連華英

(漳平第一中學(xué)，福建漳平，364400)

一、學(xué)校教學(xué)檔案的意義

檔案可以說是一面鏡子，反映過去，預(yù)示未來。一份檔案就是一份歷史的見證。教學(xué)檔案是反映一所學(xué)校學(xué)生、教學(xué)、科研和其他各項(xiàng)工作情況的原始材料。如學(xué)籍檔案記載著一個學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)和發(fā)展?fàn)顩r。一所中學(xué)的教學(xué)檔案除了為教學(xué)、教改等方面提供便利外，還為學(xué)校的課程改革和創(chuàng)建特色校園提供可行的決策依據(jù)。中學(xué)教學(xué)檔案管理雖然起步較晚，但是近幾年，隨著素質(zhì)教育理念的深入，以往被忽視的中學(xué)檔案管理工作正在成為實(shí)施素質(zhì)教育的重要組成部分，對學(xué)校工作產(chǎn)生了重要影響，成為一所學(xué)?？偨Y(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、繼往開來的重要依據(jù)。中學(xué)檔案管理的飛速發(fā)展一方面是教育改革發(fā)展的必然，另一方面也是素質(zhì)教育在學(xué)校管理方面的體現(xiàn)。從某種意義上說，一所中學(xué)教學(xué)檔案的質(zhì)量即教學(xué)檔案的完整性、歷史性和連續(xù)性直接影響到它的使用價值。在學(xué)校中，連續(xù)、完整地保存和管理教學(xué)檔案，適當(dāng)利用有關(guān)材料，充分利用學(xué)校的資源，特別有益于創(chuàng)建特色校園，促進(jìn)學(xué)生學(xué)習(xí)。

人不可能把自己的全部活動信息都保存在記憶中，只能記住其中的一部分內(nèi)容。作為一所中學(xué)，從建校之初許多資料都需要錄入檔案，任何一位校長所熟悉、所參與的都只是某一時期的活動內(nèi)容。校長們?yōu)榱耸箤W(xué)校各項(xiàng)工作能有效地開展，需要了解學(xué)校過去的狀況，而學(xué)校檔案特別是教學(xué)檔案是其進(jìn)行調(diào)查研究的重要資料。在充分了解學(xué)校歷史的基礎(chǔ)上，才能作出正確的決策，決策才更具科學(xué)性和歷史性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)只有充分了解學(xué)校的師資、校園特色、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、畢業(yè)生情況等多方面信息甚至一個學(xué)校辦學(xué)成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，才能根據(jù)這些信息調(diào)整辦學(xué)方針和教學(xué)工作。學(xué)校的中心工作是教學(xué)管理，是一個相當(dāng)細(xì)致、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而教學(xué)檔案為教學(xué)管理工作提供了可靠的依據(jù)。

二、學(xué)校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

首先，收集、整理學(xué)校教學(xué)檔案是檔案管理的基礎(chǔ)工作，應(yīng)該保證材料來源的真實(shí)性和原始性。在學(xué)校具體工作中，存在一些問題，如有的學(xué)校憑空編造材料。學(xué)校有關(guān)工作沒有實(shí)施或沒有完成，為了應(yīng)付檢查而編造虛假材料。有的學(xué)校則是材料過后補(bǔ)，記錄不及時。這些學(xué)校在落實(shí)工作中只有實(shí)際操作，雖然工作做了很多，成效也很好，有工作過程卻沒有記錄，從計劃、方案、措施到工作過程都是事后補(bǔ)的。以上問題造成每年的歸檔工作不能如期完成，材料收集不齊全，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的準(zhǔn)確性和原始性。

其次，立卷歸檔不及時，存在錯歸現(xiàn)象，且方式老化。立卷歸檔是將收集整理的檔案材料進(jìn)行分類匯總，為的是確保檔案材料的完整性。而在中學(xué)教學(xué)檔案管理中，有些管理人員不能及時將檔案材料歸檔，甚至出現(xiàn)歸錯教學(xué)檔案的嚴(yán)重問題。此外，教學(xué)檔案管理中還存在方法陳舊、手段落后、不會使用計算機(jī)等問題，造成效率低下，讓學(xué)校教學(xué)檔案不能得到長期、安全的保存和便捷的使用。

再次，軟件材料的整理歸檔與實(shí)際情況脫節(jié)。很多學(xué)校對電腦軟件管理中的檔案材料建設(shè)不夠重視或認(rèn)識上有偏差，因而，工作過程中，與之相應(yīng)的軟件材料歸檔不及時或材料組織得不規(guī)范、不完整、質(zhì)量差，沒有真實(shí)反映出實(shí)際工作過程和內(nèi)容，與教育教學(xué)管理實(shí)際工作脫節(jié)。一些學(xué)校認(rèn)為由教師整理或總結(jié)軟件材料會影響或沖擊教學(xué)工作，因而安排一個專職檔案員，不僅收集和管理檔案，還要編制各項(xiàng)工作材料。這樣一來，學(xué)校工作的檔案軟件材料不是出自工作實(shí)施者之手，更不是在工作實(shí)踐中形成的，使得材料與實(shí)際工作脫節(jié)，造成了實(shí)際工作和材料兩層皮的現(xiàn)象，材料的真實(shí)性和實(shí)效性大打折扣。

最后，教學(xué)檔案的日常維護(hù)和科學(xué)使用沒有得到足夠的重視?？梢哉f，教學(xué)檔案保存的最終目的是能夠被保管和利用，可是，現(xiàn)實(shí)中常常出現(xiàn)涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等問題。

三、加強(qiáng)檔案管理的對策

首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教學(xué)檔案管理工作，充分認(rèn)識到教學(xué)檔案管理在學(xué)校管理工作中的重要性。一套齊全的教學(xué)檔案對總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、探索辦學(xué)規(guī)律、開展教研、實(shí)行目標(biāo)管理起著重要作用。如漳平第一中學(xué)從1984年開始整理教學(xué)檔案資料，并建立了教學(xué)檔案室。學(xué)校充分認(rèn)識到檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分，也是研究改進(jìn)、發(fā)展教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料，必須加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。為此學(xué)校專門成立了相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，組建了一支由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭，辦公室主任主抓，各處室領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員參加的檔案隊(duì)伍。

其次，要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高教學(xué)檔案員的待遇和素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，教學(xué)檔案管理工作呈現(xiàn)出自動化和計算機(jī)化的趨勢，要求檔案管理員不僅要學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)等專業(yè)知識，更要懂得使用電腦軟件管理檔案。

再次，建立健全教學(xué)檔案管理制度。教學(xué)是學(xué)校的中心工作，教學(xué)檔案要圍繞中心工作并為之服務(wù)。因此，要建立一套完整的教學(xué)檔案管理制度和崗位責(zé)任制度。只有有規(guī)章制度的約束，教學(xué)檔案管理工作才有保證。漳平第一中學(xué)在教學(xué)檔案管理工作中做到了制度化、規(guī)范化，定點(diǎn)、定人、定期檢查，使各項(xiàng)工作有章可循，教學(xué)檔案管理跨上了一個新臺階。

總之，中學(xué)教學(xué)檔案管理是整個學(xué)校工作的一個重要組成部分，在學(xué)校管理中具有不可低估的地位。因此，我們要做好中學(xué)教學(xué)檔案管理工作，提高學(xué)校檔案管理工作水平。這樣，中學(xué)教學(xué)檔案才能更好地為學(xué)校的承前啟后、不斷發(fā)展提供良好的服務(wù)和信息保障。

[1] 幸書楓.學(xué)校檔案管理工作之我見[J].教學(xué)與管理，2003(4).

[2] 孫毅.再跨學(xué)校檔案管理工作的新臺階[J].華章，2012(10).

[3] 侯萍.談?wù)剬W(xué)校檔案的管理和利用[J].長沙大學(xué)學(xué)報，1997(9).