萬彩霞

（中鐵大橋局股份公司， 湖北 武漢 430030）

工程技術(shù)檔案在監(jiān)理項(xiàng)目中的作用

萬彩霞

（中鐵大橋局股份公司， 湖北 武漢 430030）

摘 要：工程技術(shù)檔案是工程建設(shè)檔案的一個(gè)重要組成部分，是監(jiān)理項(xiàng)目工作開展過程的重要依據(jù)，工程技術(shù)檔案的整理水平體現(xiàn)了監(jiān)理工程師對工程建設(shè)的管理水平，規(guī)劃齊全的技術(shù)檔案資料來自于規(guī)范的建設(shè)管理和嚴(yán)格的質(zhì)量控制。

關(guān)鍵詞：工程技術(shù)檔案；監(jiān)理；管理

工程技術(shù)檔案是工程建設(shè)檔案的一個(gè)重要組成部分，是監(jiān)理項(xiàng)目工作開展過程的重要依據(jù)，工程技術(shù)檔案的整理水平體現(xiàn)了監(jiān)理工程師對工程建設(shè)的管理水平，規(guī)劃齊全的技術(shù)檔案資料來自于規(guī)范的建設(shè)管理和嚴(yán)格的質(zhì)量控制。因此，工程技術(shù)檔案作為工程建設(shè)中的基礎(chǔ)工作越來越受到重視，正確認(rèn)識工程技術(shù)檔案在監(jiān)理項(xiàng)目中的作用很有必要。

1 建設(shè)工程監(jiān)理項(xiàng)目工程技術(shù)檔案管理的重要性

工程技術(shù)檔案是遵照國家有關(guān)工程檔案的政策和相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則要求，通過編制、整理、歸檔分級進(jìn)行保管的工程技術(shù)文件，它是記載工程項(xiàng)目施工全過程的歷史記錄和技術(shù)資料，作為工程的投產(chǎn)、技術(shù)改造、維修和續(xù)建等起指導(dǎo)作用，因此，做好工程技術(shù)檔案工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和長遠(yuǎn)的歷史意義。

2 技術(shù)檔案管理工作的重要意義

做好工程監(jiān)理項(xiàng)目技術(shù)資料的管理工作可以完善監(jiān)理企業(yè)對工程項(xiàng)目監(jiān)督管理全過程的檔案，以便于深入和引用，為企業(yè)后續(xù)的監(jiān)理項(xiàng)目監(jiān)督管理的優(yōu)化做好檔案資料的儲備，有利于積累企業(yè)的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)；工程項(xiàng)目的技術(shù)檔案資料能夠如實(shí)反映在監(jiān)理工作開展全過程的情況，包括人員的調(diào)配、資料的配置、旁站監(jiān)理工作的開展情況、技術(shù)方案和措施審批等，有利于優(yōu)化企業(yè)的資料配置和提高企業(yè)的效益。

3 工程技術(shù)檔案是工程質(zhì)量評定的重要依據(jù)

作為工程項(xiàng)目建設(shè)的監(jiān)理單位，及時(shí)督促施工單位整理和收集工程項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，嚴(yán)格按照規(guī)定收集、整理、歸檔，確保質(zhì)量。一個(gè)項(xiàng)目的開工建設(shè)，施工單位從施工準(zhǔn)備階段就已經(jīng)產(chǎn)生了大量文件材料，如：施工組織設(shè)計(jì)、工程開工報(bào)告、圖紙會審記錄等，隨著施工的進(jìn)展，文件材料量會越來越大．加上有些建筑項(xiàng)目工程長達(dá)數(shù)年，如果都要等到工程收尾時(shí)再開始編制，那么工程技術(shù)檔案將很難保證質(zhì)量，會給工程質(zhì)量評定等級帶來一定的影響，因?yàn)閲沂┕ひ?guī)范和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)都規(guī)定工程的內(nèi)在質(zhì)量是依據(jù)工程技術(shù)資料來評定的，所以如果平時(shí)收集及時(shí)、齊全，各個(gè)分項(xiàng)的評定等級都是合格以上，竣工的工程就可以及時(shí)交付建設(shè)單位使用；如果驗(yàn)收時(shí)無原始的工程技術(shù)資料或是工程技術(shù)資料歸檔不完整，那么你的工程再好也無法評定質(zhì)量等級，你的產(chǎn)品就不會得到社會的承認(rèn)，工程合同就無法履行，工程款也無法收回，企業(yè)效益會受到直接影響。充分說明工程技術(shù)檔案資料的收集和整理的重要性，體現(xiàn)了監(jiān)理單位在工程建設(shè)中的重要地位。

4 工程技術(shù)檔案是監(jiān)理企業(yè)工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)

無論是工程項(xiàng)目施工的前期工作，還是工程項(xiàng)目的施工過程，都要由工程技術(shù)檔案提供項(xiàng)目的基本信息資料供項(xiàng)目管理層分析、決策。近幾年國際上推行的 ISO 9000 系列標(biāo)準(zhǔn)和 FIDIC 合同條款中都把文件資料管理列入重要的保證條款放在項(xiàng)目管理工作的首位。同時(shí)，對于施工企業(yè)，工程技術(shù)檔案的信息資源價(jià)值顯得更為突出，一個(gè)項(xiàng)目的工程技術(shù)檔案往往在會對其他項(xiàng)目的施工組織、設(shè)計(jì)、施工方案的編制、成本控制、質(zhì)量控制、施工管理等過程起到依據(jù)、借鑒、參考、套用作用。由此可以看出工程技術(shù)檔案在施工企業(yè)中所起的作用。如果說圖紙是設(shè)計(jì)師的語言。那么工程技術(shù)檔案就是工程項(xiàng)目管理的通用語言。

5 嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)理項(xiàng)目技術(shù)檔案資料的臺賬

形成建立規(guī)范的監(jiān)理臺賬，一是便于統(tǒng)一公司各項(xiàng)目監(jiān)理部的監(jiān)理資料編制整理以及技術(shù)資料的收集，不會因?yàn)楦黜?xiàng)目監(jiān)理部的人員素質(zhì)差異而導(dǎo)致工程資料的不統(tǒng)一，甚至不同步、漏項(xiàng)、遺失等方面問題的發(fā)生。二是便于公司及上級有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門對項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理工作的檢查，同時(shí)也便于明確責(zé)任。三是減少重復(fù)浪費(fèi)事情的發(fā)生。施工監(jiān)理過程中，每發(fā)生一次資料的報(bào)送傳遞，不論是監(jiān)理單位向建設(shè)單位報(bào)送，還是施工單位向監(jiān)理單位報(bào)送，都在相應(yīng)臺賬資料名稱后填寫時(shí)間、份數(shù)及經(jīng)辦人等；對監(jiān)理日志之類的資料，每填寫完一本，則在臺賬上面記載一次。這樣即使監(jiān)理單位沒有保存相關(guān)的資料，也知道這些資料有沒有，經(jīng)辦人是誰。

工程技術(shù)檔案在工程建設(shè)中起著越來越重要的作用，它同企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)。隨著工程監(jiān)理制度的全面推行和質(zhì)量體系認(rèn)證的展開．工科技術(shù)檔案的作用會更加明顯。作為企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作，在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中，第一項(xiàng)基礎(chǔ)工作就是檔案資料管理，它是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要手段和基本依據(jù)。要做到工程監(jiān)理技術(shù)檔案管理的完整性、系統(tǒng)性、可追溯性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部的資源共享、有效利用、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。作為檔案資料管理人員，需進(jìn)一步解放思想實(shí)事求是，改革創(chuàng)新，抓住工程技術(shù)檔案管理的發(fā)展規(guī)律，認(rèn)真分析技術(shù)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，找對策，改進(jìn)工作思路和方法，充分發(fā)揮工程技術(shù)檔案在監(jiān)理項(xiàng)目中的作用

6 加強(qiáng)建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理工作的重要性

工程項(xiàng)目實(shí)行建設(shè)監(jiān)理是國際通行的一種較為科學(xué)的基本建設(shè)管理制度。建設(shè)監(jiān)理可以簡單地理解為對工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行監(jiān)督和管理，它是指對工程建設(shè)參與者的行為所進(jìn)行的監(jiān)控、督導(dǎo)和評價(jià)，并采取相應(yīng)的管理措施，保證建設(shè)行為符合國家法律、法規(guī)和有關(guān)政策，制止建設(shè)行為的隨意性。

隨著社會的進(jìn)步，科技的發(fā)展，體制的不斷完善，建筑行業(yè)不斷產(chǎn)生新興部門，建筑監(jiān)理就是這些新興行業(yè)中的一員。從 1998 年開始，在我國建設(shè)領(lǐng)域?qū)嵭辛艘豁?xiàng)重大改革，這就是參照國際慣例，建設(shè)有中國特色的監(jiān)理制度，使建設(shè)監(jiān)理成為一個(gè)大的產(chǎn)業(yè)，并于 1998 年 3 月納入《中華人民共和國建筑法》的規(guī)定范疇。2000 年 12 月國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、建設(shè)部聯(lián)合發(fā)布 GB 50319—2000《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》；2000 年 1 月國務(wù)院頒布《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》(國務(wù)院第 279 號令)、2002 年 1 月國家技術(shù)監(jiān)督局、建設(shè)部聯(lián)合發(fā)布 GB/T 50328—2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，對工程監(jiān)理單位質(zhì)量責(zé)任和義務(wù)以及監(jiān)理檔案的歸檔范圍、質(zhì)量要求都作了具體的規(guī)定。至此，我國實(shí)行建設(shè)工程監(jiān)理制度已日趨成熟，并全面引入工程建設(shè)的全過程。

所謂建設(shè)工程監(jiān)理，是指具有相應(yīng)資質(zhì)的監(jiān)理單位受工程項(xiàng)目建設(shè)單位的委托，依照法律、法規(guī)以及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件和建設(shè)工程承包合同，對工程建設(shè)實(shí)施的專業(yè)化監(jiān)督管理。其任務(wù)主要是“控制、管理、協(xié)調(diào)”?？刂浦饕侵竿顿Y控制、進(jìn)度控制以及質(zhì)量控制；管理涉及合同管理和消息管理；協(xié)調(diào)是指業(yè)主和承包商之間出現(xiàn)各種矛盾和問題時(shí)，作為監(jiān)理工程師應(yīng)及時(shí)、公正地進(jìn)行協(xié)調(diào)和仲裁，維護(hù)雙方利益。由于業(yè)主與承包商具有各自的經(jīng)濟(jì)利益，對問題有著不同的理解，因此協(xié)調(diào)是經(jīng)常性的任務(wù)。

建設(shè)工程監(jiān)理資料管理，是指監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托，在進(jìn)行建設(shè)工程監(jiān)理工作期間，對建設(shè)工程實(shí)施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件進(jìn)行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐漸形成的，工程的工期越長，規(guī)模越大，技術(shù)越復(fù)雜，監(jiān)理資料就越多。由于在監(jiān)理活動中形成和產(chǎn)生了大量的進(jìn)度控制信息、質(zhì)量控制信息、投資控制信息及合同管理信息等文件材料，這些有價(jià)值的各類信息經(jīng)過收集和加工，成為完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的監(jiān)理信息資源(檔案)，為今后的工程建設(shè)、運(yùn)行、管理維護(hù)和領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。因此，做好監(jiān)理資料管理工作是做好監(jiān)理工作的前提和重要保障。

中圖分類號：F407.9

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1007-4104(2014)10-0027-02

收稿日期：2014-08-05

作者簡介：萬彩霞，女，畢業(yè)于湖北工業(yè)大學(xué)行政管理專業(yè)，現(xiàn)任職于中鐵大橋局集團(tuán)有限公司辦公室檔案科。

通信地址：湖北省武漢市漢陽大道36號。