付巖志，胡新晶，隋佳桐

(山東大學(xué)學(xué)校辦公室，濟(jì)南 250100)

高校接待工作再思考的三個維度：屬性、路徑、制度

付巖志，胡新晶，隋佳桐

(山東大學(xué)學(xué)校辦公室，濟(jì)南 250100)

高校接待工作是高校行政事務(wù)的重要組成部分，雖然由具體個人承擔(dān)和完成，但本質(zhì)上是一種組織行為，個人受組織委托為達(dá)到組織目標(biāo)而開展工作。這要求高校接待工作根本任務(wù)必須與組織根本任務(wù)相一致，為達(dá)到組織的根本任務(wù)、實(shí)現(xiàn)組織利益的最大化提供服務(wù)。高校接待工作改革路徑具體表現(xiàn)為六個轉(zhuǎn)變：從對接待工作一般化認(rèn)識向科學(xué)化認(rèn)識轉(zhuǎn)變、從經(jīng)驗(yàn)性接待向系統(tǒng)性接待轉(zhuǎn)變、從粗放化接待向精細(xì)化接待轉(zhuǎn)變、從被動式接待向主動式接待轉(zhuǎn)變、從行政化接待向特色化接待轉(zhuǎn)變、從隱秘化接待向公開化接待轉(zhuǎn)變。高校接待工作制度建設(shè)要系統(tǒng)總結(jié)建國以來接待工作制度建設(shè)的歷史過程，努力形成具有嚴(yán)密性、綜合性的接待工作制度體系，通過明確責(zé)任、突出重點(diǎn)、信息公開抓好制度的監(jiān)督落實(shí)。

接待工作；組織屬性；改革；制度

中共中央政治局做出關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項(xiàng)規(guī)定之后，中央陸續(xù)推出以厲行節(jié)約反對浪費(fèi)為總要求的一系列實(shí)施細(xì)則、條例、管理規(guī)定、意見等。對于高校接待工作來說，不僅要認(rèn)真貫徹中央文件精神，切實(shí)改變工作方法、實(shí)現(xiàn)工作轉(zhuǎn)型，更要把它作為深入思考接待工作本質(zhì)屬性、準(zhǔn)確把握接待工作自身規(guī)律、全面推進(jìn)接待工作改革創(chuàng)新的重要契機(jī)，使高校接待工作走上科學(xué)化、制度化發(fā)展軌道。

一、高校接待工作的組織屬性及其根本任務(wù)

接待工作是組織為建立、維護(hù)、鞏固、發(fā)展與外界的聯(lián)系而進(jìn)行的溝通、接洽、招待等活動。接待工作雖然由具體個人承擔(dān)和完成，但它本質(zhì)上是一種組織行為，個人受組織委托為達(dá)到組織目標(biāo)而開展工作?！敖哟ぷ饕罁?jù)黨和國家的政策法規(guī)，根據(jù)組織紀(jì)律制度進(jìn)行接待安排?！盵1]高校接待工作亦是如此。高校接待工作是高校行政事務(wù)的重要組成部分，通過合理調(diào)動校內(nèi)外各種資源，為來校從事出席會議、考察調(diào)研、執(zhí)行任務(wù)、學(xué)習(xí)交流、檢查指導(dǎo)等公務(wù)活動的專家或領(lǐng)導(dǎo)提供接待與服務(wù)。

高校接待工作的組織屬性，決定了高校接待工作根本任務(wù)必須與組織根本任務(wù)相一致，為達(dá)到組織的根本任務(wù)提供服務(wù)。因此，高校接待工作的根本任務(wù)在于：通過廣泛、深入地對外聯(lián)系，加強(qiáng)學(xué)校與外界政治、經(jīng)濟(jì)、文化、學(xué)術(shù)等方面交流，使學(xué)校的對外交往更加通暢、更加有效，從而在長遠(yuǎn)意義上促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。同時，高校接待工作的組織屬性，決定了接待工作者在調(diào)動接待資源、達(dá)到接待目標(biāo)時不能摻雜私人因素，必須公私分明、界限清楚，必須把勤儉接待觀念貫穿工作始終，不斷降低接待成本，提高接待效益，實(shí)現(xiàn)組織利益的最大化。

二、高校接待工作面臨的新形勢及其改革路徑

高校發(fā)展不是封閉的、孤立的、自足的，而是開放的、系統(tǒng)的、協(xié)作的，高校與政府、與企事業(yè)單位、與科研院所以及高校之間的聯(lián)系越來越緊密。在多年的工作實(shí)踐中，高校接待工作聯(lián)系內(nèi)外、溝通上下、協(xié)調(diào)左右，在調(diào)動多部門力量完成重大接待任務(wù)、靈活機(jī)動地處理具體接待任務(wù)中的突發(fā)情況、構(gòu)建方便快捷的外聯(lián)網(wǎng)絡(luò)等方面積累了許多寶貴經(jīng)驗(yàn)，在保障組織與組織、組織與個人之間的聯(lián)絡(luò)交往方面發(fā)揮了不可替代的作用，接待工作者也被稱為學(xué)校的“第一窗口、第一面孔、第一環(huán)境”。

但不可否認(rèn)的是，高校接待工作還存在一些問題，有些還是比較普遍的問題。比如，在“禮多人不怪”等傳統(tǒng)思維的影響下，為了達(dá)到接待對象的滿意而盡可能多地投入接待成本，造成超標(biāo)準(zhǔn)接待；在追新求異觀念的影響下，片面追求接待形式上的翻空出奇，忽略了接待的內(nèi)容和實(shí)質(zhì)，造成形式主義接待；有時不能抵抗不正之風(fēng)侵?jǐn)_，還有公私“兼顧”、假公濟(jì)私的情況，形成了超范圍接待，等等。這些現(xiàn)象使接待工作飽受詬病和非議。中央八項(xiàng)規(guī)定出臺之后，社會對接待工作的關(guān)注度持續(xù)升高，甚至成為聚焦中心，又出現(xiàn)了接待工作者不知所措，采取不接待或盡量少接待的辦法來應(yīng)對的現(xiàn)象[2]，把握正常接待與非正常接待的界限成為難題。造成以上問題的原因很多，如制度缺位、管理不嚴(yán)、監(jiān)督不力等[3]，但接待工作的組織屬性被遮蔽、非組織因素?fù)诫s到接待工作中來是其中很重要的原因。

做好新形勢下的接待工作，必須全面吸收借鑒傳統(tǒng)接待工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，推動接待工作的改革創(chuàng)新，在科學(xué)性、系統(tǒng)性、規(guī)范性、謀劃性、特色性、公開性上下功夫。具體來說，要沿循“六個轉(zhuǎn)變”的路徑展開。

(一)從對接待工作一般化認(rèn)識向科學(xué)化認(rèn)識轉(zhuǎn)變

當(dāng)前，對高校接待工作有三個層面的認(rèn)識，分別是“物”的層面、“事”的層面和“理”的層面。第一個層面突出接待工作的物質(zhì)屬性，把它等同于迎來送往、端茶倒水、飲食起居、吃喝陪同等；第二個層面突出接待工作的服務(wù)屬性，以領(lǐng)導(dǎo)滿意、來賓滿意為目標(biāo)，盡職盡責(zé)地為接待對象提供服務(wù)；第三個層面突出接待工作的組織屬性，把接待工作作為組織行為，接待工作要為組織對組織、組織對個人的聯(lián)系服務(wù)，最終指向?qū)崿F(xiàn)組織發(fā)展目標(biāo)，迎來送往、食宿安排等只是服務(wù)組織發(fā)展目標(biāo)的具象化表現(xiàn)。

第一個層面將接待工作簡單化、表面化、庸俗化，極易造成對接待工作的扭曲和誤解；第二個層面則將目光集中于具體事務(wù)上，雖然可以完成上級交付的接待任務(wù)，但缺乏對接待工作的深度反思與理性自省。第三個層面把握了接待工作的本質(zhì)，只有以這種認(rèn)識為基本的判斷標(biāo)準(zhǔn)，才能厘清接待工作中的是非曲直，接待工作也才能真正回歸自身。任何事物都是在與其他事物比較中存在，在與其他事物聯(lián)系中發(fā)展。建立并維護(hù)與外界的聯(lián)系，從外界汲取學(xué)校發(fā)展的資源，是高校自身生存發(fā)展的需要。高校接待工作可以拓展辦學(xué)空間、發(fā)掘辦學(xué)資源、改善辦學(xué)環(huán)境、擴(kuò)大辦學(xué)影響，承擔(dān)了為學(xué)校“推開一扇門、打開一扇窗”的任務(wù)和要求。接待工作做好了，就可以為學(xué)校發(fā)展起到重要的推動作用；接待工作做不好，就直接影響高校的對外聯(lián)系，從而損害學(xué)校的根本利益。因此，必須把對接待工作的一般化認(rèn)識提升到科學(xué)化認(rèn)識。

(二)從經(jīng)驗(yàn)性接待向系統(tǒng)性接待轉(zhuǎn)變

高校接待工作積累了豐富經(jīng)驗(yàn)，形成了一套固定做法，這也造成在推進(jìn)工作時，多是依循已有的經(jīng)驗(yàn)完成任務(wù)，在更大范圍、更寬領(lǐng)域里的系統(tǒng)化創(chuàng)新不夠。要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)對接待工作進(jìn)行整體分析。

首先要全面抓好接待工作內(nèi)部的系統(tǒng)化。從接待要素上看，接待工作由接待主體、接待客體、接待目標(biāo)、接待內(nèi)容、接待方式、接待類型等要素構(gòu)成[4]，要對各要素進(jìn)行整體安排和通盤考慮，使它們形成嚴(yán)密勾連、有機(jī)銜接，達(dá)到最佳效果。從接待過程來看，要認(rèn)真做到事前準(zhǔn)備、事中實(shí)施、事后總結(jié)，周到細(xì)致地做好接待鏈條上的各個環(huán)節(jié)，最后通過全面總結(jié)，積累成功經(jīng)驗(yàn)，提升工作水平。

同時，要切實(shí)抓好接待工作外部的系統(tǒng)化，找準(zhǔn)接待工作在學(xué)校發(fā)展大局中的定位，統(tǒng)籌接待工作與其他行政事務(wù)工作，統(tǒng)籌接待工作與學(xué)校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)等中心任務(wù)，統(tǒng)籌接待工作與高等教育改革發(fā)展的總體趨勢和階段性特征，唱好同一首歌，下好同一盤棋，實(shí)現(xiàn)接待工作與學(xué)校中心任務(wù)的精準(zhǔn)對接，與高等教育事業(yè)的同頻共振。

(三)從粗放化接待向精細(xì)化接待轉(zhuǎn)變

高校接待工作的粗放性表現(xiàn)在以下方面：有的為了達(dá)到接待效果，不考慮接待成本；有的沒有嚴(yán)格執(zhí)行接待標(biāo)準(zhǔn)，隨意性比較強(qiáng)；有的接待制度不夠健全；有的有了接待制度卻沒有很好執(zhí)行等。精細(xì)化管理更加注重規(guī)范，更加注重成本，更加注重效益，更加注重監(jiān)督。接待工作中，要關(guān)注細(xì)節(jié)，把每個步驟、每個細(xì)節(jié)都做到精益求精，實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理的效果和作用。要落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，相關(guān)部門和人員都有相應(yīng)職責(zé)與任務(wù)，形成權(quán)責(zé)明晰、可追溯、可問責(zé)的管理體系。要堅(jiān)持勤儉節(jié)約、從嚴(yán)控制原則，接待工作中所有函件、申請、票據(jù)、財(cái)物支出等都要做到登記清楚、賬目清晰，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)使用全過程監(jiān)督，最大限度地降低接待費(fèi)用。

(四)從被動式接待向主動式接待轉(zhuǎn)變

高校接待工作任務(wù)繁重，工作人員往往遵循領(lǐng)受任務(wù)、完成任務(wù)的思路開展工作，沒有更多的時間進(jìn)行考慮和謀劃，苦勞多于功勞，充滿疲勞。要改變被動領(lǐng)受任務(wù)的狀況，眼睛向外，積極地策劃接待、組織接待、安排接待。要緊緊圍繞大局、時時聚焦大局、處處服務(wù)大局，把工作放在大局中去思考、定位、擺布，主動圍繞學(xué)校的中心任務(wù)策劃接待任務(wù)，在接待校外團(tuán)體或個人來訪的同時主動展開對外聯(lián)絡(luò)。比如，在學(xué)校發(fā)展的特定時間邀請?zhí)囟▽ο髞碓L；再如，與地方政府主動溝通，建立定期交流的溝通機(jī)制，研究解決校地合作中的問題。這就要求接待工作者拓寬視野，多渠道了解與高校關(guān)系密切的社會各界動向，了解各級黨政部門的工作動態(tài)，及時調(diào)整接待工作的策略和重點(diǎn)，變被動承擔(dān)接待為主動謀劃接待。

(五)從行政化接待向特色化接待轉(zhuǎn)變

高等學(xué)校的行政化使得高校接待工作不可避免地帶有了行政化特點(diǎn)，比如參照黨政機(jī)關(guān)的程序、方法、標(biāo)準(zhǔn)安排高校接待工作，沒有彰顯接待工作的高校特色。高校本身是教育文化單位，高校接待工作必須體現(xiàn)高校的文化內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)高校接待工作與高校文化建設(shè)的雙向滲透。一方面，接待工作利用文化建設(shè)的成果，比如，在座談交流時要注意宣傳學(xué)校的文化傳統(tǒng)、歷史名人、學(xué)術(shù)名家、逸聞趣事等，充分發(fā)揮專家學(xué)者的“名人效應(yīng)”[5]，讓接待對象比較準(zhǔn)確地把握高校的文化精髓與核心氣質(zhì)；另一方面，接待工作與校外專家、學(xué)者、社會名人等有大量接觸機(jī)會，他們在學(xué)校的一舉一動、一言一行都能給學(xué)校留下特有印記，對這些素材的積累可以豐富高校文化建設(shè)內(nèi)容，助推高校文化建設(shè)。因此，高校接待工作必須散發(fā)出濃厚的學(xué)術(shù)味、書香氣，充分體現(xiàn)出高校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和學(xué)術(shù)交流等方面的特色。

(六)從隱秘化接待向公開化接待轉(zhuǎn)變

長期以來，高校并未將接待工作納入信息公開的范圍，普通民眾無從得知接待工作的確切詳情。有的接待工作者按照接待工作紀(jì)律，不該說的不說，不該問的不問，客觀上給人諱莫如深的印象。這些都會造成人們對接待工作的誤解。正是這種信息交流的阻隔形成了接待工作的隱秘化。隨著中央八項(xiàng)規(guī)定的出臺，要改變接待工作隱秘化傾向，借助學(xué)校信息公開平臺，采取主動公開、依申請逐步在學(xué)校內(nèi)部公開或面向社會公開等方式，公開接待工作各個環(huán)節(jié)，特別是關(guān)于帳目、人員等公眾聚焦的內(nèi)容，讓每次接待都在陽光下運(yùn)行，以公開的辦法回應(yīng)傳聞、贏得理解、加強(qiáng)監(jiān)督。

三、全面推進(jìn)高校接待工作制度建設(shè)

制度問題帶有根本性、全局性和長期性。在工作實(shí)踐中，針對接待工作制定出臺過一些制度，但其實(shí)際效果不盡相同，有的效果較好，有的效果一般。這需要進(jìn)行認(rèn)真分析，加強(qiáng)制度建設(shè)，推進(jìn)制度創(chuàng)新，努力健全接待工作制度體系與制度環(huán)境。

(一)制度建設(shè)需要總結(jié)歷史

要系統(tǒng)總結(jié)建國以來接待工作制度建設(shè)的歷史過程。建國之初，國家主要圍繞確定接待標(biāo)準(zhǔn)、是否收取費(fèi)用、確定浪費(fèi)的界限、機(jī)關(guān)招待所管理體制等問題進(jìn)行調(diào)查研究、征求意見，做出相關(guān)規(guī)定。[6]1955年，國務(wù)院機(jī)關(guān)事務(wù)管理局征求部分省市對統(tǒng)一招待標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)辦法的意見。1957年，國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于國家機(jī)關(guān)各接待單位實(shí)行收費(fèi)的通知》。1961年，第三次全國招待工作會議對出差旅費(fèi)開支、會議費(fèi)開支等規(guī)定進(jìn)行了修訂，擬定了《國務(wù)院關(guān)于對內(nèi)招待工作的暫行規(guī)定》。1962年，國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于對內(nèi)招待工作的規(guī)定》。這個《規(guī)定》對接待工作中的一些基本問題做出了明確界定，標(biāo)志著接待工作制度建設(shè)的初步成熟。20世紀(jì)80年代以來，接待工作制度建設(shè)主要圍繞堅(jiān)持勤儉節(jié)約反對鋪張浪費(fèi)的主旋律展開。1988年，國管局召開全國政府部門對內(nèi)接待工作會議，主題即是“解決對內(nèi)接待工作中浪費(fèi)大、標(biāo)準(zhǔn)高這個帶全局性的問題”[7]。1997年，中央、國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于黨政機(jī)關(guān)厲行節(jié)約制止奢侈浪費(fèi)行為的若干規(guī)定》。2001年，中辦、國辦下發(fā)《關(guān)于在國內(nèi)公務(wù)接待工作中切實(shí)做到勤儉節(jié)約的通知》。2006年，中辦、國辦下發(fā)《黨政機(jī)關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待管理規(guī)定》。2012年以來，中央推出《關(guān)于改進(jìn)工作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項(xiàng)規(guī)定》、《貫徹落實(shí)〈十八屆中央政治局關(guān)于改進(jìn)工作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項(xiàng)規(guī)定〉實(shí)施細(xì)則》、《黨政機(jī)關(guān)厲行節(jié)約反對浪費(fèi)條例》、《黨政機(jī)關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待管理規(guī)定》、《關(guān)于厲行節(jié)約反對食品浪費(fèi)的意見》等等，文件數(shù)量之多、內(nèi)容之細(xì)、層級之高，都達(dá)到前所未有的高度。

由此可見，制度建設(shè)不是一蹴而就的，不能畢其功于一役，而是歷史的、動態(tài)的、發(fā)展的，需要在實(shí)踐中不斷總結(jié)和完善。高校要貫徹落實(shí)好上級關(guān)于接待工作的各項(xiàng)政策規(guī)定，并以此為依據(jù)科學(xué)制定學(xué)校公務(wù)接待實(shí)施辦法，做到按制度辦事、用制度管理人，確保接待工作規(guī)范高效地運(yùn)行。

(二)制度建設(shè)需要形成體系

任何一項(xiàng)制度都必須在一定制度環(huán)境、制度體系中發(fā)揮作用。要綜合運(yùn)用現(xiàn)代管理學(xué)、組織學(xué)等現(xiàn)代科學(xué)方法，借鑒國外接待工作的有益經(jīng)驗(yàn)，努力形成具有嚴(yán)密性、綜合性的接待工作制度體系。

就接待工作內(nèi)部而言，主要有以下方面：接待管理部門要完善國內(nèi)公務(wù)接待管理辦法，對全校接待工作進(jìn)行管理和指導(dǎo)，會同財(cái)務(wù)部門制定對校內(nèi)各單位接待標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)支出、接待場所、接待項(xiàng)目等有關(guān)情況進(jìn)行公開的辦法；財(cái)務(wù)部門要制定國內(nèi)公務(wù)接待經(jīng)費(fèi)開支和使用情況的檢查辦法；審計(jì)部門要制定針對國內(nèi)公務(wù)接待經(jīng)費(fèi)和內(nèi)部接待場所的審計(jì)辦法；紀(jì)檢監(jiān)察部門要制定國內(nèi)公務(wù)接待違規(guī)違紀(jì)查處辦法以及相關(guān)責(zé)任人黨紀(jì)責(zé)任、行政責(zé)任的追究辦法等。

就接待工作外部而言，要使國內(nèi)公務(wù)接待管理辦法與領(lǐng)導(dǎo)出席活動管理辦法、外出考察管理辦法、差旅費(fèi)管理辦法、會議費(fèi)管理辦法、公務(wù)用車改革辦法等相銜接，使它們互相補(bǔ)充、互相配套，形成科學(xué)合理的制度體系，發(fā)揮出制度的最大效用。

(三)制度建設(shè)需要強(qiáng)化監(jiān)督

不對制度落實(shí)情況進(jìn)行有效監(jiān)管，制度很可能被消極執(zhí)行、打折執(zhí)行、變通執(zhí)行，不能收到實(shí)效。國內(nèi)公務(wù)接待制度出臺以后，要采取有力措施，切實(shí)督促制度落實(shí)。要明確責(zé)任抓監(jiān)督。紀(jì)檢、監(jiān)察等部門采用日常督查和專項(xiàng)檢查等方式隨時掌握制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，使每項(xiàng)規(guī)定的落實(shí)都有明確的責(zé)任部門。同時，將事后檢查向事前審核、事中監(jiān)控轉(zhuǎn)變，提升監(jiān)督層次和效力。要突出重點(diǎn)抓監(jiān)督。著重加強(qiáng)對預(yù)算編制、預(yù)算審

核、預(yù)算使用、決算情況的監(jiān)督，確保接待經(jīng)費(fèi)規(guī)范使用，通過對經(jīng)費(fèi)運(yùn)行的規(guī)范和約束達(dá)到對接待行為的規(guī)范和約束。要信息公開抓監(jiān)督。2013年版《黨政機(jī)關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待管理規(guī)定》將“高效透明”列入應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的原則。要大力推進(jìn)接待信息的公開化、透明化，通過公開接待過程的形式，主動接受群眾監(jiān)督、媒體監(jiān)督，讓更多人參與到接待工作的監(jiān)督中來。

綜上，做好新形勢下的高校接待工作，就要堅(jiān)持接待工作的組織屬性，把接待工作放到加強(qiáng)與外界聯(lián)系和交流的層面上認(rèn)識，放到服務(wù)學(xué)校改革和發(fā)展的大局中謀劃，以改革創(chuàng)新精神積極探索接待工作的新思路、新途徑和新方法，不斷提高接待工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化水平，更好地促進(jìn)學(xué)校事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

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(編輯：董 蕾)

2014-07-10

G647

B

2095-7238(2014)10-0059-04

10.3969/J.ISSN.2095-7238.2014.10.011