游彩霞

摘 要：人事檔案的信息化管理是時代的要求，也是人事檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然要求。從思想認(rèn)識、人員素質(zhì)、軟硬件條件和信息化安全風(fēng)險4方面分析了目前高職院校人事檔案信息化管理中面臨的障礙，提出了加強(qiáng)軟硬件建設(shè)、有效應(yīng)用信息化管理手段、嚴(yán)密防范網(wǎng)絡(luò)漏洞、加強(qiáng)人員培訓(xùn)和制定信息化管理標(biāo)準(zhǔn)5個方面的應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案管理；信息化技術(shù)；困境；應(yīng)對措施

隨著國家對職業(yè)教育的重視力度逐漸加大，高職教育近年來得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展。但在辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、辦學(xué)水平不斷提高的同時，一些方面仍然非常滯后，未能與學(xué)校的發(fā)展同步，未能與時代發(fā)展相適應(yīng)。人事檔案管理工作即屬該種情況。在計算機(jī)科學(xué)迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)普遍運用于各行各業(yè)的今天，多數(shù)高職院校人事檔案管理工作仍然徘徊在信息化的邊緣，嚴(yán)重影響管理效能的提升，制約了人事檔案在服務(wù)教職工、服務(wù)學(xué)校教育教學(xué)方面潛能的釋放。所謂檔案信息化，就是在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)[1]。正視人事檔案管理信息化的意義，破解制約信息化發(fā)展的不利因素，尋求破解之道，是人事檔案管理工作者的責(zé)任。

1 高職院校人事檔案信息化管理的必要性

首先，人事檔案信息化管理是國家檔案管理部門的要求。早在2002年，國家檔案局、中央檔案館就聯(lián)合下發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，提出了“加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程”的任務(wù)要求；2011年，出臺了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》，進(jìn)一步對檔案信息化工作提出了具體的目標(biāo)任務(wù)。作為檔案管理重要組成部分的人事檔案管理，自然也在上述要求之列。并且，因人事檔案具有利用率高、動態(tài)性強(qiáng)等特點，信息化工作尤顯必要。

其次，信息化管理是人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。傳統(tǒng)人事檔案以紙質(zhì)化材料為主，雖然它在數(shù)十年的人事檔案發(fā)展史中作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)，但其弊端也非常明顯：占用空間大，安全隱患高，純手工操作，工作效率低，紙張容易變質(zhì)，無法實現(xiàn)資源共享，等等。這種弊端尤其在信息化時代顯得更加突出。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可以很好地解決這些不足。將檔案資源數(shù)據(jù)化，不但能夠節(jié)約大量空間，而且能大大提高檔案利用效率，還可借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享。此外，信息化資源可以永久保存，不存在紙質(zhì)資源易變色、變質(zhì)、反復(fù)查閱引起破損等的問題。

再次，人事檔案管理信息化是服務(wù)高職院校發(fā)展的迫切需求。一方面，隨著職業(yè)教育的發(fā)展，高職院校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，師資數(shù)量也相應(yīng)大幅增加，沿用傳統(tǒng)管理方法進(jìn)行人事檔案管理，在工作人員非常有限的情況下，顯得越來越力不從心；其次，教育主管部門對高職院校的師資數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作要求越來越高，諸多數(shù)據(jù)庫需要對教師相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計和分析，如果以紙質(zhì)材料作為分析對象，工作量之大、工作效率之低、差錯率之高可想而知。此外，高職院校教師相關(guān)信息變動頻繁，需要借助信息化手段方能及時準(zhǔn)確更新。也有同行認(rèn)為，高職院校人事檔案的信息化在促進(jìn)教師反思和成長、協(xié)助教師規(guī)劃職業(yè)生涯等方面發(fā)揮著輔助功能[2]。

2 高職院校人事檔案信息化管理面臨的障礙

首先，對人事檔案信息化管理的重要性認(rèn)識不足。一些高職院校未能認(rèn)真落實《檔案法》等法律法規(guī)的要求，未能將人事檔案工作與學(xué)校教育教學(xué)事業(yè)的發(fā)展相聯(lián)系，也未將人事檔案工作納入學(xué)校長遠(yuǎn)規(guī)劃和重要議事日程，覺得這項工作可有可無，投入可大可小，人員可多可少。對人事檔案管理的信息化更是重視度不足，覺得只有投入，不見產(chǎn)出。認(rèn)為將有限的信息化資源投入到教學(xué)上能立竿見影。這種短視效應(yīng)嚴(yán)重制約了高職院校人事檔案信息化管理的進(jìn)程，使得學(xué)校檔案管理工作不但不能緊跟時代的步伐，也未能與學(xué)校的發(fā)展同步，人事檔案工作逐漸被邊緣化。

其次，人事檔案管理工作人員素質(zhì)較低，不能適應(yīng)信息化要求。由于高職院校多由原來的中專學(xué)校升格而來，人事檔案管理人員大多學(xué)歷層次較低，年齡結(jié)構(gòu)偏大，且多為兼職，加之信息技術(shù)發(fā)展迅速，使得原來的管理人員不能適應(yīng)新形勢，缺乏人事檔案信息化管理的系統(tǒng)思路和應(yīng)用信息化手段進(jìn)行檔案管理的能力。

再次，信息化軟硬件支撐薄弱。人事檔案信息化管理必須具備一定的軟硬件條件，如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、光盤、刻錄機(jī)、移動硬盤及管理軟件等。這些設(shè)備和軟件均需要一定的資金投入，且后期維護(hù)也需要一定的經(jīng)費，如果不能提供上述必備設(shè)備，信息化工作就難以開展。

最后，信息化安全性風(fēng)險未能排除。信息化手段為人事檔案信息的有效利用以及資源共享帶來極大的便利，但同時其安全性問題又是一大阻礙。人事檔案信息化安全問題主要包括物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全和管理安全。物理安全主要與信息化系統(tǒng)、設(shè)備等硬件相關(guān)聯(lián)，網(wǎng)絡(luò)安全主要是指病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)使用中存在的風(fēng)險，信息安全主要是指信息的泄露和完整性隱患，管理安全則是指通過加強(qiáng)安全管理來保證上述安全措施的實現(xiàn)[3]。由于信息化安全問題的存在，在信息傳輸或共享過程中，計算機(jī)易受攻擊，且一旦信息泄露，將會以極快的速度擴(kuò)散，造成不可彌補的后果。而人事檔案管理最重要的原則就是保密性，上述風(fēng)險也為成為人事檔案信息化管理的又一個制約因素。

3 高職院校人事檔案信息化管理的對策

（一）全面加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，為人事檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。首先，要加大投入，完善硬件設(shè)施，確保工作場地和空間符合人事檔案信息化管理要求；配備人事檔案信息化管理的電子和存儲設(shè)備。其次，要建設(shè)功能齊全、穩(wěn)定、成熟、安全的信息化管理平臺，實現(xiàn)人數(shù)據(jù)錄入、更新、檢索、查詢、共享功能，提高人事檔案管理的效率和資源利用率，滿足服務(wù)學(xué)校、服務(wù)教職工的功能需求。在此基礎(chǔ)上，要指定專人對電子設(shè)備和管理平臺定期維護(hù)，解決信息化管理過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題和故障，保障信息化管理工作的正常運行。

（二）有效應(yīng)用信息化管理手段，促成人事檔案管理水平升級。一是選擇安全、可靠、完善的管理軟件，通過數(shù)據(jù)（文字、影音）錄入、圖片掃描等方式，對現(xiàn)有檔案材料進(jìn)行數(shù)字化升級，將檔案袋變文件夾，將檔案室變數(shù)據(jù)庫。在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，要遵循真實性、完整性原則，并考慮未來數(shù)據(jù)動態(tài)更新和軟件升級的需要。二是實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。人事檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化后，可在學(xué)校與上級主管部門之間，不同單位（教職工調(diào)動、工作分配涉及到的相關(guān)單位）之間進(jìn)行異地查閱，極大地減小工作量，并可避免紙質(zhì)檔案傳送過程中易出現(xiàn)的檔案丟失、泄密等問題，是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢。endprint

（三）嚴(yán)密防范網(wǎng)絡(luò)漏洞，為人事檔案信息化管理創(chuàng)造安全環(huán)境。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)雖有快捷、高效等諸多優(yōu)點，但應(yīng)用到人事檔案管理方面，其安全性問題卻值得高度警惕。數(shù)據(jù)錄入、存儲、上傳、傳輸、查閱過程中，安全性隱患都無處不在。為此，在網(wǎng)絡(luò)化設(shè)計和管理中，必須嚴(yán)防漏洞。首先，要制定網(wǎng)絡(luò)化安全管理制度，明確工作責(zé)任人，制定每個環(huán)節(jié)的工作流程。其次，通過加密技術(shù)防止資料在傳輸過程中被截獲；設(shè)置訪問權(quán)限，授權(quán)方通過身份認(rèn)證后方可查閱檔案；引入防寫技術(shù)，防止數(shù)據(jù)被惡意更改。

（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，增強(qiáng)人事檔案信息化管理能力。為迎接信息化時代的到來，檔案管理人員要摒棄守舊的觀念，積極主動接受新事物，學(xué)習(xí)新知識，適應(yīng)人事檔案管理新要求。從事人事檔案信息化管理工作，工作人員需要具備以下三種能力：一是具備熟練的電子計算機(jī)及常用軟件的操作和使用能力；二是具備掃描儀、刻錄機(jī)等常用電子設(shè)備的使用能力；三是具備管理平臺操作能力；四是具備一定的信息加工能力；五是具備信息化管理過程中常見問題和故障的處理能力。高職院校要鼓勵檔案管理人員參加培訓(xùn)，掌握先進(jìn)的信息化知識和技能，切實提高檔案管理能力。

（五）制定信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，確保信息無障礙溝通和共享。資源共享是人事檔案信息化管理的重要內(nèi)容，但其重要前提是信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化，也即信息共享方使用統(tǒng)一的平臺，對檔案數(shù)據(jù)格式、文件規(guī)格作統(tǒng)一的要求，這樣才能達(dá)到共享共用的目的。可行的建議是由國家檔案管理部門制定統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，對檔案數(shù)據(jù)的形成和流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一要求，確保檔案管理部門能對所轄區(qū)域人事檔案信息進(jìn)行匯總和分析，且人事檔案信息能在不同單位之間無障礙交流和使用。

高職院校人事檔案信息化管理的重要性日益凸顯，但在明確人事檔案信息化發(fā)展方向的同時，也要客觀肯定傳統(tǒng)檔案管理模式取得的成果和積累的豐富資源。尤其是在當(dāng)前，因為紙質(zhì)檔案的憑證價值作用電子檔案暫時無法替代，所以紙質(zhì)檔案在未來一段時間仍有存在的必要[4]?？尚械淖龇ㄊ牵话阈圆牧?，只進(jìn)行電子化存檔；對重要文件，紙質(zhì)化和電子化同步存檔，但在檔案使用方面則以信息化為主。

參考文獻(xiàn)

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[3] 戴潭棋.高校人事檔案信息化建設(shè)中的安全性保障[J].湘潭師范學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2009（1）：168-170.

[4] 俞林.高校人事檔案信息化管理中的機(jī)紙人關(guān)系探討[J].云南檔案，2009（7）：33-34.endprint