郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

探討企業(yè)科技檔案超前管理制度的建設

郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

企業(yè)科技檔案超前管理制度是企業(yè)科技檔案管理制度體系中的一部分。本文試對企業(yè)檔案管理制度建設的諸方面進行了探討。

企業(yè)科技檔案 超前管理 制度 建設

伴隨著科技檔案種類的日益豐富、數量的不斷激增，目前，眾多企業(yè)科技檔案部門已愈來愈認識到建立、健全企業(yè)科技檔案的超前管理制度，為促進規(guī)范管理科技檔案工作，夯實堅實的基礎，已勢在必行。

1 “超前管理”理論

“超前管理”理論是一種前端控制手段，是以文件生命周期理論為基礎，將以往檔案管理的起點，進行前移，針對文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔等各個活動，而實行全過程的管理與監(jiān)督控制。它把文件從形成、收集、積累、鑒定、歸檔，一直到保存或銷毀的各個不同的階段，均看作是一個完整的過程。而在這一過程中，文件的形成應為前端，積累、鑒定、歸檔、整理和編目等具體管理活動則為中端，永久保存或銷毀是后端。而將過去分環(huán)節(jié)的階段性管理，調整成為協同管理，從而確保了歸檔科技文件的真實可靠、完整安全。

“超前管理”的含義即前端控制，是指將檔案管理的重點前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活動、文件的生成背景及其機構的職能。簡而言之，就是對整個管理過程中的目標、要求和規(guī)則，進行系統(tǒng)分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現的，或部分實現的管理功能，均盡量在這一階段實現。

“超前管理”不僅是檔案管理工作的源頭，更是對可能成為檔案的文件的質量控制。是旨在提高管理效率的一種科學理念，其實質就是對檔案的質量控制。目的即要使檔案在剛形成時，就處于受控狀態(tài)，并及時糾偏、糾錯，使檔案在形成、收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)中，實現對檔案形成內容和質量的全過程控制。它已被越來越多地應用到檔案管理理論中去。

2 企業(yè)科技檔案超前管理制度

(1)企業(yè)科技檔案超前管理制度含義:指從制度控制的角度，實行全程標準化、規(guī)范化管理，通過明確科技文件資料在形成、積累、整理、歸檔全過程中的各項要求，從而實現企業(yè)科技文件資料的規(guī)范管理、有序控制。

(2)建設企業(yè)科技檔案超前管理制度的意義:它是構建企業(yè)科技檔案工作制度體系的重要一環(huán)，也是整個企業(yè)科技檔案制度體系的開端。它是一種確保提高企業(yè)科技檔案質量的利用效益，實現企業(yè)科技檔案全過程管理的有效手段。不僅有利于優(yōu)化檔案管理流程，而且還有助于提升管理水平與服務質量，以及和工作效率，促進企業(yè)開發(fā)利用科技檔案信息資源。

表1

(3)其建立的核心基礎:企業(yè)科技檔案超前管理制度得以建立的核心基礎，應是制定出統(tǒng)一、規(guī)范、有效的科技文件管理制度?？萍嘉募强萍紮n案的來源?？萍嘉募男纬?、積累、鑒定、整理、歸檔等幾項的工作，緊密相連，共同組成科技文件工作?？萍嘉募强萍紮n案的前身，科技檔案是科技文件的轉化形式，二者之間既有聯系又有區(qū)別。兩者之間的差異，致使科技檔案超前管理的各個方面(如內容、人員、制度)必然不同于通常意義上的科技檔案管理。因此，企業(yè)科技檔案部門要熟知科技檔案的前身形態(tài)--科技文件的形成過程和運動規(guī)律，在明確科技文件工作管理職責的基礎上，適當地將科技檔案工作向前延伸，做好對科技文件形成與積累工作的指導、監(jiān)督和檢查，實施超前管理?？萍嘉募倪\轉程序并非積累過后就終止了，具有保存價值的科技文件，必須按照科技檔案工作的要求，經過整理與歸檔，最終歸屬于科技檔案部門，它并非簡單的物理移位的轉移。此兩項“檔案化”程序工作，雖是以科技部門和人員為主體而承擔的業(yè)務，但企業(yè)科技檔案部門也需實施超前管理，承擔協助和指導的職責?？萍嘉募淖詈笠粋€環(huán)節(jié)是歸檔。歸檔的結束，使得科技文件完成了向科技檔案的轉化?？萍紮n案部門至此即完成了以檢查、監(jiān)督、協助、指導為主要內容的科技檔案超前管理，而后便開始科技檔案諸項的管理。對于一些能從源頭上進行控制的工作環(huán)節(jié)，如科技文件的收集、鑒定工作，可以在科技文件管理階段得以實現。此外，歸檔范圍、保管期限表等要素的確定，也應提前到科技文件管理階段。

(4)企業(yè)科技檔案超前管理制度具體內容:主要應涉及三方面:文件流轉過程中可能涉及的部門(機構)、相關人員，以及企業(yè)科技文件自身流程及相關的制度(即文件形成、積累、鑒定、整理、歸檔的運動規(guī)律)(如表1)。

(5)它與企業(yè)科技檔案管理制度的銜接問題:企業(yè)科技檔案超前管理是企業(yè)科技檔案管理工作的源頭，是與企業(yè)職能活動同步進行的。就是把科技文件工作與科技檔案工作協調起來，對企業(yè)各項活動過程中，所產生的大量科技文件資料進行有效管理，是對可能成為檔案的文件的質量控制，并形成質量閉環(huán)。簡而言之:即強調從文件形成伊始，直至其最終成為檔案的全過程管理控制，這兩個制度內容的相互呼應是制度銜接的關鍵問題，制度在內容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實施的效果。因此，在其制定和執(zhí)行過程中，不僅要考慮自身的情況，還必須考慮其與企業(yè)科技檔案管理制度的有效銜接問題，使之成為一個協調的制度體系。文件歸檔制度與檔案管理制度中的收集環(huán)節(jié)是連接兩個階段工作的接口，處理好這一環(huán)節(jié)的交接工作，是文件從各部門移交至檔案部門的關鍵一環(huán)。此外，超前收集與超前利用，在理論上，它們符合檔案管理和文件收集“全程跟蹤”的思想，在實踐中，把“收集”、“利用”作為服務，其中心內涵均在于“超前”，而完美地結合起來。

(6)實施企業(yè)科技檔案超前管理制度，應從以下方面入手:(a)提高相關人員的整體業(yè)務素質:企業(yè)各部門相關人員(即參與文件形成、管理的部門和檔案管理部門)是實現制度有效對接的主體。其包括:一是有關的科技、生產人員，二是有關的科技管理人員。他們是科技文件和檔案形成和產生，最具有影響力的決定性因素。在很大程度上，均決定著制度能否正常地實施。應加大繼續(xù)教育力度，采取脫產、業(yè)余等多種形式培訓，有計劃、多層次地安排與之相關的業(yè)務，以及科技文件管理等具體科目，提高他們的業(yè)務，以及管理科技文件的整體水平。企業(yè)科技檔案人員必須在提高業(yè)務素質的同時，主動了解企業(yè)整體情況，抓住工作中的重點和難點，超前指導、及時檢查，確保科技檔案的完整、準確。(b)從組織機構和人員上落實管理:企業(yè)應依據實際情況，建立相應的科技檔案管理工作網絡，統(tǒng)一領導，分級管理，實現科技檔案的全面質量控制。(c)分解制度指標，納入責任制:將制度的指標層層分解，做到“三納入”。即要納入他們的職責范圍、納入科技工作計劃管理，納入科技工作程序，使科技文件的形成、積累、流通、整理、歸檔等制度化。應依據企業(yè)實際，明確他們在科技檔案全程管理中的責任與義務，還要實行量化考評，并將考評結果納入績效考核體系。(d)選擇行之有效的管理方式:要依據專業(yè)特性，因地制宜，制定出切實可行，且可操作性強的業(yè)務流程，進行合理分工，明確界定在管理的各個節(jié)點上，相關人員的業(yè)務范圍和工作職責。(e)加強標準化和規(guī)范化:要按照國家標準來制訂，才能有助于制度執(zhí)行的標準化、規(guī)范化。必須遵循企業(yè)文件自身的特點、流程、規(guī)律，結合本企業(yè)實際，應明確科技文件在形成、積累、流通、整理、歸檔全過程中的各項要求，實行全程標準化、規(guī)范化管理，是確保實現超前管理制度的保障。(f)營造齊抓共管的氛圍:為充分調動積極性、主動性和創(chuàng)造性，應盡力營造有利于團結協作的輕松、和諧及愉悅的工作氛圍，在使崗位責任制明晰化的同時，引導相關人員自覺地形成積極配合，共同奮進的合力。(g)實現企業(yè)各部門之間的資源共享:企業(yè)應充分發(fā)揮內部各部門自身的優(yōu)勢，整合并優(yōu)化資源配置，促進企業(yè)實現信息化的進程。

3 企業(yè)執(zhí)行檔案管理制度普遍存在的問題

(1)有章不循，有章難循:某些企業(yè)的檔案管理制度雖早已建立，卻形同虛設，無人重視，故很難發(fā)揮出自身應有的作用。(2)程序不完善，執(zhí)行力欠缺:某些企業(yè)制定程序不完善，只以檔案室的名義印發(fā)，而未納入企業(yè)的整體管理系統(tǒng)，也未列入有關人員的崗位責任制和工作程序，導致制度不能得到保證有效地落實。(3)修訂、補充和完善未及時，導致制度滯后:應在實踐檢驗的基礎上，不斷修改、補充和完善，確保制度更合理、規(guī)范，以趨于完善。(4)缺乏檢查、監(jiān)督和控制機制:應建立、健全和完善與制度相匹配的嚴格檢查、監(jiān)督與考核的制度，并切實落實，以確保各項制度的有效執(zhí)行。

4 結語

綜上所述，在理論研究的基礎層面上借鑒，檔案超前管理制度現已初有成果，但在企業(yè)科技檔案超前管理制度建設的具體操作實踐，以及研究方面，仍很不樂觀，存在著一定的局限性和差異性，還有待于進一步深入開展。在企業(yè)科技檔案管理制度建設過程中，建立、健全和完善一套完整、系統(tǒng)，且科學實用的企業(yè)科技檔案超前管理制度，應是一項重要的系統(tǒng)工程，其任重而道遠，迫切地需要堅持不懈的長期努力，才能得以實現。

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