金敏麒

(廣東創(chuàng)新科技職業(yè)學(xué)院 廣東東莞 523960)

淺談民辦高職院校教學(xué)秘書工作的實(shí)踐與創(chuàng)新

金敏麒

(廣東創(chuàng)新科技職業(yè)學(xué)院 廣東東莞 523960)

民辦高職院校肩負(fù)著培養(yǎng)人才的重要責(zé)任，實(shí)現(xiàn)這一目的的前提就是要提升教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量，而教學(xué)秘書在其中發(fā)揮著不可或缺的重要作用，因?yàn)榻虒W(xué)秘書在民辦高職院校中的實(shí)踐工作能很好的促進(jìn)教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行和開展。然而，隨著教學(xué)改革的不斷深化，教學(xué)秘書的工作理念要滿足新形勢(shì)的需要，就必須進(jìn)行創(chuàng)新和提升。本文在介紹教學(xué)秘書實(shí)踐工作的基礎(chǔ)上，分析了教學(xué)秘書在理念和工作方面需要?jiǎng)?chuàng)新的內(nèi)容。

民辦高職院校；教學(xué)秘書；實(shí)踐；創(chuàng)新

引言

民辦高職院校在培養(yǎng)人才方面肩負(fù)著重要的責(zé)任，在日趨激烈的教育競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，民辦高職院校要想發(fā)展，培養(yǎng)出社會(huì)認(rèn)可的優(yōu)秀人才，就必須提升教學(xué)質(zhì)量、加強(qiáng)管理。而在這一環(huán)節(jié)中，處在基層管理人員的教學(xué)秘書就發(fā)揮著重要的作用。教學(xué)秘書的工作能有效保障院校教學(xué)任務(wù)的順利實(shí)施和執(zhí)行。由此可見，教學(xué)秘書在管理工作中的責(zé)任重大，一旦有疏忽或者錯(cuò)誤將會(huì)對(duì)院校的教學(xué)工作帶來(lái)嚴(yán)重影響[1]。因此，教學(xué)秘書在民辦高職院校中管理工作高效率、高質(zhì)量的進(jìn)行，是提高教學(xué)質(zhì)量和管理工作的重要保障。

一、教學(xué)秘書在民辦高職院校中的實(shí)踐工作

1.保障教學(xué)計(jì)劃實(shí)施，傳遞教學(xué)信息

民辦高職院校中教學(xué)系部都具有多門不同專業(yè)或?qū)I(yè)方向，教學(xué)秘書需要對(duì)各個(gè)不同專業(yè)擬定相應(yīng)的教學(xué)計(jì)劃，制定教學(xué)實(shí)施方案，這些方案主要包括不同專業(yè)課程表的設(shè)置和安排、任課教師的教室使用情況、相應(yīng)科目的使用教材等等。除此之外，還要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)已制定好的教學(xué)計(jì)劃做出適當(dāng)調(diào)整。并且課程表的合理制定和安排在教學(xué)管理的眾多任務(wù)中屬于難度較大的一項(xiàng)工作，教學(xué)秘書需要在制定課表前廣泛聽取任課教師的意見和建議，以及相應(yīng)的時(shí)間安排，然后再根據(jù)學(xué)校的教學(xué)條件做出決定，從而能夠更好地為院校服務(wù)。與此同時(shí)，為了有效保障教學(xué)效率，教學(xué)秘書還需要考慮課程安排的均衡性，提高學(xué)生對(duì)課表安排的接受能力。教學(xué)計(jì)劃實(shí)施之后，教學(xué)秘書還要根據(jù)實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題給予及時(shí)反饋，進(jìn)而提高教學(xué)的管理工作。

之所以說(shuō)教學(xué)秘書是院校教學(xué)信息的傳遞者，是因?yàn)榻虒W(xué)秘書在工作中要將不同學(xué)院制定的規(guī)章制度以及其他信息傳遞給教師、輔導(dǎo)員等，從而保障教學(xué)工作的順利進(jìn)行。例如，學(xué)校調(diào)課的通知，四、六級(jí)報(bào)名須知，重修報(bào)名，假期安排等，都需要教學(xué)秘書進(jìn)行傳遞[2]。

與此同時(shí)，如果教師對(duì)院校的通知等產(chǎn)生疑問(wèn)，或者學(xué)生對(duì)教師的授課方式有意見等，都可以告訴教學(xué)秘書，教學(xué)秘書通過(guò)對(duì)這些信息進(jìn)行整理、收集等，報(bào)給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教師，以便領(lǐng)導(dǎo)和教師進(jìn)行相應(yīng)改正和處理。

2.對(duì)院校信息進(jìn)行有效管理

教學(xué)秘書要負(fù)責(zé)對(duì)檔案、考務(wù)以及成績(jī)等方面的院校信息進(jìn)行管理。首先，教學(xué)秘書對(duì)檔案進(jìn)行管理，一是對(duì)學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理，就是對(duì)在校學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行記錄并存檔。同時(shí)還要掌握學(xué)生的其他信息，如退學(xué)、休學(xué)等，整理好相應(yīng)的材料以備查驗(yàn)之需；一是對(duì)每門課程的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)度等內(nèi)容也需要整理歸檔；最后是對(duì)歷屆的考試卷子、畢業(yè)論文等進(jìn)行存檔管理。其次，對(duì)考務(wù)信息進(jìn)行管理，主要是針對(duì)考試環(huán)節(jié)，并且該環(huán)節(jié)也是比較復(fù)雜和重要的一部分。在這一環(huán)節(jié)中，教學(xué)秘書傳達(dá)教師命題須知、印刷試卷、安排考場(chǎng)等信息，各個(gè)環(huán)節(jié)都緊密相關(guān)，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤就會(huì)影響整體工作的順利進(jìn)行。由此可見，教學(xué)秘書在對(duì)考務(wù)信息的管理中發(fā)揮著非常重要的作用，同時(shí)也是對(duì)教學(xué)秘書工作的一項(xiàng)考驗(yàn)。最后，對(duì)學(xué)生成績(jī)信息的管理，主要目的是為了根據(jù)學(xué)生的成績(jī)狀況掌握其學(xué)習(xí)情況，對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行評(píng)估，使教務(wù)處能更好的對(duì)院校教學(xué)工作進(jìn)行管理，提升教學(xué)質(zhì)量。

3.以提升教學(xué)質(zhì)量為目的

對(duì)于民辦高職院校而言，教學(xué)質(zhì)量是院校得以生存和發(fā)展的主要?jiǎng)恿Α２⑶医虒W(xué)質(zhì)量的高低和民辦高職院校的生存與發(fā)展緊密聯(lián)系在一起。因此，提高教學(xué)質(zhì)量很重要，并且教學(xué)秘書對(duì)于教學(xué)質(zhì)量的提高發(fā)揮著重要的作用[3]。一般情況下，教學(xué)秘書需要協(xié)助檢查每門課程的教學(xué)情況，檢查教師授課的進(jìn)度狀況；同時(shí)配合院校進(jìn)行教學(xué)檢查工作，積極召開座談會(huì)，設(shè)立評(píng)估系統(tǒng)，做好相關(guān)的總結(jié)工作，以使教師能夠及時(shí)掌握學(xué)生對(duì)課程以及教師等方面的看法和意見，從而能夠針對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)和提升，有效促進(jìn)教學(xué)改革，進(jìn)而提升民辦高職院校的教學(xué)質(zhì)量。此外，教學(xué)秘書還需要不定期與部分學(xué)生進(jìn)行交流，以了解學(xué)生的心理動(dòng)態(tài)，更好的進(jìn)行教學(xué)管理工作。由此可見，教學(xué)秘書的工作貫穿于教學(xué)的整個(gè)過(guò)程中，教學(xué)秘書的存在與院校教學(xué)管理以及教學(xué)質(zhì)量息息相關(guān)。

二、教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新

現(xiàn)階段，隨著教學(xué)模式的不斷改革和深化，民辦高職院校對(duì)教學(xué)秘書工作的要求越來(lái)越高，教學(xué)秘書在工作過(guò)程中機(jī)械式的聽從領(lǐng)導(dǎo)指令的方式已經(jīng)不能滿足新形勢(shì)發(fā)展和改革的需要。因此，教學(xué)秘書需要利用創(chuàng)新性的思維和工作方式實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理和提升教學(xué)質(zhì)量。

1.教學(xué)秘書創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)

創(chuàng)新意識(shí)是人們進(jìn)行創(chuàng)造和創(chuàng)新的前提和基礎(chǔ)，并且通過(guò)創(chuàng)造能夠使人們意識(shí)到事物之間的變化和聯(lián)系，使人不斷進(jìn)步和前進(jìn)。因此，創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)占據(jù)著非常重要的地位。而教學(xué)秘書只有在教學(xué)工作中不斷培養(yǎng)自身的創(chuàng)新意識(shí)，才能夠更好的為民辦高職院校服務(wù)，更快的促進(jìn)院校的發(fā)展[4]。

首先，教學(xué)秘書在工作中要有創(chuàng)新意識(shí)。教學(xué)秘書是院校的管理人員，也是領(lǐng)導(dǎo)的助手。在面對(duì)不斷擴(kuò)大的招生規(guī)模下，教學(xué)改革多樣化的情況下，教學(xué)秘書需要時(shí)刻以科學(xué)教學(xué)作為教學(xué)管理的重要理念，并且為了適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，更要及時(shí)更新管理理念，不斷培養(yǎng)自身的創(chuàng)新意識(shí)，敢于對(duì)教學(xué)管理方面存在的不足和問(wèn)題提出自己的看法和意見，可以將領(lǐng)導(dǎo)的意見以及教師教學(xué)等內(nèi)容有效結(jié)合在一起，以實(shí)現(xiàn)教學(xué)質(zhì)量為目的進(jìn)行大膽創(chuàng)新；對(duì)出現(xiàn)的新事物和新觀點(diǎn)進(jìn)行細(xì)致研究，勇于想象和設(shè)想，提出不一樣的教學(xué)管理意見，從而使教學(xué)管理工作有創(chuàng)造性的進(jìn)展?？傊?，在工作中培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，使自身成為能夠促進(jìn)院校發(fā)展和前進(jìn)的教學(xué)秘書。

其次，教學(xué)秘書在工作中不斷豐富自身的知識(shí)，提升自身創(chuàng)新能力。在民辦高職院校的工作中，教學(xué)管理是提升教學(xué)質(zhì)量的前提和關(guān)鍵。而在更好的實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理中，教學(xué)秘書則發(fā)揮著重要的作用。在這一過(guò)程中，教學(xué)秘書需要不斷豐富自身知識(shí)，在具備創(chuàng)新意識(shí)的基礎(chǔ)上，不斷提升自身的創(chuàng)新能力。一方面，新形勢(shì)下教學(xué)秘書需要不斷加強(qiáng)自身的理論學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能夠?qū)⑺鶎W(xué)知識(shí)應(yīng)用在教學(xué)管理工作中，并展現(xiàn)自身的創(chuàng)新能力。另一方面，教學(xué)秘書應(yīng)該為成為一個(gè)全能手而不斷努力，即在管理工作中既能夠滿足院校的要求，又能夠?qū)W(xué)生的感受考慮在內(nèi)。此時(shí)教學(xué)秘書就需要不斷充實(shí)自己，廣泛學(xué)習(xí)，利用自身的創(chuàng)新能力做好院校的管理工作。

最后，教學(xué)秘書應(yīng)培養(yǎng)自身的道德素質(zhì)，增強(qiáng)合作能力。良好的道德素質(zhì)是一個(gè)人工作的前提和基礎(chǔ)，同時(shí)也是衡量這個(gè)人的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)繩。對(duì)教學(xué)秘書而言也不例外。在民辦高職院校的教學(xué)工作中，教學(xué)秘書需要承受來(lái)自各個(gè)方面的壓力，在堅(jiān)守自身道德素質(zhì)的同時(shí)，能更好的為教師和學(xué)生服務(wù)。此外，教學(xué)秘書還需要有較強(qiáng)的組織和合作能力，以此確保教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行。

2.民辦高職院校教學(xué)秘書創(chuàng)新工作的開展

教學(xué)秘書創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)是為更好的實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理工作、實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新等服務(wù)、奠定基礎(chǔ)。

一方面，教學(xué)秘書在進(jìn)行教學(xué)管理要利用好現(xiàn)代信息化技術(shù)?，F(xiàn)階段是一個(gè)科學(xué)技術(shù)、信息高速發(fā)展的時(shí)代，特別在民辦高職院校的教學(xué)管理工作中，工作量比較大，如果單純依靠教學(xué)秘書的體力去工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為了能更好地做好教學(xué)管理方面的工作，需要借助各種教學(xué)管理軟件來(lái)協(xié)助其工作的開展，利用教學(xué)軟件不僅能夠快速、高效的處理教學(xué)管理中的各種任務(wù)，還能夠節(jié)省時(shí)間和精力。例如，教學(xué)秘書在制定課表、對(duì)學(xué)期末成績(jī)進(jìn)行管理等不同方面，通過(guò)和教學(xué)軟件結(jié)合使用，既能夠使管理變得簡(jiǎn)單，還能夠降低人工操作出現(xiàn)的失誤、錯(cuò)誤等情況，提升教學(xué)管理效率，從而為教學(xué)質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)。

一方面，教學(xué)秘書要不斷提升自身綜合素質(zhì)，為教學(xué)工作的創(chuàng)新做鋪墊。教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)是教學(xué)管理的關(guān)鍵。教學(xué)秘書定期進(jìn)行學(xué)習(xí)，如教學(xué)心理學(xué)、行政管理以及行政法規(guī)等方面，以提高自身專業(yè)素質(zhì)和理論知識(shí)。此外，教學(xué)秘書在不斷學(xué)習(xí)的同時(shí)，還要積極參加一些研討會(huì)以及其他相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，在互相學(xué)習(xí)和借鑒的過(guò)程中，掌握一些先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和管理思想，并將其應(yīng)用在本校的教學(xué)管理工作中，提升管理水平。在此基礎(chǔ)上，教學(xué)秘書還需不斷提高自身學(xué)歷，鞏固自身專業(yè)知識(shí)，在總結(jié)和積累的經(jīng)驗(yàn)中，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，從而為教學(xué)改革和管理貢獻(xiàn)自己的一份力量。

另一方面，在教學(xué)秘書進(jìn)行創(chuàng)新工作的同時(shí)，還需要不斷激發(fā)其工作的積極性。教學(xué)秘書在民辦高職院校的教學(xué)工作中發(fā)揮著重要的作用，而這種重要作用需要得到院校領(lǐng)導(dǎo)的肯定與認(rèn)可，這樣才能更好的激發(fā)教學(xué)秘書創(chuàng)新的積極性和熱情。院校領(lǐng)導(dǎo)不僅要對(duì)教學(xué)秘書的工作方面、生活方面給予一定的關(guān)心，還要在個(gè)人發(fā)展以及科研方面給予激勵(lì)。除此之外，院校領(lǐng)導(dǎo)還需制定績(jī)效考核制，對(duì)教學(xué)秘書的工作進(jìn)行公平、公正的考核，使其意識(shí)在自身在教學(xué)管理工作中的缺點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，并適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰，通過(guò)這種方式不斷激發(fā)教學(xué)秘書的管理工作。

此外，教學(xué)秘書要對(duì)自己的本職工作明了于心，明確自身的職責(zé)和任務(wù)，具有一定的寫作和計(jì)算能力，能夠在工作中不斷汲取新知識(shí)，并能熟練運(yùn)用新知識(shí)。在熟悉教學(xué)過(guò)程和規(guī)律的基礎(chǔ)上，對(duì)民辦高職院校的教學(xué)改革進(jìn)行了解，并在解決管理中遇到問(wèn)題的同時(shí)，能夠?qū)ζ溥M(jìn)行總結(jié)、完善，從而制定出更好的、更適合院校發(fā)展的管理策略；將工作進(jìn)行分塊化處理，使其變得有條理，這樣能夠大大提高教學(xué)秘書工作的效率，提高教學(xué)管理效果，最終為促進(jìn)民辦高職院校的快速發(fā)展服務(wù)。

三、總結(jié)

民辦高職院校得以發(fā)展的關(guān)鍵是人才的培養(yǎng)，而人才培養(yǎng)的前提條件是教學(xué)管理工作的順利開展，在這一過(guò)程中教學(xué)秘書發(fā)揮著不可替代的作用，他們是做好教學(xué)管理工作的關(guān)鍵所在。教學(xué)秘書在民辦高職院校中的實(shí)踐工作更進(jìn)一步證明了其發(fā)揮的重要作用，如能夠?qū)虒W(xué)信息進(jìn)行有效傳遞和管理，提升教學(xué)質(zhì)量等。但是隨著教學(xué)改革和不斷深化，教學(xué)秘書的管理方式也需要進(jìn)行創(chuàng)新，以此才能夠符合新形勢(shì)發(fā)展的需要。在時(shí)間與創(chuàng)新的結(jié)合下，教學(xué)秘書的工作才能更好的執(zhí)行，更好的為教學(xué)管理工作服務(wù)，最終促進(jìn)民辦高職院校的發(fā)展。

[1]鐘麗花.淺談高職院校行政部門秘書工作[J].教育教學(xué)論壇,2012,21(14):96-97.

[2]黃翠萍.淺談民辦高職院校教學(xué)秘書的工作要點(diǎn)與創(chuàng)新[J].成功(教育),2013,09(18):290-291.

[3]劉莉.民辦高?；A(chǔ)部教學(xué)秘書崗位職責(zé)之我見[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2013,05(11):246-247.

[4]李平平.民辦高職院校教學(xué)秘書創(chuàng)新意識(shí)問(wèn)題研究[J].科技風(fēng),2014,10(19):207-208.

Practice and innovation of the teaching secretary work of higher vocational colleges run by the local

Jin Min-qi
(Guangdong Vocational Innovation College of Science and Technology, Dongguan Guangdong, 523960, China)

Private higher vocational colleges shoulder the important responsibility of training talents, the precondition of achieving this purpose is to enhance the management of teaching, improve teaching quality, and in which the teaching secretary plays an indispensable role, because the teaching secretary work in private practice in higher vocational colleges can promote the progress of the teaching management and conduct. However, with the deepening reform of the teaching, the teaching secretary's work ethic should meet the needs of new situation, we must innovate and upgrade. This article introduces the teaching secretary, on the basis of the practical work in concept and the teaching secretary work need the innovation of the content.

private higher vocational colleges; teaching secretary; practice; innovation

G717

A

1000-9795（2014）010-000001-02

［責(zé)任編輯：周 天］

金敏麒(1986-)，女，廣東佛山人，碩士研究生，研究方向：工商管理。