□李俊蓮（河南省水利勘測有限公司）

0 前言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展和普及應(yīng)用，出現(xiàn)了大量的電子文檔，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式和利用方法也隨之發(fā)生了很大的變化，對此，文章對水利工程檔案中電子檔案與紙質(zhì)檔案管理中存在的差異作一下比較。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案管理方法的差異

1.1 歸檔上的不同

1.1.1 歸檔時(shí)間不同

電子檔案歸檔時(shí)間具有隨意性，它既可以在工程項(xiàng)目完工后隨時(shí)歸檔，也可以在某一工程周期統(tǒng)一歸檔，由施工部門在文件形成后按照歸檔要求通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，也可以通過光盤、移動硬盤或U盤交給檔案部門，而紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)間是文件形成后第二年上半年歸檔和工程結(jié)束后歸檔。由檔案工作人員接收登記。

1.1.2 歸檔方式不同

紙質(zhì)檔案歸檔是很直觀的，容易辯認(rèn)。電子檔案在形成過程中必須要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，這樣才能保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件是最原始的、最真實(shí)的、最準(zhǔn)確的。

1.2 環(huán)境條件影響的差異

1.2.1 溫、濕度影響的差異

經(jīng)科學(xué)實(shí)驗(yàn)證明，紙質(zhì)檔案保存標(biāo)準(zhǔn)溫度為14~24℃，相對濕度為45%~60%，高溫高濕會使紙張發(fā)生水解或氧化反應(yīng)，導(dǎo)致字跡發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。電子檔案的適宜溫度為17~20℃，相對濕度為35%~45%，該載體在溫度過高過低的情況下，易膨脹或收縮變形，影響信息數(shù)據(jù)的讀寫。

1.2.2 光線和灰塵影響的差異

對紙質(zhì)檔案而言，光線會使紙張的強(qiáng)度降低；灰塵會給紙張帶來霉菌和磨損，使紙張發(fā)生粘結(jié)，但可以通過修復(fù)恢復(fù)其所記錄的信息，而對電子檔案載體損壞很大。強(qiáng)光能使電子檔案載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，破壞磁性載體的穩(wěn)定性，影響信息讀寫效果；灰塵攜帶的霉菌中分泌的酶、有機(jī)酸會使電子載體所記錄的信息無法讀出，數(shù)據(jù)丟失；所含的化學(xué)成分對電子載體腐蝕、降解。載體一旦損壞，則很難恢復(fù)，使電子檔案失去保存價(jià)值。

1.2.3 磁場和磁性物質(zhì)影響的差異

對紙質(zhì)檔案沒有任何影響，而對電子檔案的影響很大，會使電子載體消磁或磁化，造成信息丟失或無法讀出。

1.3 利用的途徑和方式不同

1.3.1 利用途徑不同

對紙質(zhì)檔案而言，用戶可以直接利用原件，也可對檔案副本和檔案信息加工品進(jìn)行利用，其載體具有相對的穩(wěn)定性，文檔中的文字有個(gè)人字跡特征，還有書寫墨跡的新舊之分，不容易篡改和偽造，而電子檔案是通過網(wǎng)上咨詢、網(wǎng)上的檔案展覽和網(wǎng)上借閱等途徑進(jìn)行利用。

1.3.2 利用方式不同

紙質(zhì)檔案可以給需求者提供閱覽室閱覽、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制件、制發(fā)檔案證明、檔案咨詢等利用方式，而電子檔案利用上不受時(shí)間和空間的限制，用戶可以利用網(wǎng)上開放檔案，利用計(jì)算機(jī)對數(shù)字化的檔案進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，不僅可以閱覽原件，還能夠?qū)ζ渲行畔⑦M(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類、打印、復(fù)制等，滿足用戶的需求。檔案管理人員還可以對電子檔案按照一定專題進(jìn)行編輯，形成檔案匯編或其他形式的編研成果提供給用戶利用。因?yàn)殡娮訖n案容易更改、復(fù)制和信息的共享，所以要使用計(jì)算機(jī)的限讀功能，反刪改，反復(fù)制，反銷毀功能，才能防止泄密，其利用方式是通過計(jì)算機(jī)上的用戶界面利用，還可通過網(wǎng)上傳輸和所需檔案信息的光盤、U盤等提供利用。

1.4 使用效率上的不同

紙質(zhì)檔案利用時(shí)需要經(jīng)過檢索、調(diào)檔等程序，才能查到所需要的檔案，而電子檔案利用時(shí)只需輸入相關(guān)的檢索詞，就可以快速、準(zhǔn)確地查閱到所需要的檔案文件。在利用所需檔案時(shí)，比紙質(zhì)檔案要簡單、快捷得多，因而提高了檔案的使用效率。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案載體壽命的差異

紙質(zhì)檔案壽命長短主要取決于所用紙張纖維素的性質(zhì)，紙張纖維素在特定條件如強(qiáng)光、高溫、高濕、酸、酶等情況下，會發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，降低紙張強(qiáng)度，縮短紙張壽命，但只要我們在檔案保護(hù)過程排除以上因素，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命大幅延長至千年之久。而電子檔案載體是光盤和磁性物質(zhì)。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，構(gòu)成光盤的碲、碲合金、硒、碳鋁等化合物材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)，在激光熱效應(yīng)下易物化變形。磁性物質(zhì)載體的支持體聚酯底基，很容易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃，導(dǎo)致載體卷曲變形、容易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等特性；連接底基和磁粉的粘連劑，具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，影響信息再現(xiàn)；磁性載體記錄信息和顯示信息的決定因素是磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度，它極易受外磁場影響，而導(dǎo)致磁性載體退磁、消磁等。與紙質(zhì)檔案載體壽命相比短得多，一般僅為5—15年。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)檔案一旦形成，所使用的紙張、形成字跡的材料、字體的形狀和內(nèi)容就永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，不會再有任何變化，其壽命就由書寫紙張的質(zhì)量、字跡材料的選用及形成的字跡和保存的環(huán)境因素所決定。而電子檔案的壽命與載體的利用和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，還與設(shè)備技術(shù)環(huán)境有關(guān)。因?yàn)殡娮訖n案是按照一定格式儲存在載體上的，只有通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別才能讀取。一旦設(shè)備技術(shù)環(huán)境發(fā)生變化，則載體上的信息就無法讀出。因此，電子檔案在硬件設(shè)備更新?lián)Q代時(shí)，必須及時(shí)做好電子檔案的一系列轉(zhuǎn)換工作，以便技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，確保信息資源利用。

4 電子檔案與紙質(zhì)檔案其它方面的差異

4.1 占用空間不同

紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間會年年遞增、館藏不斷增加，所以在館藏上要占據(jù)大量空間，檔案管理者在保存、管理和利用中需要耗費(fèi)許多體力和精力，而電子檔案載體具有信息存儲量大，體積小，占用空間小、密度高等優(yōu)點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案相比節(jié)約空間、節(jié)省體力和精力。

4.2 資源共享不同

對紙質(zhì)檔案而言，用戶在同一時(shí)間借閱時(shí)，只能被一個(gè)用戶利用，其他用戶就無法查閱，在共同使用上它不具有可共享性，但電子檔案可以不受時(shí)間、空間的限制，多人同時(shí)共享同一份文檔。

4.3 法律效力不同

紙質(zhì)檔案的字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)?，容易判別，其證據(jù)作用和法律效力已無異議，而電子文件起草、印發(fā)、使用、保存等整個(gè)過程都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，修改后不留任何痕跡，不易判斷和確認(rèn)極易失真，它的完整性很難保障，電子檔案的可靠性及法律地位一直為人們所懷疑。

5 總結(jié)

總之，只有充分認(rèn)識電子檔案與紙質(zhì)檔案的本質(zhì)差異，才能做好電子檔案的管理，維護(hù)電子檔案的安全，使其與紙質(zhì)檔案共同為水利工程建設(shè)提供更高效的服務(wù)。

[1]付瀟.淺談紙質(zhì)檔案與電子檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異[J].黑龍江檔案,2012(2).

[2]謝維麗.淺析加強(qiáng)電子文件的管理[J].中國科技信息,2005(9).