摘要：作為整個(gè)工程項(xiàng)目的歷史見證工程檔案資料，是整個(gè)工程的記錄和見證，其工程建設(shè)檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，貫穿于工程項(xiàng)目的很多方面。本文從項(xiàng)目建設(shè)中業(yè)主的角度，從以下幾個(gè)方面，提出了如何做好工程檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；項(xiàng)目建設(shè)；業(yè)主；策略

項(xiàng)目建設(shè)中，工程檔案管理是整個(gè)工程管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，它的形成和積累貫穿于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)全過程。一個(gè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、及竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段所形成的全部文件資料，必須完整準(zhǔn)確的體現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)全過程。因此，工程檔案管理工作必須從項(xiàng)目源頭抓起，在實(shí)施過程中進(jìn)行鞏固，并順利完成竣工檔案驗(yàn)收，才可保障項(xiàng)目管理工作的整體可控，進(jìn)而保證工程檔案的完整、規(guī)范。

一、要明確工程檔案由誰來管

工程檔案管理首先要明確工程檔案管理應(yīng)該由哪個(gè)部門管，由誰主管、由誰專門具體負(fù)責(zé)，因此，除了要以文件或正式通知的形式明確具體負(fù)責(zé)單位外，更要做到三個(gè)專的標(biāo)準(zhǔn)，即“專責(zé)、專職、專業(yè)”。專責(zé)，就是要由一名領(lǐng)導(dǎo)主管全部工程檔案的全過程管理，對(duì)整個(gè)工程建設(shè)的檔案的接收、保管、借閱等方面工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上指導(dǎo)，工作上把關(guān)，責(zé)任上負(fù)責(zé)；專職，就是要指派責(zé)任心強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的管理人員，專門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理的方面工作，并從資金、材料等方面給予保證，確保整個(gè)工作有較好的而延續(xù)性；專業(yè)，要明確，檔案管理員既要管，更要理，決不是一個(gè)保管員，就是體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性，檔案管理是一種綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，涉及到多門學(xué)科，決不是某些人所說的那種“只要是把收到的東西全都看住了就行”。為此，應(yīng)選派具有較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，做到高起點(diǎn)、嚴(yán)要求，以利于工程檔案管理的規(guī)范化合標(biāo)準(zhǔn)化。

二、要明確工程檔案包括什么

工程建設(shè)，包括諸多環(huán)節(jié)，涉及到土建項(xiàng)目、設(shè)備安裝、電力系統(tǒng)安裝、監(jiān)理招投標(biāo)等諸多內(nèi)容。因此，工程檔案的內(nèi)容應(yīng)該包括安裝合同、建設(shè)合同及其簽訂前的各種審批手續(xù)，印鑒請(qǐng)用章，在各項(xiàng)工作當(dāng)中形成的各種圖紙（如施工圖、安裝圖、工藝流程圖等）、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料，包括外來、外購的設(shè)備圖紙、隨機(jī)資料、圖書、光盤以及新購儀器、設(shè)備的隨機(jī)入廠圖紙，使用說明書、電氣線路圖、原理圖、出廠合格證書等。地下隱蔽工程還應(yīng)該包括關(guān)鍵施工部位的資料圖片。督促參建單位建立健全檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確責(zé)任人，做到層層有人管，處處有人負(fù)責(zé)。業(yè)主對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)與宣貫，讓每個(gè)人都熟知工程檔案管理制度，才可保障人人參與、規(guī)范統(tǒng)一、約束明確、持續(xù)改進(jìn)的管理效果。

三、要在項(xiàng)目建設(shè)過程中鞏固業(yè)主資料

管理人員要了解項(xiàng)目動(dòng)態(tài)，由于項(xiàng)目建設(shè)速度、工期、投資收益等方面的要求，國內(nèi)化工項(xiàng)目多為三邊工程。項(xiàng)目實(shí)施邊辦手續(xù)、邊設(shè)計(jì)、邊施工，因此在工程檔案編制過程中就會(huì)存在項(xiàng)目名稱、單位工程劃分、建筑物面積等資料內(nèi)容前后不一致現(xiàn)象。為確保工程檔案準(zhǔn)確性，資料管理人員必須掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況，對(duì)取得的項(xiàng)目支持性文件及時(shí)收集保管，同時(shí)更新項(xiàng)目資料統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。如：建構(gòu)筑物一覽表、立項(xiàng)批復(fù)、選址、可行性研究、征地、規(guī)劃、施工許可等前期文件臺(tái)帳。業(yè)主檔案要“收”，此“收”為收口管理之意，業(yè)主方工程管理性文件涉及參建單位上傳下達(dá)的流轉(zhuǎn)單、簽證單以及各種會(huì)議記錄與紀(jì)要，涉及技術(shù)與經(jīng)濟(jì)較多，頗為敏感與重要。在發(fā)放過程中必須由資料管理部門按要求登記分發(fā)，按文件編號(hào)進(jìn)行分類，組卷、歸檔，同時(shí)建立卷內(nèi)目錄、案卷目錄及電子版目錄。設(shè)計(jì)檔案要“審”，三邊工程對(duì)設(shè)計(jì)工作的要求尤為突出，設(shè)計(jì)院為趕設(shè)計(jì)工期，出現(xiàn)錯(cuò)誤與紕漏再所難免，設(shè)計(jì)文件的歸檔要審核一致。設(shè)計(jì)圖紙必須采用設(shè)計(jì)院繪制的藍(lán)圖，且圖號(hào)準(zhǔn)確，項(xiàng)目、單位工程名稱必須與《建構(gòu)筑物一覽表》相一致，每張圖紙上須加蓋設(shè)計(jì)單位印章，經(jīng)相關(guān)部門審核確認(rèn)后，資料管理部門統(tǒng)一登記、分發(fā)至相關(guān)參建單位，并留存歸檔。同時(shí)需按土建、工藝安裝、電氣、儀表、設(shè)備等專業(yè)分別按要求建立案卷目錄，做到實(shí)物、目錄相一致。設(shè)計(jì)變更通知單，也要與原圖紙相符，簽章手續(xù)完備，所用術(shù)語、符號(hào)須符合國家制度規(guī)范，并經(jīng)業(yè)主、監(jiān)理單位相關(guān)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。

施工與監(jiān)理檔案要“查”，因施工與監(jiān)理檔案數(shù)量龐大，必須通過體系化管理運(yùn)作予以約束，業(yè)主方必須定期督促與檢查，施工及監(jiān)理單位必須設(shè)立工程檔案管理工作責(zé)任人，做到檔案工作人員持證上崗。業(yè)主定期對(duì)施工階段的工程檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，使工程資料的形成與施工進(jìn)度同步進(jìn)行，從而確保工程竣工檔案真實(shí)的反映整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)全過程。

四、要做好項(xiàng)目建設(shè)竣工檔案驗(yàn)收

竣工檔案驗(yàn)收是否合格，直接反應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)工程竣工檔案質(zhì)量情況，是工程檔案管理效果的最終體現(xiàn)點(diǎn)。成立由業(yè)主、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位組成的竣工驗(yàn)收小組，對(duì)施工、監(jiān)理等各類歸檔文件進(jìn)行驗(yàn)收，在檔案驗(yàn)收過程中，必須細(xì)之再細(xì)，全至再全。本文僅對(duì)內(nèi)容介紹如下：

第一、施工竣工檔案包括建筑工程施工文件、設(shè)備管道安裝施工文件、電氣儀表施工文件、竣工圖、聲像資料等。第二、工程監(jiān)理竣工檔案包括：監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則等指導(dǎo)性文件；項(xiàng)目建設(shè)過程中質(zhì)量進(jìn)度監(jiān)控文件；分部分項(xiàng)質(zhì)量分析評(píng)估報(bào)告等工程總結(jié)性成果文件。第三、業(yè)主方竣工驗(yàn)收檔案主要包括：項(xiàng)目立項(xiàng)；規(guī)劃；消防、安全、環(huán)境等驗(yàn)收文件；竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收會(huì)議文件、驗(yàn)收證書及及備案文件等。

五、結(jié)語

做好工程檔案的編制及驗(yàn)收工作關(guān)鍵在于管理，管理必須實(shí)現(xiàn)“P-D-C-A”的良性循環(huán)，在于組織和制度的建立，只要項(xiàng)目建設(shè)前期業(yè)主高度重視，規(guī)范管理，跟蹤施工全過程工程資料編制質(zhì)量，督促施工資料與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步，同時(shí)制定科學(xué)的管理方法和驗(yàn)收程序，細(xì)化驗(yàn)收內(nèi)容細(xì)節(jié)，就能確保項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

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作者簡(jiǎn)介：陳秀麗，女，出生年月：1971年出生，民族：白族，籍貫：云南大理，學(xué)歷：大學(xué)本科，檔案助理館員職稱。主要研究方向：檔案專業(yè)。工作單位：華能瀾滄江水電有限公司。