馮秀芳

(云南省昆明市經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)疾病預(yù)防控制中心，云南昆明650000)

疾控中心檔案信息化管理存在的問題與對策

馮秀芳

(云南省昆明市經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)疾病預(yù)防控制中心，云南昆明650000)

疾控中心檔案信息化管理，就是把目前高速發(fā)展的信息技術(shù)運用在疾控中心對檔案進行管理、調(diào)用、存儲和處理的過程中。這在很大程度上使工作的效率得到了提高，也避免了由于人為因素所造成的誤差。本文對疾控中心檔案信息化管理的現(xiàn)狀進行了調(diào)查分析，并且提出了在管理過程中可以有效實現(xiàn)檔案信息化管理的解決對策，解決疾控中心檔案管理存在的質(zhì)量問題，希望可以為建設(shè)和管理醫(yī)療機構(gòu)(疾控中心)的檔案信息化提供借鑒。

疾控中心；檔案管理；問題；對策

隨著信息時代的到來，電子檔案受到了廣泛的關(guān)注，而以往的手工管理模式已經(jīng)滿足不了時代的進步和需要。如何依照疾控中心檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，完善疾控中心檔案信息化管理的制度，使疾控檔案的重要作用得到充分發(fā)揮，是疾控中心檔案管理過程中需要重點解決的問題。

1 疾控中心檔案信息化管理的特征

1.1 封閉期。在疾控中心的檔案中，有些檔案從形成之日起，就被封閉起來，而且其封閉的時間會很長，從而導(dǎo)致了檔案在管理和利用方面產(chǎn)生矛盾。

1.2 階段性。疾控中心的檔案幾乎都是突發(fā)事件和傳染病這兩個方面的。在不同時期的檔案體現(xiàn)出來的作用、價值以及服務(wù)對象也不相同。隨著疾控中心工作的不斷改革和創(chuàng)新，許多傳染病已經(jīng)被消滅，這就導(dǎo)致原來的檔案成為孤本，而這些孤本為傳染病控制和治療，不僅僅提供了重要的的科學(xué)研究價值，還提供了歷史價值，也是可以進行永久保存的很珍貴的檔案。而這些檔案的管理人員應(yīng)該主動提供這些珍貴的檔案，以便疾控事業(yè)可以更加的發(fā)展和進步。

1.3 專業(yè)復(fù)合性。疾控中心檔案信息化管理工作對于技術(shù)性和專業(yè)性等方面都有著很高的要求。要求其管理人員不僅對檔案的管理知識有足夠的了解，還要了解醫(yī)療知識及現(xiàn)代信息技術(shù)，所以就需要疾控中心的檔案管理人員可以積極的對出現(xiàn)各個領(lǐng)域的專業(yè)知識進行復(fù)合，以便可以更好的為疾控中心信息化管理工作服務(wù)。

2 疾控中心檔案信息化管理存在的問題

2.1 資金投入有限

近年來，由于國家檔案局(市、縣)、衛(wèi)生局(市、縣)的要求不斷增多，疾控中心系統(tǒng)的信息平臺也在高速的發(fā)展，在很多方面(疫情報告、計劃免疫、衛(wèi)生檢驗、食品衛(wèi)生等)都取得了重大的成績。隨著疾控中心信息化管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展，許多檔案都建立在錄音、視頻以及多媒體的基礎(chǔ)上；還有一些是用數(shù)字的電子形式在計算機中輸入的，最終存儲在數(shù)據(jù)庫。但目前我國很多的疾控中心往往受到經(jīng)濟條件的限制，不能有效的投入資金，從而導(dǎo)致配套設(shè)備和環(huán)境達不到檔案管理的需求。

2.2 管理人員的素質(zhì)較低

疾病預(yù)防作為一項專業(yè)性較強的工作，直接影響著疾控中心的管理工作。我國疾控中心的工作人員明顯缺失，導(dǎo)致檔案管理人員還得兼職打字員的工作，或者是醫(yī)療衛(wèi)生的專業(yè)人員來兼職檔案管理員的工作。但是由于其所學(xué)的專業(yè)有很大的片面性，致使他們很難勝任疾控中心信息化管理的工作。而醫(yī)療衛(wèi)生人員對于計算機操作也不是特別的了解，對于一些專業(yè)的計算機技能(存儲和壓縮技術(shù)、檔案信息組織技術(shù)、檢索技術(shù)等)也不能熟練的使用，更有甚者居然都不會設(shè)置用戶權(quán)限，至于檔案的安全問題就更加難以控制了。

具備專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，在面對眾多的疫情專業(yè)數(shù)據(jù)時，往往不能區(qū)分孰輕孰重，導(dǎo)致不能及時有效的對檔案進行收集、分檔和整理。而檔案數(shù)據(jù)的輸入也存在著很多的不足，這就直接影響了疾控中心檔案信息化管理的高效運轉(zhuǎn)。還有一些檔案管理人員，其自身的素質(zhì)偏低，這就直接影響了疾控中心信息化管理，使檔案在管理的過程中，出現(xiàn)錯檔、丟失和缺檔等嚴重后果。

2.3 疾控檔案的管理制度需完善

很多疾控中心，雖然已經(jīng)構(gòu)建了檔案管理制度，但是在真正運行的過程中往往會不盡人意。有些人員隨意的出入檔案室并在未被允許的情況下操作計算機，有些人員用比較粗糙的抹布對存儲電子檔案的設(shè)備進行擦拭，還有些人員把檔案隨意的放在辦公桌上。這些隨意的行為可能會導(dǎo)致出現(xiàn)安全問題，如檔案的損壞、丟失以及人為泄密。由于疾控中心衛(wèi)生醫(yī)療的專業(yè)人員比較多，他們嚴重缺乏電子檔案的專業(yè)知識，對于電子檔案管理方面的標準也沒有一定的了解，所以在制定疾控中心檔案信息化管理制度時，缺少詳細的操作流程，無法滿足對于檔案管理的需求。

3 加強疾控中心檔案信息化管理的解決對策

3.1 增加檔案信息化管理資金投入

疾控中心的檔案是社會上不可缺少的一種公共資源，它有著記錄歷史、服務(wù)社會和傳承文明的作用。所以要應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理配套設(shè)備(軟件、硬件)的投入，而對于檔案的儲存環(huán)境也有著很大的要求，對于在檔案信息化管理過程中出現(xiàn)的問題，要及時有效的進行解決，以此來保證檔案的完整和真實性。為電子檔案配備布置具有良好性能的計算機以及軟件，還需要對其存儲方式進行科學(xué)合理的選擇，并安裝性能較高的可以保證網(wǎng)絡(luò)安全的一些必備軟件，例如防火墻技術(shù)(數(shù)據(jù)加密技術(shù)等)，積極的對病毒和黑客的入侵進行防范，以此來保證電子檔案的安全性和保密性。

3.2 加強對疾控檔案管理人員的培訓(xùn)

如果想要把疾控中心信息化的管理工作做好，就必須要對檔案的管理人員加強培訓(xùn)的力度，還要引進一些專業(yè)性較強的綜合型人才。對于培訓(xùn)來說，必須要參照檔案管理人員自身的素質(zhì)，并針對不同的人進行教育。如果專業(yè)的疾控中心的醫(yī)療人員來兼職檔案管理人員，必須要有正確的工作方向，端正其自身的服務(wù)態(tài)度，并對計算機可以熟練的操作，積極學(xué)習(xí)檔案信息化管理的相關(guān)知識和學(xué)會使用刻錄機；如果是具有專業(yè)技能的檔案管理人員，應(yīng)該對疾控部分的分工、發(fā)展規(guī)律和流程以及相關(guān)的醫(yī)療知識有足夠的了解。

3.3 完善疾控中心檔案信息化管理的制度

疾控中心的檔案信息化管理的制度應(yīng)該是簡單且實用的。疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)及其管理部門，必須要結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)，并根據(jù)疾控中心的工作特征和實際情況，制定出操作性強、合理有效的檔案信息化管理制度，尤其是對電子檔案的收集、整理、儲存等操作制定嚴格的規(guī)章制度，以便可以充分的發(fā)揮管理制度的重要作用。還要保持管理制度的嚴格性和嚴肅性，在執(zhí)行規(guī)章制度的過程中，要做到賞罰分明，一視同仁，地位平等，并且將此納入考評，這就真正的體現(xiàn)了制度的權(quán)威性。

3.4 加強疾控中心檔案管理人員的管理意識

通過開展會議、培訓(xùn)等活動，讓疾控中心的所有工作人員知道檔案所具有的重要意義，并且要對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行足夠的了解，盡快熟悉具體的要求和職責(zé)，這樣就可以加強提高檔案交接的應(yīng)用與保管的過程，使檔案實現(xiàn)信息交換與共享。由于檔案管理是一項具有特殊性(政策性、保密性)的工作，在選擇檔案管理人員時，要根據(jù)政治、作風(fēng)等多方面進行考慮，并要對他們進行專業(yè)的培訓(xùn)和教育，使他們可以更好的勝任這份工作。

3.5 加強績效考核制度

疾控中心的負責(zé)人或者相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，要對績效考核制度有所重視，并積極的實施這項制度，把發(fā)展績效考核作為基礎(chǔ)，并合理的對績效考核的流程進行設(shè)置，以此來加強疾控中心檔案信息化的管理工作并帶來很大的便利。在實行績效考核制度的過程中，首先需要明確績效考核管理的框架，并合理的對績效考核的流程進行規(guī)劃設(shè)計。通過大家的共同努力，來保證績效考核制度的順利實施，以此來解決疾控中心檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，完善疾控中心檔案信息化管理的制度，使疾控檔案的重要作用得到充分發(fā)揮。

4 結(jié)語

隨著科技的不斷發(fā)展和進步，疾控中心檔案也有了很多新的變化。而疾控中心檔案信息化管理的建設(shè)是順應(yīng)經(jīng)濟時代發(fā)展的潮流的，對醫(yī)療機構(gòu)的整體水平的提升起到了重要的作用。疾控中心檔案信息化管理應(yīng)該緊跟時代的腳步，從實際出發(fā)，并且不斷的進行改進和創(chuàng)新，以此來滿足社會的需要，為疾控中心的發(fā)展和進步服務(wù)，為社會的和諧發(fā)展服務(wù)。在現(xiàn)階段，由于疾控中心檔案信息化管理中還存在著建設(shè)隊伍落后、沒有完善的管理制度及缺乏資金和設(shè)備的投入等諸多的問題。所以疾控中心要對檔案信息化的建設(shè)足夠的重視，并積極的采取相應(yīng)的措施來解決這些問題，這不僅實現(xiàn)了科學(xué)管理和資料的統(tǒng)一，還可以使醫(yī)療機構(gòu)的服務(wù)水平得到提高。

[1]王玲，王桂霞.以檔案室為切入點實施醫(yī)院信息化管理的實踐[J].中國醫(yī)院管理,2005(12).

[2]王紅霓,應(yīng)錫鈞.新形勢下疾控機構(gòu)檔案管理的實踐與體會[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生,2011(17).

[3]潘元旭,張華湘,羅鏗玫,莊希璇.醫(yī)院聲像檔案管理及其開發(fā)利用探討[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2004(06).

[4]徐愛萍,胡銀丹,葛雪能.鄉(xiāng)鎮(zhèn)疾病預(yù)防控制檔案管理現(xiàn)況調(diào)查[J].浙江預(yù)防醫(yī)學(xué),2010(12).

[5]胡慧玲,洪照寬,陳莉.淺談基層疾控檢測實驗室的質(zhì)量管理[J].科技資訊,2008(10).

[6]趙志鴻.當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中若干問題及對策探討[J].科技資訊，2010.

[7]潘元旭,張華湘,羅鏗玫,莊希璇.醫(yī)院聲像檔案管理及其開發(fā)利用探討[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2004(06).

2014-02-10

R197.322

C

1002-2376(2014)07-0056-03