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        高校檔案管理工作現(xiàn)狀與發(fā)展策略

        2014-04-09 00:07:17馮秀清
        關(guān)鍵詞:管理手段檔案管理數(shù)字化

        馮秀清 劉 洋

        (黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院,黑龍江哈爾濱150025)

        1 高校檔案管理工作具有重要意義

        高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研、黨政管理等活動中形成的對學(xué)生、高校和社會具有保存價值的文字、圖標、聲像等載體。高校檔案不僅僅在學(xué)校管理、教學(xué)活動的開展上發(fā)揮著積極作用,在推動教學(xué)改革中更是發(fā)揮了不可替代的作用。同時高校檔案也能為編史修志收集全面資料,為教學(xué)評估提供原始數(shù)據(jù),為宣傳教育等工作整理相應(yīng)素材。國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,并切實加強對檔案的領(lǐng)導(dǎo)和管理?!庇纱丝梢姡粩鄡?yōu)化檔案管理工作,完善高校檔案管理體系,對高校的長遠發(fā)展有著極為重要的作用。

        2 當(dāng)前高校檔案管理工作普遍存在的問題

        雖然高校檔案管理對高校建設(shè)和發(fā)展具有十分重大的意義,但目前高校檔案管理中依舊存在一些比較突出的問題。

        2.1 管理意識薄弱,管理手段相對落后

        我國高校的檔案管理工作尚未形成統(tǒng)一標準,部分高校對新形勢下檔案工作的重要性缺乏認識。首先領(lǐng)導(dǎo)不夠重視,從機構(gòu)設(shè)置到經(jīng)濟投入上都難以滿足高校檔案工作發(fā)展的條件;其次教職工參與意識淡薄,導(dǎo)致一些文件資料不能及時歸檔,各科室檔案存放分散化,造成檔案積壓甚至丟失,這些都一定程度上影響了整個高校檔案的完整性;再次,高校檔案管理工作存在著管理手段陳舊的問題,部分高校仍采用手工作業(yè)方式,勞動量大,耗時多。這些都在一定程度上制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。

        2.2 管理人員素質(zhì)參差不齊,信息技術(shù)應(yīng)用能力相對較差

        目前我國高校檔案工作人員數(shù)量基本充足,能夠滿足日常工作需要。學(xué)歷層次較之以前也有所提高,基本達到本科或以上學(xué)歷。但是檔案專業(yè)出身、精通檔案業(yè)務(wù)、熟練運用現(xiàn)代信息技術(shù)的人員較少,能對檔案信息內(nèi)容進行深層次開發(fā)利用的高素質(zhì)人才更是匱乏。隨著科技發(fā)展,高校檔案室

        2.3 數(shù)字化建設(shè)發(fā)展滯后

        高校檔案多以紙質(zhì)文件為主,檔案形式較為單一,照片、光盤、錄音、縮微膠片等數(shù)字化檔案形式相對較少。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)的飛速發(fā)展,高校檔案數(shù)字化成為適應(yīng)高校檔案發(fā)展的大趨勢。但是由于檔案數(shù)字化是需要多專業(yè)配合、各部門協(xié)作的系統(tǒng)工程,由于領(lǐng)導(dǎo)認識不夠、經(jīng)費不足、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不配套等原因,我國高校數(shù)字化檔案的開發(fā)還停留在初期,在很多方面顯得比較被動,制約著高校檔案工作的正常發(fā)展。

        2.4 高校傳統(tǒng)檔案安全管理模式亟待改善

        檔案安全管理作為檔案管理工作中重要的一環(huán)越來越受到重視,相關(guān)部門制定了一系列制度與監(jiān)督檢查方案。高校檔案室配備了自動報警、防火、去濕、消毒等必要的檔案安全保護設(shè)備和器材。對重要檔案文件實行異地備份管理,防止檔案資料的丟失。但是隨著近幾年檔案信息化發(fā)展,原本的安全管理模式很難適應(yīng)新發(fā)展的要求,數(shù)字化檔案管理中存在的安全問題越發(fā)凸顯。如:電子檔案傳輸中的安全性,音像檔案的有效性和合法性,計算機病毒,各種人為因素對檔案信息的危害問題,這些都對高校檔案安全管理工作形成較大的沖擊。

        3 提升高校檔案管理工作發(fā)展策略

        3.1 增強管理意識,實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化

        建立高校的檔案管理工作統(tǒng)一標準,充分認識到高校檔案管理工作的重要性。加強管理模式的創(chuàng)新就應(yīng)該健全目標管理機制,制定檔案管理目標,定期進行檢查,并引進激勵機制,將其與人事聘用和干部任免相聯(lián)系,激活檔案管理工作,開創(chuàng)新局面。轉(zhuǎn)變管理手段,就要轉(zhuǎn)變觀念,加強管理手段的創(chuàng)新,就應(yīng)該采用現(xiàn)代化的科學(xué)的管理手段,以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)作為工作平臺,建立數(shù)字檔案和電子文件系統(tǒng),并實現(xiàn)資源共享。

        3.2 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息技術(shù)應(yīng)用能力

        高校要將熟悉檔案基本業(yè)務(wù)、適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才選配到檔案管理工作崗位上來,為檔案事業(yè)發(fā)展注入新的活力。同時為檔案管理人員盡可能多地創(chuàng)造交流機會,定期組織參加專業(yè)技能培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn),使檔案工作人員在掌握檔案工作的法律、法規(guī)及檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識,熟練運用檔案管理工作基本方法和技能的基礎(chǔ)上,積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù),能夠熟練運用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理工作,運用信息技術(shù),挖掘信息資源,對各類檔案信息資源進行深層次整合,建立各種檔案數(shù)據(jù)庫,以提高工作效率,優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

        3.3 加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐

        要實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)這一目標,首先高校領(lǐng)導(dǎo)要認識到高校檔案數(shù)字化的重要性,開拓思想,更新觀念,在檔案數(shù)字化建設(shè)方面,繼續(xù)完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加大資金投入,采購先進的計算機軟、硬件系統(tǒng),建立電子檔案接收體系、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化體系以及數(shù)字檔案編目、存儲、服務(wù)體系;完善檔案網(wǎng)站平臺的開發(fā)利用,實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合;同時還可利用已建成的數(shù)據(jù)庫資源和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為社會服務(wù),從而獲得一定的收益,彌補經(jīng)費不足的問題,加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。

        3.4 完善安全管理保障體系

        加強宣傳教育,堅持科學(xué)檔案信息安全觀,樹立正確保障檔案安全的思想。高校應(yīng)嚴格執(zhí)行國家頒布的有關(guān)信息安全的法律法規(guī),制定相應(yīng)的電子檔案安全管理的標準與規(guī)范。堅持利用和保密并重的原則,加大檔案網(wǎng)絡(luò)化的開放和利用力度,增強檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識。特別針對數(shù)字載體檔案的特點,應(yīng)專門建立新型載體檔案的借閱利用制度并嚴格審批手續(xù)。有效地應(yīng)用身份識別認證、重要文件加密、病毒庫更新防護、文件異地備份等安全技術(shù),以確保檔案信息的安全。

        4 結(jié)語

        總之,高校檔案管理工作需要經(jīng)歷不斷探索、不斷革新、不斷發(fā)展的過程,必須把滿足高校的需求作為檔案管理工作的價值取向,設(shè)立科學(xué)的目標,采取正確的方法,才能開辟檔案管理工作發(fā)展的新途徑,才能充分發(fā)揮高校檔案管理為高校教學(xué)、科研和管理等工作的服務(wù)作用。

        [1]斯慶.改進高校檔案管理的幾點認識[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟,2014,(2).

        [2]金秀鳳.高校檔案管理存在的問題及對策[J].市場周刊,2014,(1).

        [3]蔡學(xué)美,等.關(guān)于檔案信息化建設(shè)一些問題的認識[J].中國檔案,2010,(10).

        [4]李永素.試論檔案管理和使用過程中的保護問題[J].東方企業(yè)文化,2014,(3):206.

        [5]靳一.高校檔案安全管理體系建設(shè)[J].科教導(dǎo)刊,2014,(1).

        [6]李鵬.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)對策探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2014,(13).

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