王以和

(西南大學(xué) 教務(wù)處,重慶 400715)

高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)工作研究

王以和

(西南大學(xué) 教務(wù)處,重慶 400715)

按照教育部的要求，高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)的上報已成為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它不僅為國家決策部門提供了較全面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時也是衡量一個學(xué)校辦學(xué)水平、管理水平、實(shí)驗(yàn)教學(xué)水平的重要指標(biāo)之一。文中對實(shí)際工作的錄入方式、代碼以及貴重儀器信息源收集等經(jīng)常出現(xiàn)一些問題進(jìn)行了剖析，提出具體的解決措施。

實(shí)驗(yàn)室；信息數(shù)據(jù)；高校；實(shí)踐

1 實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)的重要性

根據(jù)教育部和國家統(tǒng)計局的要求，高等學(xué)校每年必須上報的實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)[1]不僅是衡量一個學(xué)校管理水平的重要指標(biāo)之一，同時也是為各級管理部門制定實(shí)驗(yàn)室發(fā)展規(guī)劃和有關(guān)政策提供信息的重要渠道。因此，各省、自治區(qū)、直轄市教育廳(教委)、各個學(xué)校對這項(xiàng)工作都十分重視，每年投入大量的精力組織培訓(xùn)、檢查落實(shí)、編制軟件，并且把它作為考核的內(nèi)容列入工作中，學(xué)校報出的數(shù)據(jù)層層審核，嚴(yán)格把關(guān)；地方教委審定，教育部、國統(tǒng)局終審等，這些措施表明國家對這項(xiàng)工作的重視，專門的上報系統(tǒng)基本保證了數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，有力地督促了各校必須高度重視、開展這項(xiàng)工作。

2 實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集與整理

每學(xué)年上報的實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)涵蓋學(xué)校工作的多個方面，主要職能部門包含教務(wù)處、國資處、科技處、財務(wù)處、基建處、人事處以及全校的各個實(shí)驗(yàn)室、科研單位等，因此部門與部門、人與人之間的聯(lián)系、協(xié)調(diào)、溝通十分重要。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集作為第一手資料是最基本也是最應(yīng)重視的。面對大量、繁雜的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，西南大學(xué)的做法是將基本信息的收集作為重要的日常工作，制度化和規(guī)范化。以教育部指定的上報系統(tǒng)為基礎(chǔ)，對上報的數(shù)據(jù)提出具體要求，根據(jù)不同的單位、不同的要求對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，將各單位需要上報的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)上傳到校園局域網(wǎng)上，各部門再對往年的數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)、修改、增刪。這樣，減輕了工作量，提高了工作效率。各單位在網(wǎng)報后還要提供加蓋了公章的紙質(zhì)材料，做到了分工明確、責(zé)任明確，確保了上報數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確。

3 實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)中易出現(xiàn)的問題及其解決措施

上報數(shù)據(jù)中大量、繁雜的工作是在數(shù)據(jù)的收集、整理和處理以及解決問題的過程中，在工作中如何做到程序簡化、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、提高效率是至關(guān)重要的。總結(jié)實(shí)際工作中多年來出現(xiàn)的問題，我們摸索出了幾種快速處理數(shù)據(jù)的方法。

1)針對各學(xué)院上報統(tǒng)計數(shù)據(jù)的過程中時有更改Excel的錄入方式，變更原數(shù)據(jù)表形式，如半角變?nèi)恰⑽谋痉绞阶優(yōu)榉俏谋痉绞?、隨意增加字符、標(biāo)點(diǎn)、空格等情況，我們在布置年度工作時，將上年度正確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)傳給相關(guān)的責(zé)任人。明確要求當(dāng)年上報的數(shù)據(jù)只能對應(yīng)上年的基礎(chǔ)報表，凡增加、修改的數(shù)據(jù)做出標(biāo)記，不用或需刪除的數(shù)據(jù)可直接刪除，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的格式不需要再作修改。以SJ4為例：該表是全面反映實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目開設(shè)情況的，表中變化最多的是人時數(shù)、計劃時數(shù)、實(shí)際時數(shù)、變動狀況等，雖然量大，但不復(fù)雜，只要按照實(shí)際情況統(tǒng)計后對數(shù)字進(jìn)行更改就可以完成填表，而我們提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)從根本上減輕了老師工作量，降低了出錯的概率，有效地提高了工作效率。

2)代碼誤填是上報數(shù)據(jù)中出現(xiàn)較多的問題。由于實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)的上報很多都是以代碼形式來表現(xiàn)或反映的，因此準(zhǔn)確填寫代碼對快速處理報表十分重要。代碼出錯主要在以下方面：(1)人員代碼容易錯在人員的所學(xué)專業(yè)或職稱與現(xiàn)行工作的不一致，這樣在相應(yīng)的報表中出現(xiàn)表間報錯。(2)職稱代碼、學(xué)歷代碼中的誤填導(dǎo)致報表數(shù)據(jù)不能真實(shí)反映學(xué)校人員的職稱結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)，會影響對學(xué)校的正確評價；為了避免加大老師們的工作難度，我們對相關(guān)負(fù)責(zé)人說明，凡對代碼不知道或不清楚的，可以用漢字代替(如直接填寫教授、高級實(shí)驗(yàn)師、工人等)，最后由我們統(tǒng)一進(jìn)行修正。(3)學(xué)科代碼出錯在填報表時專業(yè)名稱、專業(yè)分類號與所屬學(xué)科簡碼混淆，特別是對學(xué)科交叉的單位或個人，容易在不同的報表中出現(xiàn)不一樣的內(nèi)容，造成數(shù)據(jù)生成時的錯誤，這類情況只有通過表間報錯與本表內(nèi)報錯來校驗(yàn)更正，對此，我們在下發(fā)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)報表時，有針對性地加以注釋。(4)獲獎情況數(shù)據(jù)填報常見的錯誤在統(tǒng)計的不規(guī)范化，如數(shù)學(xué)建模競賽，每年就有校級、省級、國家級、國際大賽等多種類型，而教育部要求獲獎情況統(tǒng)計僅針對是國內(nèi)省級以上的競賽，有些老師將校級獎勵或國際上的獲獎也包含進(jìn)去，出現(xiàn)理解上的錯誤，導(dǎo)致上報數(shù)據(jù)的不對。我校就曾將國際大賽的獲獎當(dāng)作省級以上獎上報，結(jié)果終審時告知有誤，這其中即有理解上的不充分，也有指標(biāo)體系上的模糊性，這種情況對老師加以解釋就不會再出錯了；(5)類別、類型代碼專屬性強(qiáng)，填報錯誤則性質(zhì)變化，如文化程度、職稱、學(xué)歷、實(shí)驗(yàn)變動情況、實(shí)驗(yàn)類別等都有這種出錯的可能性，并且校驗(yàn)起來難度大，處理辦法一是增強(qiáng)報表人的責(zé)任心，二是對重要代碼專門核對，以實(shí)驗(yàn)室專任人員的統(tǒng)計表為例，如果代碼錯誤歸屬就錯，所產(chǎn)生的后果是學(xué)校一些重要參數(shù)會發(fā)生變化，如年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)等，因此代碼是一個不容忽視的重要參數(shù)，上報中一定要仔細(xì)認(rèn)真地復(fù)核。

3)貴重儀器設(shè)備利用效率評價指標(biāo)中的基本信息源的收集整理、統(tǒng)計復(fù)核、歸類處理是基礎(chǔ)的精細(xì)的工作，它對于科學(xué)地、正確地評價一臺精貴儀器的各種指標(biāo)以及它在實(shí)際工作所起到作用意義重大。隨著高等教育經(jīng)費(fèi)投入逐步提高，學(xué)校的辦學(xué)條件得到了不斷改善，這些年來我校03類[2](儀器儀表，單價在人民幣40萬元以上、使用方向?yàn)榻虒W(xué)或科研的)儀器設(shè)備增加很快，已達(dá)到120多臺。精貴儀器臺件數(shù)和運(yùn)行效果是展示學(xué)校教學(xué)科研資源以及辦學(xué)條件和水平的重要指標(biāo)之一，正確、準(zhǔn)確、快捷地填報它們的基本信息極為重要。該表的難點(diǎn)在信息數(shù)據(jù)的核實(shí)中，由于報表的類別劃分很細(xì)，許多統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須是實(shí)際工作中產(chǎn)生的，此第一手資料來自教學(xué)科研的一線教師，而他們的日常工作繁忙、教學(xué)科研任務(wù)重。為此，我們每年提早下發(fā)紙質(zhì)表格，并針對每年度報表中儀器設(shè)備的機(jī)時運(yùn)行數(shù)、人員培訓(xùn)、儀器設(shè)備當(dāng)年的獲獎狀況等容易出錯的問題，列出重點(diǎn)注釋，同時結(jié)合必需上報的條件要求，我們?yōu)檫@些精貴儀器設(shè)計了專表，表中列出機(jī)時利用率、人才培養(yǎng)、科研貢獻(xiàn)、服務(wù)效益、功能開發(fā)等指標(biāo)，教師操作起來方便快捷、錯誤率大大降低。收集到的數(shù)據(jù)單獨(dú)統(tǒng)計核對、逐項(xiàng)錄入，確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，對提高工作效率起到了積極的作用。

4)實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)情況數(shù)據(jù)涵蓋面最廣，與學(xué)校的許多重要部門都有關(guān)聯(lián)，該表是反映學(xué)校當(dāng)年投資建設(shè)狀況的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是必須如實(shí)上報的。工作中我們總結(jié)它的重點(diǎn)和難點(diǎn)是在購置經(jīng)費(fèi)、維護(hù)經(jīng)費(fèi)、建設(shè)經(jīng)費(fèi)、運(yùn)行經(jīng)費(fèi)的收集中，因?yàn)槊總€學(xué)校的經(jīng)費(fèi)使用是按年度計劃運(yùn)行，而上報數(shù)據(jù)是跨年度的，即按上年的9月1日到當(dāng)年的8月31日進(jìn)行統(tǒng)計，各部門的經(jīng)費(fèi)使用由于時間、額度上的差異，很難報出一個準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，各部門的明細(xì)經(jīng)費(fèi)與財務(wù)處的總預(yù)算出現(xiàn)不吻合，而部門與部門之間都是平行單位，這些因素都給收集統(tǒng)計工作帶來很大的難度。為了解決這一問題，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召集各相關(guān)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人開會討論，就上報的數(shù)據(jù)達(dá)成一致意見，形成規(guī)定，每年都照此執(zhí)行，各單位報出的數(shù)據(jù)由部門負(fù)責(zé)人簽字、加蓋單位公章，使這項(xiàng)工作真正做到了制度化、責(zé)任制，克服了經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計上出現(xiàn)偏差的頭部，保證了上報數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性。

4 加強(qiáng)研究，做好協(xié)調(diào)是信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)上報工作的重要保障

實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)統(tǒng)計的收集、歸類、上報是學(xué)習(xí)與研究的過程，數(shù)據(jù)的正確、準(zhǔn)確是報表的核心內(nèi)容，要真正保證這一實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容的質(zhì)量，加強(qiáng)技術(shù)上的研究，加強(qiáng)與一線教師的交流，協(xié)調(diào)好部門與部門之間的關(guān)系，是上報工作的基本保障。

1)協(xié)調(diào)好部門之間的關(guān)系，及時獲知各部門的變更信息、增刪信息是做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計的工作的保障機(jī)制之一。為順應(yīng)科技的發(fā)展，學(xué)校的改革工作也在不斷向前進(jìn)步，實(shí)驗(yàn)室的增刪、合并、實(shí)驗(yàn)室名稱的調(diào)整、變更等，如果不及時在數(shù)據(jù)庫里進(jìn)行調(diào)整、更正，必然對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作帶來影響。

2)數(shù)據(jù)庫表間數(shù)據(jù)的一致性是確保上報數(shù)據(jù)快捷準(zhǔn)確的基本保證。實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，由于每年的數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計、歸類是經(jīng)多人辦理，在具體操作過程中常常會出現(xiàn)表間錯誤，雖然可以經(jīng)過調(diào)整修正，但努力做到或避免這類低級錯誤的發(fā)生更有利于工作效率的提高。以SJ3貴重儀器設(shè)備表為例，由于我校是國資處、教務(wù)處兩個部門共同管理，因而在儀器的價格變動(如外幣與人民幣的換算)、單位名稱的變更、單位的合并或撤銷、儀器設(shè)備的調(diào)撥等而引起儀器歸屬的變化，對上報數(shù)據(jù)的影響都很大，所以在日常工作中加強(qiáng)信息聯(lián)系，及時修正、更改調(diào)整后的數(shù)據(jù)，才能保證上報數(shù)據(jù)正確。

3)北京化工大學(xué)的實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)上報軟件功能強(qiáng)大[2]，使用起來也方便，在運(yùn)行中建立好“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫”和“當(dāng)年上報數(shù)據(jù)庫”是工作的重要環(huán)節(jié)，如該數(shù)據(jù)庫中有關(guān)“所屬學(xué)科”在幾個表中都有反映，但如果“實(shí)驗(yàn)名稱庫”中沒有，就直接影響數(shù)據(jù)的生成，因此“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫”與“當(dāng)年上報數(shù)據(jù)庫”這兩個庫中的項(xiàng)目項(xiàng)一定要準(zhǔn)確一致；

4)從各學(xué)院、各部門收集上來的數(shù)據(jù)在進(jìn)行從Excel文件轉(zhuǎn)化為dbf文件的過程中，有的問題是顯現(xiàn)不出來的，隱藏問題只有進(jìn)入數(shù)據(jù)庫后才能表現(xiàn)出來，實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)常見的錯誤是在“字段類型”“字段長度”“論文級別與數(shù)量”“著作級別與數(shù)量”等方面，雖然在庫中更正這類錯誤很容易，但如果要核實(shí)正確的數(shù)據(jù)卻是比較麻煩的事情，因?yàn)橐粋€小數(shù)據(jù)的調(diào)整就可能涉及多部門或個人，所以把握好關(guān)鍵環(huán)節(jié)、認(rèn)真復(fù)核、練就過硬的技術(shù)是快速處理問題、解決問題的有效途徑之一。

5)由于實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)的上報涉及學(xué)校的方方面面，任務(wù)重、責(zé)任重，因此工作到位、責(zé)任到位是必不可少的措施，各學(xué)院、各部門在上報數(shù)據(jù)中除上傳電子文檔還必須上交單位領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章的紙質(zhì)材料，保證上報數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤[3]。幾年的實(shí)踐證明，這項(xiàng)措施非常有利于工作的開展，有些部門領(lǐng)導(dǎo)在簽字時還會從中發(fā)現(xiàn)本單位的問題或不足，對于提高本單位的教學(xué)管理水平起到了一定的積極作用。

5 結(jié)束語

實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)的上報工作不僅是一個學(xué)校整體辦學(xué)條件的體現(xiàn)，也是學(xué)校管理水平、教學(xué)科研水平的綜合指標(biāo)的真實(shí)反映，通過上報工作促進(jìn)了實(shí)驗(yàn)室的規(guī)范化管理，促進(jìn)了實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革，提高了實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量，協(xié)調(diào)了大型儀器設(shè)備的資源共享和社會服務(wù)，使學(xué)校的管理更具科學(xué)性、規(guī)范化。

[1] 教育部辦公廳. 教育部辦公廳關(guān)于報送高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)的通知 [OL/EB]. (2013-05-17) [2006-11-02].http://www.stats.edu.cn/.

[2] 北京化工大學(xué)國有資產(chǎn)管理處. 高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室綜合信息系統(tǒng)使用說明書[OL/EB]. (2013-05-17) [2007-07-07].http://202.4.130.124.

[3] 中華人民共和國教育部高等教育司.高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類及編碼[M].3版.北京：中國計量出版社，2000: 3-119.

知識是從刻苦勞動中得來的，任何成就都是刻苦勞動的結(jié)果。

——宋慶齡

Research on the Information Statistics Work of University Laboratory

WANG Yihe

(Academic Affairs Office, Southwest University, Chongqing 400715, China)

According to the requirements of the ministry of education, institutions of higher learning lab information statistics report has become a basic work, it does not only provide a more comprehensive basis for the country’s decision-making department data, but also to measure a school education level, management level, and one of the important indicators of the experimental teaching level. In this paper, the working mode of entry, code and valuable instruments sources often appear some problems,and the solution of the specific measures are put forward.

laboratory; information data; universities; practice

2013-10-10；修改日期：2013-12-09

王以和(1955-)，男，大學(xué)，副研究員，研究方向：教育管理。

G482

A

10.3969/j.issn.1672-4550.2014.04.069