【摘 要】行政秘書是各高職院校中不可或缺的一支團(tuán)隊(duì)，他們是高職院校行政管理層與師生員工間相互溝通的橋梁和紐帶。本文對(duì)行政秘書工作的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，對(duì)高職院校行政秘書工作中存在的問題進(jìn)行了剖析，并提出了改進(jìn)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】高職院校 行政秘書 工作現(xiàn)狀 對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2014）29-0048-02

高職院校行政秘書既是學(xué)校教學(xué)管理層的參謀和助手，又是管理層與師生間交流的紐帶和橋梁，是管理部門中必不可少的一支力量。但院校行政秘書尚未得到應(yīng)有的重視，而且工作以廣而多、雜而亂、細(xì)而碎“著稱”，工作中缺少交流，引發(fā)很多問題，影響了師生之間的關(guān)系和工作效率。因此，通過對(duì)高職院校行政秘書工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出改進(jìn)的對(duì)策，從而更好地開展行政工作。

一 行政秘書的工作職能

1.文書工作

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)要求，撰寫各項(xiàng)檔案材料，制訂相關(guān)工作計(jì)劃；批轉(zhuǎn)傳閱上級(jí)相關(guān)文件和其他事項(xiàng)的通知；校園對(duì)內(nèi)對(duì)外文稿的草擬、審校、打印和發(fā)布，如年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、通知和申請(qǐng)報(bào)告等；負(fù)責(zé)上報(bào)各類檔案的校對(duì)、呈送和存檔管理工作；會(huì)議紀(jì)要的整理，校園動(dòng)態(tài)更新等。

2.人事工作

完成校園教職工崗位聘任、考勤、考核、獎(jiǎng)懲、職稱評(píng)定、人事調(diào)動(dòng)工作；負(fù)責(zé)辦理校行政領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)管的離退休人員、校辦工作人員的醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、住房公積金等社會(huì)保障項(xiàng)目和津貼、工會(huì)福利等待遇的登記造冊、報(bào)批、領(lǐng)取、分發(fā)手續(xù)等工作。

3.行政工作

主要涉及各類信息資料、來函的歸檔和保存；根據(jù)校園建設(shè)要求，進(jìn)行人員培訓(xùn)；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促各項(xiàng)工作計(jì)劃、制度實(shí)施落實(shí)；會(huì)議安排、會(huì)務(wù)籌備的工作；審核有關(guān)文檔的簽署，證明材料；掌握學(xué)生的休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等信息，并及時(shí)做好歸檔備查工作。

二 行政秘書的工作特點(diǎn)

1.輔助性

行政秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨(dú)立存在。行政秘書工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)上級(jí)部門的工作內(nèi)容展開，協(xié)助完成教學(xué)相關(guān)內(nèi)容，這是秘書工作中最核心的職能。校領(lǐng)導(dǎo)不僅要負(fù)責(zé)行政工作，還要兼顧其他事件處理、訪問學(xué)習(xí)，因此工作不能面面俱到。這就需要行政秘書幫助督促與跟進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，及時(shí)反饋在教學(xué)管理中的重大事件，做到提醒與匯報(bào)。

2.協(xié)調(diào)性

行政秘書的協(xié)調(diào)工作主要是輔助領(lǐng)導(dǎo)化解糾紛、理順關(guān)系、提高工作效率，保持最優(yōu)化的過程。行政秘書是處在管理層、教師、學(xué)生中的一個(gè)信息交匯處，各項(xiàng)工作要在各個(gè)部門、多方面的配合下完成。在工作中，行政秘書要主動(dòng)收集上級(jí)下達(dá)的指示，與部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通做出方案安排，將工作要求及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)到各個(gè)部門，并在執(zhí)行過程中做到答疑和督促工作。

3.服務(wù)性

服務(wù)是行政秘書工作的核心表現(xiàn)，既要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)教師，也要服務(wù)學(xué)生。行政秘書比教師更直接地接觸到領(lǐng)導(dǎo)，要在領(lǐng)導(dǎo)與教師間做好溝通工作，將上級(jí)的工作要求完整準(zhǔn)確地傳達(dá)給教師，并將其間的工作難題轉(zhuǎn)達(dá)給上級(jí)。對(duì)學(xué)生的服務(wù)，要考慮到學(xué)生的年齡、心智，進(jìn)行最有效的溝通，耐心地解答學(xué)生的問題，不能出現(xiàn)厭煩情緒。

4.規(guī)律性

行政秘書的主要工作是協(xié)助上級(jí)處理好日常教學(xué)管理工作，主要包括工作情況統(tǒng)計(jì)，檔案整理及歸類、匯總等。工作雜、數(shù)量多，屬于常規(guī)工作，每天都會(huì)有各種瑣碎的事務(wù)要處理，因此每項(xiàng)工作都要安排好時(shí)間，做好備忘，不能拖拖拉拉。

三 高職院校行政秘書工作中存在的問題

1.學(xué)校方面

第一，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)行政秘書的重視度和承認(rèn)度不夠。由于一

些傳統(tǒng)的思想觀念，大多數(shù)人輕視文秘工作，把它單一地理解為接電話、收發(fā)文檔等事務(wù)工作，更有人稱之“花瓶職業(yè)”。在校園中，有些教師歧視秘書工作，認(rèn)為學(xué)歷水平低，教學(xué)能力不達(dá)標(biāo)的人才會(huì)應(yīng)聘教輔工作。行政秘書也往往會(huì)把這一階段作為跳板，等到有能力進(jìn)行教學(xué)時(shí)，努力轉(zhuǎn)到教學(xué)編制。因此，行政秘書在平常的崗位中失去了原有的工作熱情，并且缺少成就感。

第二，學(xué)校在對(duì)行政秘書利益分配和評(píng)定職稱方面存在不合理現(xiàn)象。在校園評(píng)定秘書職稱中，往往忽視了秘書的特殊性。對(duì)于教師的評(píng)定有一套完整的評(píng)價(jià)體系，通過取得不同的職稱來提高個(gè)人收入，得到工作上的滿足。但是行政秘書的評(píng)定卻恰恰相反，工作量巨大也得不到相應(yīng)的尊重和理解，相對(duì)應(yīng)的工資和升值空間也很難得到，這使得許多行政秘書在崗位上感覺前途渺茫，在轉(zhuǎn)崗和轉(zhuǎn)行中做抉擇。

第三，行政秘書的專業(yè)能力較弱，學(xué)歷層次和技術(shù)職稱偏低、現(xiàn)代管理知識(shí)缺乏?！皳?jù)統(tǒng)計(jì)，我國16所重點(diǎn)高校的教學(xué)管理人員年齡在45歲以上的占總數(shù)的52.5%，大專以上學(xué)歷占72%，學(xué)過現(xiàn)代管理知識(shí)的僅占11.6%。”① 有資料顯示，絕大多數(shù)教學(xué)秘書所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，而大多數(shù)教學(xué)秘書的學(xué)歷在?？埔韵拢夹g(shù)職稱在中初級(jí)，甚至沒有技術(shù)職稱。據(jù)了解，大多數(shù)行政秘書沒有接受過專業(yè)的秘書上崗培訓(xùn)。

第四，行政秘書的工作壓力大，項(xiàng)目多且繁雜。行政秘書的大多數(shù)工作都屬于事務(wù)性工作，這些工作沒有過多的技術(shù)性，對(duì)職位的要求也不高，導(dǎo)致了工作的創(chuàng)新能力下降。長時(shí)間從事這樣的工作，將影響自身價(jià)值的體現(xiàn)，容易產(chǎn)生厭煩心理。

2.個(gè)人方面

第一，工作效率低。高職院校行政秘書的工作涉及各個(gè)方面，每天從安排會(huì)議、傳閱檔、接待來訪者，到整理各項(xiàng)檔案，并要完成領(lǐng)導(dǎo)布置的一些臨時(shí)事務(wù)，使得行政秘書不能專注一件事務(wù)。比如，在統(tǒng)計(jì)一項(xiàng)獲獎(jiǎng)數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)有一些學(xué)生需要重新辦理或是注冊學(xué)生證，或是上級(jí)有重要文件需要簽發(fā)，這就嚴(yán)重耽誤了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的工作進(jìn)度，甚至影響該項(xiàng)工作的精確度。

第二，人際關(guān)系緊張。行政秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀，與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系密切，地位自然變得微妙。當(dāng)行政秘書下發(fā)一項(xiàng)工作時(shí)，班主任會(huì)有習(xí)慣性的抵觸心理，因?yàn)樗麄儾粌H每天有多節(jié)課要教學(xué)，還要負(fù)責(zé)管理一個(gè)班級(jí)，而且不太認(rèn)可行政秘書的職務(wù)，所以一般的行政秘書剛上崗時(shí)會(huì)有一段時(shí)間的調(diào)適期。要盡力做好與班主任和學(xué)生的溝通工作，做到互相理解，要時(shí)刻擺正自己的位置，做到參謀而不越權(quán)，始終以學(xué)校規(guī)章制度辦事，不以個(gè)人喜好作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

第三，身心健康受損。根據(jù)著名心理學(xué)家洛克的定義，工作滿足感是“對(duì)一個(gè)人的工作或工作經(jīng)驗(yàn)的評(píng)價(jià)所產(chǎn)生的一種愉快的或有益的情緒狀態(tài)”。工作滿足程度取決于員工個(gè)體對(duì)工作及其回報(bào)的期望值和實(shí)際值的差異。對(duì)工作的期望主要包括對(duì)工作環(huán)境、管理環(huán)境、工作重要性、工作挑戰(zhàn)性和工作優(yōu)越性等的期望；工作回報(bào)的期望主要包括對(duì)工作報(bào)酬、工作評(píng)價(jià)、工作獎(jiǎng)勵(lì)等的期望。但是行政秘書的工作煩瑣而細(xì)微，常常得不到領(lǐng)導(dǎo)和老師的尊重，影響了自身的工作興趣。

四 改進(jìn)高職院校行政秘書工作的對(duì)策

1.端正態(tài)度，明確自身工作定位

工作本身沒有貴賤之分，只有分工不同。行政秘書必須做到合理的角色定位，才能積極化解困境，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和積極開展工作。高職院校行政秘書是一個(gè)服務(wù)性的崗位，要快速定位自己的角色，不給來訪者、老師和學(xué)生擺架子，做到和善對(duì)人。在日常生活中，做到對(duì)老師、對(duì)學(xué)生熱情主動(dòng)；在他們需要幫助時(shí)，主動(dòng)伸出援助之手，盡自己最大努力做好服務(wù)。

在工作中，通過改變自己的工作環(huán)境，改善自己的工作方式，來提高自己的積極性。在遇到困難時(shí)，盡快找到解決辦法，并及時(shí)通知領(lǐng)導(dǎo)，給出相應(yīng)的指導(dǎo)意見，在經(jīng)過長期的磨煉后會(huì)越來越熟悉自己的工作。

2.加強(qiáng)自身修養(yǎng)，提高綜合能力

行政秘書大多是半路出家，與自身的專業(yè)沒有多少交集，這就要加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，不斷提高專業(yè)水平和工作能力。

行政秘書必須加強(qiáng)公文處理能力，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率；加強(qiáng)文字撰寫能力，熟悉文稿格式，準(zhǔn)確、規(guī)范、得體地完成文稿的撰寫工作；提高信息調(diào)研能力，確保領(lǐng)導(dǎo)能獲得高質(zhì)量的信息；提高創(chuàng)新意識(shí)，運(yùn)用創(chuàng)新性思維方法開展工作。

學(xué)習(xí)是人生的永恒主題，要牢固樹立終身學(xué)習(xí)理念，自覺地把學(xué)習(xí)作為一種思想境界、一種精神追求、一種生活方式，做到時(shí)時(shí)、處處、事事注重學(xué)習(xí)，努力提高自身的學(xué)習(xí)能力、實(shí)踐能力和創(chuàng)新能力，成為做好本職工作的行家里手。

溝通是感情的橋梁，能縮短心靈的距離；溝通是情感的火焰，能夠融化心靈的冰塊；溝通是情感的紐帶，能建立起相互的信任。在實(shí)際工作中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)的溝通，秘書與教師的溝通，秘書與學(xué)生的溝通和秘書之間的溝通，決定了一項(xiàng)工作的執(zhí)行效率、完成水平。

3.加強(qiáng)行政人員培訓(xùn)，提高工資待遇

雖然行政秘書不像教師一樣，經(jīng)常要準(zhǔn)備課題報(bào)告、撰寫論文等科研工作，但在管理能力、工作分配能力上有著較高的要求，學(xué)校應(yīng)定期開展行政秘書的培訓(xùn)講座，使他們能在工作中較好地運(yùn)用學(xué)到的技能推動(dòng)工作，提高工作效率。校領(lǐng)導(dǎo)要自覺加強(qiáng)對(duì)行政人員的關(guān)注，強(qiáng)調(diào)他們在校園管理中的地位和重要性，提高行政秘書的待遇，包括行政待遇和工資待遇。在晉升、評(píng)定、培訓(xùn)等方面要與老師有相同的機(jī)會(huì)，消除行政秘書在工作中的不穩(wěn)定感。制定有效的激勵(lì)政策，對(duì)優(yōu)秀的行政人員給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和補(bǔ)助。

有一支穩(wěn)定、專業(yè)的行政團(tuán)隊(duì)是現(xiàn)代高職院校的必備硬件，面對(duì)新挑戰(zhàn)、新形勢，高職院校要對(duì)行政秘書做出重點(diǎn)的培養(yǎng)。行政秘書只有在和諧的環(huán)境中，有充分的工作熱情，才能出色地完成秘書工作。

注 釋

①李微微.對(duì)高校教學(xué)管理隊(duì)伍職業(yè)化建設(shè)的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2011（5）

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〔責(zé)任編輯：龐遠(yuǎn)燕〕