●張玲玲

ERP環(huán)境下企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制探析

●張玲玲

ERP系統(tǒng)的廣泛使用對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制提出了新的要求。文章從ERP對內(nèi)部控制產(chǎn)生的影響入手，對ERP環(huán)境下的采購業(yè)務(wù)流程進行了梳理，并針對采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險設(shè)計了相應(yīng)的的內(nèi)部控制制度。

ERP 采購業(yè)務(wù) 內(nèi)部控制

企業(yè)開展生產(chǎn)經(jīng)營活動首先要進行物料采購，而采購業(yè)務(wù)流程包括多個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，很容易發(fā)生舞弊現(xiàn)象和管理上的疏漏，因此采購業(yè)務(wù)是內(nèi)部控制的重點領(lǐng)域。ERP系統(tǒng)將信息技術(shù)和現(xiàn)代管理思想集于一身，通過資源整合實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的動態(tài)監(jiān)控，為內(nèi)部控制的建立和實施創(chuàng)造了有利條件，同時也提出了新的挑戰(zhàn)。采購管理系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的重要組成部分。在ERP環(huán)境下，對采購業(yè)務(wù)進行內(nèi)部控制的目標(biāo)主要是保證采購活動合法合規(guī)，確保企業(yè)實物資產(chǎn)和信息系統(tǒng)的安全。

一、ERP對內(nèi)部控制的影響

ERP（Enterprise Resource Planning）是信息技術(shù)與管理思想創(chuàng)造性融合的產(chǎn)物，它一方面增強了企業(yè)管理的有效性、靈活性，提高工作效率，避免人為因素干擾，為企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟效益，另一方面也增加了企業(yè)內(nèi)部控制的復(fù)雜性與風(fēng)險。在ERP環(huán)境下，內(nèi)部控制不再是只針對“人”的控制，而是針對“人—機”的共同控制，這意味著內(nèi)部控制需要格外關(guān)注企業(yè)信息資產(chǎn)的安全。

1.內(nèi)部控制內(nèi)容的擴展。在ERP環(huán)境下，企業(yè)不再圍繞單一的業(yè)務(wù)部門或業(yè)務(wù)功能或者運行，它的集成管理方式改變了傳統(tǒng)的會計核算方式和數(shù)據(jù)處理流程，將企業(yè)的業(yè)務(wù)與信息流程進行融合，能夠自動生成會計賬表，全面共享財務(wù)數(shù)據(jù)，企業(yè)內(nèi)部信息溝通呈現(xiàn)出及時、雙向的特點，內(nèi)部控制關(guān)注的范圍也隨之大大擴充。例如，在系統(tǒng)中至少加入了系統(tǒng)身份識別、操作權(quán)限、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)編碼等方面的控制。

2.內(nèi)部控制重點的轉(zhuǎn)移。傳統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制重點是以相互牽制為核心的“一般控制”，而在ERP環(huán)境下，數(shù)據(jù)處理方式復(fù)雜，控制難度增加，系統(tǒng)軟件成為影響業(yè)務(wù)處理的重要因素，系統(tǒng)本身的安全性至關(guān)重要，一旦系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)被復(fù)制或篡改，或數(shù)據(jù)庫的處理權(quán)限被非法取得，將會造成極為嚴重的后果。因此，內(nèi)部控制在保證原始數(shù)據(jù)的輸入準(zhǔn)確無誤的條件下，特別是信息的輸入輸出控制、管理和操作方面的權(quán)限劃分等方面，由單純對人的控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機的共同控制。

3.內(nèi)部控制風(fēng)險的增加。ERP環(huán)境下內(nèi)部控制面臨著新的風(fēng)險。首先，內(nèi)部控制活動高度依賴ERP系統(tǒng)，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，以非授權(quán)訪問為代表的網(wǎng)絡(luò)安全因素也會使企業(yè)的信息泄漏或遭到篡改；其次，ERP系統(tǒng)具有開放性的特點，系統(tǒng)信息在較大范圍內(nèi)能夠共享，這無疑擴大了內(nèi)部控制的風(fēng)險；最后，ERP對業(yè)務(wù)、會計等流程進行了優(yōu)化與重構(gòu)，這個過程中一些有利于內(nèi)部控制的線索趨于消失，這使內(nèi)部控制面臨著新的風(fēng)險。

二、ERP環(huán)境下采購業(yè)務(wù)處理流程

傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)基本流程為：先由生產(chǎn)部門等物料需求部門提供請購單，采購部門據(jù)此編制采購計劃，與供應(yīng)商簽訂采購合同，待物料到達后組織驗收，最后由財務(wù)部門付款。在ERP環(huán)境下，采購業(yè)務(wù)的基本處理流程和傳統(tǒng)方式相似，但它能夠在各項管理全部信息化的基礎(chǔ)上，將請購到核準(zhǔn)付款的所有職務(wù)完全分離，并實現(xiàn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的隨時監(jiān)管和追溯，保證內(nèi)控制度的有效執(zhí)行。具體業(yè)務(wù)流程描述如下：

1.請購。采購申請通常由企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)合理的采購計劃或?qū)嶋H生產(chǎn)需求提出。在ERP環(huán)境下，系統(tǒng)會設(shè)置一般物料的最低存貨量，一旦達到再訂貨點，請購單即可自動生成。請購單生效前必須經(jīng)過審批，且請購與審批不能為同一人。嚴格的請購流程能夠保證物料采購從源頭得到控制。

2.供應(yīng)商管理。供應(yīng)商管理包括的內(nèi)容較多，其中供應(yīng)商的選擇與考核是最重要的兩個方面。詢價與供應(yīng)商的確定不能為同一人。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置訂購單審核程序，以保證訂購單內(nèi)容的完整有效。

3.采購過程管理。對已訂立的合同、已發(fā)送的訂單進行全程追蹤是采購過程管理的關(guān)鍵控制點。為督促供應(yīng)商準(zhǔn)時足額交貨，合同開始履行后需要全程跟蹤，隨時了解合同履行進度、供應(yīng)商的生產(chǎn)情況，掌握物料供應(yīng)情況，一旦出現(xiàn)供應(yīng)商無法按期交貨等意外情況，應(yīng)當(dāng)及時采取恰當(dāng)?shù)膽?yīng)對措施，避免給企業(yè)帶來損失。

4.驗收入庫。為保證所購物料符合合同規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求，企業(yè)應(yīng)認真組織物料的檢驗接收，包括仔細核對收到的物料名稱、到貨量、收貨時間等，然后檢驗物料質(zhì)量，以確定是否與訂購單的要求相符。物料驗收入庫后，系統(tǒng)還會根據(jù)預(yù)先設(shè)定的差異臨界點自動檢查相關(guān)采購單，如差異超過臨界點則會拒絕收貨。在驗收環(huán)節(jié)中，收貨員、驗貨員與記賬員不能為同一人。

5.核準(zhǔn)付款。核準(zhǔn)付款前必須先認真審核采購預(yù)算、采購合同、訂貨單、審批程序等內(nèi)容，只有各項環(huán)節(jié)均不存在疑點時，才能與供應(yīng)商辦理款項結(jié)算?？铐椫Ц队韶攧?wù)部門負責(zé)，系統(tǒng)會自動生成付款單，但仍應(yīng)認真核對合同中約定的付款條件，嚴格審核采購發(fā)票等相關(guān)單據(jù)，保證其真實、完整、合規(guī)。在核準(zhǔn)付款環(huán)節(jié)，開具付款單、存款項的結(jié)算不能為同一人。

采購業(yè)務(wù)處理流程如圖1所示。

圖1 ERP環(huán)境下采購業(yè)務(wù)流程圖

三、ERP環(huán)境下企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計

在ERP環(huán)境下，采購業(yè)務(wù)流程主要包括請購、供應(yīng)商管理、采購過程管理、核準(zhǔn)付款四項內(nèi)部控制環(huán)節(jié)。

1.請購環(huán)節(jié)。請購意味著一項采購業(yè)務(wù)的開始，在ERP環(huán)境下，請購單由系統(tǒng)自動生成，避免了人為因素造成的失誤，因此這一環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或市場信息不對稱造成的不合理請購。請購單是否經(jīng)過嚴格審核，采購方案是否與請購單的內(nèi)容相符合、訂單異常情況的處理等構(gòu)成請購環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點。

首先，系統(tǒng)應(yīng)對生成的訂單設(shè)置安全級別和訪問權(quán)限，以保證訂單數(shù)據(jù)安全，避免采購訂單被惡意修改；其次，應(yīng)當(dāng)對采購合同設(shè)置嚴格的審批制度，由指定人員對合同進行認真審核；最后，系統(tǒng)應(yīng)規(guī)定請購單的審核流程，防止未經(jīng)審核的請購單生效。

2.供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)。物料質(zhì)量的優(yōu)劣常常取決于于供應(yīng)商的選擇，進而使產(chǎn)品質(zhì)量受到影響。這一環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是供應(yīng)商的不當(dāng)選擇，這通常是因為供應(yīng)商評估系統(tǒng)不夠科學(xué)，或者是取得的基礎(chǔ)資料不夠準(zhǔn)確。供應(yīng)商管理的關(guān)鍵控制點是選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。為加強與供應(yīng)商之間的合作，達到互利共贏的目的，應(yīng)對供應(yīng)商在交貨期、交貨量、合作態(tài)度等各方面進行考核，對考核不達標(biāo)又不積極改進的供應(yīng)商可以考慮停止合作。

首先，為選好供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)設(shè)置嚴密的供應(yīng)商批準(zhǔn)流程。在ERP環(huán)境下，系統(tǒng)中可以構(gòu)建一個供應(yīng)商評估模型，將所有潛在供應(yīng)商按照模型進行評定，盡量選擇排名靠前的供應(yīng)商，保證物料的綜合采購成本最小化；其次，應(yīng)當(dāng)建立詳細的供應(yīng)商檔案，并保證及時更新，同時系統(tǒng)能夠提供在線查詢功能；最后，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)置供應(yīng)商和產(chǎn)品之間的對應(yīng)關(guān)系流程，使一種物料與多家供應(yīng)商對應(yīng)，以滿足采購過程價格競爭的需要。為此，用戶需要在系統(tǒng)中設(shè)置“當(dāng)前供應(yīng)商”，在默認情況下，該供應(yīng)商會被優(yōu)先選擇。

3.采購過程管理環(huán)節(jié)。采購過程的順利進行關(guān)系到物料能否按時到達，這一環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險點是缺乏對訂單及合同的有效跟蹤、采購訂單處理周期過長等。關(guān)鍵控制點主要包括加強合同履行及存檔狀態(tài)監(jiān)控、訂單跟蹤催促、訂單異常處理等。

首先，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)置訂單安全級別與訪問權(quán)限、合同與訂單的審批授權(quán)，明確責(zé)任，防止篡改；其次，應(yīng)當(dāng)依照合同條款核查合同履行情況，敦促供應(yīng)商積極履行合同；最后，對重要物料建立巡視、監(jiān)造制度，落實監(jiān)造責(zé)任人，防止出現(xiàn)交貨延誤。

對于訂單無法按期交貨等異常情況，采購員應(yīng)及時反饋到上級及請購部門，以便盡快作出生產(chǎn)計劃等方面的調(diào)整。

4.驗收入庫環(huán)節(jié)。組織驗收的目的在于確保物料符合要求，在不相容職務(wù)嚴格分離的前提下，這一環(huán)節(jié)產(chǎn)生的風(fēng)險較小。驗收入庫環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點包括制定詳細的驗收程序與標(biāo)準(zhǔn)、及時處理收到的物料與訂單不符等異常情況。

驗收環(huán)節(jié)需要控制采購價格的確定程序，保證進貨單的安全完整，保證驗收人員和驗收程序符合不相容制度的要求。

首先，為避免進貨單的惡意篡改，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)置進貨單審批程序。其次，應(yīng)設(shè)置采購接收選項，以控制收貨時的意外情況，如物料能否用替代品代替、能否接收未訂購的物料、收貨日期與地點能否變動等。

5.核準(zhǔn)付款環(huán)節(jié)?？铐椀闹Ц稓v來是企業(yè)內(nèi)部控制的重點。顯而易見，供應(yīng)商總是希望早日收到款項，這就導(dǎo)致他們在付款過程中與企業(yè)相關(guān)人員共同舞弊，由此引發(fā)舞弊風(fēng)險。因此，這一環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險在于審批手續(xù)不健全導(dǎo)致的不合理付款，關(guān)鍵控制點主要包括嚴格的付款審批制度、敏感字段授權(quán)控制和付款審核追查制度。付款前的審批手續(xù)擔(dān)負著采購業(yè)務(wù)的最終把關(guān)任務(wù)，稍有不慎就會給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失，應(yīng)當(dāng)嚴格按照企業(yè)的審核規(guī)定執(zhí)行。而付款審核追查則對已經(jīng)付款的可疑業(yè)務(wù)展開調(diào)查，能夠及時發(fā)現(xiàn)不合規(guī)支出，以便采取有效措施進行補救。在這一環(huán)節(jié)中，還要注意檢查付款方式與折扣情況是否經(jīng)過嚴格授權(quán)。

首先，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置授權(quán)權(quán)限，經(jīng)過授權(quán)的財務(wù)人員才可以根據(jù)有關(guān)單據(jù)（采購單、驗收單、發(fā)票等）生成貸項憑證，并據(jù)此由出納人員支付款項；其次，應(yīng)設(shè)置采購審批權(quán)限，有權(quán)人員才能確定折扣情況、付款時間等，以降低采購折扣風(fēng)險。

四、結(jié)論

采購業(yè)務(wù)是內(nèi)部控制的重點領(lǐng)域，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)流程，對內(nèi)部控制內(nèi)容、重點和控制風(fēng)險產(chǎn)生了重大影響，只有充分考慮這些影響，才能建立ERP環(huán)境下采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度。

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（作者單位：泰山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 山東泰安 271000）

（責(zé)編：若佳）

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1004-4914（2014）03-267-02