滕瑋

摘 要：檔案收集并不是簡(jiǎn)單的收資料，檔案收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)，收集工作的完整性、真實(shí)性、原始性都直接關(guān)系到后續(xù)檔案管理的質(zhì)量與價(jià)值。本文從住房公積金業(yè)務(wù)檔案收集環(huán)節(jié)入手，淺述住房公積金業(yè)務(wù)檔案收集的特殊性與重要性以及在收集中存在的問(wèn)題并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：住房公積金業(yè)務(wù)檔案；收集管理

隨著城鎮(zhèn)住房保障制度的不斷完善，住房公積金的惠民、利民政策幫助許多中低收入家庭職工圓了住房夢(mèng)，增強(qiáng)了廣大職工繳存、使用住房公積金的意識(shí)。隨著公積金業(yè)務(wù)的不斷拓展，近年來(lái)形成了大量的業(yè)務(wù)檔案，住房公積金業(yè)務(wù)檔案指住房公積金繳存、轉(zhuǎn)移、支取、計(jì)息、個(gè)人貸款等相關(guān)業(yè)務(wù)辦理中形成的文件材料。作為專業(yè)檔案目前國(guó)家尚未出臺(tái)相應(yīng)的住房公積金專業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及辦法，在實(shí)際工作中，業(yè)務(wù)檔案管理暴露出許多問(wèn)題，現(xiàn)就住房公積金業(yè)務(wù)檔案在收集環(huán)節(jié)上存在的問(wèn)題與解決對(duì)策作一簡(jiǎn)單探討。

住房公積金業(yè)務(wù)檔案收集的特殊性與重要性

住房公積金業(yè)務(wù)檔案的收集不等同與一般文書(shū)檔案的收集，都在次年的年初有個(gè)固定的收集結(jié)點(diǎn)，有按年度接收的如公積金繳存、支取檔案；也有按年度結(jié)合隨時(shí)接收的，如住房公積金個(gè)人貸款檔案。住房公積金個(gè)人貸款檔案存在著貸前審核收集與貸后跟蹤收集的特殊性，一份貸款檔案在完全辦結(jié)前始終處于動(dòng)態(tài)管理，特別是貸后跟蹤要經(jīng)過(guò)多次材料的收集和整合，根據(jù)貸款人的不同貸款期限各不相同，辦理周期長(zhǎng)的可達(dá)30年，在這漫長(zhǎng)的動(dòng)態(tài)管理中，收集環(huán)節(jié)凸顯重要，貸前審核的各類申請(qǐng)資料以及貸后跟蹤的擔(dān)保變更、撤保、抵押材料料等，只要少收一份材料都將直接影響到個(gè)人貸款檔案的完整與真實(shí)性，給日后作為法律依據(jù)的貸款憑證造成不可估量的后果。住房公積金個(gè)人貸款檔案保留的是當(dāng)事人的歷史真跡，具有原始性和法律憑證驗(yàn)證性，在當(dāng)事人發(fā)生違約，不能履行貸款權(quán)利與義務(wù)，致使住房公積金存在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，當(dāng)事各方均可以貸款檔案為憑據(jù)，采取相應(yīng)的法律行為，使風(fēng)險(xiǎn)降到最低限度。對(duì)于住房公積金管理中心，貸款檔案的真實(shí)、完整程度直接決定著對(duì)逾期還款的催收力度。而業(yè)務(wù)檔案收集的完整性決定著貸款檔案的憑證價(jià)值與參考價(jià)值。

1 住房公積金業(yè)務(wù)檔案收集中存在的問(wèn)題

1.1 缺乏統(tǒng)一的管理制度

對(duì)住房公積金業(yè)務(wù)檔案的管理，全國(guó)至今沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的管理辦法，國(guó)務(wù)院《住房公積金管理?xiàng)l例》對(duì)公積金檔案管理沒(méi)有明確規(guī)定，而作為國(guó)家民生檔案之一，檔案部門也沒(méi)有制定專門的管理辦法，致使住房公積金業(yè)務(wù)檔案處于各地自行管理的混亂狀態(tài)，甚至同一系統(tǒng)下各縣（市）住房公積金管理分中心的管理方式都各不同，各行其是的做法不可避免會(huì)出現(xiàn)收集管理上的不規(guī)范與缺失，直接影響了業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量。

1.2 缺乏規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性。就收集環(huán)節(jié)而言，住房公積金業(yè)務(wù)檔案至今沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的歸檔范圍和明確的分類方案。各住房公積金管理中心根據(jù)自身業(yè)務(wù)的開(kāi)展情況收集業(yè)務(wù)檔案，致使業(yè)務(wù)檔案的組成內(nèi)容各不相同，哪些是應(yīng)該收集歸檔的材料、歸入哪個(gè)業(yè)務(wù)類別都沒(méi)有清晰明確的標(biāo)準(zhǔn)，收集基礎(chǔ)不扎實(shí)自然影響后續(xù)的整理歸檔工作。

1.3 缺乏高素質(zhì)的專職檔案管理人員

住房公積金管理中心大多沒(méi)有專職檔案員，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)技能普遍不高。多數(shù)檔案員兼職機(jī)關(guān)文秘、辦公室內(nèi)勤等事務(wù)，本身工作就十分繁忙，檔案人員平時(shí)根本無(wú)暇顧及檔案工作，更無(wú)法了解業(yè)務(wù)檔案的形成特點(diǎn)，對(duì)于業(yè)務(wù)檔案的收集總是處于被動(dòng)接收狀態(tài)，無(wú)論從接收數(shù)量還是質(zhì)量上都缺乏鑒別能力，沒(méi)有好原料哪來(lái)好產(chǎn)品，收集環(huán)節(jié)的好壞直接影響到業(yè)務(wù)檔案的完整性以及住房公積金民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。

2 有效解決業(yè)務(wù)檔案收集問(wèn)題的具體對(duì)策

2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理

針對(duì)目前住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象，住房公積金主管部門應(yīng)加強(qiáng)重視，積極會(huì)同檔案部門，依據(jù)《住房公積金管理?xiàng)l例》及《檔案法》規(guī)定，制定住房公積金民生檔案的管理辦法，推行一套操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的住房公積金民生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，只有制度規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，才可能實(shí)現(xiàn)住房公積金業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

2.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，強(qiáng)化檔案意識(shí)

住房公積金業(yè)務(wù)檔案的收集僅僅靠檔案員微薄的力量是難以做好的，必須得到單位領(lǐng)導(dǎo)的大力支持與幫助。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，一把手領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥，成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。二是健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配置專職檔案員，分層逐級(jí)明確責(zé)任人，各業(yè)務(wù)處室確定業(yè)務(wù)檔案聯(lián)絡(luò)員，定期向檔案室移交辦結(jié)業(yè)務(wù)資料。三是開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案專題知識(shí)講座，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，避免職能部門為方便工作私自收藏應(yīng)交未交檔案。全方位、多層次強(qiáng)化業(yè)務(wù)檔案收集意識(shí)，提高業(yè)務(wù)檔案收集率。

2.3 拓展創(chuàng)新思想，拓寬收集渠道

住房公積金業(yè)務(wù)檔案的特殊性要求檔案員在收集環(huán)節(jié)要結(jié)合實(shí)際，拓展思路，采取多種形式，以靈活多樣的方式爭(zhēng)取檔案資源。檔案員要熟悉掌握業(yè)務(wù)歸檔范圍，細(xì)心觀察，通過(guò)單位年度、月度工作計(jì)劃、專項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展計(jì)劃、總結(jié)等材料隨時(shí)收集業(yè)務(wù)檔案資料。同時(shí)，要開(kāi)動(dòng)腦筋，走出檔案室，深入業(yè)務(wù)部門變被動(dòng)接收為主動(dòng)出擊，在歲末年初之際與各業(yè)務(wù)科室主動(dòng)對(duì)接，收集補(bǔ)充上一年度“帳內(nèi)賬外”業(yè)務(wù)資料。對(duì)于特殊業(yè)務(wù)檔案要及時(shí)對(duì)接前臺(tái)業(yè)務(wù)，做到隨時(shí)收集，不缺不漏。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)

檔案工作者的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量，住房公積金業(yè)務(wù)檔案關(guān)系到廣大職工權(quán)益的保障，也是化解資金放貸風(fēng)險(xiǎn)的重要憑證，因此檔案工作者不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，更要了解住房公積金相關(guān)業(yè)務(wù)流程，在收集工作中才能具備甄別檔案材料的能力。同時(shí)，在收集工作中要求檔案員具備熱心、專心、細(xì)心、耐心的工作態(tài)度和不怕煩瑣、敢于“厚臉皮”向各職能科室收集資料的責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，積極參與各類檔案培訓(xùn)，思想上不斷與時(shí)俱進(jìn)，業(yè)務(wù)上不斷精益求精，努力擴(kuò)展知識(shí)層面，提升檔案業(yè)務(wù)技能。endprint