宋瑛

(天津振津工程集團有限公司,天津 300222)

企業(yè)檔案管理與電子信息技術(shù)

宋瑛

(天津振津工程集團有限公司,天津 300222)

現(xiàn)代企業(yè)的社會化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動的方方面面。作為企業(yè)管理活動重要組成部分的企業(yè)檔案管理工作,也在向著現(xiàn)代化、知識化的方向發(fā)展,在計算機技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡信息技術(shù)的沖擊下,呈現(xiàn)出全新的、巨大的變革。

企業(yè)檔案 檔案管理 計算機 信息技術(shù)

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)為實現(xiàn)不同階段文獻信息的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范數(shù)據(jù)接口，便加強開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)。此時計算機的應用，使原有的手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化和高效化。

1 企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變

在企業(yè)實現(xiàn)計算機全程管理后，適時實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)在遠近傳遞交換和處理。電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對傳統(tǒng)檔案保護理論造成很大的沖擊。在企業(yè)各項管理活動中，它更以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設計使產(chǎn)品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力，并且有意義得多。但要想更好地發(fā)揮電子文件在企業(yè)檔案管理中的作用，就必須了解電子文件與紙質(zhì)文件在技術(shù)壽命和信息保護方面的差異。

1.1 技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一但技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標準，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。

1.2 信息保護的差異

紙質(zhì)檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，所以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。保護電子文件信息不被修改、竊取、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等。

在了解了以上這些差異后，我們會讓電子文件這一現(xiàn)代電子信息技術(shù)發(fā)揮到極致，充分運用到我們的企業(yè)檔案管理中。

2 企業(yè)檔案的分類變化

已有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調(diào)整類目。雖然企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。正是由于計算機科學的分類，才能使查找更加便捷，檔案管理更加符合現(xiàn)代企業(yè)的要求。

此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。企業(yè)檔案人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形式與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。參照國家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

3 在企業(yè)檔案管理中對檔案工作者的要求亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變

掌握一般的計算機操作只是對企業(yè)檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開發(fā)過程。檔案工作者也絕不能是思想守舊、圖安逸、躲清靜者；檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。作為企業(yè)檔案工作者應力求一切以企業(yè)生產(chǎn)建設為中心，找準檔案工作為企業(yè)服務的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式傳遞給正確的對象，以達到高層次的檔案信息處理要求。

綜合企業(yè)檔案工作的諸多變化和電子文件的不斷產(chǎn)生，要求企業(yè)檔案工作者應根據(jù)電子文件的特點和管理要求，建立一個完整的管理體系，即對電子文件的整個生命周期進行全程管理。

在企業(yè)信息集成系統(tǒng)下，我們檔案管理人員應把全程管理原則運用到企業(yè)檔案工作中去，將電子文件的全程管理原則體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定中，體現(xiàn)在管理系統(tǒng)的設計和運行中，體現(xiàn)在管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等各方面，以保證電子文件在其整個生命周期受到嚴密的控制，保證文件運轉(zhuǎn)和業(yè)務流程的順暢、周密和高效。

伴隨著企業(yè)電子商務時代的到來，企業(yè)檔案管理也伴隨著企業(yè)信息資源的交流和互換進入到社會信息網(wǎng)絡的新天地。企業(yè)檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關(guān)注由原來的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)而擴展到地區(qū)、國內(nèi)及至國際范圍內(nèi)的整個網(wǎng)絡。在這一新的網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求，擴大服務內(nèi)容。

總之，現(xiàn)代企業(yè)要想跟上時代的步伐，在當今的經(jīng)濟大潮中有自己的一席之地，科學的管理就顯得至為重要。而企業(yè)的檔案管理又直接影響著一企業(yè)的正常運作，因為利用電子信息技術(shù)是加強企業(yè)檔案管理的重中之重，同時也是企業(yè)進步、發(fā)展的前提。