【摘 要】隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡化的發(fā)展，檔案已不再僅僅以單一的紙質形式存在，以磁、電、光等介質為主要信息載體的文件應運而生，產(chǎn)生了大量的電子文件檔案，從而大大節(jié)省了檔案裝具與庫房的存儲空間、檢索快捷，提高利用率。如何利用信息技術實現(xiàn)電子檔案的科學管理已成為檔案界亟待解決的重要問題，如何避免信息泄露或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、網(wǎng)絡病毒的威脅、電子檔案的真實性、電子檔案的保護手段、修復技術和安全防護等一系列問題。帶來這些問題和困惑的同時，將計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術應用到檔案管理工作已并非是傳統(tǒng)檔案管理的延伸，而是檔案管理中的一次實質性的飛躍和發(fā)展。

【關鍵詞】電子文件；檔案管理；問題

引言：

伴隨計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)應用的普及，網(wǎng)絡的開放性、共享性、動態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入網(wǎng)絡。電子系統(tǒng)中大量的公文通過網(wǎng)絡發(fā)布、高效流轉，檔案已不再僅僅以單一的紙質形式存在，以磁、電、光等介質為主要信息載體的文件應運而生，產(chǎn)生了大量的電子文件檔案。

文書檔案的辦公自動化應用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。

一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點

（一）提高辦公效率。 計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。檔案管理工作中，在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

（二）信息共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。隨著計算機及其網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以準確查找文件，不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門情況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

（三）保存穩(wěn)定性。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命更長。紙張的耐久性取決于保管條件，如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

（四）提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員因為某些原因，使文件在傳遞過程中丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網(wǎng)絡技術下，直接通過辦公自動化系統(tǒng)進行傳遞，遇到出差等情況，還可以通過VPN設備，進入公司內網(wǎng)進行辦公，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

（一）電子文件保密性受限制。電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術的不斷完善，進入網(wǎng)絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

（二）對檔案綜合管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術的人員所能勝任的。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，不僅滿足于一般的計算機操作水平、較高的知識層次和先進技術水平，更要有高度保密意識。

三、針對在實踐應用過程中遇到的問題我提出了幾點方法

（一）辦公自動化系統(tǒng)內、外網(wǎng)隔離。在內部辦公自動化網(wǎng)絡和外網(wǎng)之間，設置物理隔離，以實現(xiàn)內外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網(wǎng)絡攻擊的檢測和告警。

（二）提高檔案人員的綜合素質：1、從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業(yè)務技能、提高管理水平的效果；2、以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務學習成績作為業(yè)績考核的一部分；3、加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

（三）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發(fā)揮效用。

參考文獻：

[1]鄧邵興，檔案管理學，中國人民大學出版社.

[2]董永昌，電子文件與檔案管理，百家出版社.

作者簡介：顧霞娣，1981年1月8日，女，上海，漢，本科，文書管理，西氣東輸管道公司，市場開發(fā)與銷售部。