王茉

（沈陽(yáng)音樂(lè)學(xué)院大連校區(qū)，遼寧 大連 116031）

新時(shí)期音樂(lè)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的崗位意識(shí)分析

王茉

（沈陽(yáng)音樂(lè)學(xué)院大連校區(qū)，遼寧 大連 116031）

音樂(lè)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)是為校方服務(wù)的，致力于完成對(duì)教學(xué)工作以及其他事項(xiàng)的管理的秘書(shū)人員。新時(shí)期下，音樂(lè)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該要具備保密意識(shí)、溝通交流意識(shí)、服務(wù)和服從意識(shí)，同時(shí)也要有視野拓展意識(shí)、參謀意識(shí)，全方位提升自己的能力，以保障工作的順利開(kāi)展。

新時(shí)期；教學(xué)秘書(shū)；崗位意識(shí)

一、音樂(lè)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)概述

所謂音樂(lè)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)，就是協(xié)助音樂(lè)學(xué)院系主任、教研室主任等校方管理層來(lái)完成對(duì)教學(xué)工作以及其他事項(xiàng)的管理的秘書(shū)人員。音樂(lè)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)是文秘崗位中的一種，但又不同于我們往常所說(shuō)的秘書(shū)：因?yàn)槊貢?shū)的工作范圍更窄，工作的層級(jí)也更高。他/她除了基本的文件歸檔管理外，主要處理領(lǐng)導(dǎo)的日常行政事務(wù)，比如會(huì)議、接待、活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)分派下來(lái)的各種文件處理工作，甚至要為領(lǐng)導(dǎo)處理一些家庭瑣事，但是教學(xué)秘書(shū)則主要是為整個(gè)學(xué)校的教學(xué)管理服務(wù)的，他/她的所有工作都是為提升教學(xué)質(zhì)量、完善教學(xué)管理來(lái)服務(wù)的，個(gè)人色彩比較淡。

二、新時(shí)期音樂(lè)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的基本崗位意識(shí)

除了基本業(yè)務(wù)素質(zhì)外，一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)在心理、性格、意識(shí)等各方面也應(yīng)該有所側(cè)重，主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）基本崗位意識(shí)

1.保密意識(shí)

音樂(lè)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)在上情下達(dá)的過(guò)程中，總是要比許多人更多地接觸校方領(lǐng)導(dǎo)、了解學(xué)校關(guān)于教學(xué)管理資源的一些最新走向。這對(duì)于教學(xué)秘書(shū)而言是一種難得的信任，也是一種對(duì)秘書(shū)人員的額外責(zé)任。比如，校方即將舉辦一次音樂(lè)教學(xué)活動(dòng)，但是僅僅是一個(gè)構(gòu)想，還未完全成型。如果音樂(lè)教學(xué)秘書(shū)對(duì)外大肆傳播，有可能會(huì)給學(xué)校帶來(lái)不必要的麻煩。因此，教學(xué)秘書(shū)要謹(jǐn)言慎行，所獲得的信息不能隨意向外透露，這就要求秘書(shū)們要有高度的保密意識(shí)，避免“禍從口出”。

2.溝通交流意識(shí)

教學(xué)秘書(shū)的工作重點(diǎn)之一就是上情下達(dá)、下情上傳。以音樂(lè)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)為例，他們要在系主任、教研室主任與教師、學(xué)生之間“來(lái)回走動(dòng)”，爭(zhēng)取讓學(xué)院的精神能準(zhǔn)確地傳達(dá)到教師、學(xué)生的耳中；同時(shí)，對(duì)于學(xué)生、團(tuán)體中出現(xiàn)的任何問(wèn)題，也要如實(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，這都牽涉到溝通交流問(wèn)題。此外，教學(xué)秘書(shū)還要靈活運(yùn)用語(yǔ)言技巧，弱化傳遞方之間的矛盾和摩擦，必要時(shí)要進(jìn)行解釋、安撫、和緩，讓工作能在大家的共同配合中進(jìn)行下去，尤其是在牽涉到多方之間的利益時(shí)，必要的溝通更是必不可少，否則就很可能造成工作流程運(yùn)轉(zhuǎn)不暢，校方對(duì)秘書(shū)的信任感也會(huì)大大降低。

3.服務(wù)和服從意識(shí)

教學(xué)秘書(shū)的工作任務(wù)繁重、品項(xiàng)繁多，教師的課表安排、學(xué)生的成績(jī)計(jì)算和查詢、考試報(bào)名、課表查詢、教師的出勤監(jiān)督等等，無(wú)一不是音樂(lè)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)的工作范疇。面對(duì)巨大工作量，部分教學(xué)秘書(shū)難免會(huì)口出怨懟之語(yǔ)，久而久之工作積極性下降，工作的質(zhì)量也就越來(lái)越差。此外，教學(xué)秘書(shū)的“萬(wàn)金油”“打雜”形象，也會(huì)讓教學(xué)秘書(shū)產(chǎn)生一種“低人一等”的錯(cuò)覺(jué)。因此，教學(xué)秘書(shū)也要樹(shù)立起良好的服務(wù)意識(shí)，正確對(duì)待工作的“服務(wù)”性質(zhì)，同時(shí)要絕對(duì)服從各種工作安排，以積極的態(tài)度迎接工作的挑戰(zhàn)。

（二）新時(shí)期對(duì)教學(xué)秘書(shū)崗位意識(shí)提出的新要求

1.視野拓展意識(shí)

也許有人會(huì)有疑問(wèn)，教學(xué)秘書(shū)崗位的工作不過(guò)是做做內(nèi)勤、起草文件、安排課表等等，何以需要知識(shí)面呢？其實(shí)不然。教學(xué)秘書(shū)工作是依附于學(xué)校的教學(xué)管理而存在的，一個(gè)組織要想走向正軌并不斷發(fā)展，就必然要有高瞻遠(yuǎn)矚的大局觀和綜合平衡的各項(xiàng)業(yè)務(wù)能力。教學(xué)秘書(shū)就必然要提升自己的價(jià)值觀念，拓展視野，爭(zhēng)取為校方的教學(xué)管理完善獻(xiàn)言獻(xiàn)策。如果沒(méi)有寬廣的知識(shí)面，在向上級(jí)校方領(lǐng)導(dǎo)提議時(shí)，很可能會(huì)陷入思考問(wèn)題不周全的尷尬境地，引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自身能力的懷疑。

2.參謀意識(shí)

在新時(shí)期下，教學(xué)秘書(shū)已經(jīng)不再是一個(gè)“跑跑腿的打雜人員”了，而是有更高的要求。由于教學(xué)秘書(shū)經(jīng)常參與學(xué)校、院系的教學(xué)工作各項(xiàng)安排，與多方的深入溝通也讓他們接了“地氣”，他們對(duì)學(xué)校的教學(xué)現(xiàn)狀有著更深的理解。他們就是校方管理層思維的延伸和補(bǔ)充，是可以在一定程度上影響校方的決策的。比如，在音樂(lè)學(xué)院的實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)中，活動(dòng)企劃的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要教學(xué)秘書(shū)參與，在每個(gè)環(huán)節(jié)遇到任何問(wèn)題時(shí)，教學(xué)秘書(shū)除了向上級(jí)反映情況之下，還應(yīng)該積極獻(xiàn)言獻(xiàn)策，充分發(fā)揮自己的排頭兵和參謀作用，讓校方獲得更多的思維靈感。

三、結(jié)語(yǔ)

音樂(lè)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)工作量較大，工作程序也重復(fù)、繁瑣，沒(méi)有新意，這對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作提出了更多的挑戰(zhàn)。筆者認(rèn)為，作為音樂(lè)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)，應(yīng)該要摒棄自卑的消極心理，看到崗位工作中的巨大價(jià)值，并認(rèn)清自己能力上的不足，不斷地虛心學(xué)習(xí)、改進(jìn)和完善自己，用巨大的工作熱情，讓自己在事業(yè)上實(shí)現(xiàn)人生的價(jià)值。

[1][美]德魯克.卓有成效的管理者[M].機(jī)械工業(yè)出版社.2009:3.

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