摘 要：檔案是真實歷史原貌重現(xiàn)的一種紀錄媒介，對國家社會，乃至個人都有極為重要的意義。許多典藏單位期望通過多元的保存媒體格式，讓具有價值的重要檔案內(nèi)容得以永久保存于檔案館藏單位，從而提供檔案的永久使用。進行檔案數(shù)字化工作，成為檔案管理單位在面對未來發(fā)展中必須關(guān)注的課題。分析數(shù)字化技術(shù)對實體和數(shù)字檔案典藏和保存的影響，并以英國國家檔案館為例，探討檔案典藏單位面對數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展應(yīng)當采取的對策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案資源；典藏；保存

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）22-0183-02

檔案是真實歷史原貌重現(xiàn)的一種紀錄媒介，對國家社會，乃至個人都有極為重要的意義。然而，不論是紙質(zhì)或是其他載體形式的檔案，都可能因為保存時間與保存條件的差異，而面臨檔案日漸劣化，甚至無法再提供利用等問題。因此，許多檔案典藏單位以微縮、數(shù)字或其他方式儲存各類檔案，期望通過多元的保存媒體格式，讓具有價值的重要檔案內(nèi)容得以永久保存于檔案典藏單位，從而提供檔案的永久使用。近年來由于信息科技的進步，國內(nèi)外各檔案管理單位無不紛紛投入資源，進行檔案數(shù)字化工作，使得以數(shù)字格式儲存具有歷史價值、特殊性與稀有性的檔案數(shù)據(jù)，成為檔案管理單位主要的保存策略。而數(shù)字化工作的進行勢必對檔案或數(shù)據(jù)的典藏與保存產(chǎn)生若干沖擊，進而可能影響整體的經(jīng)營與運作，此為檔案管理單位在面對未來發(fā)展中必須關(guān)注的課題。

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展促使各檔案典藏單位用數(shù)字形式產(chǎn)生、復(fù)制和儲存包含文字、影像、地圖、影音、插圖及多媒體等大量數(shù)據(jù)，并通過通信網(wǎng)絡(luò)，以便捷有效的方式來操作和采集這些數(shù)字資源。各檔案典藏單位針對其典藏的珍貴檔案所進行的數(shù)字化計劃，都是為了落實保存文化資產(chǎn)，促使文化更為普及，進而達到全民共享與促進數(shù)字化信息增值的目的。而檔案典藏單位為此目的所進行的數(shù)字化工作對檔案典藏與保存工作產(chǎn)生很大的影響。

一、數(shù)字化技術(shù)對實體檔案典藏和保存的影響

（一）降低實體檔案的損傷

在檔案管理的各項環(huán)節(jié)中，或多或少都會對實體檔案造成損傷，甚至遭到竊取。為減少這些不良因素的產(chǎn)生，除了在各作業(yè)環(huán)節(jié)中細致地整理與使用檔案，或?qū)ζ茡p的實體檔案加以修護外，推動檔案數(shù)字化亦是保護實體檔案的另一種方法。實體檔案數(shù)字化后，將檔案原件置放于檔案庫房中，改以數(shù)字化形式提供用戶閱覽與復(fù)制，非必要時不得隨意調(diào)閱檔案原件，將可使得對檔案原件的損傷降至最低限度，既可達保護實體檔案的目的，也可以延長實體檔案的保存時間。

（二）減少調(diào)閱實體檔案的數(shù)量和人力

以往用戶使用檔案皆由檔案管理人員以人工方式提調(diào)，使得有限的人力資源無法充分發(fā)揮其應(yīng)有效能。然而，在檔案數(shù)字化后，只要有計算機并連接因特網(wǎng)，用戶便可上網(wǎng)查詢檔案目錄，進而通過在線直接瀏覽或打印文件全文。如此一來，實體檔案的調(diào)閱工作將可大量減少，進而降低檔案管理人員的負荷，使人力能夠更有效地運用與調(diào)配。

（三）改變檔案典藏空間的分配

當政府大力推動電子化公文達到一定成果，電子公文成為主要的文書檔案形式時，以紙本為載體的文書檔案數(shù)量將大為減少，因而將使得對于現(xiàn)今以紙本檔案為大宗、需要極大典藏空間的情形將有所改變，亦即以數(shù)字化形式處理和儲存的文書檔案，對于實體典藏空間需求將大為降低，轉(zhuǎn)而將這些空間重新配置為存放處理與儲存數(shù)字檔案所需設(shè)備的場所。在現(xiàn)今仍以紙本檔案為主的檔案管理環(huán)境中，對機關(guān)檔案管理單位而言，若以數(shù)字化方式處理并儲存其紙本檔案，在后續(xù)的銷毀與轉(zhuǎn)移過程中，將可因為機關(guān)內(nèi)部仍保有數(shù)字檔案的情況下，而能配合銷毀與轉(zhuǎn)移中對紙本檔案的清理，因而使得內(nèi)部紙本檔案的典藏空間得到舒緩。但對國家檔案館或歷史檔案典藏機構(gòu)來說，由于紙本檔案仍屬這些典藏機構(gòu)永久保存的文化資產(chǎn)，即使紙本檔案均已數(shù)字化處理，紙本檔案仍是各典藏單位持續(xù)長期保存的對象。

（四）改變典藏的思考重點

數(shù)字形式的檔案對于“以檔案作為實體進行管理的概念”是一大挑戰(zhàn)，對檔案人員來說，已經(jīng)非常習慣文書檔案的概念是一個紙質(zhì)的實體對象。在保存的議題上，檔案人員注重的問題是如何保存這個實體對象，因為只要這個對象被保存，文書檔案就會被保存。雖然數(shù)字形式的文書檔案與實體檔案一樣，在行政管理上具有相同的目的，但卻與實體檔案有著非常不一樣的特點，那就是數(shù)字化文書檔案不再具有實體形式，而是必須借由硬件與軟件的結(jié)合，方能觀看或體驗其中的信息；換句話說，對檔案人員而言，由于數(shù)字檔案是科技與數(shù)據(jù)結(jié)合的結(jié)果，因此，在典藏的思考重點將不再只有是對實體的檔案對象的保存與維護，而是要通過什么樣的方式或系統(tǒng)讓這些不具實體的數(shù)字對象得以繼續(xù)存在，以便提供進一步的應(yīng)用服務(wù)。

（五）改變館藏的概念

對檔案典藏單位來說，館藏的概念因為數(shù)字化發(fā)展而有所改變，即館藏概念不再只有實體形式的檔案，如紙本檔案或視聽檔案，而是擴展到各種以數(shù)字形式儲存的檔案數(shù)據(jù)。對檔案管理人員或使用者而言，館藏的意象不再只是陳列在書架上可被觸摸的實體對象，還包括儲存在計算機主機、磁盤、磁帶或光盤等各種媒體上的數(shù)據(jù)。而館藏范圍也不再只限于該檔案典藏單位實際保存的實體檔案，還擴及非該單位所擁有或典藏的實體對象，即只要該單位典藏其他單位實體檔案的數(shù)字對象，便可提供同樣檔案的應(yīng)用服務(wù)。

二、數(shù)字化技術(shù)對數(shù)字檔案的影響

以數(shù)字形式儲存的文書檔案，其來源有二：一為實體檔案以數(shù)字化技術(shù)復(fù)制其數(shù)字對象，為非原生數(shù)字檔案；其二則為原生數(shù)字檔案，即文書檔案的產(chǎn)生直接是以數(shù)字形式儲存，并需借助計算機系統(tǒng)檢索使用。無論是原生或非原生數(shù)字化檔案，在其典藏或保存所牽涉的議題是，如何能夠讓這些數(shù)字檔案不會因為使用科技硬件與軟件的過時而影響到其內(nèi)容信息的應(yīng)用，即在典藏數(shù)字檔案時，檔案管理單位必須保證這些數(shù)字檔案能夠不因時間因素而喪失其信息內(nèi)容。由于受到信息科技快速演變的影響，各項軟硬件的研發(fā)推陳出新，檔案數(shù)字化后所面臨的是長久保存及數(shù)據(jù)內(nèi)容日后能否讀取等問題。舉例來說，電子媒體極易損壞，且壽命較短，原來的材料、設(shè)備、硬件、驅(qū)動程序等的改版升級，都可能造成日后數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的無法使用。因此，保存數(shù)字信息所面臨的困境主要有二點：第一，如何維持硬件和軟件系統(tǒng)可用性方面的技術(shù)問題；第二，則是有關(guān)使用、組織、資源、法律及政策等方面的問題。

為解決技術(shù)方面的問題以維護數(shù)字信息的持續(xù)可用，現(xiàn)今主要的保存方法有技術(shù)保存、更新、轉(zhuǎn)置、模擬、標準化、封裝、重制、印成紙張或其他模擬媒體等。這些數(shù)字信息的保存方法各有其優(yōu)缺點，檔案典藏單位需從實體保存、功能保存及組織保存這三方面來思考數(shù)字化檔案的長期典藏與保存。然而，最好的方式應(yīng)為發(fā)展一套與計算機硬件及軟件都無關(guān)的保存方法。至于非技術(shù)方面的問題，則是需要針對數(shù)字信息的使用、價值、成本、社會、經(jīng)濟、政治及完整性進行評估后，擬定數(shù)字信息保存政策與策略來引導(dǎo)和規(guī)范數(shù)字信息的創(chuàng)造、管理與保存及使用。

三、英國的經(jīng)驗

英國國家檔案館于1995年開始著手進行“電子文件管理系統(tǒng)計劃”（簡稱EROS）。此計劃分為三個部分：（1）研究政府部門文件管理政策與實務(wù)：負責研究跨部門的文件管理問題，除定期公布年度研究結(jié)果外，還提供文件管理標準與進行最佳實務(wù)的案例研究；（2）建立文件管理流程：負責發(fā)展鑒定文件的指導(dǎo)方針，建立搜集與保存文件的程序；（3）制定文件長期傳送與存取策略：提供各公務(wù)部門長期性文件傳輸標準及相關(guān)軟件，以備文件未來移轉(zhuǎn)至國家檔案館時，不會喪失其文件內(nèi)容及系統(tǒng)功能。EROS認為完善的電子文件保存系統(tǒng)牽涉組織、文件管理和信息系統(tǒng)三個層面的問題，三者之間是彼此關(guān)聯(lián)而互相影響的。首先在組織層面，EROS建議各機關(guān)要依據(jù)英國標準協(xié)會電子文件管理系統(tǒng)所承認的信息儲存標準與信息安全架構(gòu)來建置其信息系統(tǒng)和進行信息安全管理及系統(tǒng)備份工作。其次，在文件管理層面，EROS建議電子文件管理系統(tǒng)需要具備登錄、組織、保存、安全維護及應(yīng)用檢索功能。而信息系統(tǒng)層面則是源自于文件管理流程的系統(tǒng)發(fā)展問題，EROS對此建立了整體信息系統(tǒng)發(fā)展及文件管理流程。整體來說，英國國家檔案館所推動的EROS是從組織、文件管理流程及系統(tǒng)需求等三個層面來思考電子文件的保存需求，進而建立相關(guān)的作業(yè)流程與標準，達到建置符合文件真實性、完整性的電子檔案管理系統(tǒng)的目標。

四、數(shù)字化背景下檔案典藏單位的對策

數(shù)字化發(fā)展趨勢的確對檔案的典藏與保存工作產(chǎn)生一些影響，然而，并非全盤改變檔案典藏單位對實體檔案的處理方式。首先，數(shù)字化并未影響國內(nèi)外檔案典藏單位對實體檔案的典藏與保存，主要原因在于這些數(shù)字化的檔案原件均為各館獨特珍貴或重要的館藏項目，屬于永久保存范圍，因此，在數(shù)字化后仍會依據(jù)原先的典藏和保存策略，提供合適的保存環(huán)境典藏這些珍貴原件。而檔案單位的整體典藏與保存政策，目前不因數(shù)字化而有所調(diào)整，對于現(xiàn)階段各檔案典藏單位而言，并未將數(shù)字化因素納入整體典藏與保存的考慮之中。其次，在典藏空間部分，亦不因數(shù)字化的發(fā)展而有所減少，因為實體檔案仍是目前各檔案單位的主要館藏項目，對實體典藏空間的需求持續(xù)存在。實體檔案能夠透過數(shù)字化的方式獲得合適的維護與保存環(huán)境，進而延長其保存壽命。

此外，數(shù)字化對象作為實體檔案的另一種備份的做法，受到各檔案單位的肯定，因為數(shù)字檔案復(fù)制性，可制作多份備份分存于不同地方，更加容易達到異地備份的目的。館藏的概念則因數(shù)字化因素而產(chǎn)生變化，在內(nèi)涵方面，檔案典藏單位管理的館藏，不再只限于實體原件，還包括各種以數(shù)字形式儲存于各種數(shù)字媒介的數(shù)字資源，即館藏管理不僅要考慮實體對象的需求，還要納入數(shù)字對象的需求。而館藏范圍也不再只限于館內(nèi)所擁有的實體對象，只要能夠整合他館的數(shù)字資源，便能提供相同的檔案應(yīng)用服務(wù)。而通過取得他館的數(shù)字對象的方式，將可在不增加本身的實體典藏空間的情況下，豐富自身的館藏規(guī)模與內(nèi)容豐富度。在數(shù)字化的趨勢下，提高了使用者對檔案館提供館藏應(yīng)用的期待，特別是在建構(gòu)全國檔案信息資源整合性平臺，提供單一檢索窗口，方便用戶的查找和獲取資源。

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