謝步東，劉芮玨，林 波，徐 旭，廖建國，秦彩荷，姚雪梅，何 梅，王 東

信息化技術(shù)在醫(yī)用耗材采購使用管理中的應(yīng)用探討

謝步東，劉芮玨，林 波，徐 旭，廖建國，秦彩荷，姚雪梅，何 梅，王 東

目的：規(guī)范醫(yī)用耗材采購流程，縮短采購周期，降低管理難度并提高管理質(zhì)量。方法：采用程序開發(fā)工具編制醫(yī)用耗材采購管理系統(tǒng)，建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，收集醫(yī)院使用各種耗材的品種、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家信息，以實(shí)現(xiàn)對產(chǎn)品、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家資質(zhì)等核心事項(xiàng)的動態(tài)管理。結(jié)果：該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對各類醫(yī)用耗材申報(bào)、采購、使用等環(huán)節(jié)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，并可對使用信息進(jìn)行分類查詢、物流溯源、質(zhì)量監(jiān)測、數(shù)據(jù)分析及統(tǒng)計(jì)。結(jié)論：該系統(tǒng)可為醫(yī)院對醫(yī)用耗材，尤其是高值耗材的采購及使用管理提供依據(jù)。

信息化技術(shù)；醫(yī)用耗材；采購；醫(yī)院管理

0 引言

醫(yī)院從事醫(yī)療服務(wù)所需要的藥品、醫(yī)用耗材、大型醫(yī)療設(shè)備構(gòu)成了三大采購版塊，其中藥品與大型醫(yī)療設(shè)備的采購主要是在政府主導(dǎo)的采購平臺進(jìn)行，經(jīng)過多年完善已經(jīng)趨于標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，其使用管理也能夠與醫(yī)院HIS很好地銜接。而醫(yī)用耗材的采購及使用管理卻面臨品種多、價(jià)格差異大、專科特色強(qiáng)、供貨渠道難以整合以及行政主管部門建立的采購平臺尚不完善、缺少權(quán)威參考依據(jù)、使用管理與醫(yī)院HIS不易銜接等許多困難。醫(yī)院自行開發(fā)醫(yī)用耗材信息管理系統(tǒng)是為了降低管理難度、提高管理質(zhì)量、縮短采購周期。

1 醫(yī)用耗材采購及管理現(xiàn)狀

（1）醫(yī)用耗材（包括醫(yī)療器械、植入人體材料、試劑、一次性使用無菌醫(yī)療用品、醫(yī)用膠片等，以下同）的采購和使用管理是現(xiàn)代臨床醫(yī)學(xué)重要的組成部分，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展的潮流，走網(wǎng)絡(luò)化、信息化的道路。以往的醫(yī)用耗材管理工作，由于其品種繁雜、項(xiàng)目零散、分類無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、管理環(huán)節(jié)多、出入庫頻繁、工作量大等因素，給管理工作帶來了很大的困難。

（2）醫(yī)用耗材的管理對象包括：耗材品種、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家、使用環(huán)節(jié)等，每個對象又有多種屬性，產(chǎn)品及供應(yīng)商、生產(chǎn)商的資質(zhì)管理以前均為人工操作，容易出現(xiàn)資質(zhì)過期而又未發(fā)現(xiàn)的情況。采用標(biāo)準(zhǔn)化管理軟件的形式將醫(yī)用耗材購買計(jì)劃、采購、驗(yàn)收、出入庫、使用、售后服務(wù)與質(zhì)量跟蹤等一系列環(huán)節(jié)中應(yīng)遵循的操作步驟和注意事項(xiàng)固定下來，能夠有效地規(guī)范醫(yī)療機(jī)構(gòu)對醫(yī)用耗材的采購和管理，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)提供安全使用和成本核算等決策信息，這將成為現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行醫(yī)用耗材質(zhì)量控制和管理的一種行之有效的方法和手段。

（3）國內(nèi)外多家醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行過信息化管理方面的嘗試，有醫(yī)院通過標(biāo)準(zhǔn)軟件對醫(yī)用耗材進(jìn)行管理，提高了管理效率，降低了醫(yī)療成本，減輕了患者負(fù)擔(dān)[1]。有醫(yī)院實(shí)現(xiàn)了高值耗材信息化管理與醫(yī)院HIS的結(jié)合[2]。也有醫(yī)院以醫(yī)用耗材物流配送服務(wù)外包為契機(jī)，用信息化手段建立醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)，加強(qiáng)了采購、使用和監(jiān)管等環(huán)節(jié)的管理[3]。也有醫(yī)院結(jié)合醫(yī)療新技術(shù)的進(jìn)步，探討信息化技術(shù)對限制高值耗材使用費(fèi)用增長和醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)增加方面的價(jià)值[4]。還有醫(yī)療機(jī)構(gòu)在后勤、手術(shù)室等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了醫(yī)用耗材信息化管理[5-6]。也有醫(yī)院在植入性醫(yī)用耗材的管理方面實(shí)現(xiàn)了信息化。但因管理對象繁雜、開發(fā)與使用軟件的部門不一致等原因，功能完善、管理全面的管理軟件并不多見。筆者所查閱的資料中對軟件本身的功能介紹也不完善，再加上醫(yī)用耗材尤其是植入性耗材的使用與患者安全及醫(yī)療收費(fèi)密切相關(guān)，這使醫(yī)用耗材的采購及管理成為了一個難題[7]。

2 本信息化管理軟件的特點(diǎn)及預(yù)期目標(biāo)

（1）醫(yī)用耗材采購管理系統(tǒng)采用Delphi程序開發(fā)工具編制管理軟件，建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，收集醫(yī)院使用各種耗材的品種、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家信息，以實(shí)現(xiàn)對產(chǎn)品、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家資質(zhì)等核心事項(xiàng)的動態(tài)管理。該系統(tǒng)預(yù)期將實(shí)現(xiàn)對各類產(chǎn)品及其使用信息的分類查詢、物流溯源、質(zhì)量監(jiān)測、數(shù)據(jù)分析及統(tǒng)計(jì)，為醫(yī)院對醫(yī)用耗材，尤其是高值耗材的采購及使用管理提供依據(jù)，目前沒有見到其他耗材管理軟件有相關(guān)介紹[8]。

（2）管理系統(tǒng)對耗材品種、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家、使用環(huán)節(jié)等對象進(jìn)行整合和集中管理。系統(tǒng)采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，將醫(yī)用耗材從購買計(jì)劃、采購、驗(yàn)收、出入庫、使用、售后服務(wù)與質(zhì)量跟蹤等一系列環(huán)節(jié)中應(yīng)遵循的操作步驟和注意事項(xiàng)固定下來，有效地規(guī)范了醫(yī)療機(jī)構(gòu)對醫(yī)用耗材的管理，并提供安全使用和成本核算等決策信息。

（3）圍繞醫(yī)用耗材采購及管理各環(huán)節(jié)，該軟件具備以下特點(diǎn)及功能：①建立完整的醫(yī)用耗材數(shù)據(jù)庫，達(dá)到對各類信息的分類查詢、物流溯源、質(zhì)量監(jiān)測、數(shù)據(jù)分析及統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)對采購環(huán)節(jié)、產(chǎn)品、供應(yīng)商、生產(chǎn)商、使用環(huán)節(jié)的動態(tài)管理。②實(shí)現(xiàn)對產(chǎn)品、供應(yīng)商、生產(chǎn)商資質(zhì)的到期預(yù)警功能，避免過期產(chǎn)品進(jìn)入醫(yī)院使用；避免不合資質(zhì)的供應(yīng)商、生產(chǎn)商與醫(yī)院產(chǎn)生業(yè)務(wù)往來。③提示各部門新申報(bào)產(chǎn)品的同類產(chǎn)品在院內(nèi)使用情況，避免因不同部門申報(bào)同類產(chǎn)品而造成的重復(fù)采購。④實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院目前使用的醫(yī)用耗材進(jìn)行全面分析，針對不同部門使用的醫(yī)用耗材尤其是高值耗材進(jìn)行動態(tài)管理。⑤實(shí)現(xiàn)信息共享，以節(jié)約人力和時間成本。

3 研究方法及系統(tǒng)簡介

3.1 資源簡介

（1）該課題已經(jīng)完成綿陽市中心醫(yī)院院級科研立項(xiàng)，正申請四川省衛(wèi)生廳科研立項(xiàng)。由醫(yī)院物資采購辦負(fù)責(zé)開發(fā)和應(yīng)用，信息科負(fù)責(zé)協(xié)助工作。課題組由10余名各管理部門中的各類專職人員組成，主研人有多年的醫(yī)用耗材采購管理經(jīng)驗(yàn)，主持過多項(xiàng)科研并獲獎。

（2）項(xiàng)目管理軟件編程人員有為醫(yī)院科教科編制管理軟件的成功經(jīng)驗(yàn)，目前“科教管理軟件”使用良好并在不斷優(yōu)化中。課題組其他人員均為在醫(yī)院相關(guān)部門工作多年，熟悉醫(yī)用耗材采購管理流程的專業(yè)人員。

（3）課題組采購了價(jià)值約10萬元的專業(yè)Delphi程序開發(fā)工具、服務(wù)器、臺式計(jì)算機(jī)、移動計(jì)算機(jī)等。

3.2 系統(tǒng)開發(fā)規(guī)劃

（1）2013—2014年逐步完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的信息收集，并完成供貨公司、生產(chǎn)公司及產(chǎn)品資質(zhì)審核工作，開始實(shí)施各種分類查詢工作。

（2）2015年全面完成軟件設(shè)計(jì)功能，進(jìn)行實(shí)際使用，溝通反饋，適時改進(jìn)。

3.3 系統(tǒng)功能模塊簡介

（1）系統(tǒng)主要涵蓋了7個子系統(tǒng)，分別為基礎(chǔ)系統(tǒng)、發(fā)票管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、公司及產(chǎn)品資質(zhì)管理系統(tǒng)、申報(bào)管理系統(tǒng)、常規(guī)申報(bào)系統(tǒng)、采購數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)。

（2）系統(tǒng)整合采購信息，規(guī)范采購流程，從而有效地提高了工作效率，盡可能地保障了醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全，并最大程度地節(jié)約了時間成本、人力成本和采購成本。例如，系統(tǒng)將新進(jìn)產(chǎn)品討論周期從2.5個月縮短到1.5個月，將常規(guī)產(chǎn)品采購效率提高了1倍。

4 技術(shù)路徑及已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的階段成果

4.1 基礎(chǔ)系統(tǒng)

4.1.1 業(yè)務(wù)分析

（1）基礎(chǔ)系統(tǒng)為軟件其他子系統(tǒng)奠定了基石。該系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)軟件的信息安全和隱私保護(hù)，并管理用戶的登錄和授權(quán)。根據(jù)不同的授權(quán)，系統(tǒng)為不同用戶提供不同的登錄界面和功能。例如，系統(tǒng)管理員可以看到和操作所有子系統(tǒng)的功能，而公司資質(zhì)錄入人員只能接入資質(zhì)管理系統(tǒng)。

（2）基礎(chǔ)系統(tǒng)允許用戶登錄、登出系統(tǒng)并修改密碼，也允許管理員對系統(tǒng)進(jìn)行初始化設(shè)置，例如添加部門、產(chǎn)地、醫(yī)療產(chǎn)地編碼等。

4.1.2 流程描述

系統(tǒng)用戶或操作員可以向管理員申請用戶名和密碼。管理員在生成新用戶的同時對該用戶進(jìn)行資質(zhì)的審核和授權(quán)。用戶在得到用戶名和密碼后可以通過系統(tǒng)登錄窗口登入系統(tǒng)。根據(jù)不同的授權(quán)，每個用戶群體可以看見在自己授權(quán)范圍內(nèi)的系統(tǒng)及相關(guān)功能。用戶可以修改密碼以確保賬戶安全。

4.2 發(fā)票管理系統(tǒng)

4.2.1 業(yè)務(wù)分析

（1）發(fā)票管理系統(tǒng)管理發(fā)票的流入和流出過程，將各個供應(yīng)公司的發(fā)票集中管理以方便瀏覽、處理和查詢。發(fā)票錄入需要包括錄入日期、申報(bào)部門、廠商信息、發(fā)票信息、品規(guī)明細(xì)、庫存信息以及原發(fā)票的掃描件。系統(tǒng)對錄入的發(fā)票自動生成一個發(fā)票編號，以方便發(fā)票的識別以及錄入、簽出和查詢功能，并支持院內(nèi)產(chǎn)品規(guī)格查詢。

（2）發(fā)票簽出用于確認(rèn)已采購物品的應(yīng)簽發(fā)票的簽出確認(rèn)和發(fā)票移交。管理人員可查看全部應(yīng)簽出發(fā)票的列表，并單個或批量簽出發(fā)票。對于不合格或有問題的發(fā)票，管理人員可以召回發(fā)票并作相關(guān)處理。用戶可以根據(jù)發(fā)票內(nèi)容自動生成并打印紙質(zhì)報(bào)銷單。

（3）發(fā)票查詢支持用戶根據(jù)發(fā)票信息，例如發(fā)票號碼、供貨公司、序號及入庫科室等對單張或多張發(fā)票進(jìn)行精確或模糊查詢。簽出查詢可以根據(jù)日期查詢特定日期簽出的發(fā)票列表，實(shí)現(xiàn)單位時間內(nèi)采購金額統(tǒng)計(jì)。

（4）產(chǎn)品規(guī)格查詢提供使用單位內(nèi)部品名與外部品名的對照查詢、品種規(guī)格的統(tǒng)計(jì)以及供貨商查詢。

4.2.2 流程描述

發(fā)票錄入員根據(jù)紙質(zhì)發(fā)票內(nèi)容將發(fā)票內(nèi)容錄入系統(tǒng)，每張發(fā)票內(nèi)容錄入完畢后，系統(tǒng)將生成一個序列號，并將信息保存至數(shù)據(jù)庫。擁有發(fā)票簽出權(quán)限的管理人員即可從自己的界面發(fā)票列表中看到該發(fā)票的信息，并可以單個或批量地簽出或召回發(fā)票。有發(fā)票查看資格的用戶可以在該子系統(tǒng)內(nèi)對單一或多個發(fā)票信息進(jìn)行搜索查看和統(tǒng)計(jì)分析。

4.3 合同管理系統(tǒng)

4.3.1 業(yè)務(wù)分析

（1）合同管理系統(tǒng)集中管理醫(yī)療機(jī)構(gòu)的各種合同。該系統(tǒng)將所有合同連入網(wǎng)絡(luò)，以便各相關(guān)責(zé)任人瀏覽、查詢和編輯。

（2）由于大中型醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同數(shù)量眾多，合同簽訂時間和有效期參差不齊，有效管理合同截止日期、及時續(xù)約一直是物資采購部門一個亟待解決的難題。該系統(tǒng)采用合同過期及營業(yè)資格證有效期提醒功能，利用顏色代碼將未過期、即將過期和已過期不可進(jìn)貨的合同分別用綠色、黃色和紅色標(biāo)出，直觀明了地提醒工作人員應(yīng)及時處理的合同，確保物資安全。

4.3.2 流程描述

合同錄入人員根據(jù)紙質(zhì)合同內(nèi)容填入合同編號、涉及產(chǎn)品信息、使用科室信息、供貨公司及生產(chǎn)廠家信息、聯(lián)系人信息、合同日期及金額等，將合同錄入系統(tǒng)。錄入完畢后，系統(tǒng)將生成合同序列號并將其存入數(shù)據(jù)庫。其他擁有合同查詢權(quán)限的工作人員即可登錄自己的界面，搜索、查看及修改合同信息。在到期預(yù)警功能中，管理人員可以查看用顏色代碼標(biāo)出的合同到期日期，并設(shè)定條件搜索即將或已經(jīng)到期的合同，在與公司協(xié)商續(xù)簽后，將新簽合同的內(nèi)容和起止日期添加至合同管理系統(tǒng)中。

4.4 公司資質(zhì)管理系統(tǒng)

4.4.1 業(yè)務(wù)分析

（1）公司資質(zhì)管理包括公司資質(zhì)的存檔、審核、查詢和資質(zhì)到期管理。公司資質(zhì)的存檔包含營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證以及組織機(jī)構(gòu)代碼證。營業(yè)執(zhí)照可通過系統(tǒng)直接鏈接互聯(lián)網(wǎng)登錄相關(guān)國家機(jī)構(gòu)網(wǎng)站驗(yàn)真。同時需要存檔的還有公司間授權(quán)委托關(guān)系及證明材料，包括委托人、被委托人、委托內(nèi)容及委托期限等信息。

（2）采購部門管理人員需要對公司的資質(zhì)和授權(quán)資料進(jìn)行瀏覽、修改、審核、歸檔、更新、鎖定等操作。在資質(zhì)有效期管理中，系統(tǒng)使用顏色代碼視覺化地標(biāo)出未通過審核、待審核、正在審核及通過審核的公司，并標(biāo)出快到期或已過期的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證以及授權(quán)期限。

（3）對于已經(jīng)通過資質(zhì)審核的公司，系統(tǒng)支持導(dǎo)入公司供應(yīng)的各種貨物信息。導(dǎo)入的產(chǎn)品被存入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，可供查詢和在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行申報(bào)勾選。

4.4.2 流程描述

公司銷售人員將公司的資質(zhì)證明信息以及公司的代理、授權(quán)信息和原件掃描件輸入系統(tǒng)。管理人員即可從系統(tǒng)中查到該公司的資質(zhì)，并對其進(jìn)行審核。審核通過的資質(zhì)將被系統(tǒng)標(biāo)為綠色。在資質(zhì)到期、公司名稱變更等情況下，管理人員可以編輯和更改公司信息、資質(zhì)信息和授權(quán)信息。

4.5 新產(chǎn)品申報(bào)管理系統(tǒng)

新產(chǎn)品申報(bào)管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部科室針對新耗材的采購申報(bào)流程。首先，使用科室要根據(jù)自身需要通過申請單或者網(wǎng)絡(luò)遞交耗材采購申請表，填寫基本信息、申報(bào)理由、相關(guān)文獻(xiàn)等。采購部門可以參考申報(bào)環(huán)節(jié)中所有審核部門的意見對申購資料進(jìn)行調(diào)查、審核，并給予意見，進(jìn)一步征求上級意見。對于審批合格的申請，采購部門可以將采購信息發(fā)布至互聯(lián)網(wǎng)公示并邀約商家競爭性議價(jià)，以審議選擇最佳供貨商。此后，該產(chǎn)品的供貨申請即可從常規(guī)申報(bào)系統(tǒng)中執(zhí)行。整個流程各個步驟的時間點(diǎn)由系統(tǒng)記錄，以方便瀏覽、查詢、統(tǒng)計(jì)。該模塊功能支持互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程申報(bào)和審核。

（????）（????）

4.6 常規(guī)申報(bào)管理系統(tǒng)

常規(guī)申報(bào)管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)對已經(jīng)通過審核耗材的采購申報(bào)流程。各個科室根據(jù)實(shí)際需要向采購處遞交采購申請，采購部門可以結(jié)合產(chǎn)品規(guī)格瀏覽并審核申購資料。上級同意后，采購部門即可通知供貨公司執(zhí)行采購。該模塊功能支持互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程申報(bào)和審核。

4.7 采購數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

負(fù)責(zé)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的各類采購及使用信息進(jìn)行分析，形成報(bào)表，供醫(yī)院管理決策使用，如使用量、使用金額前5名的品種、個人、科室預(yù)警，采購比分析、成本效益分析等，該模塊待開發(fā)。

5 遠(yuǎn)期目標(biāo)

本系統(tǒng)的遠(yuǎn)期目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)對各類信息的分類查詢、物流溯源、質(zhì)量監(jiān)測、數(shù)據(jù)分析及統(tǒng)計(jì)，對醫(yī)院目前使用的醫(yī)用耗材進(jìn)行全面分析，針對不同部門使用的醫(yī)用耗材尤其是高值耗材進(jìn)行動態(tài)管理。期望在軟件成熟后在國內(nèi)同級醫(yī)院中推廣應(yīng)用，為使用醫(yī)院提高工作效率、保證醫(yī)療安全、節(jié)約人力成本及采購成本等方面做出貢獻(xiàn)。

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（收稿：2013-12-11 修回：2014-05-08）

Application of informatization technology to purchase and utilization management of medical consumables

XIE Bu-dong1,LIU Rui-jue2,LIN Bo1,XU Xu1,LIAO Jian-guo1,QIN Cai-he1,YAO Xue-mei1,HE Mei3,WANG Dong3
(1.Department of Purchase,Mianyang Central Hospital,Mianyang 621000,Sichuan Province,China;2.Specialty of Information System Management and Business Administration,the National University of Singapore,Singapore 119242, Singapore;3.Department of Administration,Mianyang Central Hospital,Mianyang 621000,Sichuan Province,China)

ObjectiveTo improve the medical consumables management by standardizing the purchase flow,shortening purchase period and etc.MethodsMedical consumables purchase management system was developed,and a system database was established to acquire related information to realize dynamic management of consumables,supplier,manufacturer and etc.ResultsThe system could implement the standardized management for the application,purchase,utilization and etc of medical consumables,and could execute classified information inquiry,logistics tracing,quality monitoring,and data analysis and statistics.ConclusionThe system lays a foundation for the purchase and utilization management of medical consumables,especially the high-value ones.[Chinese Medical Equipment Journal，2014，35（10）：112-114，129]

informatization technology;medical consumables;purchase;hospital management

R318；R197.39

A

1003-8868（2014）10-0112-04

10.7687/J.ISSN1003-8868.2014.10.112

謝步東（1969—），男，副主任醫(yī)師，主要從事醫(yī)療器械采購和使用管理方面的研究工作，E-mail：xiebudong@163.com。

621000四川綿陽，綿陽市中心醫(yī)院采購科（謝步東，林 波，徐 旭，廖建國，秦彩荷，姚雪梅），行政部（何 梅，王 東）；119242新加坡，新加坡國立大學(xué)信息系統(tǒng)管理及工商管理專業(yè)（劉芮玨）