張美榮 趙自強(qiáng)

[摘 要] 中原油田作為特大型國有企業(yè)，每年對外物資采購金額超過50億元，年簽訂采購合同上萬份，編制物料憑證幾十萬份，如何促使物資采購計劃、合同、招標(biāo)、存儲等各環(huán)節(jié)實現(xiàn)成本節(jié)約、管理高效，審計部門責(zé)任重大。開展傳統(tǒng)的物資采購審計，受審計力量和審計手段限制，往往效果欠佳。當(dāng)前油田AIS審計查證系統(tǒng)已成功上線，借助此系統(tǒng)的強(qiáng)大查閱功能，利用現(xiàn)代化的審計手段開展物資采購審計，必將有效地提高審計效率、降低審計成本、保證審計質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞] 信息化；物資；采購；審計

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 03. 009

[中圖分類號] F239.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）03- 0015- 02

中原油田作為特大型國有企業(yè)每年物資采購金額在50億元以上，而物資采購審計是對物資采購計劃、合同、招標(biāo)、供貨商選擇、物資管理等全過程實施的監(jiān)督和評價，按照傳統(tǒng)的審計方法開展物資采購及管理審計，面對每年上萬份采購合同，幾十萬份物料憑證，審計項目開展難度大、時間長、效果不明顯，從而不能充分發(fā)揮審計在物資采購方面的預(yù)警和防范經(jīng)營風(fēng)險的作用。當(dāng)前，中原油田AIS審計查證系統(tǒng)的成功上線，為提高物資采購審計的成功開展創(chuàng)造了良好條件，本文就如何在ERP環(huán)境下搞好物資采購審計，從而提高審計效率、降低審計成本、提高審計質(zhì)量進(jìn)行探討。

1 依法審計

通過中國石化審計信息集成管理系統(tǒng)，學(xué)習(xí)掌握國家、集團(tuán)公司有關(guān)物資采購管理方面的法律法規(guī)、文件制度，做到依法依規(guī)審計。

中國石化審計信息集成管理系統(tǒng)是中國石化自行開發(fā)的自動化辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)除對審計項目實施全程線上操作和質(zhì)量控制外，同時也是審計人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)、信息交流的重要網(wǎng)上平臺，其法律法規(guī)庫和公司文件庫是審計人員獲取最新法律法規(guī)、公司文件的信息源。因此在開展物資審計項目前，審計組要通過集成管理系統(tǒng)深入學(xué)習(xí)掌握集團(tuán)公司制定的《物資資源市場管理辦法》《物資采購渠道管理規(guī)定》《物資招標(biāo)采購管理辦法》《合同管理辦法》《物資采購價格管理暫行規(guī)定》《物資供應(yīng)質(zhì)量管理規(guī)定》《重要設(shè)備材料監(jiān)造管理辦法》等，針對招標(biāo)和合同管理方面還要了解《合同法》《招標(biāo)法》等有關(guān)國家法規(guī)，對于采購價格、質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面還要了解油田的具體規(guī)定，在此基礎(chǔ)上編制審計方案，才能合理確定審計內(nèi)容，把握重點，做到“有的放矢”。

2 抓住審計重點

通過了解物資供應(yīng)部門內(nèi)部控制制度健全及執(zhí)行情況，確定審計重點。

（1）審查各職能崗位設(shè)置是否遵從內(nèi)部牽制和不相容原則，ERP主數(shù)據(jù)維護(hù)人員權(quán)限設(shè)置是否符合中石化集團(tuán)（股份）公司內(nèi)控要求。重點關(guān)注：物資需求計劃是否真正由生產(chǎn)部門提出，由采購部門執(zhí)行；物資采購是否與物資驗收實現(xiàn)崗位分離；物資的采購、存儲和領(lǐng)用與會計核算是否分離；付款與審核是否實現(xiàn)崗位分離；大數(shù)額采購業(yè)務(wù)審批人的審批金額是否與其審批權(quán)限相符合。

（2）物資采購管理部門內(nèi)部是否實行計劃、采購、質(zhì)檢、合同審核、申請付款等環(huán)節(jié)相互監(jiān)督的分段管理模式。物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)中設(shè)計計劃、采購等崗位的權(quán)限時，是否遵從內(nèi)部牽制和不相容原則。

（3）關(guān)注物資計劃編制與審核時的主數(shù)據(jù)維護(hù)，通過穿行測試了解主數(shù)據(jù)維護(hù)人員是否按規(guī)定程序?qū)徟蟮奈锪现鲾?shù)據(jù)及時維護(hù)到ERP系統(tǒng)，并做到一物一碼。

（4）采購渠道的確定與控制是否符合中石化集團(tuán)公司要求。目前中國石化建立了統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。ERP供應(yīng)商準(zhǔn)入按規(guī)定審批后，物資部門是否通過供應(yīng)商電子檔案管理系統(tǒng)申請、錄入、修改供應(yīng)商主數(shù)據(jù)以及供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，是否啟用供應(yīng)商產(chǎn)品目錄增強(qiáng)程序控制采購渠道。

（5）在ERP環(huán)境下采購訂單執(zhí)行完成的當(dāng)月，物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)中針對價格、質(zhì)量、供貨周期、服務(wù)供應(yīng)商是否按規(guī)定執(zhí)行進(jìn)行動態(tài)量化考核，并及時上報考核結(jié)果，是否對考核結(jié)果不佳的供應(yīng)商進(jìn)行新的資質(zhì)認(rèn)定或取消入網(wǎng)資質(zhì)。

3 利用信息化手段成功開展物資采購審計

3.1 了解ERP環(huán)境下物資計劃編制與審核是否符合中石化規(guī)定，并及時實施

（1）對于采油廠、鉆井公司等生產(chǎn)單位上報的物資計劃，經(jīng) ERP系統(tǒng)審批后要及時、準(zhǔn)確、完整地錄入（或批量導(dǎo)入）ERP系統(tǒng)，對于因系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)不及時，影響正常物資采購的要落實責(zé)任。對于超過需求日期3個月以上且未完成的采購計劃、未按規(guī)定核銷的，審計組要查明原因。

（2）通過物資采購計劃執(zhí)行情況表，審查采購計劃執(zhí)行情況。 根據(jù)公司代碼、物料、供應(yīng)商、訂單日期等信息查詢物資采購計劃的執(zhí)行情況，審查內(nèi)容包括：物料編碼、物料名稱、采購訂單類型、計劃采購數(shù)量、訂單數(shù)量、實際收貨數(shù)量、訂單數(shù)量-收貨數(shù)量、計劃數(shù)量-收貨數(shù)量、計劃執(zhí)行率等，以檢查配置采購是否按計劃完成；對于實際收貨數(shù)量遠(yuǎn)大于訂單數(shù)量的業(yè)務(wù)要重點審計，對于計劃執(zhí)行率很低的采購業(yè)務(wù)要查明原因，審查分析采購計劃上報是否與生產(chǎn)需要嚴(yán)重脫節(jié)。

3.2 審查批量物資采購招標(biāo)情況

審查批量物資采購的招標(biāo)情況是否符合股份公司和油田規(guī)定，審查物資供應(yīng)部門是否根據(jù)集中招標(biāo)結(jié)果，創(chuàng)建框架協(xié)議，并在ERP系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建采購訂單。

（1）審查大宗物資采購招標(biāo)過程是否符合“公開選購、公平競爭、公正交易”的原則，審查在招標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)過程中有無違反規(guī)定程序、私自與供貨商串通、泄露招標(biāo)信息等情況。審查有關(guān)招標(biāo)文書的內(nèi)容是否完整、嚴(yán)密，有關(guān)條款規(guī)定是否得到切實遵守。采用公開招標(biāo)方式的，審查對外發(fā)布的招標(biāo)信息是否全面、準(zhǔn)確，發(fā)布范圍是否具有廣泛性，參與招標(biāo)的投標(biāo)人是否合格；采用邀請招標(biāo)的，審查接受邀請的投標(biāo)單位是否具有良好信譽(yù)、資質(zhì)和財務(wù)狀況，是否邀請3個以上投標(biāo)人參加。

（2）審查電子商務(wù)和ERP系統(tǒng)內(nèi)的采購訂單是否及時錄入。目前ERP上網(wǎng)采購物資通過接口下載詢比價信息和上傳采購訂單；非上網(wǎng)采購物資依據(jù)詢價單、框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單（獨家采購、寄售采購和委托加工采購除外），完善采購訂單條款后，按規(guī)定權(quán)限審批。電子商務(wù)和ERP系統(tǒng)內(nèi)的同一采購訂單必須保持一致。

3.3 審查采購計劃完成情況

通過AIS采購訂單清單查詢審計程序和物資采購清單，檢查配置采購是否按計劃完成，并審查具體采購業(yè)務(wù)是否真實、完整，采購價格及額外損耗是否合理。

（1）通過線上系統(tǒng)提供的自動補(bǔ)庫采購訂單清單，與線下補(bǔ)充庫存的采購申請、運輸計劃相核對。

（2）通過線上取得的采購訂單清單，與線下的物資采購計劃、供應(yīng)商清單、采購合同、招投標(biāo)文件、詢比價記錄資料相核對。

（3）審查物資采購清單中顯示的物資名稱、數(shù)量、單價、金額、供應(yīng)商、采購日期等信息，是否與事實相符，審查采購價格與中石化指導(dǎo)價、油田內(nèi)部指導(dǎo)價相比是否明顯偏高，并審查落實原因。 （4）通過AIS線上查詢列出定損/超損清單以及財務(wù)處理情況 ，結(jié)合線下調(diào)查落實定額外損耗及成因。

3.4 對存貨收、發(fā)、存管理及核算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計

（1）對入庫存貨的審計。對于已入庫存貨，要審查入庫到貨清單、產(chǎn)品交付清單及剩余存貨的退料清單，以及倉儲部門的入庫驗收單，需要質(zhì)檢部門檢驗的還要審查質(zhì)檢證明；對于直接運抵生產(chǎn)現(xiàn)場的“直達(dá)料”，要審查相應(yīng)的運輸記錄資料和生產(chǎn)單位的接收驗收簽字。

（2）通過存貨收發(fā)存報表審查物資領(lǐng)用、結(jié)存與報廢、盈虧及處理情況。通過查看存貨收、發(fā)、結(jié)存的數(shù)量、金額，及時掌握油田及各下屬單位存貨管理的整體情況，通過與實際庫存數(shù)核對，查看賬實是否相符；了解油田存貨報廢、盤盈盤虧、損益處理等特殊業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，以便核實特殊業(yè)務(wù)的合理性、真實性，以及損益處理的及時性，檢查是否存在通過存貨人為調(diào)節(jié)利潤的現(xiàn)象。

（3）通過物資動態(tài)分析表，按1年以內(nèi)、1～2年、2～3年、3年以上分段查詢物料的數(shù)量和金額，檢查被審計單位是否存在長期無動態(tài)物資形成潛虧的問題，通過穿透查詢相關(guān)的采購訂單、收貨憑證、物料憑證和會計憑證，掌握較為完整的物資動態(tài)管理信息。

3.5 應(yīng)付款項審計

通過對應(yīng)付款項實施審計，審查是否存在虛列費用或收入掛賬等問題。

對于因物資采購形成的應(yīng)付款項，主要包括：應(yīng)付賬款、應(yīng)付內(nèi)部單位款、應(yīng)付票據(jù)、其他應(yīng)付款、預(yù)付賬款等，通過總賬科目→供應(yīng)商統(tǒng)馭明細(xì)賬→憑證的穿透查詢，能夠查詢到發(fā)生額、發(fā)生時間、余額及供應(yīng)商名稱，集成業(yè)務(wù)產(chǎn)生的應(yīng)付憑證可以查詢到采購訂單等原始憑證單據(jù)流；通過線下追查采購申請單、合同、入庫單、發(fā)票等原始資料，審查是否存在虛列費用或收入掛賬等問題，對大額應(yīng)付款項的掛賬供應(yīng)商應(yīng)還應(yīng)進(jìn)行函證或?qū)嵉夭樽C。

利用信息化手段開展物資采購審計必將取得令人矚目的審計成果，必將有效促進(jìn)油田物資精細(xì)化管理水平的提高和經(jīng)營效益的提升。

主要參考文獻(xiàn)

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