●曹文波

試論醫(yī)院人事檔案的計算機管理與應(yīng)用

●曹文波

科技水平的提高和市場經(jīng)濟的發(fā)展對人事檔案管理模式與檔案管理人員的素質(zhì)及檔案信息資源管理提出了新的要求。醫(yī)院人事檔案應(yīng)充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是使用計算機來實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化計算機管理，這樣才能實現(xiàn)提高人事檔案管理工作效率，延長人事檔案存放期限，實現(xiàn)人事調(diào)動科學(xué)化的目的。文章闡述了應(yīng)用計算機管理醫(yī)院人事檔案的優(yōu)越性，探究了醫(yī)院人事檔案計算機管理的創(chuàng)新途徑。

醫(yī)院 人事檔案 計算機管理 現(xiàn)代化

醫(yī)院的人事檔案能反映出每一位職工的工作表現(xiàn)和德才成績。所以，人事檔案有著較強的機密性和無可置疑的證據(jù)作用，同時人事檔案還是考察、了解職工，科學(xué)使用優(yōu)秀人才的重要依據(jù)?？傊?，人事檔案管理就是為醫(yī)院人力資源管理提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和優(yōu)秀人才信息，在醫(yī)院人才開發(fā)中起著重要的作用。

新的時代賦予醫(yī)院人事檔案管理新的內(nèi)涵，醫(yī)院人事檔案管理部門只有充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是使用計算機促進人事檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化。

業(yè)內(nèi)同行都知道：人事檔案的管理服務(wù)于人事制度的改革，是我國醫(yī)療系統(tǒng)不斷發(fā)展的一個具體組成部分，而醫(yī)院人事檔案管理走向現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化也是一個必然趨勢。摒棄傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，應(yīng)用計算機對醫(yī)院人事檔案進行管理，可以提高人事檔案的信息資源存儲、統(tǒng)計、查詢和綜合分析，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、各科室的發(fā)展和決策提供快速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)服務(wù)，同時讓醫(yī)院人事檔案信息資源得到開發(fā)和利用是每一位人事檔案管理人員的職責(zé)和神圣使命。

隨著醫(yī)療行業(yè)的改革開放，面向患者服務(wù)的時間不斷延長，醫(yī)院業(yè)務(wù)也在日漸擴大，隨之而來的人事檔案資料也在不斷增加。這樣，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式就難以保證人事檔案內(nèi)資料的完整和準(zhǔn)確，也給檔案管理人員加重了工作量。因此，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不適合現(xiàn)代化醫(yī)院高效運作要求，使用計算機對人事檔案進行管理越來越顯示出它的優(yōu)越性。

一、應(yīng)用計算機對醫(yī)院人事檔案進行管理的優(yōu)越性

使用計算機對人事檔案進行管理能在最短時間內(nèi)為醫(yī)院決策層提供全面、快捷、準(zhǔn)確的人事資料和數(shù)據(jù)。還能避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，既能節(jié)省時間提高工作效率，又能將檔案管理人員從繁重的勞動中解放出來。醫(yī)院人事檔案管理信息化的優(yōu)越性主要表現(xiàn)在以下三個方面。

1.有利于提高人事檔案管理的工作效率。人事檔案管理人員都會有這樣的體會：傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是基于職能的管理，它的重點在于管理。檔案管理人員的主要工作是執(zhí)行、應(yīng)付人事檔案管理政策和上級領(lǐng)導(dǎo)的查詢，處理檔案管理中的瑣碎事務(wù)，這種管理模式使得檔案管理人員的潛力和積極性難以發(fā)揮出來，只能被稱為“熟練的政策背誦者和人事事務(wù)的操作工”。而運用計算機技術(shù)對醫(yī)院人事檔案進行管理，可以為管理人員在個人檔案管理、個人檔案查詢、個人工資管理、個人出勤情況等工作中提供快捷、準(zhǔn)確的查詢方式，還可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動篩選，使職工通過醫(yī)院局域網(wǎng)實現(xiàn)查詢個人資料的目的。這種管理方法精確度高、貯存量大、查詢速度快、通用性強，不僅將人事檔案管理人員從繁瑣的工作中解放出來，還能實現(xiàn)職工自助查詢，大大提高了人事檔案管理的工作效率。

2.有利于人事檔案材料長期存放，實現(xiàn)人事調(diào)動科學(xué)化。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是：首先要騰出一間通風(fēng)比較好的房間作為檔案室，然后將醫(yī)院職工的檔案材料裝在一個資料袋或資料夾中，按科室單位排列在資料架上。有領(lǐng)導(dǎo)查詢職工的檔案時，管理人員從檔案袋中抽出資料供查詢者一頁一頁進行查詢。久而久之，檔案資料紙業(yè)變黃變脆，字跡模糊；要想全面完整地保存好檔案材料，需要改建檔案室，增加大量的設(shè)備；還要避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類破壞。這樣的管理模式既費工、費時又需要耗費大量資金。而利用計算機系統(tǒng)進行人事檔案管理，只需在計算機系統(tǒng)中輸入職工檔案信息資料就可以滿足上級領(lǐng)導(dǎo)對職工檔案資料信息的查詢和職工自助查詢，大大降低檔案原始資料的磨損和人為破壞現(xiàn)象，這種現(xiàn)代化的管理模式有利于人事檔案材料的長期存放。

在醫(yī)院，人事變動時有發(fā)生，醫(yī)院人力資源管理部門經(jīng)常會任免一批科處級干部。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，以文字材料存入檔案或以大會宣布的形式就完成了干部任免程序，這樣的形式存在著材料表達(dá)不完整和效率低下的弊病。使用計算機系統(tǒng)進行干部人事任免，可以把被任免人員的工作簡歷、工作情況、工作能力，并結(jié)合干部考核情況通過多媒體將他們的整體形象表述出來。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通過這種形式加強對任免人員進行全面了解，還可以讓醫(yī)院全體職工也了解被任免人員的情況，向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議。這樣既避免在片面情況下任免干部又實現(xiàn)了人事調(diào)動科學(xué)化。

3.有利于醫(yī)院人事制度的發(fā)展與創(chuàng)新。我國人事制度的發(fā)展與創(chuàng)新在全國各行各業(yè)展開后，醫(yī)院的人事制度也發(fā)生了翻天覆地的變化。首先，醫(yī)院職工的“終身制”被“聘用制”逐步取代，使得醫(yī)院職工的流動性不斷加大，科室領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)常更換，人事檔案轉(zhuǎn)遞更加頻繁。既增加了檔案管理人員的工作量，又經(jīng)常出現(xiàn)檔案內(nèi)資料信息缺失現(xiàn)象，給人事檔案管理工作帶來不便，人事檔案管理工作迫切需要不斷地進行發(fā)展與創(chuàng)新。使用計算機對醫(yī)院人事檔案進行現(xiàn)代化管理就是將電子文件歸檔；通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)傳輸使人事檔案傳遞快捷、資料完整、保存安全；醫(yī)院人力資源管理部門聘用新的職工后，可以使用計算機系統(tǒng)將新增加人員的信息以數(shù)據(jù)的形式進行保存。這樣就為醫(yī)院人事制度的改革創(chuàng)新奠定了良好基礎(chǔ)。

二、探究醫(yī)院人事檔案計算機管理的創(chuàng)新途徑

隨著信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療相關(guān)信息也日新月異，醫(yī)院人事檔案管理范圍也從傳統(tǒng)的文書檔案發(fā)展為多層次、多形式的管理模式。如何提高醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理工作者需要解決的問題，也是檔案管理工作發(fā)展與創(chuàng)新的主導(dǎo)方向。

1.健立健全醫(yī)院人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。作為人事檔案管理部門，應(yīng)積極創(chuàng)造條件建立健全醫(yī)院人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這樣就可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)為醫(yī)院各項工作更好地服務(wù)。應(yīng)從以下三個方面做起。

（1）采用高科技手段為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機。醫(yī)院人事檔案管理信息量大，類別多，需要采用高科技手段為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機。而檔案室、信息科、各科室三級管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要保證。采用高科技手段為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機的管理模式有利于人事檔案管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，還有利于檔案室、信息科和各科室之間職責(zé)明確、相互配合、共同協(xié)作。

（2）重視對人事檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的維護。人事檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)系統(tǒng)，它非常精密又非常嬌弱，稍有不適就會“罷工”或使整個系統(tǒng)“癱瘓”，需要管理人員像愛護自己的眼睛一樣愛護它們。要從以下兩個方面做起：一是信息錄入要完整，因為只有數(shù)據(jù)完整，才能順利進行后期維護；二是信息錄入要精確，因為只有數(shù)據(jù)精確，數(shù)據(jù)庫后期維護才有意義。

（3）加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件管理。在軟件管理上要積極開辟電子檔案存儲的新途徑。對應(yīng)歸檔的電子數(shù)據(jù)、文件采用格式的光盤存儲；要及時修補漏洞，搞好檔案上傳下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管措施；及時升級數(shù)據(jù)庫和服務(wù)主機的硬件設(shè)施，以保證人事檔案信息數(shù)據(jù)在傳輸和保存過程中的安全和穩(wěn)定。

2.加快實現(xiàn)人事檔案管理信息化步伐。在人事檔案的資料收集和管理過程中，檔案管理人員要樹立為醫(yī)院服務(wù)的目標(biāo)，創(chuàng)新管理手段，積極開拓思路，努力提高檔案資源服務(wù)效能，以加快實現(xiàn)人事檔案信息化管理的步伐。首先，要提高人事檔案資源服務(wù)效能，改變傳統(tǒng)的人事檔案把工作重點放在檔案資料的收集和整理這一模式，努力創(chuàng)新工作流程，積極創(chuàng)建信息庫，形成為醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展提供全面、完整、真實數(shù)據(jù)信息的管理模式。并從細(xì)節(jié)上提倡高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的服務(wù)行為意識；從整體上把握高效服務(wù)的宗旨；為醫(yī)院培養(yǎng)高素質(zhì)人才提供準(zhǔn)確信息，以此推動醫(yī)院服務(wù)水平不斷提高。其次，努力實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理信息化。筆者認(rèn)為，在信息時代，醫(yī)院的人事檔案管理應(yīng)注重電子檔案的建立，力爭在最短時間內(nèi)實現(xiàn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化。醫(yī)院人力資源管理部門要及時與領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)管理部門溝通，以保證人事檔案信息資料的實效性，增強檔案的活力和生命力。這樣就能很好地應(yīng)對上級領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院職工的檢索、檢詢、信息統(tǒng)計和開發(fā)利用，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

3.培養(yǎng)一支高素質(zhì)的人事檔案管理人員隊伍。首先，人力資源管理部門要組織管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識，使他們盡快掌握人事檔案管理的工作流程和要領(lǐng)，讓他們懂得自己的職責(zé)和保密制度。其次，指導(dǎo)、培養(yǎng)管理人員盡快應(yīng)用計算機進行人事檔案的管理。采取“請進來，走出去”的方法使他們盡快掌握計算機管理技術(shù)?！罢堖M來”就是請專家和教授到醫(yī)院指導(dǎo)管理人員操作人事檔案計算機管理軟件；“走出去”就是派管理人員到專業(yè)學(xué)校進行學(xué)習(xí)，考試合格后才能進入工作崗位。只有這樣，才能為醫(yī)院培養(yǎng)出既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識又懂得計算機管理技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣做有利于人事檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。

綜上所述，人事檔案管理是醫(yī)院管理工作中不可缺少的重要組成部分，醫(yī)院人事檔案管理部門一定要從管理方法、管理手段和管理理念等方面不斷改革創(chuàng)新，才能緊跟時代步伐。管理人員也應(yīng)以創(chuàng)新精神改進自己的工作，不斷提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作效率，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)作出貢獻。

[1]董魯珍.淺談如何加強電子檔案在醫(yī)院管理中的應(yīng)用.經(jīng)濟師，2012（4）

[2]唐士川.淺談醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化.中國醫(yī)學(xué)雜志，2012（2）

[3]王丹紅.計算機系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案信息化管理的應(yīng)用.科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2012（4）

[4]王紅.試述醫(yī)院人事檔案信息化管理的必要性.醫(yī)院管理論壇，2011（10）

（作者單位：內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院人事部 內(nèi)蒙古呼和浩特 010050）

（責(zé)編：若佳）（責(zé)編：賈偉）

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