連華英
(漳平第一中學(xué),福建漳平,364400)
檔案可以說是一面鏡子,反映過去,預(yù)示未來。一份檔案就是一份歷史的見證。教學(xué)檔案是反映一所學(xué)校學(xué)生、教學(xué)、科研和其他各項(xiàng)工作情況的原始材料。如學(xué)籍檔案記載著一個(gè)學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)和發(fā)展?fàn)顩r。一所中學(xué)的教學(xué)檔案除了為教學(xué)、教改等方面提供便利外,還為學(xué)校的課程改革和創(chuàng)建特色校園提供可行的決策依據(jù)。中學(xué)教學(xué)檔案管理雖然起步較晚,但是近幾年,隨著素質(zhì)教育理念的深入,以往被忽視的中學(xué)檔案管理工作正在成為實(shí)施素質(zhì)教育的重要組成部分,對(duì)學(xué)校工作產(chǎn)生了重要影響,成為一所學(xué)校總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、繼往開來的重要依據(jù)。中學(xué)檔案管理的飛速發(fā)展一方面是教育改革發(fā)展的必然,另一方面也是素質(zhì)教育在學(xué)校管理方面的體現(xiàn)。從某種意義上說,一所中學(xué)教學(xué)檔案的質(zhì)量即教學(xué)檔案的完整性、歷史性和連續(xù)性直接影響到它的使用價(jià)值。在學(xué)校中,連續(xù)、完整地保存和管理教學(xué)檔案,適當(dāng)利用有關(guān)材料,充分利用學(xué)校的資源,特別有益于創(chuàng)建特色校園,促進(jìn)學(xué)生學(xué)習(xí)。
人不可能把自己的全部活動(dòng)信息都保存在記憶中,只能記住其中的一部分內(nèi)容。作為一所中學(xué),從建校之初許多資料都需要錄入檔案,任何一位校長所熟悉、所參與的都只是某一時(shí)期的活動(dòng)內(nèi)容。校長們?yōu)榱耸箤W(xué)校各項(xiàng)工作能有效地開展,需要了解學(xué)校過去的狀況,而學(xué)校檔案特別是教學(xué)檔案是其進(jìn)行調(diào)查研究的重要資料。在充分了解學(xué)校歷史的基礎(chǔ)上,才能作出正確的決策,決策才更具科學(xué)性和歷史性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)只有充分了解學(xué)校的師資、校園特色、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、畢業(yè)生情況等多方面信息甚至一個(gè)學(xué)校辦學(xué)成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn),才能根據(jù)這些信息調(diào)整辦學(xué)方針和教學(xué)工作。學(xué)校的中心工作是教學(xué)管理,是一個(gè)相當(dāng)細(xì)致、復(fù)雜的系統(tǒng)工程,而教學(xué)檔案為教學(xué)管理工作提供了可靠的依據(jù)。
首先,收集、整理學(xué)校教學(xué)檔案是檔案管理的基礎(chǔ)工作,應(yīng)該保證材料來源的真實(shí)性和原始性。在學(xué)校具體工作中,存在一些問題,如有的學(xué)校憑空編造材料。學(xué)校有關(guān)工作沒有實(shí)施或沒有完成,為了應(yīng)付檢查而編造虛假材料。有的學(xué)校則是材料過后補(bǔ),記錄不及時(shí)。這些學(xué)校在落實(shí)工作中只有實(shí)際操作,雖然工作做了很多,成效也很好,有工作過程卻沒有記錄,從計(jì)劃、方案、措施到工作過程都是事后補(bǔ)的。以上問題造成每年的歸檔工作不能如期完成,材料收集不齊全,嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的準(zhǔn)確性和原始性。
其次,立卷歸檔不及時(shí),存在錯(cuò)歸現(xiàn)象,且方式老化。立卷歸檔是將收集整理的檔案材料進(jìn)行分類匯總,為的是確保檔案材料的完整性。而在中學(xué)教學(xué)檔案管理中,有些管理人員不能及時(shí)將檔案材料歸檔,甚至出現(xiàn)歸錯(cuò)教學(xué)檔案的嚴(yán)重問題。此外,教學(xué)檔案管理中還存在方法陳舊、手段落后、不會(huì)使用計(jì)算機(jī)等問題,造成效率低下,讓學(xué)校教學(xué)檔案不能得到長期、安全的保存和便捷的使用。
再次,軟件材料的整理歸檔與實(shí)際情況脫節(jié)。很多學(xué)校對(duì)電腦軟件管理中的檔案材料建設(shè)不夠重視或認(rèn)識(shí)上有偏差,因而,工作過程中,與之相應(yīng)的軟件材料歸檔不及時(shí)或材料組織得不規(guī)范、不完整、質(zhì)量差,沒有真實(shí)反映出實(shí)際工作過程和內(nèi)容,與教育教學(xué)管理實(shí)際工作脫節(jié)。一些學(xué)校認(rèn)為由教師整理或總結(jié)軟件材料會(huì)影響或沖擊教學(xué)工作,因而安排一個(gè)專職檔案員,不僅收集和管理檔案,還要編制各項(xiàng)工作材料。這樣一來,學(xué)校工作的檔案軟件材料不是出自工作實(shí)施者之手,更不是在工作實(shí)踐中形成的,使得材料與實(shí)際工作脫節(jié),造成了實(shí)際工作和材料兩層皮的現(xiàn)象,材料的真實(shí)性和實(shí)效性大打折扣。
最后,教學(xué)檔案的日常維護(hù)和科學(xué)使用沒有得到足夠的重視。可以說,教學(xué)檔案保存的最終目的是能夠被保管和利用,可是,現(xiàn)實(shí)中常常出現(xiàn)涂抹、篡改等現(xiàn)象,造成檔案材料遺失或者信息二次失真,內(nèi)容失實(shí)等問題。
首先,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教學(xué)檔案管理工作,充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理在學(xué)校管理工作中的重要性。一套齊全的教學(xué)檔案對(duì)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、探索辦學(xué)規(guī)律、開展教研、實(shí)行目標(biāo)管理起著重要作用。如漳平第一中學(xué)從1984年開始整理教學(xué)檔案資料,并建立了教學(xué)檔案室。學(xué)校充分認(rèn)識(shí)到檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分,也是研究改進(jìn)、發(fā)展教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料,必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。為此學(xué)校專門成立了相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),組建了一支由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭,辦公室主任主抓,各處室領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員參加的檔案隊(duì)伍。
其次,要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),提高教學(xué)檔案員的待遇和素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,教學(xué)檔案管理工作呈現(xiàn)出自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)化的趨勢,要求檔案管理員不僅要學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)等專業(yè)知識(shí),更要懂得使用電腦軟件管理檔案。
再次,建立健全教學(xué)檔案管理制度。教學(xué)是學(xué)校的中心工作,教學(xué)檔案要圍繞中心工作并為之服務(wù)。因此,要建立一套完整的教學(xué)檔案管理制度和崗位責(zé)任制度。只有有規(guī)章制度的約束,教學(xué)檔案管理工作才有保證。漳平第一中學(xué)在教學(xué)檔案管理工作中做到了制度化、規(guī)范化,定點(diǎn)、定人、定期檢查,使各項(xiàng)工作有章可循,教學(xué)檔案管理跨上了一個(gè)新臺(tái)階。
總之,中學(xué)教學(xué)檔案管理是整個(gè)學(xué)校工作的一個(gè)重要組成部分,在學(xué)校管理中具有不可低估的地位。因此,我們要做好中學(xué)教學(xué)檔案管理工作,提高學(xué)校檔案管理工作水平。這樣,中學(xué)教學(xué)檔案才能更好地為學(xué)校的承前啟后、不斷發(fā)展提供良好的服務(wù)和信息保障。
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