摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，國(guó)內(nèi)各行業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化。尤其是隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，國(guó)內(nèi)不斷涌現(xiàn)出各類中小型企業(yè)，這些企業(yè)的發(fā)展大大地帶動(dòng)了全國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。而企業(yè)發(fā)展中，辦公自動(dòng)化軟件是必不可少的工具，它不僅大大降低了企業(yè)人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也為企業(yè)發(fā)展增加了經(jīng)濟(jì)收益。本文針對(duì)辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行如下分析與探討。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 管理 應(yīng)用

隨著改革開放的不斷深化，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用在我國(guó)越來(lái)越普及。尤其隨著計(jì)算機(jī)功能的不斷創(chuàng)新與智能化，計(jì)算機(jī)應(yīng)辦化自動(dòng)化軟件被越來(lái)越多地應(yīng)用于企業(yè)的管理中去。辦公自動(dòng)化不僅可以幫助企業(yè)降低生產(chǎn)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)還可以降低企業(yè)管理人員工作負(fù)擔(dān)及管理成本，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)管理是十分重要的。

1、辦公自動(dòng)化軟件的功能

辦公自動(dòng)化軟件是企業(yè)生產(chǎn)工作中必不可少的組成部分。辦公自動(dòng)化軟件具有安全性高、操作簡(jiǎn)單、管理簡(jiǎn)單等優(yōu)點(diǎn)。因此，已經(jīng)成為了當(dāng)今企業(yè)生產(chǎn)工作中重要的工具。同時(shí)，辦公自動(dòng)化軟件是采用了最為先進(jìn)的獨(dú)創(chuàng)智能化技術(shù)、WEB服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)及應(yīng)用管理程序?yàn)橐惑w的自動(dòng)化智能系統(tǒng)。用戶需要安裝使用時(shí)只需短短一分鐘就可以實(shí)現(xiàn)下載安裝整個(gè)過(guò)程的操作，并且在操作中不需要計(jì)算機(jī)專業(yè)維護(hù)人員對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)維護(hù)。另外，辦公自動(dòng)化軟件自身的特有的智能化連接系統(tǒng)，可以將任意瀏覽器與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行連接，使工作人員無(wú)論上班還是下班，無(wú)論出差或是旅游，都可以做到隨時(shí)隨地工作，真正實(shí)現(xiàn)了全球化辦公。除此之外，辦公自動(dòng)化軟件還具有十分廣泛的應(yīng)用范圍，如：郵件管理功能、網(wǎng)絡(luò)管理功能、業(yè)務(wù)管理功能、智能化工作流程管理功能等。

2、目前企業(yè)管理工作中存在的問(wèn)題

辦公自動(dòng)化軟件在企業(yè)管理工作中作用十分強(qiáng)大，但目前來(lái)看，許多企業(yè)在使用辦公自動(dòng)化軟件進(jìn)行發(fā)展建設(shè)時(shí)，常常會(huì)出現(xiàn)諸多問(wèn)題。

2.1 企業(yè)管理工作制度不健全

隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)也在不斷地進(jìn)行著自身的改革與創(chuàng)新。在整個(gè)企業(yè)發(fā)展中，所需要的發(fā)展資金是會(huì)隨著階段性發(fā)展而增加的。但就目前來(lái)看，許多企業(yè)在發(fā)展中都或多或少存在著資金超出預(yù)算的現(xiàn)象。然而，企業(yè)對(duì)超出預(yù)算的這一部分資金并沒(méi)有一個(gè)明確的制度進(jìn)行管理，造成了今天需要資金只批一部分，明天所需要的資金又只批一部分，久而久之，造成了建設(shè)資金越來(lái)越大的缺口，甚至?xí)斐善髽I(yè)極大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

2.2 工作執(zhí)行能力差

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各企業(yè)也只有在不斷的發(fā)展中壯大著自己，以此來(lái)滿足市場(chǎng)中的要求。然而，這種情況下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于每天分配給員工的工作任務(wù)執(zhí)行力度就沒(méi)有更多的時(shí)間去考核。另外，企業(yè)員工間對(duì)工作執(zhí)行力度也存在著“攀比”現(xiàn)象，大家都認(rèn)為多干一點(diǎn)工作是吃了大虧，而領(lǐng)導(dǎo)又不會(huì)對(duì)多執(zhí)行工作的員工優(yōu)惠對(duì)待。這種情緒造成了企業(yè)的實(shí)際發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上決策的速度，嚴(yán)重者甚至使企業(yè)發(fā)展脫離正軌，給企業(yè)造成極大經(jīng)濟(jì)損失。

3、辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理工作中的作用

企業(yè)要想長(zhǎng)久立于經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的不敗之地，就必須利用先進(jìn)、科學(xué)的管理手段對(duì)企業(yè)發(fā)展工作進(jìn)行管理。而辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用，恰恰彌補(bǔ)了企業(yè)管理工作中的不足，給企業(yè)的發(fā)展注入了新的能量。

3.1 辦化自動(dòng)化在管理工作中的價(jià)值體現(xiàn)

辦公自動(dòng)化軟件是增強(qiáng)企業(yè)管理工作執(zhí)行能力的重要保證。從企業(yè)管理的角度來(lái)講，辦公自動(dòng)化軟件具有規(guī)范管理工作流程、增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部溝通、提高企業(yè)員工工作執(zhí)行力等作用。企業(yè)管理工作中，辦公自動(dòng)化軟件價(jià)值主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

其一，企業(yè)可以制定出一份詳細(xì)的企業(yè)員工通訊錄，使企業(yè)員工可以通過(guò)這一平臺(tái)及時(shí)傳遞企業(yè)發(fā)展信息，以便保證企業(yè)管理工作有序進(jìn)行；其二，企業(yè)可以建立一個(gè)信息公布平臺(tái)，將企業(yè)的重大決策及發(fā)展信息及時(shí)公布出來(lái)，使員工能夠深切感受到自己是企業(yè)的一份子，增強(qiáng)員工的工作熱情；其三，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)不同工作的不同調(diào)配，有利于企業(yè)員工的合理分配，降低閑置員工成本；其四，辦公自動(dòng)化軟件最大的優(yōu)勢(shì)就在于對(duì)文件的管理，企業(yè)可將每一部門的工作流程及工作任務(wù)利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)建立完善的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，將這些任務(wù)及工作流程公布到企業(yè)的公眾信息平臺(tái)中。

3.2 辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的應(yīng)用

辦公自動(dòng)化軟件在實(shí)際管理工作中應(yīng)用十分廣泛，以某廠區(qū)企業(yè)為例進(jìn)行辦公自動(dòng)化軟件實(shí)際管理工作中的應(yīng)用說(shuō)明。

例如：在某廠區(qū)進(jìn)行企業(yè)發(fā)展中，由于該廠區(qū)范圍比較大，企業(yè)上下級(jí)之間，機(jī)關(guān)辦公室與生產(chǎn)區(qū)間位置都比較遠(yuǎn)。一些重要的工作命令及決策上級(jí)辦公室無(wú)法及時(shí)下達(dá)給廠區(qū)，而對(duì)于廠區(qū)內(nèi)資料及信息的傳送也十分不便。

經(jīng)過(guò)企業(yè)研究決定，在企業(yè)生產(chǎn)中各科室及生產(chǎn)廠區(qū)都配置了辦公自動(dòng)化軟件。該軟件配置后，該企業(yè)實(shí)現(xiàn)了各科室及廠區(qū)間、各分支區(qū)域內(nèi)的信息連通，使企業(yè)內(nèi)部形成了一個(gè)小型的局域網(wǎng)系統(tǒng)。不久后，企業(yè)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要進(jìn)行改革，經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組織決策后，將企業(yè)發(fā)展決定通過(guò)辦公自動(dòng)化軟件操作系統(tǒng)發(fā)布到企業(yè)平臺(tái)上，使企業(yè)的管理人員及廠區(qū)工作人員都在第一時(shí)間內(nèi)了解到了企業(yè)的發(fā)展動(dòng)向。各部門管理人員根據(jù)信息動(dòng)態(tài)對(duì)部門工用進(jìn)行了重新的編排，大大地提高了企業(yè)的生產(chǎn)效率及發(fā)展速度。同時(shí)，該企業(yè)各部門領(lǐng)導(dǎo)還通過(guò)辦公自動(dòng)化平臺(tái)將自身對(duì)工作的重新編排情況發(fā)布出去，以便各部門之間形成了一種良好的信息溝通，而各部門通過(guò)整體的信息分工合作、相互協(xié)調(diào)，共同促進(jìn)了企業(yè)蓬勃向上發(fā)展。

除此之外，該企業(yè)決策者還通過(guò)辦公自動(dòng)化操作平臺(tái)對(duì)各部門每天的工作情況及管理執(zhí)行力度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)察。對(duì)于各部門工作中出現(xiàn)問(wèn)題或是執(zhí)行力度不足時(shí)，企業(yè)決策者就會(huì)通過(guò)辦公自動(dòng)化平臺(tái)對(duì)其進(jìn)行督促，以確保企業(yè)的正常有序發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述可知，辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的重要性。因此，在企業(yè)發(fā)展管理中，要合理地利用辦公自動(dòng)化的各類功能進(jìn)行管理，以確保企業(yè)可以健康向上發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)歷：

陳宏濤 （1983- ），男，漢族，助教，本科計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)專業(yè)，漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院。

（作者單位：漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院 河南漯河市 462000）