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        淺析高職院校教務(wù)檔案工作的管理

        2014-04-09 03:23:03云霞
        內(nèi)蒙古教育·職教版 2014年4期
        關(guān)鍵詞:教務(wù)檔案資料紙質(zhì)

        云霞

        高職院校教務(wù)檔案是學(xué)校在開展教學(xué)過程中形成的文字、圖表、相片、音像等具有保存價(jià)值的各種材料的歷史記錄,記錄了教學(xué)過程的每個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié),反映了高職院校的整體規(guī)模、教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平。在高職院校教務(wù)檔案管理工作中,要認(rèn)真做好教師教學(xué)資料、學(xué)生期末成績的存檔工作、試卷的保存、日常教學(xué)的資料存檔等工作。目前,在教務(wù)檔案存檔過程中,有的工作人員思想懈怠,認(rèn)為沒有必要把所有的資料存檔保管,致使有相當(dāng)一部分資料比較分散或沒有記錄,從而導(dǎo)致檔案資料不齊全。目前,高職院校的教學(xué)檔案已在教學(xué)管理、教學(xué)研究等工作中發(fā)揮了重要作用,但也存在不少問題,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真解決,以適應(yīng)高等職業(yè)教育發(fā)展的需要。

        一、檔案管理過程中存在的問題

        1.教務(wù)檔案管理意識(shí)相對比較薄弱

        目前,大多數(shù)高職院校檔案員為兼職檔案員,從事的主要工作并不是檔案管理工作,在檔案管理方面投入的精力較少,并未接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn),對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)認(rèn)識(shí)。此外,由于檔案的使用頻率不高,存放的空間有限,多數(shù)檔案因短時(shí)間內(nèi)不被用到而被隨意存放,檔案管理工作者忽視了對教務(wù)文檔的積累、歸檔,管理意識(shí)較為淡薄,很大程度上限制了檔案管理的發(fā)展。

        2.高校檔案的利用率普遍較低

        盡管目前各大高職院校均有檔案管理室,擁有龐大的檔案資料,但是師生對檔案資料的利用率并不高。由于高校對檔案利用意識(shí)不強(qiáng),導(dǎo)致檔案宣傳力度不夠,人們對檔案的了解不夠清楚,不知道如何利用檔案資料。由于管理方式落后,導(dǎo)致檔案利用效率較低,高職院校檔案室收藏的資料較單一,不能滿足人們對檔案的需求。高職院校檔案管理工作得不到重視,檔案的利用率較低。由此可見,提高檔案利用率,增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí),充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作對高職院校檔案工作的發(fā)展具有重要意義。

        3.檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)

        目前很多高職院校教務(wù)檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn),對檔案管理知識(shí)懂得很少。這些人員中有很大一部分兼職檔案管理,沒有更多的時(shí)間去自學(xué)檔案管理知識(shí),他們理解的只是基礎(chǔ)的存檔,并沒有系統(tǒng)的理論支持。檔案工作看似簡單,實(shí)際上既需要責(zé)任心,又需要很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。如果不對其加強(qiáng)培訓(xùn),必然影響檔案的收集和整理的質(zhì)量。例如,在歸檔的過程中,要做到紙質(zhì)檔案和電子檔案的統(tǒng)一結(jié)合。然而,有部分檔案管理人員卻做不到,造成檔案資料管理混亂。

        4.檔案管理信息化程度不高,尚未充分利用電子檔案

        目前,在檔案管理方面,發(fā)展的方向是實(shí)現(xiàn)信息化管理,由電子檔案代替紙質(zhì)檔案或?qū)崿F(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中,主要應(yīng)用的是紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)檔案的管理隨著時(shí)代的發(fā)展,越來越表現(xiàn)出弊端。例如:紙質(zhì)檔案要求的人工多,存貯的空間大,會(huì)出現(xiàn)損毀現(xiàn)象等。在新形勢下,高職院校正在向電子檔案管理方向發(fā)展,但是,由于受到各種因素的限制,轉(zhuǎn)換的過程還需要一段時(shí)間才能完成?,F(xiàn)階段較多高職院校檔案管理人員并未接受過專業(yè)培訓(xùn),對軟件使用并不熟悉,沒有認(rèn)識(shí)到軟件帶來的優(yōu)越性,而且使用頻率也不高,導(dǎo)致檔案管理軟件的作用發(fā)揮在很大程度上受到限制。

        二、加強(qiáng)高職院校教務(wù)檔案管理措施

        1.樹立良好的管理工作觀念

        在高職院校中,做好教務(wù)檔案管理工作,不僅僅是教務(wù)檔案管理人員的事情,應(yīng)該進(jìn)行全校動(dòng)員,使各院系充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)檔案的重要性,每學(xué)期結(jié)束要將分散存放的檔案材料收集起來,統(tǒng)一管理。重視檔案管理工作,大力宣傳檔案管理的重要性,增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員不僅要有高度的責(zé)任感,自覺意識(shí)到工作的重要性,將做好檔案工作看成自己應(yīng)盡的義務(wù),還要有吃苦耐勞、樂于奉獻(xiàn)的精神。

        教務(wù)檔案管理工作內(nèi)容豐富,比較繁雜,在教務(wù)檔案管理的過程中,要做到及時(shí)收集、整理和歸檔。檔案管理的工作人員要向各職能科室明確各自的歸檔范圍,定期提示歸檔期限,經(jīng)常檢查檔案的收集情況;要按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則,要充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)檔案的重要性,充分調(diào)動(dòng)全校師生積累、保護(hù)教務(wù)檔案的積極性和自覺性,增強(qiáng)師生的教務(wù)檔案意識(shí)。

        2.保障人員的素質(zhì)

        教務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量的好壞。作為一名合格的教務(wù)檔案管理人員,一定要積極進(jìn)行理論學(xué)習(xí),還要參加檔案管理技術(shù)培訓(xùn)。教務(wù)檔案管理人員,要自覺培養(yǎng)自己的責(zé)任心和耐心,要有一種敬業(yè)精神,這樣才能把工作做好,做精。

        3.建立檔案管理體制,落實(shí)教學(xué)檔案管理責(zé)任制

        檔案一方面可以為以后的工作提供參考,另外一方面也可以為目前的工作提供依據(jù)。因此,高職院校的領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的重視,為檔案管理者創(chuàng)造必要的工作條件,提出明確的管理要求,把教學(xué)檔案管理作為提高教育教學(xué)水平的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。同時(shí),落實(shí)教學(xué)檔案管理責(zé)任制,讓每一方面的檔案管理工作都有專門的人員去管理,保證檔案工作的完整性和科學(xué)性。

        總之,教務(wù)檔案工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分,要充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)檔案管理工作的重要性,合理利用教務(wù)檔案,更好地為教育教學(xué)服務(wù)。對于加強(qiáng)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、開展教學(xué)研究,有著非常積極的意義。endprint

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