)不單純是某一項(xiàng)的服務(wù)，而應(yīng)是所有信息的全部披露.是一種全方位、多元化的服務(wù)模式。房產(chǎn)檔案網(wǎng)站是實(shí)現(xiàn)多元化服務(wù)的有效手段。房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是將檔案信息及其相關(guān)資料數(shù)字化、圖像化，通過互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)過相應(yīng)的身份確認(rèn)查看信息。一方面，可將房產(chǎn)檔案中的建筑面積、房屋坐落、平面圖等公布在網(wǎng)上，對(duì)于有條件利用資料的各級(jí)用戶可根據(jù)自身的用戶級(jí)別查詢相關(guān)的房產(chǎn)檔案；另一方面，利用者也可將自身的相關(guān)問題留在網(wǎng)頁上。檔案管理人員可及時(shí)了解使用者的需求，解答問題，實(shí)現(xiàn)管理者與使用者的互動(dòng)互惠。

房產(chǎn)檔案是城市房屋管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、轉(zhuǎn)移、變更等管理工作中形成的歷史記載。對(duì)房產(chǎn)檔案實(shí)施規(guī)范化管理對(duì)于有效發(fā)揮房產(chǎn)檔案的作用、服務(wù)社會(huì)具有重要意義。endprint