郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

信息時代企業(yè)科技檔案創(chuàng)新的思考

郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

本文介紹了信息時代的企業(yè)科技檔案管理中的創(chuàng)新問題的想法和觀點。

企業(yè)科技檔案 創(chuàng)新

在當今知識經(jīng)濟和信息時代，眾多企業(yè)雖已搭建起了科技信息平臺，但距離真正意義上的信息化管理仍差距很大，而距離檔案信息化管理的實現(xiàn)，則更遙不可及。目前現(xiàn)狀不容樂觀，影響了企業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)和利用，難于適應信息化建設的要求。企業(yè)科技檔案信息存儲和處理的數(shù)字化，以及傳遞的網(wǎng)絡化，現(xiàn)早已達成大勢所趨的共識而勢在必行。

1 企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀

(1)數(shù)字化程度偏低:企業(yè)科技文件運行依然是紙質(zhì)與電子文件雙軌，科技檔案管理歸檔和整理的基本策略，現(xiàn)仍是按紙質(zhì)與數(shù)字化檔案雙套制并行。但由于人們考慮到檔案安全性和保密性，加之長期養(yǎng)成的紙質(zhì)閱讀習慣，仍還主要依賴于紙質(zhì)檔案。員工若想在企業(yè)系統(tǒng)平臺上，直接查閱有些文檔的全文仍很困難。因許多科技檔案數(shù)據(jù)庫主要記錄的對象，大都是檔案文件的二次文獻信息，即文件的著錄信息。結(jié)構(gòu)的確定，其實即是將著錄卡上的項目，轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)表上的字段信息，而具體信息卻并未歸入信息系統(tǒng)?，F(xiàn)行的檔案數(shù)據(jù)庫和檔案信息系統(tǒng)，只注重依賴信息系統(tǒng)，卻忽略了系統(tǒng)內(nèi)容質(zhì)量的提高，以及內(nèi)部信息資源的整合和利用，致使規(guī)范標準缺失、邏輯設計混亂、質(zhì)量低下等問題層出不窮。不同部門使用不同的標準系統(tǒng)，且各部門之間的系統(tǒng)很難實現(xiàn)相互連通，使得企業(yè)內(nèi)部的信息割裂。不同的標準和部門系統(tǒng)就像隱形的屏障，阻礙了信息的快速共享和交流。(2)編研工作滯后:由于普遍存在重文書輕科技檔案編研的現(xiàn)象，加之科技檔案編研人數(shù)較少，業(yè)務素質(zhì)又偏低，專業(yè)技術(shù)素質(zhì)則更不盡如人意，使得科技編研材料只注重追求數(shù)量和速度，編研工作與現(xiàn)實則相脫節(jié)，編研成果率低下，編研材料的內(nèi)容普遍單一，檔次偏低，一次性編研成果多，而適應形勢發(fā)展的深層次編研成果卻很少。(3)復合型人才缺失:由于主客觀原因，復合型人才嚴重匱乏?，F(xiàn)有科技檔案管理人員普遍專業(yè)知識老化，老齡化，未曾接受過系統(tǒng)的專業(yè)教育，以及信息化培訓更廖若星晨，業(yè)務素質(zhì)難以滿足需要。(4)服務方式被動:由于缺乏與外界的溝通和交流，服務的內(nèi)容、范圍和方式都比較單一，服務的對象有局限性，只能為企業(yè)內(nèi)部提供借閱和復制和利用，服務方式被動，坐等上門、按圖索驥。(5)科技文件管理較分散:在工程項目完結(jié)后，產(chǎn)生的大量科技文件，均還分散在各形成部門，且同一項目的非同類文件又分散在不同部門中，均不能及時歸檔，致使科技檔案的實體分散，整體信息不全。不少企業(yè)科技人員將科研成果據(jù)為已有，科技文件實體的私有，阻礙了內(nèi)部人員知識的共享和交流。隨著企業(yè)人才的調(diào)離和流失，使得企業(yè)信息資源，產(chǎn)生一定程度的斷層和流失。(6)歸檔率低:眾多企業(yè)科技文件歸檔率低，許多重大科技活動、科研項目的檔案，往往只保存著有關立項，以及驗收工作的部分檔案，然而反映項目研究過程的原始記錄，以及研究狀況等重要數(shù)據(jù)，卻未作保存。甚至連計劃項目承擔單位的檔案部門也未保存。由于信息缺失過多，它們既不能起到借鑒作用，也不能成為共享信息資源。(7)管理模式陳舊:眾多企業(yè)科技檔案管理模式陳舊，盡管電子檔案現(xiàn)已大大超過了紙質(zhì)載體檔案的數(shù)量，但仍局限于科技檔案實體的收集、整理、保管和利用，缺乏完整、統(tǒng)一的流程規(guī)范，還普遍存在檔案丟失、損壞以及泄密等諸多問題。由于缺乏嚴謹、周密的推進計劃，致使對科技檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理則一直很少涉及，故工作效率偏低，進展緩慢，甚至停滯不前。(8)服務手段落后:由于部分決策者不夠重視，軟硬件設施投入均不足，致使經(jīng)費有限、設施陳舊、人手不夠等矛盾日益突出，很難購置先進的設備?？萍紮n案管理部門自動化管理水平低，不能運用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡通信技術(shù)，進行科技成果轉(zhuǎn)讓和信息交流，只能簡單地編制科技檔案案卷目錄、專題目錄，或部分全文檢索等，基本處于手工操作狀態(tài)。

2 企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新

作為企業(yè)信息管理重要組成部分的科技檔案管理部門，面對新形勢、新要求，應與時俱進，積極探索，銳意改革，并勇于實踐，提高整體服務效率和質(zhì)量，以適應信息化管理的要求，實現(xiàn)科技檔案管理信息化的創(chuàng)新。

(1)思想觀念創(chuàng)新:科技檔案部門要轉(zhuǎn)變觀念，對科技檔案信息化建設要做到有組織、有計劃、有安排。通過各種形式，不斷廣泛宣傳，提高各級領導和管理者的認識，從而統(tǒng)一思想，統(tǒng)籌規(guī)劃，及時協(xié)調(diào)，在人力、物力、財力方面爭取支持和配合。檔案管理人員應打破傳統(tǒng)的思維定勢，學習新知識，把科學技術(shù)應用到檔案的管理、開發(fā)，以及反饋的全過程中來。積極地開發(fā)利用科技檔案信息資源，不斷提升數(shù)字化水平。企業(yè)應加大軟硬件經(jīng)費的投入，配置各類先進的設施、設備。應將科技檔案信息化建設納入企業(yè)檔案信息化建設總體規(guī)劃，納入有關職能部門的崗位職責，以及員工績效考核范圍。(2)組織機構(gòu)創(chuàng)新:在組織機構(gòu)建設上，設置專門的科技檔案室，配備配齊專職人員，建立、健全管理制度。在隊伍建設上，要通過多種途徑選拔、培養(yǎng)人才，應大力引進檔案、計算機應用等相關專業(yè)，尤其是既懂檔案業(yè)務，又具備計算機知識的專業(yè)復合型人才。強化繼續(xù)教育力度，開展計算機應用能力、網(wǎng)絡、相關的科技知識等培訓，加強職業(yè)意識教育。提高人員整體素質(zhì)，使之從傳統(tǒng)的實體保管者，逐漸成為管理者，科技知識提供者及科技決策咨詢者，從而實現(xiàn)管理手段由手工型，向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。(3)管理模式創(chuàng)新:在管理體制上，要實行“統(tǒng)一領導、分級管理”。對本企業(yè)履行宏觀領導和管理職能，對各部門負責監(jiān)督、檢查和指導。在管理方式上，要應用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡信息技術(shù)，對信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使之由傳統(tǒng)的實體保管，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化檔案實體的數(shù)字化、網(wǎng)絡化信息管理。在管理機制上，要實行總經(jīng)理負責、總工程師分管制，需建立、健全和完善的業(yè)績考核制度、規(guī)章制度，評價機制，應努力營造出員工齊抓共管的工作機制氛圍。(4)管理技術(shù)創(chuàng)新:逐步建立科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢。其具有很強的經(jīng)濟性，用戶不需投入較高成本，便可提升查閱檔案信息的效率，調(diào)動其使用檔案信息的積極性，提高了檔案信息資源的管理水平，實現(xiàn)了資源共享的目的。要依據(jù)實際情況，選用適合的科技檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)、后臺數(shù)據(jù)庫、與辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊等，均要符合信息化建設的要求，必須做好科技檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護工作。檔案管理人員從收集、整理、鑒定、保管到開發(fā)利用，逐步優(yōu)化管理流程，建立、健全各種管理制度和操作規(guī)程，堅持創(chuàng)新和改進工作方法。(5)服務手段創(chuàng)新:首先，可設局域網(wǎng)，進行科技檔案查詢利用。在企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)上建立“科技檔案信息網(wǎng)”主頁，欄目設置主要有組織機構(gòu)、檔案法規(guī)、業(yè)務建設、檔案查詢、電子郵件等。其中通過“檔案查詢”，鏈接科技檔案管理軟件系統(tǒng)，檔案管理人員負責用戶注冊，各部門用戶可根據(jù)權(quán)限進入系統(tǒng)，查找科技檔案案卷和文件目錄，查閱電子檔案全文。其次，通過因特網(wǎng)，企業(yè)中一些不需要加密的文檔，內(nèi)容即可在網(wǎng)絡上公布。由于無加密設置，用戶便能直接在網(wǎng)上閱讀，或下載后查看，可方便快捷地查詢已開放的科技檔案信息。將檔案信息網(wǎng)并入企業(yè)因特網(wǎng)，所屬企業(yè)科技檔案文件、表格、單據(jù)、圖紙、照片、錄音、錄像等多媒體資料，通過網(wǎng)絡傳輸?shù)娇萍紮n案信息數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)電子文件的自動歸檔、網(wǎng)絡查詢、數(shù)據(jù)一次輸入、多次輸出，提供科技檔案查詢服務。加強數(shù)字化檔案的利用，建立信息資源數(shù)據(jù)庫，能有效實現(xiàn)眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。建立、健全和完善電子檔案查詢使用制度，用制度確保涉密電子檔案的安全。特別針對有保密要求的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡而言，可實現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，所屬部門、社會用戶在權(quán)限控制下，不僅能完好地保存一些電子文件，還能采用加密技術(shù)，保障科技檔案的安全，防止重要文檔被其他進行查閱和傳播。(6)服務方式創(chuàng)新:通過局域網(wǎng)和因特網(wǎng)，不再沿用過去查閱加目錄式的單一服務方式，而采取多種查閱方式并重，分別建立不同載體形式的閱覽區(qū)域:紙質(zhì)、電子、聲像等。同時，還可提供兼有傳輸、檢索和利用功能的在線服務，可跨越時空，突破地域限制，實現(xiàn)科技檔案信息資源高度共享，使安全性和保密性，得到更好地保護和利用，充分有效預防和杜絕網(wǎng)上泄密、侵權(quán)或違法行為，實現(xiàn)信息網(wǎng)絡化、技術(shù)現(xiàn)代化及管理智能化。要在保障安全的基礎上，多形式、多渠道地拓展服務方式，迅速實現(xiàn)由被動、單一和封閉型服務，向主動、多元化和開放型服務的轉(zhuǎn)變。企業(yè)科技檔案部門應自始至終堅持“資源共享”的理念，最大限度地整合檔案資源。為使收集、處理、完善、存儲，以及使用檔案信息資源這一系列流程得以實現(xiàn)，應加大信息資源共享的力度，采取切實可行的措施，尋找有用信息，使文獻資源得到最大限度地存儲。逐步有效改善傳統(tǒng)中科技圖書、科技情報及科技檔案管理的現(xiàn)狀，建立一個完善的社會科技信息管理系統(tǒng)。使之具有易管性和整體性，以得到高度整合。應在建立社會信息管理系統(tǒng)的過程中，對科技檔案目錄的建立工作給予高度的重視，為企業(yè)科技檔案工作的快速、持續(xù)，以及穩(wěn)定的發(fā)展，提供可靠的保障。創(chuàng)新是企業(yè)不斷進步的永恒主題，更是企業(yè)發(fā)展無窮的動力?？萍紮n案信息化管理程度的高低，直接影響企業(yè)整體信息化的管理水平。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)優(yōu)勢，建立起科學適用的科技檔案管理系統(tǒng)，使科技檔案建設與企業(yè)信息化建設得到同步的發(fā)展，為企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新能力提供充分的技術(shù)支持。對增強企業(yè)科技創(chuàng)新能力，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

[1] 周興芳.中小企業(yè)科技檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].中小企業(yè)管理與科技,2010(7).

[2] 胡曉霞.新形勢下加強企業(yè)科技檔案管理工作芻議[J].《機電兵船檔案》,2008(3).

[3] 張薇娣,張薇婭.新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學院學報,2009(9).