摘 要：一個企業(yè)采購管理水平的高低對企業(yè)的利潤有著至關(guān)重要的影響，而采購管理模式、采購流程和采購策略的合理性是決定企業(yè)采購管理水平的關(guān)鍵因素。本文以中型建筑施工企業(yè)情況為例，說明采購管控的必要性，并根據(jù)其現(xiàn)狀，以及采購管控暴露出的無成本規(guī)模優(yōu)勢、制度弱化、管理粗放等問題，運用PDCA管理循環(huán)的方法，提出從計劃、實施、檢查、處理等四個環(huán)節(jié)的管控措施，期望對中型建筑施工企業(yè)的采購管理改革有一定的現(xiàn)實意義和借鑒之處。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè) 采購 管控 PDCA管理循環(huán)

前言

隨著城市化建設(shè)高速發(fā)展所帶來的機遇，以及多年精心運作奠定的市場和社會資源基礎(chǔ)，加之管理團隊的務(wù)實敬業(yè)，這三者，即天時、地利、人和，促使了中型建筑施工企業(yè)已完成了原始積累和穩(wěn)步發(fā)展。它現(xiàn)在正擺脫以前的小而精悍，管理結(jié)構(gòu)單一，老板說了算的時代，正日具規(guī)模的向大型企業(yè)跨進。在此過程中，面臨最突出的問題卻是管理問題，包括資金管理、采購管理和經(jīng)營管理。其中采購管理是整個企業(yè)施工管理的核心部分，工程施工采購成本占整個項目成本的60-70%，其關(guān)乎到企業(yè)的成本和資金控制，以及企業(yè)盈利能力。如果采購管理有任何疏漏或錯誤，都將付出慘痛的代價。因此，除了目前的采購制度基礎(chǔ)外，采購管控上需要關(guān)注與思考以下問題：采購管控的重要程度是怎樣的？采購關(guān)鍵控制點把控如何？采購是如何與各項管理結(jié)合的？是否做到凡事有人管，管理無縫隙？

一、中型建筑施工企業(yè)采購管控的必要性

采購管理是建筑施工企業(yè)管理中最有價值的部分，也關(guān)乎企業(yè)成敗。完善的采購流程和高效的采購管控無疑使企業(yè)降低成本、提高經(jīng)濟效益。

我們都知道杠桿作用，一般認為，采購成本降低1%，企業(yè)利潤就會提高5%～10%。特別是建筑施工企業(yè)，物料采購管理方面，能向市場按質(zhì)、按量、按時、以低成本采購，并通過采用科學有效的管理方法，合理安排購進物資及適量的調(diào)節(jié)庫存，是降低采購成本，提升企業(yè)采購附加值最直接的方式。即使面臨激烈競爭，工期延期等多變因素，也能應(yīng)變自如。

二、中型建筑施工企業(yè)采購管理存在的問題

企業(yè)人人皆明白采購管控的必要性，但面對現(xiàn)實，總有說不完的苦楚。如果我們能一一揭開存在的問題，并提出相應(yīng)的措施，相信總有“撥云見日”的那一天。

（一）現(xiàn)狀問題，無成本規(guī)模優(yōu)勢

由于中型建筑施工企業(yè)無規(guī)模優(yōu)勢，采購成本相應(yīng)比大型建筑企業(yè)稍高，加之采購后如果物料管理不善，則企業(yè)成本損失將進一步加大。一般中型建筑施工企業(yè)也不可能配備足夠?qū)ｉT的物流解決運輸問題，不能像大企業(yè)那樣統(tǒng)一聯(lián)合采購，故毫無成本規(guī)模優(yōu)勢可言。

（二）制度弱化，靠人而不是靠制度

有的企業(yè)采購管理制度文件應(yīng)有盡有，但現(xiàn)實操作中，卻成了擺設(shè)。采購對于老總來說，安排的也是最信任的，最厚道的，或最可靠的親屬去采購部門，他們會尊重制度，但更多的是依賴個人喜好，決定工作優(yōu)劣的也是個人勤懶。他們雖以最低價取悅老板，但對采購周期、采購批量、庫存等把控不力，與各項目經(jīng)理、財務(wù)人員、以及資材管理人員的溝通協(xié)調(diào)不順，沒有形成相互監(jiān)督，勢必將造成一定的隱性成本損失。這樣靠人治固然可放心，但在公司制度層面卻有一定的風險和損失。

（三）管理粗放，靠隨意而不是靠流程

由于組織和流程的不規(guī)范，采購管理與項目管理的接口不暢，部分費用的開支由領(lǐng)導說了算，存在隨意性。多數(shù)企業(yè)在施工準備階段的用料計劃計算的不準確，進料時把關(guān)不嚴，質(zhì)量和數(shù)量的誤差較大；在堆放料物的地方，經(jīng)常發(fā)生施工現(xiàn)場的車輛碾壓物料造成浪費；經(jīng)常發(fā)生物料被盜事件；有的工程竣工后，物料剩余現(xiàn)象嚴重等。

通過以上分析，可以看出公司采購管控存在著諸多問題，尋求對這類問題的解決方案，我們需要在以下多個方面來著手去采取措施。

三、中型建筑施工企業(yè)采購管控措施

以上現(xiàn)狀與問題的分析，我們可以看出，建筑施工企業(yè)的采購是耗用資金最多的一個環(huán)節(jié)，也是目前項目成本管理中普遍失控的環(huán)節(jié)。美國著名質(zhì)量管理專定戴明博士提出的PDCA管理循環(huán)方法，即“戴明環(huán)”，我們現(xiàn)在運用到采購管控中，希望通過以下四個環(huán)節(jié)的工作（如圖1所示），提升建筑施工企業(yè)的采購管控。

（一）P環(huán)節(jié)——強化采購制度和流程

P（Plan）環(huán)節(jié)本意是計劃，在這里我們當作采購管控的源頭，即企業(yè)已有的采購制度和流程，這是采購管控的基礎(chǔ)，也是后續(xù)工作的指引。

采購制度是干什么的呢？主要是限制采購人員舞弊和降低采購成本。例如嚴格執(zhí)行《采購供應(yīng)決策制度》、《比價采購制度》等相關(guān)采購制度，對采購價格、采購方式、質(zhì)量檢驗等做出具體規(guī)定。

強化采購流程又起何作用呢？關(guān)鍵是保證施工進度和降低項目成本。這里有幾個管控關(guān)鍵點：一是采購時間節(jié)點，我們應(yīng)根據(jù)不同材料的市場行情，及時或延時采購或囤貨。二是定制材料、突擊性材料采購的溝通與供貨控制節(jié)點，特別是集中在一個或幾個工序要用的鋼筋使用高峰期，采購供貨與儲存尤為重要。三是材料的重要程度節(jié)點，企業(yè)要保證采購的材料符合國家及地方的強制性要求。

（二）D環(huán)節(jié)——落實采購管控與各項管理的結(jié)合

D（Do）環(huán)節(jié)就是做、執(zhí)行。那么采購管控如何落實，與各項管理結(jié)合呢？

第一，緊跟進度。對于工程項目而言，采購人員并非是坐在施工進度計劃車上的“乘客”，而是坐在辦公室里宏觀管理者“車來車往”的管理者。項目經(jīng)理作為“司機”，一般關(guān)注工程質(zhì)量、案例、造價、進度，而對采購知識相對貧乏。采購涉及資金大，影響范圍廣，故管理權(quán)集中在項目高層，這就導致采購管理與工程建設(shè)管理脫節(jié)，出現(xiàn)采購不及時，或不符合質(zhì)量、技術(shù)要求等情況。以弱電工程為例，工程開始前一階段的圖紙審核，現(xiàn)場復(fù)核，以及對材料選型等要嚴格明確采購時間。如果材料涉及范圍種類繁多，可以進行材料分解采購，在時間上要充分分析材料生產(chǎn)與定制所需周期，同時也應(yīng)根據(jù)工程進度，及時調(diào)整采購計劃，以免計劃不周形成倉庫積壓，造成采購浪費。

第二，應(yīng)時采購。采購價格水平的波動，對成本的影響也是最敏感的。如何防止采購與企業(yè)的成本管控脫節(jié)，我們需要琢磨：如何建立一套價格信息系統(tǒng)，對材料市場進行考察，貨比三家。這里的“應(yīng)時”，即在賣方競爭市場復(fù)雜多變的情況下，如何及時準確把握材料市場動態(tài)，避免部分材料采購不經(jīng)濟？在這里采購人員要時常了解、分析材料及價格信息，了解材料供求影響因素等，例如在漲價前以低價買到合適材料，縮減因物價上漲帶來的成本損失。

第三，分權(quán)管理。對物資管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理而言，采購與前三者之間，應(yīng)高效協(xié)作，如協(xié)作不好，就會導致計劃、采購、價格、檢驗、結(jié)算等工作沒有實現(xiàn)相互獨立、相互監(jiān)督。另外，也有可能出現(xiàn)采購部門獨攬和控制，財務(wù)審計也會出現(xiàn)不了解市場而事后監(jiān)督。如何讓“施工進度車”行駛正常，保證采購及時又不影響資金周轉(zhuǎn)，那么各分權(quán)管理者管控要到位。

（三）C環(huán)節(jié)——完善采購監(jiān)督機制

C（Check）環(huán)節(jié)是檢查。我們要思考如何完善采購檢查、監(jiān)督機制。

第一，加強成本動態(tài)管控。材料的采購成本占建筑施工企業(yè)總成本的比重是最大的，即資金占用也是最大的。施工成本是在不斷變化的環(huán)境下產(chǎn)生的，它貫穿工程施工的全過程，對于施工成本控制，必須堅持動態(tài)控制，在施工過程中，收集成本的實際值與其預(yù)算值相比較，若無偏差，繼續(xù)進行，否則要分析產(chǎn)生差異的原因，采取相應(yīng)措施，使施工成本的變化始終處于有效控制之中。一般我們用“報表管理”方式，例如，人力方面《人工明細報表》等，物力方面《設(shè)備/材料采購、租賃報表》、《庫存報表》、《資材投入表》等，財力方面《資金分類總表》、《應(yīng)付資金明細表》等。通過上述系統(tǒng)詳細的報表有效的幫助我們查詢和監(jiān)控人工、材料/設(shè)備、資金等方面的動態(tài)，有效控制成本超支的情況。

第二，加強采購人員管控。采購人員是采購環(huán)節(jié)的實際執(zhí)行者，在采購流程中擔任重要角色。除了最大程度的任用有職業(yè)道德和誠信操守的員工外，需加強對現(xiàn)有的采購人員的培訓與考核。一個優(yōu)秀的采購，既要熟悉公司的施工運作和物料存儲，又要了解物料本身屬性、市場行情等，這樣才能防止上當受騙或避免采購不適用之材料，使公司蒙受不必要的損失。同時應(yīng)加強采購員的考核，對完成或降低公司采購成本的采購人員按公司規(guī)定進行精神和物質(zhì)獎勵，以提高采購人員的積極性。

（四）A環(huán)節(jié)——應(yīng)對資金風險和內(nèi)部阻力風險

A（Action）環(huán)節(jié)是處理，即對發(fā)現(xiàn)的問題進行反饋、處理，以及總結(jié)經(jīng)驗。項目各層次、各部門及生產(chǎn)環(huán)節(jié)應(yīng)對采購支付、采購信息和采購成本進行收集和反饋，用數(shù)據(jù)及時、準確的反映成本管控中的情況。在這里，需強化幾個管控關(guān)鍵點：一是資金風險，平時應(yīng)加強合同管理和工程款催付，保證自身采購現(xiàn)金流。二是內(nèi)部阻力風險，應(yīng)著力推行集中采購，消除企業(yè)內(nèi)部人員因個人利益而帶來的內(nèi)部阻力。

上述PDCA管理循環(huán)，其實也是一個不斷向前移動，一環(huán)扣一環(huán)的管理過程。我們希望中型建筑施工企業(yè)，練好內(nèi)功，即在不斷的循環(huán)中優(yōu)化管控與提升管理，畢竟離大企業(yè)的管理能力上有一定差距。另外，我們也要關(guān)注外力，努力向分散采購和集中采購要效益，努力借助第三方物流，以及努力借助第三方采購等，來創(chuàng)新采購模式。

參考文獻：

[1]張艷麗.如何強化施工企業(yè)材料采購成本管理[j]，財務(wù)管理.2011（5）.

[2]符敏.淺析施工企業(yè)成本管理[j]，管理錦囊.2014（2）.

作者簡介：

羅亮梅 （1978.11- ），女，湖南，廣東堅燦建設(shè)工程有限公司，中級，研究方向：企業(yè)經(jīng)營管理。

（作者單位：廣東堅燦建設(shè)工程有限公司

廣東佛山市 528000）