胡振華 許繼新

優(yōu)化組織管理促進項目進展
——上海師范大學(xué)圖書館“085”工程項目組織管理實踐

胡振華 許繼新

(上海師范大學(xué)圖書館 上海 200234)

從改進組織管理入手，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，嚴(yán)控項目流程，彰顯人性關(guān)懷，協(xié)調(diào)項目實施過程中流程、技術(shù)、成本、進度、質(zhì)量和人員等諸多關(guān)系，使項目整體效益最大化。文章對上師大圖書館“085”工程項目在創(chuàng)新組織管理方面的實踐探索進行了總結(jié)。

優(yōu)化管理 質(zhì)量控制 “085”內(nèi)涵工程

編者按

上海市高等教育內(nèi)涵建設(shè)“085”工程建設(shè)項目正式啟動已逾兩年，各校紛紛抓住難得的機遇，積極參與內(nèi)涵建設(shè)項目的申報。尤其是各館在公共服務(wù)平臺內(nèi)涵建設(shè)中，爭取到了許多項目，在文獻資源建設(shè)和讀者服務(wù)等領(lǐng)域開創(chuàng)了新局面。為鼓勵和表彰在“085”項目——圖書館項目建設(shè)中涌現(xiàn)出來的先進單位和個人，推動項目建設(shè)和服務(wù)的持續(xù)發(fā)展，上海市高等學(xué)校圖書情報工作委員會在市教育委員高等教育處的指導(dǎo)下，開展了2011－2012年度“085”工程建設(shè)圖書館項目的評優(yōu)活動。上海師范大學(xué)圖書館、華東政法大學(xué)圖書館等13家單位受表彰，王楓、杜麗英等10人獲先進個人稱號。2013年12月10日，先進單位和個人的頒獎儀式在華東政法大學(xué)長寧校區(qū)舉行，部分先進單位代表和先進個人作了交流發(fā)言。會后，編輯部約請了部分獲獎單位和個人撰文介紹“085”圖書館項目建設(shè)的經(jīng)驗和體會，現(xiàn)發(fā)表于此，以供同行交流和借鑒。

1 引言

上海師范大學(xué)圖書館依托學(xué)?！?85”內(nèi)涵建設(shè)工程項目，提出了“建設(shè)面向教師教育學(xué)科的數(shù)字資源平臺”的目標(biāo)和內(nèi)容。本項目緊緊圍繞教師教育的學(xué)科資源服務(wù)來展開，依據(jù)本校的學(xué)科特點和圖書館的資源優(yōu)勢，通過搜集、整合和引進教師教育學(xué)科相關(guān)的各類型資源，構(gòu)建了“教師教育特色資源數(shù)據(jù)庫”，并擴充了教師教育資源庫的軟硬件設(shè)備，為本校教師教育學(xué)科資源的建設(shè)和利用發(fā)揮了積極的作用。

數(shù)據(jù)庫平臺經(jīng)過二年多的建設(shè)，項目已初見成效，并于2012年12月18日正式投入使用。從項目資源構(gòu)建及使用情況看成效斐然，得到了校內(nèi)涵建設(shè)辦和學(xué)校師生的一致好評。在上海市高校圖書情報工作委員會組織評審的上海市高等教育內(nèi)涵建設(shè)“085”工程項目(2011－2012)年度評優(yōu)活動中，上海師范大學(xué)圖書館獲得優(yōu)秀組織獎。從項目經(jīng)費額度、項目集成程度、參與人員規(guī)模等諸多方面來看，對于上師大圖書館都是第一次。能夠確保質(zhì)量地按時完成項目，離不開對項目的優(yōu)化組織和高效管理。

2 項目成果豐富，用戶利用頻繁

上海師范大學(xué)圖書館“面向教師教育學(xué)科群的數(shù)字資源平臺建設(shè)”項目可細分為“教師教育數(shù)字資源建設(shè)”、“教師教育資源庫平臺及文獻資源庫建設(shè)”、“教師教育視頻資源庫建設(shè)”、“教師教育民國期刊庫建設(shè)”、“數(shù)字資源整合平臺硬件建設(shè)”和“上海師范大學(xué)師生作品成果庫建設(shè)”六個子項目。

數(shù)字資源建設(shè)子項目共計引進與教師教育學(xué)科相關(guān)中外文數(shù)據(jù)庫10個，分別是:

(1)ISI Web of Science(SCIE，SSCI，A＆HCI)

(2)ISI Essential Science Indicators(ESI基本科學(xué)指標(biāo))

(3)EBSCO PsycBooks(美國心理學(xué)會電子圖書)

(4)EBSCO PsycCRITIQUES(心理學(xué)評論)

(5)EBSCO PsycEXTRA(心理學(xué)灰色文獻)

(6)ProQuest Education Journals(教育期刊數(shù)據(jù)庫)

(7)ProQuest Psychology Journals(心理學(xué)期刊數(shù)據(jù)庫)

(8)ProQuest Research Library(綜合全文數(shù)據(jù)庫，贈送)

(9)IEL(電氣電子工程師學(xué)會以及國際工程和技術(shù)學(xué)會)

(10)超星學(xué)術(shù)視頻

以上教師教育相關(guān)學(xué)科中外文重要數(shù)據(jù)庫的引進，實現(xiàn)了上海師范大學(xué)教師教育學(xué)科資源保障的完整性和全面性。投入使用后，利用情況良好，數(shù)據(jù)庫訪問量從上千次到上萬次以上不等，新增數(shù)據(jù)庫總的訪問量截至2013年9月達到22萬7千多次。

項目中的其他4個子項目以上海師范大學(xué)教師教育特色資源數(shù)據(jù)庫的形式為師生提供服務(wù)。該自建特色數(shù)據(jù)庫整合了本館所有與教師教育學(xué)科相關(guān)的各類型資源，同時實現(xiàn)統(tǒng)一檢索。構(gòu)建了教師教育文獻庫、民國教育期刊庫和教師教育影視資源庫。

上海師范大學(xué)師生作品成果庫項目構(gòu)建了面向師生開放存取的成果數(shù)據(jù)庫平臺。本校師生可以注冊、上傳、修改、共享個人論文、專著、美術(shù)、音樂、影視、講座、課程、展覽等作品成果。目前該項目已測試開放使用，圖書館負責(zé)作品庫的維護、用戶審核、內(nèi)容審核、用戶培訓(xùn)等工作，同時也負責(zé)添加圖書館收集產(chǎn)生的各類相關(guān)作品。

民國教育期刊庫收錄了館藏140余種民國教育期刊，29萬頁數(shù)據(jù)。再從館藏800余種民國非教育類報刊中，斟選出教育學(xué)相關(guān)文章近5萬篇。影視資源庫收錄適用于教師教育數(shù)據(jù)庫影視資源6500多種，數(shù)據(jù)量超4T。開通使用后，資源平均日點擊率超25次，單種資源最高點擊量超2800余次，總點擊量超16萬次，大大提高了視頻資源的利用率。

3 優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，提高項目管理效率

圖1 上海師范大學(xué)圖書館“085”項目組織結(jié)構(gòu)圖

上海師范大學(xué)圖書館“085”內(nèi)涵建設(shè)項目在實施過程中參考了基于項目負責(zé)人制的矩陣式管理模型，根據(jù)特性對項目進行了細分，同時對項目組織進行扁平化設(shè)計(見圖1)。

圖書館成立了由館長擔(dān)任組長，圖書館各個職能部門分管館長為成員的項目領(lǐng)導(dǎo)小組，決定了項目總負責(zé)人。通過對項目總負責(zé)人和財務(wù)的監(jiān)督、領(lǐng)導(dǎo)，并對圖書館各個職能部門與項目組進行協(xié)調(diào)，既實現(xiàn)了各個職能部門正常工作的有序進行，又實現(xiàn)了職能部門對各個項目組人力、物力的保障。破解了在項目管理中難以處理的平級的各職能部門的關(guān)系問題。同時鑒于圖書館人員的分布現(xiàn)狀，各個子項目負責(zé)人基本同時也是職能部門負責(zé)人，這樣避免了項目負責(zé)人與職能部門負責(zé)人的沖突。

總項目細分為6個子項目。各個子項目同時并進，拉平了項目組織結(jié)構(gòu)，從時間和管理上都減少了中間環(huán)節(jié)，減少了指揮鏈，縮短了完成項目的指揮權(quán)力線，促進了項目執(zhí)行效率。

各個項目組成員的組成不是部門所有工作人員全部劃入，而是對項目再進行工作細分，項目各個模塊的負責(zé)人成為小組成員，他們各自負責(zé)模塊執(zhí)行和管理相關(guān)參與工作人員。實現(xiàn)了項目執(zhí)行過程中的責(zé)任層層到個人，保證了項目完成質(zhì)量和速度。

上海師范大學(xué)圖書館“085”項目所采用的這種優(yōu)化的組織管理結(jié)構(gòu)對本項目的完成起到了至關(guān)重要的作用:第一，良好的組織管理結(jié)構(gòu)促使項目成員之間形成穩(wěn)定的合作關(guān)系;第二，良好的管理組織結(jié)構(gòu)幫助各項目任務(wù)合理分配;第三，良好的組織管理結(jié)構(gòu)有利于人才資源和信息資源的統(tǒng)籌分配和利用;第四，良好的管理組織結(jié)構(gòu)暢通了信息和任務(wù)上傳下達的途徑，促進項目建設(shè)高效按時完成。

4 嚴(yán)控管理流程，保證項目進度實施

項目先后銜接的各個階段被稱為項目管理流程。項目管理流程一般包括為五個部分:項目啟動、項目計劃、項目實施、項目控制過程、項目的收尾和后續(xù)維護。項目的收尾和項目的后續(xù)維護也稱為項目宣傳推廣階段。上海師范大學(xué)圖書館“085”項目的流程與此基本相同。

為了保障該項目實施進度，控制項目執(zhí)行風(fēng)險，上海師范大學(xué)圖書館項目組對該項目實施了嚴(yán)格的項目流程控制。每個階段都有起止時間要求，每個階段還細分各個分階段。流程每個分階段都有階段工作匯報，完成本階段工作后才能進入下一階段的工作(見圖2)。

啟動階段，圖書館獲得了學(xué)校下發(fā)的“085”工程相關(guān)文件，在認真學(xué)習(xí)、領(lǐng)會，調(diào)研學(xué)校、圖書館的需求、現(xiàn)狀和能力的基礎(chǔ)上，決定啟動項目，確定了項目申報方向。

計劃階段，圖書館成立項目領(lǐng)導(dǎo)小組，確定項目總負責(zé)人，成立專家顧問團隊，對項目的目標(biāo)、可行性進行了分析，撰寫了項目申報書進行申報。在項目獲批后，確定了項目的實施方案，確定了各個子項目內(nèi)容和有關(guān)負責(zé)人，對經(jīng)費的分配制定了指導(dǎo)原則。

圖2 上海師范大學(xué)圖書館“085”項目流程圖

實施階段，根據(jù)每個子項目的實施方案，確定成員和工作人員，并進行人員培訓(xùn)。細化各個子項目平臺設(shè)計方案、數(shù)據(jù)獲取方案、數(shù)字化方案、數(shù)據(jù)揭示方案，方案通過后，嚴(yán)格按照方案標(biāo)準(zhǔn)進行管理，實施責(zé)任到人，按勞分配。

控制流程貫穿項目過程，依據(jù)項目方案制定項目完成的時間節(jié)點和各個節(jié)點的完成標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費分配標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范，全程由校內(nèi)涵建設(shè)辦公室、館“085”項目領(lǐng)導(dǎo)小組、項目總負責(zé)人、子項目負責(zé)人、項目成員層層把關(guān)控制，及時反饋信息。如在實際操作中發(fā)現(xiàn)實施方案、工作計劃有問題，根據(jù)實際情況進行合理調(diào)整，如人員因能力或個人其他原因不能繼續(xù)承擔(dān)項目，則馬上做出調(diào)整。

宣傳推廣階段，對項目成果進行試運行、平臺測試和成效評價，對前期工作進行總結(jié)和驗收，并制定測試、評價方案。根據(jù)測試評價結(jié)果將項目成果宣傳推送至各相關(guān)院系和部門，并跟蹤維護。

5 盤活人力資源，激發(fā)館員工作熱情

項目各階段的任何工作，歸根到底還是要有人來完成。選對人、用好人，是項目能夠取得豐碩成果的一個關(guān)鍵因素。

圖書館“085”項目不是一般的科研項目，它是一個平臺建設(shè)和資源整合工程，涉及到大量的信息搜集、采購、資料傳遞、數(shù)字化、數(shù)據(jù)揭示等繁瑣、重復(fù)、耗時的工作。僅有的幾個項目負責(zé)人和成員主要負責(zé)方案設(shè)計、各類規(guī)范、實施控制等宏觀、設(shè)計、管理等，上述工作需要大量的工作人員來完成。

圖書館“085”項目領(lǐng)導(dǎo)小組在項目開展之初，就制定了盤活圖書館人力資源的計劃。項目主要參與人員有工作在讀者服務(wù)一線的，有工作在學(xué)科服務(wù)一線的，有工作在資源建設(shè)一線的;有工齡數(shù)十年的老職工，也有剛進館的新館員。在圖書館基本工作人員的基礎(chǔ)上，根據(jù)其學(xué)科背景、工作能力、工作條件確定其項目分工。同時對項目各類工作進行細分、量化，最大限度地吸引全館一線職工參與。該項目先后動員了圖書館51名館員參與，占全館總?cè)藬?shù)的43%。所有的工作人員均采取按勞分配的原則來給予勞務(wù)補貼。通過盤活圖書館人力資源，根據(jù)勞動量給予補貼的形式，提高了工作人員的滿意度，同時也使有限的項目勞務(wù)經(jīng)費能夠用于改善圖書館職工收入水平。在此基礎(chǔ)上，項目獲得了全館職工的理解和支持，保障了項目按時按質(zhì)的完成。

胡振華，1965年生，女，上海師范大學(xué)圖書館副館長、副研究館員;許繼新，1978年生，男，上海師范大學(xué)圖書館視聽中心主任，副研究館員。