徐越

摘要：近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作有了很大的進(jìn)步。檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息資源建設(shè)得到加強(qiáng)。檔案部門進(jìn)一步適應(yīng)了社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，社會(huì)服務(wù)功能不斷拓寬，社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)逐步增強(qiáng)。但是檔案工作還存在一些問(wèn)題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾，服務(wù)對(duì)象的局限性，服務(wù)項(xiàng)目的單一性，服務(wù)手段的滯后性等。要解決這些新問(wèn)題，真正使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)發(fā)展，只有通過(guò)創(chuàng)新才能開創(chuàng)檔案工作的新局面。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；數(shù)字化

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-913X（2014）01-0114-01

企業(yè)檔案是企業(yè)在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)過(guò)程中形成并積累的對(duì)當(dāng)前與未來(lái)具有重要參考價(jià)值與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、憑證性、權(quán)威性、廣泛性、連續(xù)性和可擴(kuò)充性等特點(diǎn)。尤其是科技檔案在工程建設(shè)中的作用越來(lái)越大，不論是科研、設(shè)計(jì)，還是改建或擴(kuò)建等都離不開它，并且已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的巨大推動(dòng)力量。社會(huì)各界對(duì)科技檔案信息的需求與日俱增。

一、庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化面臨的問(wèn)題

隨著社會(huì)信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理和時(shí)代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。

檔案管理電子數(shù)字化具有以下優(yōu)點(diǎn)：一是可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率；二是檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳閱，既降低了原文紙質(zhì)資料的磨損率，還可實(shí)現(xiàn)異地查詢。

但將庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化還面臨著許多問(wèn)題：一是檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用；四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、兩頁(yè)紙一文一卷，有的五、六百頁(yè)紙一類一卷。總之，綜合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)、館藏量越大的，存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。

只有實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，才能保證數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。這需要從以下方面著手開展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化；三是結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作；四是統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率；五是規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。

二、做好數(shù)字化建設(shè)中的管控，是取得著錄工作多、快、好的必要條件

（一）精心組織，做好過(guò)程管控

為確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行，公司應(yīng)組織人員向完成數(shù)字化工作的兄弟單位學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)，并提前與清華紫光公司溝通，估算工作量，協(xié)調(diào)工作現(xiàn)場(chǎng)，協(xié)商工作方式，合理安排人員配置，部署工作流程。建立檔案出入庫(kù)制度，做到出庫(kù)有登記，歸還有檢查。做好人員進(jìn)場(chǎng)前的培訓(xùn)工作，制定工作計(jì)劃，做到出庫(kù)、掃描、裝訂、檢查一條龍，保證各個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)堆積現(xiàn)象。

為保證項(xiàng)目進(jìn)程科學(xué)合理，針對(duì)公司實(shí)際情況，按照文書檔案——科技檔案——照片檔案的順序合理安排掃描計(jì)劃，并做到緊跟進(jìn)程隨時(shí)檢查，將檢查出的問(wèn)題反饋給項(xiàng)目組及時(shí)整改，縮短工作環(huán)節(jié)。與項(xiàng)目組簽訂保密協(xié)議，對(duì)項(xiàng)目組人員及時(shí)登記備案，做到公司信息不外漏。

為保證回庫(kù)紙質(zhì)檔案齊全完整無(wú)損壞，實(shí)行領(lǐng)取登記制度，并派專人負(fù)責(zé)回庫(kù)檔案的驗(yàn)收、檢查、裝訂，對(duì)破損檔案進(jìn)行修補(bǔ)，有效預(yù)防檔案遺失損壞問(wèn)題。

（二）強(qiáng)化驗(yàn)收管理

對(duì)于掃描完成的數(shù)字化檔案，執(zhí)行三級(jí)驗(yàn)收方式。初步驗(yàn)收，做到隨時(shí)錄入隨時(shí)跟蹤，進(jìn)入項(xiàng)目工作現(xiàn)場(chǎng)，檢查錄入數(shù)據(jù)是否與實(shí)際檔案相符，對(duì)修整不到位的提出整改要求；掛接驗(yàn)收，為保證出庫(kù)資料完整明確，文書檔案按年度出庫(kù)，科技檔案按建設(shè)項(xiàng)目出庫(kù)，要求紙質(zhì)檔案資料回庫(kù)的同時(shí)，必須將相應(yīng)的電子件掛接到系統(tǒng)上，檔案人員在系統(tǒng)內(nèi)及時(shí)檢驗(yàn)，不積壓；試運(yùn)行驗(yàn)收，項(xiàng)目完成后，及時(shí)在公司網(wǎng)頁(yè)發(fā)通知，開放相關(guān)人員使用權(quán)限，要求技術(shù)人員針對(duì)本單位實(shí)際情況查找問(wèn)題，有效防止錯(cuò)掛漏掛現(xiàn)象。

（三）以檔案數(shù)字化工作為契機(jī)，全面梳理核對(duì)已入庫(kù)檔案，提高檔案準(zhǔn)確率

檔案數(shù)字化工作，是科技信息化提升的一種表現(xiàn)，檢修公司通過(guò)本次電子化工作的深入開展，對(duì)公司檔案進(jìn)行了一次全面細(xì)致的檢測(cè)排查，發(fā)現(xiàn)了一些檔案遺留問(wèn)題，比如條目錄入錯(cuò)字、頁(yè)碼編寫錯(cuò)誤等進(jìn)行了改正，公司檔案準(zhǔn)確率得到有效提高。

（四）密切配合，克服困難，保證掛接質(zhì)量

克服檔案管理人員不足，合理安排工作流程，保證不出現(xiàn)窩工現(xiàn)象，從而提高了效率。每批次紙質(zhì)檔案的登記檢查詳盡明確，嚴(yán)格遵守批次出庫(kù)檔案哪怕有一卷不合格沒(méi)回庫(kù)，也不進(jìn)行下一批檔案出庫(kù)，既保證了紙質(zhì)檔案完好無(wú)損，防止缺失問(wèn)題，又保證電子件的準(zhǔn)確率、掛接率以及掛接質(zhì)量。電子版查閱權(quán)限下放到各個(gè)運(yùn)行單位，由相關(guān)技術(shù)人員與檔案管理員共同檢查，因技術(shù)人員熟悉現(xiàn)場(chǎng)情況，有效解決了漏掛、錯(cuò)掛問(wèn)題，同時(shí)對(duì)原來(lái)存在問(wèn)題一并改正。

檔案信息化建設(shè)是檔案工作的重要方面之一，而信息化又是檔案資源充分利用的基礎(chǔ)，為此，必須盡快完善檔案電子化管理檔案，為檔案信息的有序管理奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，通過(guò)檔案管理人員整體素質(zhì)的提升與完善的歸檔管理制度的建立，保證歸檔文件材料的技術(shù)系統(tǒng)性與完整性。充分利用檔案編研這一有效手段，使館藏檔案所包含的技術(shù)知識(shí)系統(tǒng)化、單元化，并能充分反映單位的知識(shí)積累、技術(shù)水平與科研生產(chǎn)能力。

[責(zé)任編輯：金永紅]