孟慶宏/哈爾濱市房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司

電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求比較探討

孟慶宏/哈爾濱市房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司

一、電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求共性

（一）檔案利用需求的社會(huì)性與層次性

一是檔案利用需求的社會(huì)性。檔案利用需求的社會(huì)性，體現(xiàn)在具有廣泛的社會(huì)作用和社會(huì)價(jià)值。檔案利用需求的社會(huì)作用，在于實(shí)現(xiàn)信息資源社會(huì)共享和促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的歷史進(jìn)程中，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用都發(fā)揮著積極的作用。檔案利用的社會(huì)價(jià)值，在于檔案利用信息資源的原始記錄性，都為將來(lái)的工作提供了借鑒。二是檔案利用需求的層次性。從利用檔案信息的形式來(lái)看，檔案利用者的需求具有層次性。其在于檔案利用者所從事的職業(yè)不同，需求的檔案信息內(nèi)容也不相同，有的檔案利用者需求的是一次檔案文獻(xiàn)信息，有的需求二次檔案文獻(xiàn)信息或三次檔案文獻(xiàn)信息。一般說(shuō)來(lái)，需要解決某些具體問(wèn)題而查找真憑實(shí)據(jù)的，表現(xiàn)為對(duì)一次檔案文獻(xiàn)信息的需求；需要完成某些研究任務(wù)或了解某一方面、某一地區(qū)的大致情況而查找參考依據(jù)的，表現(xiàn)為對(duì)二次或三次檔案文獻(xiàn)信息的需求。

（二）檔案利用需求的多樣性與動(dòng)態(tài)性

一是檔案利用需求的多樣性。電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求，受其自身的職業(yè)、素質(zhì)和愛(ài)好等的不同而顯現(xiàn)出千差萬(wàn)別。檔案利用者需求可以劃分為許多種類，如：根據(jù)需求表達(dá)與否，可分為表達(dá)的和未表達(dá)的需求；根據(jù)需求和客觀要求是否一致，可分為實(shí)際需求和非實(shí)際需求；根據(jù)需求表達(dá)方式，可分為主題和指名需求；根據(jù)檔案利用者的不同類型，還可分為管理人員，科研人員和公民個(gè)人需求等。檔案利用者需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系。社會(huì)越發(fā)展，社會(huì)所擁有的職業(yè)越多；生活文明程度越高，人們的愛(ài)好會(huì)越多，愛(ài)好的層次會(huì)越高，也就更加多樣化。二是需求的動(dòng)態(tài)性。檔案利用者需求隨著時(shí)間、地點(diǎn)、條件的變化而變化。檔案利用者需求的滿足方式和水平，是由其所處的歷史條件所決定的。隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性。

（三）檔案利用需求的重復(fù)性與可誘導(dǎo)性

一是檔案利用需求的重復(fù)性。檔案利用者利用檔案的需求往往不只產(chǎn)生一次，檔案利用者的需求滿足只是相對(duì)的、暫時(shí)的，原有的需求滿足了，又會(huì)產(chǎn)生新的利用需求。只要具備一定的條件，檔案利用需求就會(huì)多次重復(fù)出現(xiàn)。二是需求的可誘導(dǎo)性。檔案利用需求的可誘導(dǎo)性，主要對(duì)檔案利用者的需求進(jìn)行引導(dǎo)和調(diào)節(jié)。例如，社會(huì)和檔案部門(mén)本身加強(qiáng)檔案宣傳工作就能影響檔案利用者的需求發(fā)生變化和轉(zhuǎn)移，使某些潛在的欲望變?yōu)槊黠@的行動(dòng)。若改變檔案利用的政策和環(huán)境，也能影響檔案利用者的需求發(fā)生變化和轉(zhuǎn)移。如使某些不能利用的檔案變?yōu)榭梢岳?，使利用不方便變?yōu)榉奖愕鹊?。檔案利用者需求的可誘導(dǎo)性，是以檔案利用的巨大潛力為基礎(chǔ)的。這種潛力表現(xiàn)為檔案信息資源具有巨大的潛力，又表現(xiàn)為檔案利用者的需求具有巨大的潛力。

二、電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求差異

（一）檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用有明顯的差異。我國(guó)自有文字以來(lái)，形成甲骨、竹簡(jiǎn)、石刻、貝葉、紙質(zhì)，直至今天的文字、圖片、聲像、縮微品等檔案，無(wú)論用什么樣的技術(shù)和方法，當(dāng)把具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術(shù)和方法而獨(dú)立存在。人們不依靠任何技術(shù)而能識(shí)別檔案的內(nèi)容、載體、結(jié)構(gòu)形式，而檔案的內(nèi)容一旦形成相互關(guān)系后就永遠(yuǎn)無(wú)法分離?？梢?jiàn)，載體和結(jié)構(gòu)的形式已成為檔案不可分割的重要組成部分，這些載體的檔案只要避開(kāi)天災(zāi)人禍，遵循管理和保護(hù)的要求，就能達(dá)到長(zhǎng)期保存，這就所謂紙質(zhì)檔案利用的載體。任何電子檔案當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的信息記錄于存儲(chǔ)載體后，就永遠(yuǎn)離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備了，也不能離開(kāi)這種生存的特殊環(huán)境條件而單獨(dú)存在。電子檔案利用的需求，其載體是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別處理，并按一定格式儲(chǔ)存在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序，是一種數(shù)字利用記錄，利用者需要依附在計(jì)算機(jī)上讀取。

（二）檔案利用需求方式的差異

紙質(zhì)檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案館（室）檢索，需要通過(guò)人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。紙質(zhì)檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁(yè)面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計(jì)算機(jī)讀取為介質(zhì)的利用需求方式，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)快捷查找與檢索所需要利用的檔案，不用上檔案館（室）文檔室可查找和檢索到需要檔案資料，檢索界面操作快、方便。

（三）檔案利用需求原始屬性的差異

檔案利用的價(jià)值，在于檔案原始屬性的真實(shí)性。這種原始屬性表現(xiàn)在檔案的利用的需求內(nèi)容上和檔案利用的需用求形式上。紙質(zhì)檔案利用需求的原始屬性，始終有草稿與印稿之分，有正本與副本的差異。正是如此，紙質(zhì)檔案利用的需求體現(xiàn)檔案原始記錄性和憑證作用的內(nèi)容與形式特征的特點(diǎn)。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等表現(xiàn)出原始性，而具有法律憑證的作用。電子檔案利用需用求的原始屬性，其從電子文件起草、修改、印發(fā)到形成電子檔案都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，要體現(xiàn)檔案利用的原始記錄性特征已不復(fù)存在。正是電子檔案易于修改和改動(dòng)后可以不留任何痕跡的特點(diǎn)，對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)；由于電子檔案的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。電子檔案往往可在電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存或復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)送，無(wú)法區(qū)分其中哪個(gè)是“原件”和“復(fù)制件”，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案界的一系列新課題。

（四）檔案利用需求途徑的差異

紙質(zhì)檔案利用的需求，主要通過(guò)檔案機(jī)構(gòu)采取提供檔案原件或檔案副本、復(fù)制品以及檔案信息加工品。其需求途徑有兩方面：一是提供利用檔案閱覽服務(wù)。這種滿足檔案利用者的途徑特點(diǎn)是傳播途徑單一、傳播速度緩慢。當(dāng)然這種提供檔案閱覽服務(wù)的途徑也不利于檔案原件的保護(hù)。同時(shí)紙質(zhì)檔案是直接提供利用，會(huì)加速檔案受損程度，其又無(wú)形中擴(kuò)大了檔案利用者原始利用范圍，即由于檔案成卷的裝訂，使得檔案利用者在查找閱覽其所需要利用的檔案材料的同時(shí)，也獲得了瀏覽其他與利用范圍無(wú)關(guān)的檔案的機(jī)會(huì)。二是檔案展覽與陳列服務(wù)。這種檔案提供利用途徑，是紙質(zhì)檔案管理部門(mén)通常通過(guò)介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案內(nèi)容的一種服務(wù)方式，其直觀性強(qiáng)，但展覽內(nèi)容的更新速度較慢，其還包含如檔案外借服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)等提供利用途徑。電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物--電子計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。其特點(diǎn)突出表現(xiàn)信息傳播速度的加快和信息量的增長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案利用信息的共享。檔案收藏部門(mén)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案利用管理活動(dòng)，形成各種各樣電子化的檔案信息資源。在提供滿足檔案信息需求和利用檔案信息上，檔案利用管理部門(mén)與檔案利用需求者，實(shí)現(xiàn)了一種無(wú)形的虛擬的檔案利用實(shí)踐活動(dòng)。電子檔案利用的電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸，能夠迅速根據(jù)檔案利用者的需求，多途徑、多角度迅速而準(zhǔn)確地查找到所需要的檔案或檔案相關(guān)信息，滿足檔案利用者可能出現(xiàn)的深度需求；檔案利用需求者，又不必浪費(fèi)大量的人力、物力來(lái)進(jìn)行信息、文件的查找、索取和歸還。