傅鈺 汪正西

[摘 要] 數(shù)字化檔案資料管理是當(dāng)前條件下文檔資料管理的必然趨勢。本文分析了軍隊(duì)裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案資料管理現(xiàn)狀，提出建設(shè)裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)的目標(biāo)、功能及建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行了分析。

[關(guān)鍵詞] 裝備機(jī)關(guān)； 檔案數(shù)字化； 信息系統(tǒng)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062

[中圖分類號(hào)] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02

1 檔案數(shù)字化及其發(fā)展現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

近年來，隨著我國基層檔案工作規(guī)范化的推進(jìn)和社會(huì)信息化整體進(jìn)程的加快，數(shù)字檔案室已成為城鎮(zhèn)、社區(qū)和機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。2000年起，國家檔案局、中央檔案館開始機(jī)關(guān)單位電子文件歸檔管理的試點(diǎn)工作[1]。在此基礎(chǔ)上，2011年初制定的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求“在試點(diǎn)基礎(chǔ)上推動(dòng)機(jī)關(guān)電子文件管理工作，加強(qiáng)對(duì)在辦公區(qū)域相對(duì)集中機(jī)關(guān)事業(yè)單位建立‘文件（檔案）管理中心的指導(dǎo)”。一批國家部級(jí)單位以及北京、上海、杭州等地市級(jí)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室試點(diǎn)工作的開展，在標(biāo)準(zhǔn)制定、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)推廣、制度規(guī)范等方面取得了一定成績，為機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)。

要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的順利運(yùn)行，對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化并對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行高效管理，最重要的解決方案即是構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)將開發(fā)先進(jìn)的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫，并強(qiáng)化檔案行政管理職能，可以更加規(guī)范、高效地管理檔案工作。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集、管理、提供利用、上報(bào)移交、年檢、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督指導(dǎo)等功能，最大限度地滿足檔案部門管理、監(jiān)督和指導(dǎo)的需求，使檔案管理現(xiàn)代化邁上新的臺(tái)階。

2 軍隊(duì)裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵

軍隊(duì)裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理，就是在部隊(duì)主管裝備工作的各級(jí)機(jī)關(guān)，改變以紙質(zhì)資料形式存儲(chǔ)保管業(yè)務(wù)檔案資料的傳統(tǒng)方式，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，借鑒和運(yùn)用檔案數(shù)字化管理理論及先進(jìn)方法，開發(fā)建設(shè)裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，將部隊(duì)各級(jí)裝備機(jī)關(guān)日常業(yè)務(wù)工作及各專項(xiàng)活動(dòng)中形成和積累的各種計(jì)劃、方案、批示、報(bào)告、規(guī)章制度、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進(jìn)行采集、歸類、整理、維護(hù)，實(shí)現(xiàn)裝備機(jī)關(guān)各種業(yè)務(wù)檔案資料數(shù)字化存儲(chǔ)與管理，并提供檢索查詢服務(wù)。通過數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，可解決裝備保障業(yè)務(wù)工作檔案資料的積累、儲(chǔ)存、管理、查詢等難題，對(duì)裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。

3 裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)資料管理現(xiàn)狀及問題

軍隊(duì)各級(jí)裝備機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)本級(jí)部隊(duì)軍事裝備建設(shè)與發(fā)展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作，每年都會(huì)形成和保留種類復(fù)雜、數(shù)量龐大的工作資料。從內(nèi)容上講，包括年度業(yè)務(wù)工作文件、專項(xiàng)活動(dòng)工作文件資料；從形式上講，包括各類報(bào)表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發(fā)展，是裝備保障業(yè)務(wù)工作的成果積累，對(duì)裝備保障的建設(shè)發(fā)展具有重要作用，應(yīng)給予安全存儲(chǔ)和有效利用。

目前，裝備機(jī)關(guān)文檔資料的存儲(chǔ)管理方式有兩種：一是傳統(tǒng)的以實(shí)物形式保存，手工立卷加紙質(zhì)目錄的檔案管理方式在裝備保障系統(tǒng)普遍存在。實(shí)物化的方式占用空間大、不利于儲(chǔ)存管理和及時(shí)收集整理，容易造成文件失存，查詢檢索困難，已經(jīng)不能滿足文檔資料儲(chǔ)存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中分別生成和保存。部分業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)生成的電子化文檔分散存儲(chǔ)于不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，存檔文件不能集中存放，查詢不便，不利于對(duì)車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運(yùn)用。

應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資料管理是當(dāng)前條件下文檔資料管理的必然趨勢。將裝備文檔資料全面電子化，并集中存放管理，有利于形成裝備保障工作的歷史積累，有利于文檔資料的科學(xué)管理，能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。

4 裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)基于數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將裝備保障系統(tǒng)工作檔案資料進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統(tǒng)應(yīng)具有高可靠性和安全性，適應(yīng)海量存儲(chǔ)需求，易于管理和維護(hù)，并具備較高的開放性，即能夠提供各種接口及服務(wù)，以利于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)用，與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密耦合，使得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能自動(dòng)歸檔到系統(tǒng)中，提高工作效率。

5 裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)包含兩大部分：檔案資料數(shù)據(jù)庫和檔案資料檢索維護(hù)系統(tǒng)。

5.1 檔案資料數(shù)據(jù)庫

裝備保障檔案資料數(shù)據(jù)庫是以特定方式組織起來的文檔資料數(shù)據(jù)集合。裝備保障檔案資料數(shù)據(jù)庫由目錄數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)庫、文檔資料數(shù)據(jù)庫、多媒體資料數(shù)據(jù)庫組成。

（1） 目錄數(shù)據(jù)庫：將各類檔案信息按照一定格式錄入到計(jì)算機(jī)中保存形成的數(shù)據(jù)集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內(nèi)容，錄入計(jì)算機(jī)，形成機(jī)檢目錄，以備查詢利用。

（2） 業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)庫：是裝備保障業(yè)務(wù)數(shù)字資源的數(shù)據(jù)集合。具體地講就是借助數(shù)字設(shè)備及第三方軟件將以紙質(zhì)等載體形式存在的、需要存檔的重要業(yè)務(wù)文件轉(zhuǎn)化為可用計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理的電子文件信息的數(shù)據(jù)集合。具體包括：裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應(yīng)文檔資料、訓(xùn)練工作文檔資料、科研學(xué)術(shù)項(xiàng)目情況及文檔資料、經(jīng)費(fèi)管理文檔資料、專項(xiàng)重大活動(dòng)文檔資料等。

（3） 文檔資料數(shù)據(jù)庫：具體包括已經(jīng)頒布實(shí)施的裝備保障系統(tǒng)相關(guān)行政法規(guī)、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等的數(shù)字化文檔。

（4） 多媒體資料數(shù)據(jù)庫：業(yè)務(wù)工作或重大活動(dòng)形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數(shù)據(jù)集合。

5.2 裝備保障檔案資料檢索維護(hù)系統(tǒng)

（1） 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進(jìn)行裝備保障檔案資料數(shù)字資源分類管理，能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。

（2） 數(shù)字檔案錄入功能。系統(tǒng)能對(duì)文檔、圖片、音頻和視頻等內(nèi)容進(jìn)行錄入、上傳。在錄入時(shí)可設(shè)立多級(jí)目錄，分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件，并可設(shè)定共享單位，指定共享、不共享或有限共享，顯示上傳時(shí)間及用戶名。

（3） 數(shù)字檔案檢索功能?？梢曰谫Y料文件名、創(chuàng)建者、編號(hào)、屬性、創(chuàng)建時(shí)間、更新時(shí)間、目錄和關(guān)鍵字（主題）等屬性組合搜索，從海量文檔中快速準(zhǔn)確定位所需文檔。支持聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問，使資料得以多人共享，方便協(xié)同查看，工作人員需要訪問調(diào)閱某些文件時(shí)，只需登錄系統(tǒng)即可查看，再也不用重復(fù)傳輸及復(fù)印，節(jié)約了成本。

（4） 統(tǒng)計(jì)功能。主要根據(jù)發(fā)文時(shí)間、資源上傳時(shí)間、資料類別等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（5） 用戶級(jí)權(quán)限管理功能。系統(tǒng)應(yīng)能夠創(chuàng)建用戶，并根據(jù)用戶的不同等級(jí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)訪問各類檔案數(shù)據(jù)的授權(quán)和管理，并確保用戶不能越權(quán)訪問數(shù)據(jù)。

（6） 系統(tǒng)管理功能。主要功能包括：系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份、查詢用戶登錄系統(tǒng)情況等。系統(tǒng)管理功能的使用者是系統(tǒng)管理人員。

（7） 系統(tǒng)幫助功能。一是系統(tǒng)操作使用的電子教程，二是系統(tǒng)版本說明。

6 系統(tǒng)建設(shè)中的難點(diǎn)與關(guān)鍵問題

6.1 檔案文件的系統(tǒng)分類

工作文件資料涉及裝備工作的方方面面，既有業(yè)務(wù)資料，也有首長重要批示和講話、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件及法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)范；既有手寫文檔資料，也有油印和打印資料，還有照片、音頻視頻等多種資料?？傮w數(shù)量龐大，種類復(fù)雜，需要按照檔案電子化需求重新進(jìn)行梳理分類，構(gòu)建裝備保障檔案資料分類框架體系，為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎(chǔ)。

6.2 檔案存儲(chǔ)與檢索技術(shù)

一是要科學(xué)設(shè)計(jì)各類檔案資料的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，做到低冗余、全覆蓋、安全高效；二是對(duì)于文檔、資料進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，是將其轉(zhuǎn)換成圖片進(jìn)行存儲(chǔ)，并沒有直接存儲(chǔ)該文件資料的全部文字性內(nèi)容，同時(shí)音視頻文件在存儲(chǔ)時(shí)，存儲(chǔ)的只是具體二進(jìn)制文件，為了進(jìn)行檢索，還需要在保存文檔時(shí)，對(duì)文檔的主要內(nèi)容進(jìn)行描述，比如采用關(guān)鍵字方式對(duì)該資料（文檔圖片、音視頻）進(jìn)行描述，如何根據(jù)用戶輸入的查詢關(guān)鍵字進(jìn)行文檔匹配，保證查全率和查準(zhǔn)率，對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行排序，保證系統(tǒng)的檢索速度等都是建設(shè)系統(tǒng)時(shí)需要研究的內(nèi)容。

6.3 檔案資料數(shù)字化過程控制

將大量的檔案數(shù)字化，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好收藏文件情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。其次要制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備等硬件的購置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)較長的工程，在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化過程要實(shí)施全程控制，要對(duì)文檔資料做全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：一是數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對(duì)折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。二是數(shù)字化中的人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。數(shù)字化工作是需要人來完成的，人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不過關(guān)，直接導(dǎo)致返工，間接導(dǎo)致成本的增加，時(shí)間段的延長。三是數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。錄入后的檔案信息要有非常高的正確率，掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯(cuò)掃、漏掃，對(duì)文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描。

主要參考文獻(xiàn)

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